企业公司档案收集方法.docx

企业公司档案收集方法一.职能部门移交文件归档这是收集工作的最基本的途径，这条途径的畅通与否是决定企业档案收集工作质量的关键。企业接收归档的工作主要是借助于相关的制度，指定各部门负责移交文件归档的工作人员。由于企业各种文件的形成规律不同，所以文件移交归档的负责人的情况也不同：对于科技、生产部门而言，归档负责人一般与专业活动的负责人相同，而后者可能随项目的不同而变化；而其他部门移交归档的负责人则可相对固定。二.外企业转让或移交企业与外部环境的各种交流急剧增多，信息交流是其中至关重要的一种交流途径，因此外企业档案转让或移交是信息交流的一种重要形式。企业档案部门应关注外企业档案流入的情况，及时将这些对企业有重要凭证和查考价值的档案收进档案部门。可能会向企业转让或移交档案的机构主要包括：(1)向本企业转让资产产权的机构，资产移交的同时也移交相关的文件。如企业收购、兼并其他企业，被收购、兼并的企业的重要档案必然也要向本企业移交。(2)通过贸易活动向本企业出售科技成果的机构，多数时候是以科技文件的形式移交给本企业。(3)其他档案机构，如其他企业的档案室、档案馆等，这些机构与本企业的档案部门之间往往保持着良好的合作关系，其互相交流的材料也是收集的对象。条件好的大型企业的档案部门，还可以开办代存档案的业务，通过订立一定的合同，代为保管其他企业的档案。三.档案的寄存、捐赠或转让企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案，但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值。企业档案部门应向本企业人员多宣传，鼓励其寄存、捐赠和转让相关档案，并予以适当的补偿和奖励。四、面向社会收集、征集相关材料这种收集档案的方法旨在广开来源，丰富企业的档案室(馆)藏，加强企业档案部门的对外交流。它包括：向社会征集有关本企业历史的材料，购买与馆藏科技档案有关的技术资料，从媒体中剪辑与本企业有关的消息等。总之，企业档案部门应采用多种收集方法，全面、有效地开展收集工作。从收集手段讲，以接收归档为核心，以征集、征购、购买、代存、实测补制等为补充；从收集形式讲，应将收集工作与计划管理相结合、接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、收集工作与利用服务工作相结合。