办公室礼仪及行为规范制度.docx

办公室礼仪及行为规范制度为使公司员工行为规范，办公室管理有章可循，加快公司行政管理工作的制度化、规范化之进程，提高大家的工作效率，特制订本制度。一、办公桌面物品摆放规定办公桌面物品定义是指摆放于办公桌桌面物品，它包括方式文件架或者立式书架、员工自己的文具、电脑显示器或者附带有键盘和鼠标等。放置物品的要求1、仅限办公桌面摆放的物品：电脑显示器（可以附带键盘和鼠标；若无显示器，可以放置笔记本电脑一台），书架或者文件架，文具盒一个，笔记簿一个，水杯一个。2、如果申领了办公室绿色植物，桌面可以摆放一盆植物。3、除了仅限办公桌面摆放的物品以外，员工可以临时存放与自己工作相关的资料和产品，但是当天下班后必须将临时存放于桌面的物品收归他处，不得留存于桌面之上。二、办公室内物品摆放规定办公室内物品定义是指摆放于办公室内的物品、它包括办公用品、项目文件和产品（例如报批资料，完工资料、产品样品等），员工的私人物品、员工办公用桌等。放置物品的要求1、各部门对项目产生的文件,可以暂时存放在办公室内，如果没有特殊情况的，应一周之内将该文件收归处理，不得占用办公室公用空间超过一周。2、办公室严禁堆放与工作无关的物品，员工私人物品和办公桌椅摆放不得妨碍他人工作，办公桌椅未经人事行政部批准，不得私自随意摆放、移动。倘若是特殊情况，必须报备给行政部门登记备案，并放置到合理位置。3、办公室摆放文件柜、五节柜、办公桌、饮水机等设施，应规范、整齐并随时保持清洁。4、文件柜、五节柜、保险柜的顶部严禁堆放旧书籍、旧文件、旧资料及杂物。5、木质玻璃门文件柜摆放的书籍、文件等办公用品应整齐、合理。6、新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。三、办公室卫生管理规定（一）职工区域卫生1、每位职工上班前5分钟打扫自己办公工位的卫生，整理文件，保证办公桌上无浮尘，桌上电脑、键盘和书籍无浮尘，下班后清理当天的垃圾；2、不在办公室墙壁乱悬挂、张贴杂物。（二）公共卫生维护1、办公室内不得随地乱扔纸屑，地面随时保持无积尘、污物、烟头、痰渍、口香糖渣等渣滓。2、墙面、门窗严禁张贴与工作、学习无关的纸张及印刷品。3、请自觉保持办公区内环境卫生，桌面、窗台、地面、墙壁不能有污迹，时刻保持空气清新。4、办公室及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。四、办公室行为、纪律规范1、公司统一实行“办公室门户开放政策”，即在办公时间，任何办公室均须开门办公，请勿在办公时间将办公室房间门关闭或虚掩；特殊情况（如有时需要保密）才可以关门办公。2、请勿在办公场所讲不文明用语，在办公室和走廊不能嘻笑、打闹；工作时间请勿聊天、开低级玩笑。3、请勿破坏性地使用和对待公司物品；借用他人或公司的东西，使用后应及时送还或归放原处。4、工作时间无事请勿串办公室；未经同意不得随意开同事的抽屉、柜子、使用他人的电脑等物品，不得随意翻看同事的文件、资料等。5、办公室内未经允许，请勿进行打牌、下棋等娱乐活动，严禁上班时间在电脑上玩游戏。6、不允许公司员工在办公室内吸烟；如果吸烟，请到卫生间内吸烟。五、办公仪表规范1、工作时间全体职员着正装，保持工装干净，不得穿脱鞋上班工作；2、办公室工作人员必须佩戴工作牌，工作牌损坏可持旧牌到办公室换新，如丢失则需支付工本费3,仪容仪表：女士宜化淡妆，不得浓妆艳抹；男士不宜留怪异头发或过长头发，刮净胡须。六、接听和拨打电话礼仪1、在接听电话时，最好在电话铃响第二声或第三声的时候接起，以给对方最为适宜的心理准备时间，同时体现公司高效的办公效率。2、接听电话要主动报出自己的公司名称或部门名称,在接听时请说"您好,*”；接听电话要使用文明用语，语速适中，态度亲切、温和、耐心，同时要简明扼要，体现公司的工作效率；对方讲述时要留心听，并记下要点；未听清时，应及时告诉对方，请其重复；结束时礼貌道别，待对方切断电话后，自己再放话筒。3、接听公司外部人员打给公司其他同事的电话时，同样要耐心礼貌，可以在说过“请您稍等”之后以最快速度找到相关的同事或者将电话转到相关的部门；当同事不在时，应礼貌地请对方稍后再打，并主动表示可以帮助对方转达紧要的信息"4、当接听到不指名的电话，而自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。5、所有员工在工作时间拨打与工作无关的私人电话严谨超过30分钟；如果确有重要或紧急的私人事情需要处理，注意节约时间，长话短说。6、不论遇到何种情况，均应避免在电话中与对方发生争执或使用过激的语言，宜耐心、冷静、有修养地解决问题。七、会议室使用管理规定适用会议：周会、项目会议、临时会议、会见业主、临时办公等均属于此范围。内容1、会议室由行政部负责管理。2、会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政人事部经理批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。任何部门和个人未经行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。3、会议举行必须到人事行政部登记签名，登记后方可使用；会见客户时，需要会客员工到行政部登记；临时办公人员必须到人事行政部登记签名使用，倘若遇到特殊情况，需要紧急使用会议室，可以事后到行政部补签登记。4、凡是在人事行政部登记签名后，签字登记人对如下事宜承担责任：（1）会议前对投影仪、电脑等会议设备的试用与布置；（2）会议后会议室的清扫、会议桌的清洁卫生；（3）会议后对所使用的设备复原到会议前的放置状态；（4）会议桌、会议椅的整齐摆放与归置。（5）关好窗、门、电器，并向办公室及时说明并在申请登记表上签署使用意见。签字人可以自行处理上述事宜，也可以安排其他人代办处理。使用会议室期间，使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议富用品带走或挪作他用。损害公物由签字登记人负责。八、办公用品管理规定相关流程办公用品的申请购买由人事行政部负责。各部门经理将需求细化到规格和型号填写进月采购计划表于每月20号上报给人事行政部，由人事行政部统一汇总交于财务审批，将审批后的表递交给人事行政部审批采购。具体内容1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都由行政部统一负责。2、员工填写申请表，必须明确、详细、以避免采购物品与需求出入过大，无法满足使用；因员工填写错误而引起的采购物品无法使用，部门经理承担相应责任。3、办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门提“加急采购表"进行采购。在这种情况下，必须经总经理、财务审批同意方可购买。4、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经人事行政部经理同意。5、各部门及各使用人的办公用品使用标准；每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每月15日至20日为办公用品领用时间，其他时间严禁领用办公用品。6、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象.笔记本、签字笔芯、固体胶棒、涂改液、计算器、订书器等办公用品重新领用时以旧换新。7、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。8、对决定报废的办公用品（资产类），要按报废流程填写资产报废单经总经理、人事行政部审批方可报废：同样如有办公物品（资产类）按调转流程填写资产调拔单经总经理、人事行政部审批方可进行调拔。九、打印纸使用规定打印纸的定义打印纸为办公室常用A4打印纸，打印纸分成可使用的单面及新纸两种，可使用的单面纸是指已经使用过一面,还剩一面可用，Il用过一面的内容已无效的纸张。新纸是指两面均未经使用是纸张。1、在打印及收传真的时候，如果是不重要的、非正规的、对内的文件或资料一律使用单面纸。在打印及收传真的时候，如果是重要的、正规的、对外的文件或资料须使用新纸。2、凡是经装订过的单面纸，留有装订的孔洞或者订书钉痕迹的单面纸，均为不可使用的单面纸，一律作废纸处理，不得放入打印机内重复使用，以免损坏硒鼓和打印机。3、打印机和传真机送纸的地方只放可以使用的单面纸，如有需要用新纸时，请自行手动更换，打印或传真完成后请务必将纸换回单面纸，若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。如果打印、复印资料超过100页，即为大规模打印。大规模打印的使用者可以带着打印纸到人事行政部用大型打复印机打印（人事行政部不备有打印纸），以免自己部门的小型打印机硒鼓墨粉不足，耽误后期工作使用。