学院办公平台系统使用规范.docx

学院办公平台系统使用规范第一章总则第一条为提高办公效率，提升管理水平，规范办公流程，现就学校办公平台系统（以下简称OA系统）的规范使用，制定本办法。第二条学校OA系统是数字化智慧校园的一个子系统,是学校实现办公自动化的基础平台，包括协同办公、公文管理、流程管理、内部通知、会议管理等功能模块。第三条本办法适用于芜湖职业技术学院，各单位人员均应遵守本办法。第四条办公平台系统运行由学校集中统一管理，党委（校长）办公室为主管单位，负责日常运行、监管，信息化建设与管理处提供技术支持，各单位负责本单位日常信息管理、资料收发及检查维护等工作。第二章系统账户管理第五条各单位教职员工（统称用户）在系统中分配唯一帐户。人员权限变更依相关文件执行，由党委（校长）办公室会同信息化处修改。第六条各用户应妥善保管自己的帐户资料，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。第三章人员管理第七条各单位从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规，尽职工作，确保工作质量。第八条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入OA系统。第九条各单位负责人出差、请假期间，原则上应坚持通过网络保持正常的电子政务处理操作；如受网络条件或者其他条件制约无法进行正常的电子政务处理操作，应于出差或请假前，将该期间内对应于自己的操作权限委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。第四章公文管理第十条OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照学校现有的公文处理的有关规定办理。第十一条上级和非隶属单位普通来文，需要发布到OA系统中的，统一由学校党委（校长）办公室收文并扫描进行数字化，进入OA系统，电子公文办理按规定流程进行。第十二条各单位在OA系统中发布的消息，应先由本单位负责人审核。各单位负责人对本单位人员在OA系统中发布的消息的规范性、准确性和严肃性负责。第十三条如发文因故需修改、撤销，需向党委（校长）办公室申请，报分管校领导审批，由党委（校长）办公室修改。第十四条为保证工作的时效性，OA系统公文处理流程涉及到的用户应及时处理相关业务，不得延误相关工作。第十五条涉密公文及有关资料不得通过OA系统办理,如违反规定并造成严重泄密等事故的，依据相关法规及学校有关规定进行责任追究。第十六条不得在本系统上发布与工作无关的通知公告和站内信，尊重他人权益及隐私，一切言论应遵守国家相关法律法规。第五章流程管理第十七条流程退回：正在进行中的流程，如需撤回，应由当前节点审批人操作退回。第十八条流程新增：如需新增OA流程，需求单位应在OA系统信息管理类下的“流程的新增、变更及停用流程”中提交OA流程新增申请，并根据模板提供流程图、字段表等资料。流程经申请人单位负责人、党委（校长）办公室、分管校领导审批通过后，由信息化处修改。第十九条流程变更：如需变更流程节点、节点操作人、表单（字段或样式）等，应由流程相关业务单位提交OA流程变更申请。流程经申请人单位负责人、党委（校长）办公室、分管校领导审批通过后，由信息化处修改。第二十条流程停用：如需停用流程，应由流程归属单位提交OA流程停用申请。流程经申请人单位负责人、党委（校长）办公室、分管校领导审批通过后，由信息化处修改。第六章会议管理第二十一条需求单位申请会议流程，应在OA系统中提交会议申请。第二十二条已经审批的会议安排，如因故取消，应由会议申请人在OA系统中操作取消。如需安排另外的会议，则需重新提交会议申请。第七章应急处理及日常维护第二十三条当OA系统出现故障，应及时通知信息化建设与管理处，查明原因，排除故障。第二十四条信息化建设与管理处负责OA系统定期备份、定期查杀病毒、漏洞修复，确保系统安全和正常使用。第八章附则第二十五条学校各单位，应充分认识OA系统工作的重要性，认真履行自己的职责，积极配合学校办公自动化工作的开展，积极参加学校组织的系统操作培训，并按照学校规定的办公流程进行操作，努力适应办公自动化对办公人员提出的要求。第二十六条本办法未尽事宜按法律法规和学校有关规定执行。