商业广场物业管理访客接待程序.docx

商业广场物业管理访客接待程序A.定义：凡来拜访项目名称客户的来宾，称为“访客”，本程序用于对访客进入项目名称至其离开时整个过程的控制。A.所有访客在客户家逗留时间不得超过当日23：OO点。B.所有访客需在服务台办理登记手续，即填写访客登记单，并由服务台人员验证并复印访客的身份证件，如护照、身份证、居留证、驾驶证等由国家认可机构颁发的可用于证明客户身份的有效证件。C.访客办理完上述程序后，由服务台工作人员陪同到可视对讲台前，协助访客用门对讲系统同客户联系，在得到客户的允许后，由客户在家中用门对讲上的按键将密码门打开，或服务台的工作人员在得到客户的允许后，将密码门打开。D.对于在客户家中逗留时间超过23：00点的访客，需要由受访客户带领访客到服务台办理住宿登记手续，需要由服务台工作人员复印访客的有效证件，此类证件仅限于由国家颁发的身份证件，如护照、身份证、港澳同胞回乡证、台胞证等。并需要由受访人在临时住宿登记表上签字；之后，由客户带领访客进入密码门到客户的房间。E.当发生访客所拜访的客户不在家的情况时，如服务台人员通过门对讲系统与客户联系无答复时，应立即通过客户公寓内的电话与客户联系，如仍联系不上，则需要请示访客，是否继续联系客户，如访客谢绝继续联系客户，则应询问访客是否给客户留言，并协助访客办理留言事宜；如访客要求继续联系客户，则需从客户档案中查找其他的联系方式或由访客提供可行的联系方式与客户联系。F.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客，且在访客到来期间客户家中有人时，则访客到来后可参照本程序“第3条”或“第5条”办理登记程序，之后按照客户的要求办理后续事宜。G.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客，但在访客到来期间客户家中无人时，则需要请客户提前到服务台填写部分访客的身份资料（可直接填写访客登记单），以便服务台的工作人员在访客到来时识别其身份。在此类情况下，当访客到来后，服务台工作人员应根据客户留下的访客信息识别访客，并请访客通过客户留下的联系方式，如电话等与客户取得联系，并请客户通过电话通知服务台是否可以按客户的要求办理后续事宜。H.当客户在服务台留有房间钥匙，并请服务台在访客到来后将钥匙交给访客自行上楼开门，则需遵照本程序第7条办理完相关手续后，由访客在客户物品临时存放记录表上签收，再将钥匙交给访客，当在处理此类情况时，服务台人员务必要严格确认访客的身份。I.访客来访，但客户不在家时，由服务台工作人员通过有效的联系方式与客户联系上，如客户请服务台从保安部用备用钥匙带访客进房间时，则服务台工作人员应询问客户是否可以签署确认函，如客户同意，可将空白的确认函以传真方式发送给客户，等客户将签署后的确认函签回后，方可为客户办理后续手续,在办理上述手续期间，如时间较长，可请访客到大堂的沙发区休息，等一切手续办好后，再到监控中心借用钥匙带领访客上楼，如客户不同意签署确认函，则由值班经理做出相应解释，基于保安并保障住客权益的原因，管理处无法让访客进入客户的公寓内。J.当使用备用钥匙为客户开门时，钥匙必须自始至终由服务台人员掌握，在为客户开门且客户进入房间后，服务台人员应立即返回监控中心交还钥匙，并告之访客需要外出锁门时，可请其通知服务台工作人员，再由服务台工作人员借用监控中心的钥匙为其锁门。