关于进一步规范地名档案管理的实施方案.docx

关于进一步规范地名档案管理的实施方案为加强地名档案的管理，维护地名档案的系统、完整和安全，促进地名档案管理科学化、制度化、规范化，充分发挥地名档案的作用，根据中华人民共和国档案法民政部国家档案局地名档案管理办法省地名管理办法和市地名管理办法，结合我县实际，现就进一步规范地名档案管理提出以下实施方案。一、总体要求充分认识地名档案管理是地名工作的重要组成部分，是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础。各地各有关部门要高度重视地名档案管理工作，运用新技术、新方法、新手段收好、管好、用好地名档案，抓好新形势下地名档案数字化管理，保证地名档案有效形成、有效积累、有效管理，充分发挥地名档案在城市建设、数字化改革中的重要作用。二、主要内容(一)地名档案的范围地名档案是指在地名管理工作中形成的具有保存价值的记载各个地理实体的标准名称及其它相关信息的文字、图表、声像等材料。地名档案包括纸质档案和电子档案。1 .地名审批、门牌编制过程中形成的申报、审批材料。地名审批档案，包括：申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件等；住宅区（建筑物群）门牌编制档案，包括：申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件、统一社会信用代码证等；其他类型形成的档案可参照。2 .地名调查（包括普查、补查和资料更新）的原始记录、补充调查记录和收集的考证材料等。3 .地名照片、宣传片、纪录片等声像材料。4 .地名普查成果表、地名卡片、地名文字概况、地名补查和资料更新成果表及地名图的原始稿、审定稿、正本（成图）。5 .地名录、地名志、地名词典、编印的地名文化书籍及各种资料汇编的原始稿、审定稿、出版本（包含电子稿）。6 .本单位编印的地名刊物的审定稿和出版本（包含电子稿）。7 .地名译写书刊的原始稿、审定稿和出版本（包含电子稿）。8 .各种地名图的审定图和成图。9 .地名标识等其他地名工作中应该保留的材料。（二）地名材料的归档要求1 .地名材料应于每项工作告一段落或结束后整理归档。2 .地名材料按照一名一卷或多名一卷整理，并结合行政区划和地名类别排列。3 .地名文字概况与地名表应装订成册，地名卡片应装入卡片柜或卡片箱、盒，地名图应采用图筒或专用柜等方法妥善保管。4 .地名照片纸质版按照照片档案管理规范的要求管理，地名照片电子版、影像资料等通过移动硬盘、U盘、光盘等介质留存。5 .地名普查成果、地名补查和资料更新成果应按全国地名普查若干规定（试行）和全国地名补查和资料更新工作方案整理归档，并按照有关规定逐级上报。6 .应当将地名档案按照纸质档案数字化规范进行数字化，进入标准地名地址库。7 .归档的文件材料要完整、准确，分类清楚，组卷合理，装订牢固。遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。8 .地名材料由形成部门负责整理。设有地名档案管理机构（如地名档案馆）的地方将地名档案保存在地名档案管理机构。没有地名档案管理机构的，可交由本单位管理档案的部门统一规整，单独保管。在保存一定年限后，按国家有关规定移交同级综合档案馆，归档移交时双方应严格履行交接手续。9 .地名档案永久保管。(三)地名档案的查询和使用边界地区标有准确经纬度的地名档案应定为秘密级。尚未公开的地名录、地名志和地名资料汇编等应定为内部使用。其他非涉密地名档案，按照数字化改革要求，提供地名信息查询服务。有条件的地方可积极开展档案的编研工作，编制各种检索工具，研究分析档案的利用效果，总结推广档案利用的先进经验。三、职责分工民政部门作为地名档案业务主管部门要做好地名材料的收集、整理和保管工作，实行统一指导、分级管理。交通、文广旅体、水利、住建、自然资源规划、农业农村等有关专业主管部门应当按照各自职责，做好专业地名档案管理工作。各乡镇人民政府做好本辖区内的地名档案管理工作。四、保障措施(一)加强组织保障各地各部门要提高认识、深化服务、加强组织保障。各级地名主管部门要指定专门人员做好地名档案管理工作，协调配合档案主管部门加强业务培训，提升基层地名档案管理工作水平。（二）加强经费保障各地各有关部门应切实保障地名档案管理过程中的经费支出，将地名档案管理经费纳入年度工作经费预算。（三）加强技术保障各级地名主管部门应为地名档案管理创造必要的条件，根据数字化改革要求，实现地名档案数字化管理。以县标准地名地址库建设为契机，在地名数字系统中设置档案数据库,并预留传输接口，待条件成熟时，与同级档案部门实现数据档案实时或定时输送。