公司外聘律师事务所选聘和使用管理办法.docx

公司外聘律师事务所选聘和使用管理办法第一章总则第一条为维护公司合法权益，规范外聘律师事务所的选聘和使用工作，健全管理机制，制定本办法。第二条本办法适用于公司及各级企业（以下简称“各单位”）律所选聘和使用管理工作。第三条为适应公司经营管理需要，公司可结合实际情况,适时建立板块性或区域性律所备选库。第四条公司推动律所管理工作信息化。使用单位应确保在相关信息系统中填报信息的及时、准确、完整。第五条律所的服务费用，根据服务内容、预计工作时间、律师资历以及计费方式等因素，通过适当的采购方式和采购程序确定。第二章管理机构和职责第六条公司总法律顾问负责领导公司律所管理工作，并对板块律所管理工作进行指导和监督。第七条公司法务部为公司律所归口管理部门，在公司总法律顾问的领导下开展工作，主要承担以下职责：（一）负责公司律所选聘与使用工作；（二）负责对公司律所使用情况进行统计和评价；（三）负责具体组织和协调公司律所完成指定工作；（四）负责适时搭建板块或区域性律所库；（五）指导和监督板块律所管理工作。第八条各单位在执行本办法的同时，应结合实际制定本单位律所管理制度，并指导所属投资企业制定其律所管理制度。各级企业制定律所管理制度时，应明确本企业分管法律领导（总法律顾问）为律所管理工作的分管领导，确保由本单位法律合规机构归口管理。其中，已实施总法律顾问制度的企业，应在本企业总法律顾问的领导下开展律所管理工作。第九条各单位律所管理工作的主要职责包括：（一）负责本企业律所选聘与使用工作；（二）负责对本企业律所使用情况进行统计和评价；（三）负责具体组织和协调本企业律所完成指定工作；（四）指导和监督所属投资企业律所管理工作。第三章律所选聘第十条律所选聘工作应遵循公开、公平、公正的原则。第十一条律所提供法律服务的主要形式分为担任常年法律顾问和提供专项法律服务。担任常年法律顾问的主要工作包括：提供法律咨询、起草和审查合同、法律分析论证、员工法律知识培训、受托起草和发送法律函件等日常法律服务。提供专项法律服务的主要工作包括：代理法律纠纷案件、专项法律合规风险处置、投资并购、资产重组、改革改制、资本运作、专项法律研究等诉讼或非诉法律服务。第十二条使用单位选聘律所，原则上应从上级公司律所库中选聘，各级企业还可以从公司律所库中选聘律所；使用单位确有特殊原因需聘请上述律所库外的律所的，按照本办法第二十条规定执行。第十三条公司选聘律所可以采用招标和非招标方式，其中招标方式包括公开招标和邀请招标；非招标方式包括竞争性谈判采购、单一来源采购、询比采购等。各级企业选聘律所的具体程序，除本办法有明确规定外，按照各级企业相关制度执行。第十四条公司选聘律所应根据项目具体情况和单项合同估算价合理选择采购方式：（一）单项合同估算价低于100万元人民币的，可采用非招标方式选聘律所；（二）单项合同估算价不低于100万元人民币的，应采用公开招标方式选聘律所，符合公司采购管理相关规定中邀请招标适用条件的，或者符合本办法第十五条、第十六条、第十七条相关条件的，经审批可采用邀请招标或非招标方式选聘律所。第十五条符合以下条件之一，公司可采用竞争性谈判方式选聘律所，竞争性谈判邀请对象应不少于两家：（一）项目复杂或者性质特殊，不能确定具体要求的;（二）不能事先计算出价格总额的；（三）项目指标不易量化，难以确定评审标准的；（四）从上级公司律所库中选聘律所的；（五）项目涉及国家安全、国家秘密、商业秘密、情况紧急或受客观因素影响等特殊情况，不适宜招标的；（六）根据公司相关规定可采用竞争性谈判方式采购的其他情形。第十六条符合以下条件之一，公司可采用单一来源方式选聘律所：（一）项目涉及国家安全、国家秘密、商业秘密、情况紧急或受客观因素影响，只能向唯一律所采购的；（二）项目有特殊要求，符合条件的参选律所仅有一家的；（三）因必须保证与原采购项目一致性、服务配套要求，或提供同质化法律服务，需要继续向原服务律所采购的；（四）技术难度大，不宜采用其他采购方式的；（五）根据公司相关规定可采用单一来源方式采购的其他情形。第十七条符合以下条件之一，公司可采用询比采购方式选聘律所，公开询比的响应律所应不少于两家，邀请询比的邀请对象应不少于三家：（一）项目服务标准统一且价格变化幅度小，能够形成充分竞争的；（二）项目服务标准或要求相对简单，服务质量标准相对明确的；（三）从上级公司律所库中选聘律所的；（四）项目涉及国家安全、国家秘密、商业秘密或存在受客观因素影响等特殊情况，不适宜招标或竞争性谈判的；（五）根据公司相关规定可采用询比采购方式的其他情形。第十八条公司在实施律所招标采购前，应履行以下程序：（一）公司拟采用公开招标方式选聘律所的，招标方案应经公司总经理办公会审核，并由董事长召开专题会审批;根据审批通过后的招标方案编制的招标文件应经公司总法律顾问审核，总经理审批。（二）公司拟采用邀请招标或非招标方式选聘律所且单项合同估算价不低于100万元人民币时，应先履行采购申请（应包含采购方式以及采用竞争性谈判方式的拟邀请对象等，下同）程序，会签公司运营管理部，报公司总法律顾问审核、总经理审批通过后，再按照本条第一款规定履行招标方案审批程序。（三）公司拟采用非招标方式选聘律所且单项合同估算价低于100万元人民币时，采购申请及采购文件应经公司总法律顾问审核、总经理审批。第十九条公司确定中标/中选律所的，应履行以下审批程序：（一）从上级公司律所库内选聘，由法务部发起，会签运营管理部、计划财务部，报公司总法律顾问审核，总经理审批；（二）从上级公司律所库外选聘的，应在履行前款审批流程后，报上级公司总法律顾问审批。第二十条各级企业从上级公司或公司库内选聘律所的，需经本企业总法律顾问或分管法律领导审核，并按本企业规定履行内部审批程序。从上级公司和公司库外选聘的,除履行上述审批程序外，还应报上级单位法务部事前备案。第二十一条使用单位选定律所后，应签署书面法律服务协议，并对服务主要内容、工作方式、主要联系人、费用支付和解聘条件等进行约定。该审批程序可根据实际与确定中标/中选律所的审批程序合并履行。第二十二条使用单位在依法合规的基础上，按照打造利益共同体、培育优质法律服务供应商的目标，可与提供常年法律顾问服务或其他同质化专项法律服务的律所签订最长不超过6年的合同，并在合同中约定履约过程中的考核评价要求、价格支付及调整方式、使用单位单方解除权等，确保服务质量和价格合理。第四章律所使用与评价第二十三条公司各部门使用律所提供的法律服务的，原则上应将服务需求汇总至法务部，由法务部与外聘律所律师进行联系对接；因时间紧急或遇其他特殊情况，需立即向外聘律所咨询或由其提供其他法律服务的，各部门可直接与外聘律所律师联系对接，并于事后将有关情况向法务部报备。第二十四条使用单位已开通法律信息系统的，通过信息系统对律所进行线上评价，并及时了解掌握所属投资企业律所使用情况。未开通法律信息系统的各级企业应自行对律所开展评价，并按要求将有关信息向公司及上级单位反馈。第二十五条律所评价按照“一个项目一评”原则，已开通法律信息系统的使用单位在每项法律服务结束后45个工作日内通过信息系统填写法律服务相关信息，按照相关维度进行评价打分，并提出管理建议。未开通法律信息系统的各级企业可参照本条规定对律所使用情况进行评价。第二十六条律所评价结果将作为律所选聘与使用的重要依据。多次为使用单位提供法律服务且总体评价较高的律所，在同等条件下应优先聘用。第五章附则第二十七条律所在工作中因疏忽或懈怠等原因造成工作失误，使用单位应要求其立即改正；情节严重的，应根据合同予以解聘，并视情况追究其相应责任。相关单位及员工在律所选聘及使用管理过程中存在违规行为的，按照使用单位有关规定追究责任。第二十八条本办法由公司法务部负责解释和修订。第二十九条本办法所称的“低于”“超过”不包括本数。第三十条本办法所称事前备案，是指在律所采购实施过程中，确定中标/中选律所前，使用单位通过电话、电子邮件等方式与上级法务部事前沟通拟选聘库外律所情况，且需要得到答复意见的情形。第三十一条本办法自印发之日起施行。