商业广场管理室外步行街管理处入伙工作程序.docx

商业广场管理室外步行街管理处入伙工作程序1目的代项目公司将验收合格及已完成竣工备案的房屋交付与业主；初步向业主展示物业管理服务的标准及内容，通过对业主入伙过程的控制，做到既方便业主,又规范管理程序。2适用范围适用于万达广场物业管理处及万达各住宅项目的业主入伙手续办理。3职责3.1物业管理处负责编制物业入伙方案，并按方案准备及策划、指导和监督入伙管理工作；3.2物业管理处负责员工入伙工作的培训；3.3物资管理处负责管理中心办公用品、劳动工具及员工服装的配备；3.4财务审计部指导物业管理处收费员开具票据、收取各种费用；3. 5物业管理处经理负责组织、协调、落实入伙手续各项工作的顺利实施；3.6 资料员（客服助理）负责建立用户档案，并妥善保存；3.7 收费员负责向业主收取各种规定的费用，送交公司财务部或指定银行；3. 8工程主管负责组织人员与业主进行房屋交接验收及质量跟踪管理；3.9维修工负责为业主提供水电开启服务及用量查验交接，必要时协同进行房屋交接工作。4工作规程4. 4.1入伙准备5. 1.l拟订项目集中入伙方案4. 1.1.1项目集中入伙方案由物业管理处经理组织拟定，报各地商管物业副总、总经理批准后，于入伙前30日报商管总部物业管理部核准。4. 1.1.2入伙方案的内容应包括但不限于：a）入伙的时间及实施地点；b）入伙工作目标及接待能力要求；c）入伙手续办理的流程；d）接待现场布置要求；e）可能紧急情况及处置预案要求；f）负责入伙工作的人员安排及职责；g）入伙过程中使用的文件和表格；h）入伙准备工作的安排及要求；4. i）所需费用预算。5. 1.2物资管理处在入伙前将物业管理处的办公用品、劳动用具及各岗位员工服装配备完毕。5.1. 3物业管理处组织人员培训5.2. 3.1按人员分工，明确各组的任务及与其它组的衔接要求；4.L3.2对工作流程、注意事项及入伙中业主普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训。4. 1.4物业管理处在业主入伙前15个工作日准备好用于入伙必要资料，并整理汇总备用。4.1. 5办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告及业主入伙流程图，并指定专人负责业主办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便入伙工作顺利进行。4.2入伙审查登记4.2.1业主入伙前应准备如下资料：a）由项目公司出具的房屋出库单、取钥匙单等（或其它形式的入伙通知单）;b）维修基金产权人发票联；c）业主或法人代表身份证及复印件；d）业主及家属或法人代表一寸照片各二张；e）代理人入住委托证明及代理人身份证；f）供暖回执单（依据各地实际情况而定）；g）项目公司告知业主应携带的其它文件资料。4.2.2经查验资料确认无误后，向入伙申请人发放和签署如下资料：a）临时管理规约（依据各地实际情况而定）、前期物业服务协议b）业主手册、装修手册c）房屋使用说明书、房屋质量保证书d）业主（住户）家庭情况登记表/公建使用人登记表e）消防安全责任书4.3预交费用收费员根据收费标准向业主收取各项费用，并开具相应票据给业主，费用项目包括：a）自购房合同或入伙通知单约定的交房之日起三个月的物业管理费；（收费期限依据各地实际情况而定）b）装修管理费、垃圾清运费等有关装修方面的收费项目；C）水、电、气、供暖等有关能源费用，或代收代缴费用；d）其它需要收取的相关费用。4.4发放钥匙及房屋验收4.4.1上述手续完成后，向业主发放钥匙，并与业主在钥匙发放登记表中签字确认；物业管理处指定专人陪同业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在房屋验收表上签字。4.4.2验收发现问题时，陪同业主验房人员应详实记录在房屋验收表上，并反馈至物业管理处，汇总相关房屋验收整改问题。4.4.3物业管理处将已办理入伙手续的楼、单元房间号码及相应业主姓名等非保密信息，及时通知工程部、保安部等部门，以便陆续开展对业主的各项服务。4. 4.4资料员应及时将各项业主资料归档，并注意保存、保密。4.5房屋交收问题的整改4. 5.1验收发现问题时，验房人员建议业主将钥匙交给物业人员便于日后维修，并请业主签署业主托管钥匙委托书，钥匙接管后应妥善保管；5. 5.2物业管理处根据房屋验收表所登记内容进行统计、汇总、分类，并形成房屋整改问题通知单送达项目公司并确认，同时配合项目所在公司监督施工单位对房屋整改问题的维修，以免影响业户装修6. 5.3维修完成并通过物业管理处检验后，物业管理处联系业主前来复验，向业主交回所保留的钥匙并请业主在房屋验收表、业主托管钥匙委托书上签字确认。7. 5.4物业管理处集中入伙结束后一周内，物业管理处会同项目公司组织相关人员对入伙过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计，形成入伙总结报告，将入伙总结报告报商管总部物业管理部、项目管理中心质量监管部备案。