RFID智能档案管理系统设计方案.docx

RFID智能档案管理系统设计方案一、档案管理的现状与问题近年来，中国的档案管理取得了很大的进步。档案管理规模扩大，档案数量也与日俱增。档案的类型越来越多样化，信息量迅速扩大。然而，传统的保密档案管理方法和技术带来的问题日益突出：1.保密档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长按照传统方式，分类文件进入图书馆后需要进行分类、排序和装订，然后手动写入文件盒的相关信息，最后手动复制文件目录，并将目录和文件一起密封到文件盒中。这种操作模式消耗了大量的现场劳动力和时间，导致许多文件在进入图书馆后长时间堆积，无法在角落里及时整理和归档。此外，文件编目和文件盒转录大多是简单?口重复的工作，手工处理使整个过程变得繁琐和低效。2 .档案存放次序较易被打乱虽然文件一般是分类存储的,但由于手动操作的随机性和文件访问过程中不可避免的一些错误，文件存储的顺序不可避免地被打乱，导致文件存储混乱，搜索困难。3 .档案查阅耗时长随着文件大4坏口类型的增加，在搜索某个文件时，管理员应首先找到存储文件类型的机架，然后根据文件的目录信息搜索机架的每个单元。一旦文件在访问时没有按照规定存储在指定位置，搜索就像大海捞针，所有文件都需要筛选。4 .档案的盘点操作不科学由于档案数量众多，且档案材料被封装在文件夹或文件盒中，因此在盘点档案时通常只计算文件夹或文件箱的数量。但是，每个文件夹文件盒中存储的文件类型和数量不同，这种盘存方法并不能真正反映存储的文档和文件的真实信息。如果你想打开每个文件夹或文件盒进行清点，这将是一个巨大的项目。5 .对失效文件和档案的管理滞后有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需要定期销毁，以减少对档案库存资源的占用。然而，由于传统管理模式下的档案盘点困难，管理人员无法准确掌握档案的存放时间信息，使得无效档案无法及时发现用1处理。因此，许多过期的旧文档或文件仍然与有效文档或文件一起存储在货架上，形成大量冗余文件，这给文件管理带来了额外的负靳口成本。鉴于这种情况,文件和档案管理的技术升级和转型迫在眉睫。作为新一代的材料跟踪和信息识别，RFID（射频识别技术）技术的快速发展带来了文件管理自动化和智能化的可能性，并具有其他方法无法比拟的优势。二、RFlD技术应用于档案管理的方案设计1 .RFID技术简介RHIX射频识别）是20世纪90年代兴起的一种自动识别技术。典型的RFID系统由三部分组成：射频电子标签、读取器或读取器和天线。它是一项集编码、载波、识别和通信等技术于一体的综合性技术。它的主要原理是使用无线电波来读、写和识别标记的媒体。它的明显特点是非接触。在实际应用中，读取器和写入器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着到待识别对象的表面。读取器/写入器还可以无接触地读取和识别存储在电子标签中的电子数据，从而实现远距离、非接触式收集和无线传输物体识别信息的功能。2 .将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点：2.1 .非接触式数据采集RFlD技术大大提高了管理人员收集、交换和跟踪库区货物信息的能力。管理员不需要打开文件盒,只需要将带有RFID标签的文件盒放在阅读器前面，然后就可以在电脑屏幕上显示文件盒中文件的具体名称、数量、文件摘要等信息,减少了管理员的操作环节，提高了操作效率，帮助管理员实现库存文件的动态管理。2.2 快速扫描，且一次性数据处理量大RFID读取器可以同时从多个rfid标签中快速读取多个相关数据信息，包括存储位置信息、文件内容摘要信息等。例如，一些读取器和写入器每秒可以读取200个标签的数据，这比传统扫描方法快100多倍。2.3 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用与传统的条形码、磁卡和其他数据存储介质相比，RFID标签可以存储的数据量大大增加，最多可达IK或更多；标签的内容可以重复重写，而不会损坏标签的功能，从而实现标签的重用。2.4 安全性高标签的数据访问受密码保护。识别码是唯一的，不能复制。这种高度安全的保护措施使标签上的数据不易被伪造和篡改。2. 5抗污染性能强和耐久性传统条形码的载体是纸张，因此很容易被污染，但RFID对水、油、化学品和其他物质有很强的抵抗力。此外，由于条形码附着在塑料袋或外包装纸箱上,因此特别容易损坏；RFID标签将数据存储在芯片中，因此不会受到污染。2.6 体积小型化、形状多样化RFlD在读取时不受尺寸和形状的限制，并且不需要匹配纸张的固定尺寸和打印质量以获得读取精度。此外，RFlD标签可以更加小型化和多样化，以应用于不同的档案。2.7 可重复使用今天的条形码打印后无法更改。RFID标签可以重复添加、修改和删除存储在RFlD标签中的数据，以便于信息的更新。2.8 穿透性和无屏障阅读在被覆盖的情况下，RFID可以穿透纸张、木材和塑料等非金属或不透明材料，并可以进行穿透通信。条形码扫描仪只能在距离较近且没有物体阻挡的情况下读取条形码2. 9标签具有EAS防盗功能结合门式通道天线，有效防止文件丢失，实现非法取款报警功能3,基于RFID的档案流向管理系统功能模块设计文件,档案流向(RFID)登记量理系统功能横馔SP构3. 鉴于RFID的以上优点，将其应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。由此，一套基于RFlD技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFlD数据管理系统和档案管理信息系统组成。4. 1.RFID数据管理系统该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式PDA,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式PDA是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。3. 2.档案管理信息系统该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成,而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。查询管理子系统：在文件或档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得文件或档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息,由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。安全管理子系统（需要珍惜档案放到一起进行统一管理）：该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当文件夹或档案盒在非正常情况下离开储位（指不经查询子系统发出出库指令情况下），安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档窠数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。2.硬件设备的应用方案一般来说，档案库房的面积较小，可选择高频或超高频（HF/UHF）频段的读写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。1. RFID硬件架构1.1. 管理中心RFID硬件架构近远场吊牌标签.一近场天线1.1.暂存区硬件架构»读写器1.L库房硬件架构（需用进行统一管理，成本高）多层智慧型货架存储定位小型智慧型货架存储定位1. 标签、安装及手持读卡器2. 1.标签信息项的设定档案标签上储存的信息项包括：文件或档案类别、文件或档案名称、文件或档案编号、文件或档案密级、入库时间、保存期限、文件或档案内容摘要等。库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的文件或档案编号区间及数量。3. 2.标签安装在文件档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于RFlD标签的粘贴与取下，同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求，可在盒内放置少量干燥剂。而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。图3:贴标签完全符合15693标器的RFTD标筌9 4： RHD在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接220V转12v电源适配器，并通过局域网、无线局域网、485等将RFlD标签读卡器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。3.1. 天线安装与设计为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况,包括文件或档案柜、文件或档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。2.2.手持式PDA用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式PDA进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案顺架盘点。2.RFID技术应用于档案管理的流程设计1 .入馆新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFlD标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。档案入馆的流程如图所示:入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行文件夹、档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后,管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该文件或档案架，储位指示点亮起，管理人员将文件或档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。档案入馆流程1.盘点由于RFn）的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式PDA进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。2 .查阅档案的查阅流程如图3所示：文件、档案查询及出库流程在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令,储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。1 .安全管理安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁、被盗等。2 .防毁管理每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性,并存入RFID数据管理系统，由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。3 .防盗管理所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉文件档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。4 .销毁档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFlD标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFlD标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。