物业公司文档信息督导检查标准.docx

一级指标二级指标检查标准检查方法扣分标准制度建设（1分）制度的完善性各项管理制度健全，符合物业服务中心管理制度清单的要求与物业服务中心管理制度清单核时落实情况管理制度均得到全面落实，并能达到预期效果抽查几份制度的落实情况（可采取查记录、观察现场实际操作等方法）计划管理（3分）年度计划年度计划的各项工作均按计划时间完成，完成状态有跟进记录查工作计划管理系统，抽查几项计划工作完成情况（可采取查记录、查现场、询问法等）；查跟进记录未符合扣0.2分月度计划1,计划完整，年度计划工作应在月度计划中体现2、按计划完成各项工作3、计划完成情况有跟进4、未按计划完成的工作应当说明，如继续实施应在下月或以后月份中体现查工作计划管理系统，抽查年度计划中的工作是否在月度计划中体现；抽查几项计划工作完成情况（可采取查记录、查现场、询问法等）；查跟进记录参照标准一项未符合扣0.1分一级指标二级指标检查标准检查方法信息管理（3分）管理制度制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度抽查查阅部门制度是否与集团、公司制度相符未建立扣0.2分明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任抽查以询问方式了解相关人员对制度的掌握程度未符合扣0.2分部门信息管理员发生变动，须提前2个工作日报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训抽查培训记录未符合扣0.2分部门负责人或信息员负责将公司的相关信息管理要求在部门内部宣贯抽查会议纪要或培训记录未符合扣0.2分一级指标二级指标检查标准检查方法信息传递1、各部门必须根据信息上报的格式及时间等要求，以上载内网或电子邮件等形式发送及抄送相关部门2、部门开展正面重大活动或事件、获得荣誉等，部门信息员应在活动（事件）发生一个工作日内编写信息快报发送总经理办公室，抄送分管领导3、负面事件以投诉、突发事件、媒体曝光等信息及时反馈职能部门突发事件处理组；如遇节假日、特殊情况或事件属要求一小时内电话报送的信息，应在事发一小时内电话知会分管领导及各职能部门电话联系人，一日内报送相关文字资料4、部门应定期对本部门网页进行维护和更新5、建立社区网的小区，服务中心须对社区网及时更新6、对各类信息进行跟踪和反馈，至少每3天报送一次后续信息直至事件关闭对外信息的发布1、部门对外发布的信息，部门负责人需审批2、职员向媒体投稿，发表行业相关文章，需经公司审批检查相关记录未符合扣0.2分文档资料（3分）收集1、每月/季/年初收集现场质量记录2、外来文件填写文件处理表，报相关领导批阅抽查未符合扣0.2分建立1、做好清晰的标识2,无污损或破损3,内容完整4、传真件应复印后保存复印件抽查未符合扣0.2分一级指标二级指标检查标准检查方法归档1、按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行2、按不同业务类别进行排序、编目3、文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等4、外来文件由经办部门存档5、在文件资料存储清单餐记抽查未符合扣0.2分储存1、旧档资料应尽量在统一地点保存2、做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作抽查未符合扣0.2分报废经部门负责人批准后销毁，属于保密文件须粉碎处理抽查未符合扣0.2分查阅1、在借阅登记表上登记，并经部门负责人批准方可查阅，并及时收回2,政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存抽查未符合扣0.2分保密1,保密文件控制：电子文档加密码，重要、机密的电子文档在设置密码后报部门负责人备案2、保密信息在传递前是否确定保密级及阅读范围抽查未符合扣0.2分移交资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工作，完善交接手续资料管理员交接清单应列明各美文件资料名称，可在交接清单后另附文件资料存储清单抽查未符合扣0.2分一级指标二级指标检查标准检查方法发布1、所有文件需经部门负责人审批后方可发布，对外发文需有部门经理签名2、通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录3、重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存文件发放签收表4、部门发文格式及内容符合公司体系文件要求及集团行文要求；5、部门管理制度格式符合体系文件要求抽查未符合扣0.2分文档现场管理（3分）资料柜1、柜内资料内容同文件资料存储清单相符2、文件柜符合文档储存环境要求3、柜门锁和钥匙齐备4、钥匙编号同锁号相配5、资料柜有专人负贵管理抽查参考标准未将合一项扣0.2分电子文档1、按公司制定的电子文档示范目录建立文件央2、管理软件内容每月上传服务器备份3、每年初对上年重要电子文档以光盘保存，并在文件资料存储清单赍记4、各办公电脑的文件存储情况应填写文件资料存储清单参考标准未符合一项扣0.2分