中小企业会计电算化系统的设计与应用.docx

学校名称：辽宁工程技术人学指导教师：宋华鹏学生姓名：学号：李启专业：会计电算化专业入学时间：2014年3月1日目录前言21小企业会计电算化系统理论概述31.1 会计电算化系统概述3L2电算化下小企业会计工作的特点41.3 会计电算化向会计信息化过渡的可行性42我国中小企业会计电算化系统的现状和存在问题82.1 中小企业会计电算化系统实施的主要问题82.2 中小企业无法评估会计电算化系统的正确性和客观性93凤山仪器制造厂会计电算化系统实施模式的构建111. 1会计电算化系统总体规划方案113. 2会计电算化系统总体规划方案124. 3各功能模块设计145. 4数据库设计163. 5实施会计电算化后应注意的问题174结论18致谢20参考文献21摘要当今世界，科学技术的发展速度日趋加快，以信息技术为基础的经济全球化的进程势不可挡，经济发展正在向信息化、网络化方向迈进，信息技术己经成为社会各个领域发展不可缺少的重要力量。会计是一个公司用来衡量其财务表现的系统，该系统将所有交易分类，比如销售、采购、资产，并且坚持一定的可接受的标准格式。它有助于评价企业过去的绩效、现状、及未来前景。一个企业正常运转所需的信息中有70%以上是由会计信息所提供的。小企业是促进市场竞争和市场经济的基本力量，给市场经济的繁荣带来公平竞争。小企业在我国国民经济中占有非常重要的地位，在中小企业尤其是小企业中实行会计电算化是提高我国综合国力的重要措施之一。先进的信息技术已经改变了许多专业服务行业的公司，但会计行业也许不同。在世纪之交，环境的快速变化，使慢节奏和保守的会计行业经历了巨大的变化。会计电算化系统是伴随着信息技术的快速发展而进一步深化的。本文在介绍会计电算化的内涵以及发展情况的基础上，结合我国实际情况，分析会计电算化在我国发展的特点，详细介绍了中小企业会计信息面临的问题以及如何解决这些问题,使其更好地为中小企业服务，最终设计并实现了适合及中小企业实际和需求情况的小型会计电算化系统。关键词：会计电算化；中小企业；信息化；信息技术；系统实施前言小型企业是市场竞争的基本力量。市场经济的繁荣来自公平竞争。现代经济发展一方面存在着集中化的趋势；同时也保持着不断分散化的制衡过程，主要表现为大量小型企业不断涌现。这两种力量、两种趋势以及市场经济中的双重结构，构成了推动整个经济繁荣成长的基本力量。由于小型企业量大面广，分布在国民经济的各个领域，因此它们日益成为经济增长的主要因素。小型企业是增加就业的主要渠道，稳定社会的重要力量。创造就业机会是小型企业最重要的经济作用乃至政治作用之一。2009年统计数字表明，全国在工商登记的企业超过1000万户，在这些企业里中小企业的数量占到总数的99%以上，这些中小企业对我国GDP的贡献达到60%左右，对工业新增加值占到5%,为国家缴纳的税款达到总额的51%,并且提供了80%的城镇就业岗位。目前，在我国，很多大型企业重视会计电算化系统的实施，而占大多数的中小企业由于许多问题，没有实现会计电算化系统或者效果不佳，这对中国经济的发展有明显的影响，所以提高中小企业会计信息化水平是非常必要的。1小企业会计电算化系统理论概述1.1 会计电算化系统概述电算化会计系统是通过利用先进的电脑技术，加工会计数据，提供会计信息的系统。一般把各种原始会计资料称为会计数据。各种进入会计信息系统中的各种原始凭证是会计数据的载体。会计电算化系统通过对会计数据进行采集输入、加工处理、存储、传输、输出将这些会计数据转化为会计信息。这些会计信息对企业经营管理提供决策依据。会计电算化业务过程主要包括采购/付款、生产/转换、销售/收款、人力、财务等循环，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。对原始凭证的录入应首先选择凭证类型，输入制单日期，凭证按月、分凭证类型自动持续编号；然后依次输入附件张数、摘要、会计科目、帮助核算信息、金额等；对凭证进行审核后可以进行记账、查询、结账等工作。采购/支付、转换、销售/收款过程是一个物质流的过程，而人力、财务过程是人力、资金流过程，财务报告是对信息流进行记录、处理、输出而产生的，是一个财务报告过程。在信息化社会，会计人员的价值主要通过解决会计业务问题来体现，会计业务问题的解决要综合信息处理、信息质量、信息技术、业务流程等要素。会计人员在解决会计业务问题时要考虑到及企业的业务过程的一致性，除此之外，会计人员还要关注物质流、人力、财务流之间的关系、企业风险及机会之间的关系。1.2 电算化下小企业会计工作的特点小企业有以下几个方面的生产经营特点：企业数量大，行业分布广小企业数量占企业总数的百分比很高，并且小企业行业分布很广，小企业经营范围涉及制造业、零售业、交通运输等一切竞争性行业，但不包括技术资本密集度极高和国家专控的特殊行业。（2）企业规模小，市场适应性强，市场反应快捷企业规模小、经营决策权高度集中，特别是小企业，基本上都是一家一户自主经营，企业经营者对利润追求的积极性全面反映了企业资本对利益追求的动力。由于企业经营管理者对瞬息万变的市场反应灵敏，而且小企业的所有权及经营管理权大都没有分离，这样就既可以节约所有者的监督成本，又有利于企业快速做出经营管理决策。业务专一化程度高小企业由于自身规模的限制，往往将有限的人力、财力和物力投向那些细小市场，而这些细小市场很容易被大中型企业所忽视，小企业将有限的资源投入到某一细小产品的经营管理当中，不断从产品质量、服务质量、生产效率方面着手提高，这样更有可能在竞争激烈的市场环境中立足，进而获得更大的发展。1.3 会计电算化向会计信息化过渡的可行性a）计算机网络技术不断进步进入到21世纪，伴随信息经济和知识经济全球化的到来，尤其是以Internet为典型的网络技术的应用和发展，这个世界正逐步的向社会信息化迈进。会计领域里计算机的数据处理的技术的应用不断发展，完全改变了传统的会计信息储存及处理的方式，会计工作效率得到了大幅度的提高。随着现在科学技术不断的进步，计算机网络技术也已经日趋成熟，开始在许多企业，以及整个社会慢慢应用普及。计算机网络技术具备数据通信、分布处理、资源共享、系统可靠、集中控制等功能和特点，因而，对于会计这样数据源头的分布灵活、数据处理的工作量大、数据加工的要求严格、数据传输的要求及时、信息反馈的对象广泛、信息存储的安全性较高的工作，计算机网络技术具有十分巨大的吸引力。在计算机网络的支持下，会计工作可以更加快速有效，会计信息可以在信息使用者和信息制造者之间顺利的传递及共享，企业所有部门的有关信息都可以实现共享及传递，提升企业的经营效率。建立以会计信息数据为中心的管理信息的系统的根本路径。然而,我们在过去的实践里看到,很多企业都会选择前面三种模式，而对网络的系统模式询问得不多,使得会计信息化的硬件系统模式出现了一种远离网络的局面。不过，如今计算机的网络技术日益成熟，优势日趋明显，势必会逐渐超越前面三种模式,变成会计信息化的首要硬件系统。会计信息化中的硬件系统经常采用单机的系统、多机的系统、多用户的系统和网络的系统这四种模式，这些模式也各有不相同的特点。毋容置疑，在计算机网络的技术平台上去建立起会计信息化，比单机的系统、多机的系统、多用户的系统的效率要高很多，这同时也是建立以会计信息数据为中心的管理信息的系统的根本路径。然而,我们在过去的实践里看到,很多企业都会选择前面三种模式，而对网络的系统模式询问得不多,使得会计信息化的硬件系统模式出现了一种远离网络的局面。不过，如今计算机的网络技术日益成熟,优势日趋明显，势必会逐渐超越前面三种模式，变成会计信息化的首要硬件系统。会计信息化的软件方面，由于会计电算化的出现和发展，我国财务软件从20世纪的90年代就已步入到商品化的阶段，并随着各个软件商之间相互竞争的越演越烈，市场上的成熟财务软件也不胜枚举。加上计算机的网络技术普及，企业的管理系统利用网络连接的方式开始重新的组合，会计工作所需要的数据会越来越多的以电子的形式直接的存储到计算机或网络里。再加之各种各样高速CPU和海量存储空间，以及强大的VPN等设备出现，既实现了会计数据的时效性，也在安全性的方面得到了大大的提高。b）会计电算化奠定了基础会计电算化是会计学科进入信息化时代的发展，会计电算化是集会计学、信息技术及计算机、管理学及经济学等各个学科为一体，互相交叉结合以后出现的综合性的学科。从某一种意义上讲，会计电算化是为满足现代化企业制度需要，运用现代的科技和方法对传统的会计进行改革和整合以后，产生出的能够适应社会信息化要求的新型的应用型学科。信息技术正在改变着社会这一职业的传统，并且重新定义着社会会计工作，同时各种新思想和新技术出现也在改变着会计管理的内容和会计人员的工作。会计电算化是把会计及信息技术相互结合而走出的第一步。会计电算化首次把计算机应用引入到了会计工作中来，把会计从业人员从复杂手工会计记账、核算、报账中解脱出来，既减少了财务数据处理的时间，提升了会计的工作效率，也大幅度提升了会计信息的质量，逐步完成了会计工作的"无纸化二同时，为财务科室配置了及会计电算化工作相适应的计算机以及网络设备等，这些设备在客观条件上为会计信息化的实现提供了必要的硬件条件。会计电算化的不断发展使得广大会计从业人员树立起了会计电算化的基本观念，培养出了一批批不仅精通会计理论，而且熟悉计算机知识的复合型的会计人才。同时，会计电算化的不断发展大大促进了不少相关软件行业的成长，在社会上初步地形成了一支会计电算化财务软件开发的队伍，并且培育了很多知名的软件开发企业，为会计信息化的后续发展提供了必不可少的软件基础。因此，在发展会计电算化的同时，也为会计信息化的发展奠定了良好的软硬件基础。2我国中小企业会计电算化系统的现状和存在问题中小企业，跟其他任何的营利组织一样，努力通过产品和服务的质量和价格竞争力，实现盈利。随着贸易和投资全球化，以及全球技术革命的愈演愈烈，中小企业需要作好准备来面对未来的激烈竞争。而利用相关技术提高自己，是他们唯一的出路。在今天的市场竞争中，中小企业需要认识到，为了生存，它需要提高生产力、质量和性能。除了基本的财务报告，中小企业也需要非财务信息如价格变动、市场趋势、客户行为的生存和成长。不断变化的环境需要更及时的信息。因此，中小企业的经理们如果认为不使用会计信息化系统，就能做出好的决策，是非常困难的。2.1 中小企业会计电算化系统实施的主要问题在中国，会计电算化系统经过30年的发展，取得了初步的成功，但却很有限。原因是多方面的，具体特点如下：(1)缺乏及中小企业的实际情况相匹配的软件目前，在市场上很难买到及中小企业的实际情况相匹配的软件。原因很明显：开发商没有开发中小企业适用的中小软件在中国，存在大量的中小企业，他们的业务量，业务范围是非常广泛的，每个公司都有自己的经营特点和经营方式，这使得IT服务提供商很难能够满足中小企业的需求，IT服务提供商不可能为一个中小企业开发一个及之实际情况相匹配的一个软件。2.2 中小企业无法评估会计电算化系统的正确性和客观性中小企业的会计电算化系统的实现有一个普遍的问题，他们不能很好地估计企业在应用财务软件之前和之后的变化。也就是说，他们对本公司的实际情况，没有清晰的认识，如管理水平、计算机硬件和软件水平、技术水平等等，但如果他们在不适合于本企业实际情况的大量财务软件中盲目选择的话,不仅不会给企业带来好处，还会增加不必要的费用。中小企业缺乏人才会计电算化系统是一个系统的、综合的工作，如果一个企业准备实施会计电算化系统，它不仅需要能够掌握现代电子技术和会计知识、以及网络技术的人，也要明白公司自身的经营特点和不足。目前，会计人员整体素质仍然偏低。会计电算化系统对于他们来说是新的东西；他们不能及时掌握先进的管理方法和不能完全理解的财务软件的性能，使实施会计信息系统存在很大困难。中小企业特别是小企业难以吸引人才，一方面是因为人们不把私营企业的就业作为一个真正的工作，感到私营企业的就业容易受到社会的歧视，另一方面，公司不愿意花更多的钱来吸引人才，他们更愿意相信现有的人员和设备已经可以很好地运行企业了。这些都及会计信息化的今天相违背，迫切需要改进。3凤山仪器制造厂会计电算化系统实施模式的构建3.1 会计电算化系统总体规划方案（1）需求分析小企业数量占企业总数的百分比很高，并且小企业行业分布很广，小企业的经营范围涉及制造业、零售业、交通运输等大多数竞争性行业。因此小企业经营方式各不相同，对会计电算化系统的要求也不相同。许多企业为节省资金而选择网络上提供的免费财务软件，但这些软件存在缺乏灵活性、程序及企业业务不匹配、缺少安全保障等缺点。前文提到当前市场上流通的财务软件多为通用型、适合大中企业使用、操作过程复杂的财务软件，而开发专门为小企业量身打造的、易于操作、易于上手的个性化财务软件是有必要的。本文以凤山煤业设备仪器制造厂为例，设计了适合凤山煤业设备仪器制造厂的个性化会计电算化系统。（2）系统运行环境a）硬件环境主机：Intel奔腾双核（尽管使用奔腾III以上就可满足，但由于技术迅速更新，市场上多为高配置的处理器）处理器、256MB以上的RAM、20GB以上硬盘容量。数据库服务器：Intel奔腾双核（尽管使用奔腾III以上就可满足，但由于要完成高密度的计算，所以建议选择高配置的处理器）处理器、512MB以上的RAM、40GB以上硬盘容量。网络配置：网线（双绞线）或宽带、IOMb/s以上网卡、多口交换机、打印机、UPS不间断电源等。b）软件环境计算机操作系统：建议采用WindoWS系列，因为操作简便，易于掌握。数据库：建议选择SQLServer2000,它是一个关系型数据库管理及分析系统，它能提供大型系统所需的数据库服务。系统所需的数据库服务。企业在构建软件时要综合考虑软件平台及财务软件的兼容问题。3.2 会计电算化系统总体规划方案系统总体结构设计本文设计的会计电算化系统能够替代手工进行账务处理，针对小企业的业务特点和用户需求，对企业的用户信息、科目、凭证等都做了设置，能够提高会计人员工作效率，保证了会计信息的准确性，加快了会计信息的产生速度。本系统的总体结构设计方小企业会计电算化系统系统业务处理数据流程如图3-2付款顾客供应商P3会计做账处理Pl销售收应付款货发经理图3-2业务处理数据流程图3.3各功能模块设计根据企业的业务特点及企业的具体要求，设计了账套管理子系统、用户管理子系统、记账子系统、报表子系统和期末处理子系统。具体功能如下：（1）账套管理子系统：企业可以根据自身的需求，建立一个或多个账套。建账套是指将一组相互关联的数据，一套完整的账簿体系建立在计算机系统中，一个系统可以管理多套账，每套账之间是相互独立的。建立账套的流程为：首先，设置账套号、账套名称、账套路径、账套启用日期等账套信息；其次，要输入单位名称、类型等相关信息；第三，要设置记账本位币、企业类型、行业性质、账套主管、是否按行业性质预制会计科目等账套的核算信息。会计科目设置要求完成下列操作：一是设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空：二是设置会计科目余额方向;三是设置辅助核算科目。对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置；四是设置外币核算科目；五是设置数目核算科目：设定须要进行数量核算的科目，以及数目核算计量单位；第四，对存货、客户、供应商选择是否进行分类以及是否进行外币核算等基础信息进行设置，如果有外币核算，要对外币币种及汇率进行设置；第五，设置分类编码方案,是对企业关键核算对象确定分级次以及各级编码长度，以方便用户进行分组核算、统计和管理。一般要进行编码设置的有会计科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。分类编码方案可以在建账套时设定，也可以在账套建好之后进行修改。设置会计科目编码时，科目编码必需唯一，科目编码必须按其级次的先后顺序树立，科目编码用数字、英文字母等表现，避免用如&、空格等其他字符，(2)用户管理子系统：系统根据规定设置用户的使用权限，在不同的权限下，用户的操作也不同，具体职责如下：电算主管：电算主管在掌握会计相关知识的同时还要掌握计算机的运作，主要负责会计软件系统的正常运行以及协调计算机及软件系统的正常运行，会计账表的输出，数据审核也由会计主管负责，电算化主管可由会计主管兼任。系统操作：系统操作员要求具备会计知识及上机操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。系统操作员负责财务数据的录入和输出，并对数据的正确性进行检查，操作完毕时做好相关备份和保密工作。数据审核：负责对输入计算机的会计数据的真实合法性进行审核，对计算机内的账簿进行登记，对打印输出的账簿、报表进行确认。数据审核员要求具备会计和计算机知识，由具有会计师以上职称的财会人员担任，可由主管会计兼任。系统维护：负责计算机硬件、软件的正常运行。要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级培训，具体负责解决系统出现的故障和系统升级工作。电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，监督内部控制制度是否完善。要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。负责对电算化系统内的会计资料进行分析，根据企业的生产成本、销售成本等信息找出存在的问题，并提出合理的措施，为企业的日常经营管理例如生产、销售、库存等提供有效的决策依据。档案管理：负责存档各类存储数据的介质、程序安装盘、输出的账表、凭证及其他各种会计档案资料的保管工作，并对各类会计数据进行保密。(3)记账子系统：记账子系统包括凭证管理和记账管理两个模块。凭证管理主要包括凭证录入、凭证审核、凭证过账和凭证查询；记账管理包括现金日记账、明细账和总账，用户可以根据需要进行查询、打印。(4)报表子系统：自动生成财务报表，也可对财务报表进行查询和打印。(5)期末处理子系统：主要功能是期末汇总、自动结转等。3.4数据库设计系统数据库的设计主要是数据库中数据表的设计和系统E-R图的设计。数据库表主要包括会计科目表、科目性质表、期初余额表、凭证录入表、凭证借贷综合表等。表间关系如图3-4所示：图3-4数据表关系图3. 5实施会计电算化后应注意的问题(1)选择合适的电算化人员企业对电算化会计岗位的人员应进行审核，首先要求电算化人员应具备相关电算化基础，并通过初级会计电算化认证，如果企业将基本会计岗位及电算化岗位合并，那么就要求会计人员要持有会计从业资格证。(2)计算机及手工并行三个月计算机处理及手工会计处理要并行三个月以上(一般不超过六个月)，且计算机及手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。企业实施会计电算化是一个复杂的过程，应用财务软件进行会计相关工作要及手工记账保持一致，企业在开展会计电算化初期不能只使用财务软件进账务处理，应该保持手工处理及计算机处理同时进行，时间要在三个月以上，并行期间要保持两种方式的会计处理结果相同，如果存在手工会计处理及计算机处理结果不同的情况，企业就要及时找出存在不同结果的原因，查明是哪种方式出现了错误，对找出的问题及时进行解决。（3）建立完善的岗位分工小企业要根据自身实际经营管理情况，建立会计电算化岗位责任制，明确各个工作岗位的职责范围，把具体工作真正落实到每个人的头上，能做到出现问题时有专人负责。（4）会计基础工作规范化会计基础工作规范化主要包括会计数据的收集，例如原始凭证等应具有规范化、会计核算方法的规范化、会计报表等信息的输出及管理应具有范化。（5）企业在使用计算机替代手工记账方式时应对财政部门提交会计基础工作规范证书、会计人员资格证明、计算机及手工并行处理结果一致的证明、辽宁省计算机替代手工会计核算单位考核申报表等材料。4结论小企业在我国国民经济中占据着重要地位，提高小企业的综合竞争实力对我国经济的发展有着重要的意义。促进小企业会计电算化的开展能使企业的基础会计工作得到完善，提高会计数据处理的及时性、准确性和经济性，保证会计核算质量，促进会计工作规范化，为整个管理工作现代化奠定了基础。本文通过对辽宁地区市地级城市的小企业开展会计电算化情况进行调查及分析，并结合理论研究，我们可以发现，目前小型企业会计电算化开展情况不容乐观，许多因素制约着小企业会计电算化的开展，例如领导重视程度、资金、会计人员素质等。要改善小企业会计电算化系统实施状况就要针对以上影响因素制定具体的改进方案。同时，通过调查分析也可以发现，在已经实施了电算化系统的小企业当中，其开展情况也不是十分理想，存在着诸多问题，例如，提供的信息不能满足企业管理的需求，电算化系统存在安全隐患问题等。我国开发的电算化软件较高的追求通用性，对行业特点、业务特点考虑较少，而针对小企业而开发的个性化财务软件则是少之又少。综上所述，我国小企业会计电算化的开展应因地制宜和因时制宜。由于生产规模、资金、人员素质等因素的影响，小企业面临的市场竞争压力很大，生存环境相对恶劣，生存状况也不太乐观，业务发展方向和经营战略有较大的不确定性。提高会计信息的及时性和准确性，适时的开展会计电算化业务是比较可行的方案。全面信息化是企业未来的发展方向，但全面信息化对小企业来说还为时尚早，因此不宜急于求成，一次投入大量资金推行ERP或类似的全面信息化建设。致谢我历时将近两个月时间终于把这篇论文写完了，在这段充满奋斗的历程中，带给我的学生生涯无限的激情和收获。在论文的写作过程中遇到了些的困难和障碍，通过查阅资料和向老师请教都一一克服了。在此，我向指导和帮助过我的老师们表示最衷心的感谢！同时，我也要感谢本论文所引用的各位学者的专著，如果没有这些学者的研究成果的启发和帮助，我将无法完成本篇论文的最终写作。至此，我也要感谢我的朋友和我的家人，他们的支持使我安心的学习，让我完成了学业。金无足赤，人无完人。由于我的学术水平有限，所写论文难免有不足之处，恳请各位老师和同学批评和指正！参考文献1刘建华.中小企业会计电算化的问题及对策J.时代经贸，2008(9)：3512李玉清，方成民，杨克勤.加强政府宏观指导促进中小企业信息化快速发展J.中国科技信息，2005(7)：12-153秦小丽，孙月萍浅析电算化环境下的企业内部控制J.中国管理信息(会计版)，2007(2)4孙玉中小企业融资问题探析J.金融经济，2010(24)：58-595王山军.中小企业会计信息化应用研究J.甘肃科技，2009(20)：112-1146王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程J北京：清华大学出版社，2005：1-47薛鹏.中小企业会计电算化信息平台如何构筑一关于中小企业实施会计电算化的设想J中国管理信息化(会计版),2007(4)：7-98杨忠中小企业会计电算化存在的问题及对策分析J科技信息(科学教研)，2008(25)：269曾柳凤.加快推进中小企业会计电算化进程提高企业财务管理水平J企业科技及发展,2008(22)：6510朱新满.中小企业会计信息化建设存在的问题及对策J商业会计，008(21)：60-6111石天胜我国会计电算化发展中的问题及解决对策J商业经济，2013,11：103-104.12邱保印从电算化会计信息处理特点看电算化会计发展趋势J.上海会计，2009(5):P8-1013黄胜华：企业会计电算化的现状及完善对策分析J.中国管理信息化，2007(3):P45-4714骆良彬，张白企业信息化过程中内部控制问题研究J会计研究，2008(05):P19-2115单广荣.基于网络环境下的会计信息系统内部控制J.财会研究，2010(7):P34-3516王丹.企业会计信息化存在的问题和对策J.当代经济，2009(10):P15T8