物业管理处公开文件管理规程.docx

1目的明确本管理处公开文件的管理和控制规程，确保提供给客户的公开文件均得到有效管理和控制。2适用范围适用于本管理处向客户提供的有关物业管理服务的公开文件的控制工作。3定义本规程所指的公开文件是指本管理处日常服务所需而发给客户的各类文件,包括通告、整改通知、收费通知、停电、停水通知、会议通知等。4职责4.1本管理处负责人负责本管理处公开文件的审批。4.2各条线主管负责Fl常物业管理服务中需提供给客户的公开文件的审核。4.3客服主管负责公开文件发放范围的确定和管理工作。4.4客服代表负责公开文件的发放和签收工作。5工作程序5.1公开文件的制订本管理处在服务管理过程中需向客户发出的公开文件，由各条线主管负责文件的制订并审核。5.2公开文件的审批经审核的公开文件，须报管理处负责人批准后才能下发。如果管理处负责人难以决定的文件，要呈报公司相关职能管理处审批。5.3公开文件的发放5.3.1发放方式a）按户发放，要求接收人签字；b）公开告示；c）会议。5.3.2发放签收a）客服主管负责确定按户发放的公开文件的发放范围，编制K公开文件签收单1，报管理处负责人审批；b）客服代表根据K公开文件签收单?内确定的发放范围，负责将公开文件发放至客户并请客户在K公开文件签收单X上签收。5.4公开文件的存档、保管54.1客服主管负责公开文件的存档、保管工作。5.4.2公开文件的存档、保管要求按文件控制程序执行。6相关文件文件控制程序7适用记录K公开文件签收单U