公司存货管理制度存货采购、计价、收发、领退管理规定.docx

公司存货管理制度一、总则第一条存货是指公司为生产耗费和销售而储备的各种物资，是公司的流动资产。包括原材料、辅助材料、燃料、备品备件、低值易耗品、包装物、外购商品、委托加工材料、在产品、半成品和产成品等。第二条存货范围的确定。存货范围确认的标准是公司对货物是否具有法定所有权。法定所有权属于公司的所有存货，不论其存放地点，都应视为公司存货。一、凡依照销售合同已经售出，其所有权已转让的存货，即使尚未运离公司，也不确认为存货。反之存货即使已运离公司，但所有权未转移的，仍确认为存货。二、已经购入而在运输途中尚未收到入库的材料，如果所有权已经转为本公司所有，应包括在存货之中。及在途材料。三、委托其他单位代销的货物，由于这部分委托代销货物的所有权仍属公司，是公司存货。受托代销的商品，在尚未售出以前，仍属寄销人所有，但为了加强对代销商品的核算和管理，也在本公司资产负债表中存货一栏反映。四、委托其他单位加工的材料，属于本公司的存货。第三条存货在公司流动资产中占有很大的比重，而且种类繁多，分布广泛，流动性强，资金占用大，要求公司所属部门要有效利用好各种存货，杜绝积压、浪费和流失，降低资金占用和耗费，提高资金周转速度和企业经济效益。二、存货采购计划管理第四条存货采购计划是公司综合生产经营计划的重要组成部分，组织好存货采购计划的编制是公司生产经营、技术改造等经营活动的关键。采购资金计划是指与存货采购计划相适应的资金筹集和使用安排的财务收支预算，为保证存货综合计划的全面完成和资金周转的正常进行，财务收支计划应该做到收支平衡并略有节余。第五条按照公司计划管理体制，公司对存货的管理实行统一计划、分级管理。一、原物料计划。公司计划部根据年度生产计划安排，结合公司生产经营实际情况及储备定额制定每月采购计划，报请公司领导平衡审定后下达原物料采购计划，采购部门按计划安排做好采购接洽。二、物料以外的零星物资（办公用品除外）采购，由各使用部门提出申请，由公司领导审批后，交采购部门统一采购。三、公司财务部根据公司存货采购计划，负责编制采购资金计划，并负责各种采购资金的支付，保证公司存货采购计划的全面完成和资金周转的正常进行。三、存货计价管理第六条公司各种存货原则上按取得时的实际成本计价。一、购入的存货，按照买价加运输费、装卸费、保险费、途中合理损耗、入库前的加工整理或挑选费等实际成本计价。购入存货用于资本性支出的，所交纳增值税也一并计入存货的实际成本。用外汇购入的存货，若发生外汇价差也一并计入存货的实际成本。二、自制的存货，按制造过程中所发生的直接材料费、直接人工费、制造费用等实际支出计价。三、委托加工的存货，按实际耗用的原材料或半成品成本加运输费、装卸费、加工费、保险费等实际支出计价。四、投资人投入的存货，按评估确认或合同协议确定价值计价。五、接受捐赠的存货，按发票帐单所列金额加由企业负担的运输费、装卸费、保险费等实际成本计价。无发票帐单的，按同类存货的市价计价。六、盘盈的存货按同类存货的实际成本计价。七、在产品、半成品、产成品等，按生产过程所发生的实际成本计价。第七条期末存货的价值采用“成本与可变现净值孰低法”应定期或者至少于年度终了对存货进行全面清查，如因存货毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本不可收回部分，应提取存货跌价准备。我公司按分类别提取存货跌价准备。第八条存货的总分类核算由财务部门进行，对存货的增加、领用或发出等业务，财务部门根据各种原始凭证填制会计凭证并进行汇总核算，及时反映存货资金的增减动态和结存情况。第九条存货的明细分类核算由各仓库保管员负责进行，对存货的收入、领用或发出等业务，要根据收发料凭证序时逐笔登记存货的收发结存数量，及时反映存货的动态，并负责定期与财务部门核对，保证帐、卡、物相符。四、存货转移、收发、领退管理第十条公司各相关部门应建立健全的存货管理基础工作。对各种存货物资的进厂（库）收发、领退、生产耗用，以及在产品、半成品的生产、工序转移和交接，自制半成品、产成品的完工交库等，都必须有严格的验收、计量工作标准及管理措施。及时做好完整的原始记录，做到手续齐全，计量准确，数据真实，并按规定日期做好原始记录的传递和交接手续。如实反映存货情况为经济核算提供真实可靠信息。一、仓管员要注意整理库房、使之整洁有序，并且要熟悉存货物资的名称、存放地点，收发业务做到快捷准确。二、仓库材料物资必须按随货同行货物清单及品质部门检验合格单办理入库手续。仓库收料人员如发现数量、质量问题，或名称规格、型号不符，技术资料不全，包装不良造成物资损坏，要保留原包装，分析情况，做好记录，及时通知采购部门向供应方或承运方提出索赔或处理。若因采购员、计量验收人员或保管员失职造成损失的，要追究部门主管和经办人员的经济责任。三、车间是生产单位，不得直接从事采购、外协委托业务等。任何人不得从公司车间直接借用原材料、半成品、产成品等。公司各生产车间必须配备专门领料统计人员，其职责是从仓库领用原材料，然后发给车间各生产小组。车间统计人员按仓库领料出库单、生产流程卡、半成品、产成品入库单计算当月产成品半成品生产耗料，于每月终了后两个工作日内上交财务部门，以进行产成品、半成品成本核算。四、公司外协业务由采购部门统一对外委托。由采购部根据计划部下达计划直接从仓库领用外协配套物资，外协完工后验收入库。每月结束后两个工作日内向财务部提供一份当月外协收发存表，完整无误地反映当月领用配套物料，交回外协完工产品数量及其耗用配套物料，存放在外协厂物料数量。五、非公司生产用的物料出库必须由业务部门开出领料申请单、发货单等，经由财务部门签字后方能出库。如有手续不全或单据不清、涂改等情况，应暂缓发货并及时与开单人联系。如发现伪造凭证，应拒绝办理，并及时向领导汇报。六、各部门已领用但暂不需用的物资，或者公司特采或是因检测手段不完备导致不合格原物料流入车间，车间发现后可进行转移。实行退料制度，由退料单位列出清单，写明原因，经业务部门审核同意后填写退料单。收料仓库凭业务部门的退料单及实物并办理退库手续。五、低值易耗品和包装物的管理第十一条低值易耗品是公司的劳动资料，可多次地服务于生产经营过程而保持原有的实物形态，其价值逐渐转移到产品中。具有使用期限较短，价值比较低、流动性较大等特点。低值易耗品的收发由专人管理，建立起收发存记录。采购部门采购的低值易耗品比照原物料程序办理入库手续。在领用时，按实际成本五五摊销法摊入有关生产成本和费用。各部门按低值易耗品管理规定，组织实物登记、建卡和核算，实行使用保管负责制。需要报废的低值易耗品，由公司统一审批并作出处理。第十一条包装物是指包装本公司产品，并随同产品一起出售、出租、出借给购货单位的各种包装容器。如纸箱、袋等。一、公司各部门包装物的收发，按要求办理收发料手续，并及时做好包装物的登记、建卡等保管工作。二、一次领用的包装物，随同产品一起出售而不收回的，按实际成本一次摊入有关生产成本和费用。三、对领用后多次周转使用的包装物，在包装物发出时，向购货单位收取押金，待收回包装物时，再将押金退回购货单位。四、包装物出租或出借给购货单位使用，在使用过程中发生的包装物损耗，出租的包装物从租金中来补偿，出借的包装物要列销售费用，从产品销售收入中获得补偿。五、公司的包装物若发生报废，必须报主管领导审批后再做处理。六、存货清查盘点管理第十二条存货清查盘点是企业财务管理的一项重要基础工作。公司的各种存货必须定期或不定期进行盘点，贵重物资必须经常进行盘点，大宗大量和计量难度较大的物资更应坚持定期盘点，建立对存货清查盘点制度。一、公司的各种存货，采用永续盘存制。定期按季由财务组织进行清查盘点，以确保公司存货的帐实相符。并于年终前组织由单位领导、财务人员及直接责任人组成的清查小组，对全公司的各种存货进行一次全面清查。二、对于清查盘点出现的盘盈、盘亏、毁损及报废物资，应及时由责任部门报请领导审批后分别进行帐务处理。批准前，财务部根据存货盘存表通过“待处理财产损益待处理流动资产损益”科目核算。批准后，对存货盘盈的冲减管理费用；对存货盘亏，应分不同情况处理，因计量误差或管理不善造成的盘亏或毁损，扣除残料价值、可以收回的保险赔款、过失人赔款，然后将净损失计入管理费用核销；属于自然灾害或意外事故造成的存货毁损，应先扣除残料价值和可以收回的保险赔款，然后将净损失转作营业外支出。三、对于定额内或合理的损耗，应按月由相关部门填报申请表，经领导审批后调整存货的帐目，并列支存货成本或管理费用。存货管理制度为加强存货管理，保证正常生产经营需要，提高存货使用效率，特制定本制度。第一条存货的范围存货是企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括原材料、包装物、低值易耗品、库存成品、发出成品、半成品等。第二条存货管理的岗位分离原则（1）订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离；（2）订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；（3）存货保管人员、会计记账人员岗位分离；（4）存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。第三条存货的采购1、采购的原则1.1 严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。1.2 采购会审、合同会签制度物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。1.3 一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。1.4 .廉洁制度所有采购人员必须做到：1.4.1自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。1.4.2加强学习，提高认识，增强法治观念。1.4.3廉洁自律，不能向供应商伸手。1.4.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。1.4.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。1 .4.6努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。2、采购的程序2 .1供应商的选择3 .L1供应商必须证照齐全，具有相关资质。4 .1.2对于经常使用的商品或服务，供应部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同技术、销售、生产部门对供应商定期进行评估和审计。5 .1.3在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。6 .1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2.2采购程序2.2.1 固定资产及其他零星物品的采购，由各使用部门申报，经部门负责人及分管副总签字后统一采购。对于超过50万元以上的固定资产及其它物品需公开招标方式选择合适的供应商，最后交采购部门采购。2.2.2 正常生产物资的采购，需根据计划物控部提供的计划请购单采购。2.2.3 采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。2.2.4 采购过程中发生变化时，需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。2.3付款程序2.3.1采购部根据付款计划提出申请，按申请流程交部门负责人审核签字，后附付款明细单，交给财务部负责人审批后办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。2.3.2发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，审核无误的发票交给财务部核销第四条存货的验收、入库1、外购入库。1.1所有进入仓库的物料必须按采购部门提供的采购清单核实如下项目：物料名称、规格型号、数量和包装；1. 2所有进入仓库的物料必须由质量检验部门确认合格签字后方可进入仓库；1.3 所有进入仓库的物料仓管应根据随货同行的送货单验收货物，需要确认货物是否为公司订单所定货物，实物货物是否与送货单一致，货物是否有损伤。验收无误后，仓管员录入ERP进销存系统1.4 仓库在办理物料入库时应本着时间最短、手续齐全、上架标识及时的原则进行入库操作。2、自制产成品。2.1 生产部在完成成品生产后仓库应核对如下项目：生产单号、成品品号、成品名称和标识的型号、成品外包装是否完整等，及时为生产部办理成品入库手续。成品入库应由质检部门完成产品质量检验并在入库单据上签字认可，入库单还应有生产车间负责人的签字，最后是仓管员签字接收入库；2.2 成品入库后，仓库要规划好摆放位置及运输通道，做好各种安防措施并及时上报相关部门安排发货计划。成品入库当天应做好台帐登记作业。仓库每月要定期向公司提供库存产品明细表。第五条库存管理1仓管员应做好库存物料的恰当规划整理；2经验收正常收入仓库的物料要及时归类整理并上货架或码堆存放；3所有库存物料必须是合格品。所有库存合格品必须包装标识完整并在相应位置填写物料卡。仓库对预期会影响到生产的低（无）库存物料应及时向上级汇报；4仓库管理人员应及时将货架或物料堆放区中包装及标识缺失、物料部件欠缺或已确定为不合格品的物料清理下架区分存放至指定位置，并及时开列清单报财务或采购部门妥善处理。5仓管员应自觉执行6S规则，做到库区明亮干净、整洁有序；6仓管员应自觉做好仓库安防措施：防火、防水、防尘、防压、防盗。第六条存货的发出1、原材料、低值易耗品、包装物的发出：1.1所有生产正常使用的物料，仓库依据厂内套料单进行发料操作。1.2仓库发放生产辅料应依据生产部门开具的辅料领用单并按审批权限签字审核，仓管员根据审核批准后的辅料领用单发货，同时根据辅料领用单性质在ERP进销存模块中增加辅料领用单，并由领料人在生产领料单上签字.1.3仓管员必须亲自发放物料，生产部门员工未经许可不得私自进入仓库取用任何物料；1.4仓管员在接到辅料领用单后必须在第一时间内保质保量进行备料作业，一般情况时间不得超出30分钟；1.5仓管员有权拒绝无单领料，由此产生的不良后果仓管员不承担；1.6仓管员在发放物料时必须遵守物料先进先出的原则。仓库不允许有超期物料存放，若发生超期存放现象，仓库有责任及时向采购及财务部通报并协助处理。2、产成品的发出：市场部人员在ERP进销存模块中录入出货通知单，仓库管理员根据出货通知单生成销货单并发货，打印销货单一式三联；仓库进销存账需每月与财务存货账核对，如有差异必须查明原因。一旦涉及到差异调整的，须按审批权限经由财务部批准后，方可调账。第七条关于物料、成品的退货管理1 .所有生产车间领用的物料，在出库后又退回仓库的，车间必须保持退回的物料包装完整并说明退换料原因，质检部作出处理意见后交仓库执行。属换料的，车间负责人应在来料退料单上进行更改；属退料的，车间说明原因后，仓库要做好标识分类存放在指定位置；2 .退回供应商的物料，仓库应开具退货单.退货单应一式三联由供应商经手人员签字认可。一联留作仓库记帐凭证，一联交财务对帐，一联交供应商带回。属换货的，供应商在换回物料给仓库后消帐；属退货的，通知采购冲减货款；3 .成品的退货PMC要了解退货原因和制造单号，及时与生产、质检和相关部门沟通采取相应补救措施减少公司损失。对于短时内处理不了的，要规划专门位置存放并作好标识和安防措施。第八条存货的盘点1、仓库库存的物料及成品必须定期进行盘点。仓库盘点分小盘，中盘和大盘。小盘：即月盘，每月29日为仓库关帐日。26日28日仓库自行进行库存盘点，并与帐面互对，做到帐实相符。29日由财务部监盘，将盘点数据上报财务部。中盘：每年6月29日定为年中盘点，此次盘点由财务、生产部门、仓库、信息化组配合，对于仓库库存和生产部在线成品、半成品进行大面积盘存，盘点数据由信息化组报财务。大盘：每年12月29日定为年终盘点，此次盘点由财务、生产部门、仓库、信息化组配合，对于仓库库存和生产部在线成品、半成品进行大面积盘存，盘点数据由信息化组报财务。第九条存货的报废1、存货报废申请存货需报废时，由仓库主管填写报废单，并根据不同的情况，提供不同的存货损失认定资料，交部门审批。2、对盘亏的存货，扣除责任人赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：（1）存货盘点表；（2）仓库管理员对于盘亏的情况说明；（3）盘亏存货的价值确定依据（包括相关入库手续、相同相近存货采购发票价格或其他确定依据）；3、对报废、毁损的存货，其账面价值扣除残值及保险赔偿或责任赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：（1）单项或批量金额较小的存货由公司内部有关部门出具鉴定证明；（2）单项或批量金额较大的存货，应取得国家有关技术部门或具有技术鉴定资格的中介机构出具的技术鉴定证明；（3）涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明；（4）公司内部关于存货报废、毁损情况说明及审批文件；（5）残值情况说明；（6）公司内部有关责任认定、责任赔偿说明和内部核批文件。4、对被盗的存货，其账面价值扣除保险理赔以及责任赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：（1）向公安机关的报案记录，公安机关立案、破案和结案的有关证明材料；（2）涉及责任人的责任认定及赔偿情况说明；（3）涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明。5、存货报废审批存货报废应由仓管员会同财务部门相关人员，对申请资料和实物进行实地盘查核实，并由部门主管副总及财务副总进行审批；