学院学生档案管理规定.docx

学院学生档案管理规定第一章总则学校学生的档案工作是学校各项管理工作的重要组成部分。为了加强我校学生档案管理工作，及时做好学生档案材料的形成、积累、整理、归档等工更，好地为学生服务,根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法和国家教委高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范（以下简称分类法、规范）以及国家有关规定，结合我校实际情况，制定本规定。第二章文件材料的归档一、学校档案员应按照归档要求，把收集的各种档案材料进行系统整理、归档。二、学生档案材料归档范围1、新生入学登记表2、学生在校成绩表3、学生学籍表（升级、留级、休学、复学、转学、退学）4、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、其它奖励）5、学生处分材料6、学生毕业生登记表7、学生就业报到证存根三、归档要求1、归档的文件材料必须是原件、原稿，齐全完整，归档的案卷质量必须符合规定的质量标准。2、归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，符合有关规范和标准的要求。禁用铅笔、园珠笔和质地次劣的纸张。3、破损的文件材料应托裱，字迹不清扩散的应复制并与原件一并入档。四、归档的时间1、新生入学登记表，应在新生入学后第一个学期内归档。2、学生在校成绩表应在教务处转来后及时入档。3、学生的奖励及处分材料应在文件及材料下发后及时入档。4、学生的学籍表、毕业生登记表、报到证存根应在学生毕业后及时入档。五、档案的转递1、封存好的毕业生档案必须在学生离校后，及时地转递到各地市的人事局。2、保留存档的学生档案，应及时转交到学校档案室。第三章档案的管理一、学生在学校的各项活动中形成的应归档材料，必须由各系档案人员及时向档案室移交，实行统一管理，任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。二、档案室在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类、编号方案进行统一分类、入档。三、案库房是学校档案统一集中保管的重地，未经许可非档案人员不得擅自入内。四、档案库房要坚固，要有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等安全设施，确保档案的安全。五、库房内严禁吸烟及存放易燃易爆物品，安全电器设备，严禁明火装置和使用电炉。定期检查电器线路，下班前切断电源，关好门窗。六、加强库房技术管理，严格履行借（查）阅制度，借出的档案归还后，应及时放入档案柜内，不得随意堆放。七、定期对库房进行安全检查，、作好记录，发现问题立即报告，并采取有效的措施处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制，确保档案的完整及安全。八、不断提高档案的科学管理水平，加强档案的业务建设，逐步实现档案标准化和现代化管理。第四章档案工作人员档案工作人员职责：1、热爱档案事业，钻研档案业务理论知识，不断提高档案管理水平。2、做好本职工作，实施所管辖类别的档案归档细贝L认真做好档案的接收、整理、归档和统计工作。3、遵守国家的保密规定，保证档案的安全，做好库房的管理和设施的维护及使用，认真做好档案的提供利用和咨询服务工作。4、完成领导交办的有关档案的其它方面的工作。本规定自公布之日起执行。