某公司原始记录管理办法.docx

某公司原始记录管理办法第一条为加强和规范公司原始记录管理，特制定本办法。第二条本办法所称原始记录管理是对用于填写、记录、记载原始数据、原始情况，并作为原始凭据、原始资料使用和保存的载体物的设置、审批、印制、发放、变更等管理事项。第三条公司原始记录分为一级原始记录和二级原始记录两个等级。（一）一级原始记录属公司统一编号进行使用管理的原始记录。一级原始记录的右上方按以下规定进行编号：（XX）XXX号顺序编号设置原始记录部门所在系统的简称表格类别（注）批准或整顿后启用年份注：表格的类别分原（原始凭证）、表（原始表格）、账（原始台账、卡）三类。如：(13)原资33号原始凭证类第33号部门属于资财系统属于原始凭证类的原始记录2013年整顿后启用(二)二级原始记录是指各部门内部管理和使用的各类原始记录。二级原始记录由各部门自行编号。第四条原始记录设置原则：(一)从实际出发,适应生产经营活动的需要,有利于管理的可追溯性。(二)与公司相应的管理运作程序和操作规范相一致，以保障正常的管理秩序。第五条公司一级原始记录的设置实行统一管理、归口负责的办法，其管理部门与职责分工如下：(一)XXX负责原始记录的编号管理工作；(二)AAA负责原始记录设置的标准化审查;（三）各业务职能部门按其职责范围负责相应专业作业和管理业务所需要的原始记录的设置。第六条公司原始记录管理职责的划分：（一）业务部门A负责；（二）业务部门B负责；（三）业务部门C负责；（四）×XX负责公司计划、统计、成本价格、绩效考核报表、会计核算、财务管理等方面原始记录的设置与管理；第七条公司一级原始记录设置审批程序：（一）原始记录的设置或更改，由各职能业务部门根据业务需要提出，并自行设计原始记录图样。（二）提出设置或更改原始记录的部门，到XXX领取原始记录印制（更改）申请报告，并按其规定的栏目和内容逐项填写清楚后，附所设计的原始记录图样并按本制度第五条（三）款规定的分工进行必要性、可行性审核会签。（三）经过审核会签的原始记录，由申请部门送交AAA进行标准化审查。（四）经AAA审查后的原始记录，由申请部门返给XXX,由其对新设立的原始记录予以编号，并在原始记录印制（更改）申请报告中填写印制批准意见，交原始记录申请部门办理印制手续。第八条公司一级原始记录印制与发放（一）首次印刷设置或变更原始记录的部门应将已批准的原始记录印制（更改）申请报告及原始记录图样送交采购处，由其负责编制印制计划后外委印制，印制完成后入其库房，库房验收后办理印刷费用财务报账手续，各使用部门向其领用。（二）续印已投入使用的公司一级原始记录需要续印时，由使用部门提出申请，报原始记录归口管理部门（也可由印刷计划下达部门向记录管理部门提出）。原始记录不修改的，由原始记录归口管理部门根据库存与使用情况，提出需求计划，原始记录修改的,按新记录审批程序办理。第九条各分、子公司设置内部传递使用的原始记录，由分、子公司自行设计、印制、保管、发放使用。各分、子公司设置的原始记录，需要在公司有关部门传递使用或与公司作为费用结算凭据的，应参照公司一级原始记录设置审批程序，申请批准后投入使用。第十条记录印刷所发生的费用均计入各部门，由XXX进行考核。第十一条原始记录的使用要求（一）各类原始记录必须按规定由相应的岗位人员负责填写、签发和传递。（二）各类原始记录的填写必须在规定的时间和区间内进行,做到完整、系统，与专业流程保持一致。（三）各类原始记录的填写必须实事求是，反映最初的直接记载，做到数据真实、准确、齐全、字迹工整、清晰，不得擅自涂改，如有修正，应有专业负责人签章。（四）原始记录传递必须及时、合理，不得积压和丢失。（五）各业务职能部门应根据业务管理规定和要求，做好原始记录的使用、汇总、统计、保管、归档等各项工作。第十二条公司一级在用原始记录需要调整变更的，由调整变更部门按新设置原始记录审批程序提出申请，经批准后重新编写、印制、发放启用。公司一级在用原始记录拟撤消停止使用的，提出撤消停用部门应报XXX备案后（重要原始凭证须经公司主管副总经理批准），方可撤消停用。第十三条启用调整变动后的原始记录和撤消停用原始记录，责任部门应及时向各有关部门和使用部门发出调整变动或撤消停用通知。启用调整变动后的原始记录或撤消停用原始记录未办理审批手续和未及时通知的，以及使用部门接到通知后仍使用废止原始记录的，由此造成的后果由相应责任部门自行承担。第十四条纳入公司质量管理体系中的各类原始记录，按质量管理体系程序文件记录控制程序相应规定执行。记录控制程序未及的管理事项，按本办法规定执行。第十五条对违反本办法有关规定的，按公司相关制度规定予以经济处罚。第十六条本办法由XXX负责解释。