XX市XX医院人事管理系统项目建设需求说明.docx

XX市XX医院人事管理系统项目建设需求说明一、项目背景随着社会的发展和医院规模的不断扩大，以往人事资料手工、表格化的管理方式不再适用，组织人事部、医务部、护理部的大量时间被耗费在基础数据收集、整理的工作上，难以做更高维度的人员分析、决策制定，需要通过标准化的人力资源管理手段来助力医院提高核心竞争力，依托信息化手段来提高医院人员信息管理水平。二、建设目标打破传统方式构建独立业务系统的壁障，整合医院现有信息系统数据，通过建设统一规范的职工数字档案平台将分散在多个部门、多个平台、多个系统的人员信息集中起来，PC端、移动端双线协同，加强人员的全过程管理，确保人事数据准确性，建设动态化、无纸化、智能化的人力资源管理模式，实现人力资源管理从“管理型”向“服务型”转变、“行政性“向”战略性“转变、”传统人事管理”向“人力资源管理”转变。建立员工数据分析、院长驾驶舱、员工360、智慧人事大屏等应用，统一医院职工信息的源头，为各部门决策和医疗服务提供一体化人力资源管理服务，为进一步建设“智慧管理”奠定基础。三、总体要求1、建设周期：合同签订之日起6个月。2、开放数据库并提供表结构，院方可以得到全部数据，而非页面。3、所有本项目内部系统接口技术和费用由中标方负责，院方负责协调相关事情和第三方系统接口费用。4、中标人负责数据库系统的安装，调优等工作。5、支持集团化医院管理，支持本医院多院区。6、不得使用技术手段从时间和空间上限制各系统的使用。7、提供详细的文档资料：中标供应商需要提供完善的文档，并对项目进行过程中的文档进行有效的管理，接受采购方对项目各阶段评估分析和监督管理;整个项目的过程包括后期修改维护提供系统、完整的项目管理、操作说明等书面文档及其电子版。8、整个项目需满足符合医院需求的个性化要求，并进行客户化修改。9、系统服务器必须在医院内网安装，服务器（虚拟机）由采购方提供。10、系统必须实现医院业务安全管理方面的需求，对关键数据的加密存储和传输，提供安全认证方式。11、系统应保证数据通信的安全性、完整性，防止通信数据被监听、窃取、篡改等。四、技术要求（一）职工档案管理提供医院职工全生命周期管理，对全院编制内用工、编制外合同人员、协议人员、劳务派遣、退休返聘等多种用工形式职工自进入医院到离职/退休的所有档案进行信息化管理，功能包括人员基础档案维护、人员信息审核、员工合同管理、证书管理、人员花名册、奖惩管理等。1、信息维护维护1）按照不同人员属性建立不同的数据采集方案，选择不同的人员指标，设置不同的审核人员，方便员工信息维护；2）能够接收原有人事数据库的信息导入；3）支持二代身份证读卡，直接抓取数据生成人员基本信息，并可储存、打印二代身份证图片；4）录入过程中具有智能计算功能，如：能够通过身份证计算出生日期、年龄、性别信息等；计算公式可以灵活设置，根据需要自行调整；5）具有数据审核功能，例如：职工出生年月与身份证信息不匹配，可以提示预警；审核公式能够灵活设置、增加、修改、删除等；6）信息可分为“写、读、无”等权限类别，不同分工、不同部门的人员仅可维护“写”权限的信息，可看“读”权限的信息；7）职工能通过系统查询个人信息，并能对个人信息进行申请修改，主管人员审核后，修改信息方可入库；8）人事业务处理后，信息自动归档到相关人员信息项目下，无需重复录入，如人员岗位变动审批后，该职工岗位变动信息中自动生成一条新记录；还可与其他业务进行联动，如工资调整等；9）支持人员信息的批量修改、增加、删除等；10）能够根据医院需要建立关键人员标签，标签维度科研按需进行调整。2、查询统计1）人员浏览时可以直接查看到该人员所属部门、岗位及照片等信息；2）能自由调整单位或者科室的人员排列顺序，如可按照职务、年龄、学历等条件排序。既支持单指标排序，也支持多指标排序。人员信息（如获奖信息）中多条记录，能按记录中的不同指标排序（如获奖级别、获奖时间等）；3）既支持单条件的查询，也支持多条件的组合查询。可以在第一次查询的结果中，采用第二个查询条件，进行二次查询，逐步缩小筛选范围。查询条件和公式能灵活定义；4）对组织、人员信息能够输出、打印各种人事卡片，如登记表、花名册以及各种统计报表、各类证明等，并可导出Excel；5）能够自动生成上级单位要求的各种报表，具有自动校验功能，并能输出为excel数据表，便于上报工作；6）各种人事卡片表样能够根据上级单位的要求灵活定义，并能导入excel表样快速制作，各种统计条件、公式的定义简单方便，不需要厂商的二次开发;7）能够根据不同的口径、范围、查询条件等进行便捷的统计分析，如，全院（或某科室）人员的学历分布，年龄分布、职称分布情况等，并能够生成生动直观的统计结果和统计图形，能一目了然地洞悉人力资源的全貌，便于医院对人力资源的总量、趋势、结构比例等方面有直观的认识，佐证决策；8）能够根据标签技术进行百度式查询，通过查询展示相关人员画像；9）需提供历史时点功能，可按固定频率或手工保存相关时点的信息，以便于信息的回溯与分析。3、信息提醒支持自定义任何人事业务预警提醒，支持汉字编辑预警提醒条件，并且任意预警提醒都可以跟相应的业务表单关联，人事处接收到预警提醒之后，可直接发起相关业务的办理。1）可利用预警的方式对职工生日、转正、培训、退休、返聘等自动提醒，并且可以通过邮件、短信等方式提醒相关人员进行及时处理；2）预警的内容、条件、时间等能由业务人员自行定义；3）医院常用的预警：包括职称晋升提醒、即将退休人员提醒、出国提醒、外派提醒、职务变动提醒、职称变动提醒、试用期满转正等。4）对预警出来的人员能直接进行相关的业务处理，如合同到期人员直接进行合同续签业务办理。4、其他信息管理（1）证书管理对全院职工证书进行管理，支持分类型上传多种格式证书。1）支持tif、ng>jpg>Pdf格式的证书上传；2）支持学历证、身份证、执业资格证等不同类型的证书分类；3）支持单个证书的上传；支持证书批量上传；4）支持证书的缺项查询。（2）科研论文管理从科研系统或财务HRP系统中获取员工参与的科研课题、获得的专科信息、参与的著作、发表的论文、获奖信息等信息并展示。（3）继续教育管理从科研系统或财务HRP系统中获取员工的科内培训记录、院内培训记录、院外学术会议记录、规范培训记录、进修记录进行展示。（4）奖惩管理支持对科室、个人进行奖惩维护、统计、查询。1）支持维护个人奖惩记录；2）支持维护科室奖惩记录；3）支持奖惩的新增、维护、作废；4）支持不同的搜索条件查询。（5）出入境管理医院副高以上人员及中层干部人员的出入境证件（护照、港澳通行证、台湾通行证）由医院人力资源部统一管理。建立医院因私护照管理平台，读取备案人员信息，实时更新备案人员信息库。实现护照申领、审批、批准后借出、借出后归还全流程管理。（二）人事管理1、组织机构管理1）能建立与医院实际一致的组织机构（包括分院、一级科室、二级科室等）；每级机构都能记录本机构的基本信息、考核记录、奖励记录、编制人员记录等信息；2）要能够对各组织机构完成新增、合并、划转、撤销等工作，满足机构改革的需要；3）机构调整中，人员信息关联调整，如机构划转，原部门的人员自动划转到新机构；4）能够建立专业委员会等“虚拟机构”，并且全院人员统计时，虚拟机构人员不重复统计；虚拟机构人员统计时，可以单独统计；5）能够生成组织机构图，点击结构图可以穿透查询到相关部门的岗位及职工信息，如岗位设置、部门职责、职工人数等；6）能够生成部门编制表，方便监控部门编制余缺情况，并能保留历史编制信息，为编制及人员调整提供参考；7）能够进行针对部门的业务流程操作（如：核定各部门每月奖金总额的业务流程）。2、岗位管理1）能建立适合医院运行的岗位体系，包括岗位分类（如医、护、药、技、管理、工勤等）、岗位级别（如：院长、科主任、主任医师、主治医师、住院医师等），维护简易便捷；2）能够对各岗位工作职责、任职资格、隶属关系等信息进行维护，形成规范的岗位任职体系，制作各岗位的岗位说明书，点击岗位体系各单元能够展示各岗位说明书，支持职位说明书的导入导出功能；3）能够直观展示隶属关系图，并能够进行调整和修改；4）能够处理干部兼职的特殊情况；5）要能够进行岗位的新建、更名、撤销、合并、划转等业务的处理；岗位划转中人员关联调整；6）能够设置岗位编制，岗位与人员动态关联，生成岗位编制情况表，准确反映各岗位编制余缺情况，实时统计分析及自动预警；7）能够开展针对岗位的业务流程（如：申报各岗位的人才需求）。3、机构、岗位信息的应用1）能够对全院机构信息进行及时、动态的查询、分析，直观展现各岗位的编制、状态等信息；2）能够将机构信息输出成相应的报表，如事业单位法定代表人登记申请表、各科室获奖情况统计表、科室考核信息汇总表等；3）要能够对各岗位的人员信息进行查询、统计，并能够输出相应的各种报表，如岗位说明书、岗位编制配比表等。4、职工入职1）招聘系统转拟入职，新员工二维码扫码填写信息后，组织人事部审核并打印新职工登记表。2）新职工信息经审批确认入库同时，系统能自动通知各相关部门给新职工办理工作证、胸牌、饭卡等；3）新职工信息进入系统，通过系统能够自动推送到合同签署的相关流程审批，并能够自动生成合同模板4）试用期结束前能够给出预警提示，提醒相关人员为其办理转正定级等相关手续。5、试用期满转正1）试用期结束前，系统自动对本人、人事部门、用人部门等给出预警提醒；2）职工可在线提交转正申请表单，由所在科室主管部门签署审批意见；3）考核通过确认后，系统自动提醒组织人事部启动试用期转正定级工资办理；审批未通过，系统自动提醒人事部门为其办理解除聘用或劳动合同。6、院内调动职工可在线填写医院院内调动情况表，主管部门及院领导审批确认，系统自动提醒调入部门填写意见、确认调入后，系统通知人员到新部门报到；审批确认后，系统自动提醒人事处办理相关手续，信息自动入库，并进行人事档案备案。7、职工离职提供职工离职全流程申请审批流程，申请离职职工在线填写审批表，报相关领导审批后，系统提供自动生成各类审批单及证明。8、退休业务职工退休前三个月，系统自动给出提醒；系统生成职工退休审批表，打印存档，同时将退休人员信息推送到离退休办公室，财务等部门办理退休登记、退休工资审批等业务。9、其他功能1）系统提供按医院要求格式自动生成干部履历表功能，支持导出、打印。2）提供各类证明申请全流程管理功能，员工申请后，组织人事部审核，通过后可打印，各类证明可定制化配置，无须修改程序。3）能够由医院灵活自行设计各种人员调配业务表单和流程，不需要厂商二次开发参与，实现规范的业务流程处理；4）能够打印业务变动人员的明细表及汇总表；5）一个业务流程结束后，可以根据关联关系，自动引发另一个业务流程，提高人事业务的协同性程度；6）各项流程需要主动推送到相关人员，并有任务提醒或钉钉、微信、0A、邮件、短信通知，流程干系人能够对流程的审批节点及进度实时监控7）具有表单的输出、打印等功能，能够配合线下审批或存档应用；8）业务办理结束后能够将人员异动信息自动归档到人员信息子集中，无需手工再次录入，避免由手工维护带来的信息维护不及时，信息维护错误等人为失误。（三）合同管理根据医院组织架构，对全院人事合同进行管理。支持查看全院人员的合同签订情况。各种合同预警可灵活定义，并可通过预警直接进行合同业务的办理。可自定义合同业务办理模板及合同业务审批流程。支持合同签订、合同续签、合同变更、合同终止、解除，同时生成合同报表，以图和表的方式对合同类型等不同指标，进行统计分析。1）能够灵活配置聘用合同、劳动合同、保密协议、培训协议等常用模板，可以进行新增、修改、批量打印等；2）能够保存全体职工的合同信息，包括合同性质、类型、起止时间、签订次数、变更原因等，形成合同台账，便于后期的分析与应用。3）人事部门负责医院全体职工的合同管理工作，包括合同的签订、续签、合同的变更，合同的终止等工作，在系统中可维护和完善各类合同的信息；4）对合同的签订、续签、变更、终止等业务要能够进行流程审批管理，流程的配置需简单便捷；5）合同签订：新进人员确认后由系统自动通知人事部门签订合同，需在系统中打印合同模板，姓名、试用期、起止时间等各项内容可随模板一同打印。合同签订信息自动添加到职工信息记录中，不需重复维护。可通过短信或邮件方式通知职工签订合同；6）合同续签：系统对合同到期自动预警及通知，由职工发起续签合同申请，所在科室、主管部门及领导考核鉴定，审批流程结束后，人事部门最终提交入库，信息归档，同时通过短信或邮件方式通知职工续签合同；7）合同变更：职称晋升或岗位级别晋升后，自动预警变更合同，可通过短信或邮件方式通知职工变更合同；8）合同终止：职工或单位发起终止合同申请表。发起时录入相关信息，经相关部门审批信息归档，出具离院手续。9）人事部门可查询已到期合同、预到期合同、当前执行合同；10）对试用期满、合同到期、岗位变更等具有提醒功能，业务人员通过简单操作，即可完成对各预警自定义（包括预警对象、预警规则、预警频度等），并可通过点击预警项，直接进行关联业务办理；ID具有劳动争议事件的记录和统计功能；12）对各类合同信息能够从不同角度进行查询和统计。（四）招聘管理借助互联网，打通内部招聘管理与应聘投递之间信息壁垒，有效提高招聘管理工作效率，实现人事招聘全流程管理，改变邮箱投递的方式，实现PC端+移动端招聘门户的招聘模式。为医院设计专属的人才招聘PC端门户和后台内容发布系统，后台内容发布时，可以和招聘计划、招聘岗位、笔试、面试、体检、拟录用等一些列招聘过程一体化，可一键发布上述任何内容到医院招聘官网。同时，需要建立医院的H5移动端招聘门户，支持招聘岗位、招聘公告等通过移动端展示和管理，应聘者通过移动端门户可进行微信认证、注册、填写简历、查看应聘进度、管理简历内容。1、招聘计划管理支持科室线上申报招聘需求，经科主任审批后提交人事科，人事处通过系统生成招聘计划，在主管部门核准的前提下，发布招聘公告。人事处可将不同的岗位组合成招聘计划统一发布，也可以直接发布招聘公告和岗位，发布岗位时，系统须支持一键发布招聘公告并在公告中嵌入招聘岗位，应聘者点击该岗位可以直接在线应聘。2、简历管理收到简历投递后，系统智能回复应聘者。支持智能筛选，如年龄、学历等硬性条件不符合招聘要求的简历，系统可自动筛选。组织人事部可按岗位对简历进行初步筛选，为用人科室提供移动端的简历筛选功能，贴近用人科室招聘场景，提供便捷的人才招聘服务，打造内部管理的移动端招聘。3、笔试管理1）笔试计划：可新建笔试计划（所属招聘计划、笔试时间、笔试地点、笔试考官、考试科目、总分、准考证打印时间期限），可新建多个笔试计划，每次招聘活动都可以重新新建笔试计划。笔试安排：显示复选通过的简历信息，组织人事部可以按照招聘计划、招聘岗位、简历信息等进行查询筛选，并给每份简历选择笔试计划，可批量给安排了笔试计划的简历批量发送邮件、短信和微信通知，并标记是否已发送通知，邮件和短信内容的模板可以自定义。2）笔试实施：待笔试人员可以在线在规定的时间内打印准考准，可在考试现场通过微信二维码签到。考试完毕后组织人事部或笔试考官录入笔试成绩（支持批量导入笔试成绩），并按照岗位和笔试成绩排名，由组织人事部确认笔试结果（笔试通过、笔试未通过、笔试待定、笔试自动放弃）并进行一键公示，一键公示须同步招聘网站和微官网，并可通过短信、邮件、微信一键推送通知到应聘者。4、面试管理1）面试计划：可新建面试计划（所属招聘计划、面试时间、面试地点、面试负责人、面试考官），可新建多个面试计划，每次招聘活动可以重新新建面试计划。2）面试安排：显示笔试通过进入面试的简历信息，可以按照招聘计划、招聘岗位、简历信息等内容进行查询筛选，并可批量给每份简历安排面试计划。可批量给安排了面试计划的简历批量发送邮件、短信和微信通知，并标记是否已发送通知，邮件和短信内容的模板可以自定义。2）面试实施：待面试人员可使用微信扫一扫签到，并随机抽取面试顺序，组织人事部或面试考官录入面试成绩（支持批量导入面试成绩），并按照岗位和面试成绩排名，由组织人事部确认面试结果（面试通过、面试未通过、面试待定、面试自动放弃）并进行一键公示，一键公示须同步招聘网站和微官网，并可通过短信、邮件、微信一键推送通知到面试人员。5、拟录用公示系统可以对笔试和面试的成绩进行自动的计划和排名，生成的拟录用人员名单，系统可以一键生成拟录用人员的公示名单，一键公示须同步招聘网站和微官网，并可通过短信、邮件、微信一键推送通知拟录用人员。6、体检显示拟录用人员简历信息，可以维护是否通知体检、体检结果、体检备注等信息，可给体检通过的应聘者批量发送邮件、短信和微信通知，并标记是否已发送通知，邮件、短信和微信内容的模板可以自定义。7、入职对待入职人员的简历信息进行管理，系统支持和人事系统进行数据对接，支持将招聘系统中的待入职人员实时对接到人事系统中的拟入职人员库。可给待入职的应聘者批量发送邮件、短信和微信通知，告知入职的注意事项和流程，并标记是否已发送通知，邮件、短信和微信内容的模板可以自定义。8、微信招聘通过和微信公众号的对接，把医院H5微招聘的官网嫁接到医院的微信号，管理员可以同步pc端的招聘内容到微信端，只要关注医院微信号的应聘者都可以在微信端收到有关招聘的任何消息推送。应聘者可以在微信端查看招聘信息，同时可以在微信上直接注册、认证、投递简历，管理员可以查看收取的简历并进行简单操作。9、专场招聘会系统支持通过H5页面进行专场招聘会的发布，通过在线进行现场招聘会的管理，关注了专场招聘会的人员，自动匹配专业或学科，邀请对方投递简历。（五）报表管理1、年报及日常报表工作1）提供医院需要向人社局、卫健委、统计局等主管部门上报人力资源报表，需要系统协助医院高效完成；2）医院内部各种统计报表能够方便制作与应用；3）各种报表的数据能够实时自动生成，并且有准确性的校验功能，提高报表工作效率；4）各种报表能够保存历史数据，便于不同时期的报表进行对比分析；各种报表能够导出excel格式；5）统计报表可以在不同部门间共享，不同部门可以自己实时自动取数。2、报表分析1）对己完成的历史报表，以一定时间顺序（以月、季、年或不定期）进行归档，便于后期的查询和分析，既可进行时间维度的纵向分析，也可进行部门间的横向比较；2）能够对报表数据进行“反查”，展现数据来源，如：点击某个统计人数,可查看具体职工姓名。3、报表的制作与修改1）上级要求的报表格式发生变动，医院业务人员能够灵活修改、新增各种统计报表，无需软件厂商二次开发；2）能够将各种excel表格样式直接导入系统，并在系统内进行自动提取数据；3）提供多种报表软件的接口，包括事业单位的人才年报和工资年报。（六）职工数字档案1、领导驾驶舱建设领导关注的数据展示（包括PC端、移动端），例如医院职称分布情况、职务分布情况、学历学位分布情况、离职率情况、岗位类型分布情况等，可按照意愿实际需求进行定制。1）职工部分：员工数据指标展示，便于掌握医院整体人事情况，例如医院职称分布情况、职务分布情况、学历学位分布情况、离职率情况、岗位类型分布情况等。2）中层干部部分：中层关不数据指标展示，便于掌握医院整体人事情况，例如不同干部类型的数量，各个类型干部中职称、学历、年龄、党派的分布情况。3）党建部分：数据指标展示，包括党组织的数量、党委、党支部情况，以及对应党组织的数据情况。2、员工电子档案建立职工综合信息分析展示功能，如职称分布情况、职务分布情况、学历学位分布情况、离职率情况、全院人员生日情况等，可直观查看。1）职工360展示职工完整的数字档案。包括人员基础档案、教育经历、职务变动记录、卫技职称变动记录、能级变动、工作经历、院内调动、资质证书、专技档案信息、科研信息、论文信息、继续教育、奖励信息、专利信息、年度考核结果。2）首页首页展示职工基本信息，职工简介，职称，职务，门诊情况，住院情况，手术情况，工作负荷，晋升评级情况等。3）基本信息展示职工医院入职情况，担任职务等基本信息，教育经历，资质证书，技术等级，晋升情况，工作经历，在职教育培训等。4）个人证书个人证书包括学历证书，学位证书，执照，职称证书，上岗证，岗位职责，医疗权限，年度考核，医疗人员个人目标考核，科主任考核，试用期满考核，拟聘人员申报表，心肺复苏，继续教育，其他培训等相关证书和资料的展示。5）继续教育教育培训包括培训课程，培训时间，培训学院，课程类别，课程性质，培训形式，获得学分，备注等展示职工所有的详细培训教育情况。6）科研信息展示职工的著作，论文，专利，奖励情况，包括著作名称，出版号，出版时间，出版地，论文名称，论文类别，发表日期，专利名称，专利号等。7）考核评价展示职工年度考核情况，包括医疗事故，锦旗表扬，患者投诉，考勤情况，专业素质，综合素养评价等内容。8）晋升评级按时间维度展示职工晋升评级考核的详细情况。（七）移动应用实现与医院现有移动端信息系统对接，实现系统消息整合，建立消息通道，以消息的方式通知到员工个人。在手机端提供请假管理、出入境管理、人员花名册、入职离职管理等内容，移动端应用功能，包含但不限于以下功能。在线发起转正、合同签订审核、离职等人事相关的流程；提供员工申请各类证明，审批通过后通过自助下载和打印；职工能够查看自己的档案信息，如福利、学历信息、考核信息、职称信息等，发现错误记录能够申请修改，经相关部门审核后方可入库；领导能够查看管辖范围内人员的相关信息，并能够进行统计分析；能够为全体职工开通账号及对不同人员进行相应的授权；职工个人各类事务处理；能够为全体职工开通账号及对不同人员进行相应的授权；领导能够查看管辖范围内人员的相关信息，并能够进行统计分析。