苏州大学东吴商学院研究生会章程2020年修正案.docx

苏州大学东吴商学院研究生会章程（2020年修正案）第一章总则第一条为规范我院研究生会的日常工作，加强学生骨干队伍管理，提升部门凝聚力与整体战斗力，结合本学院特点，特制订本章程.第二条苏州大学东吴商学院研究生会是在苏州大学东吴商学院党委、行政领导下和院团委、校研究生会具体指导下，切实本着配合学校研究生工作、服务学院全体研究生的宗旨，努力服务同学、服务学校、服务大局的学生自治组织。第三条本章程旨在进一步加强我院研究生会学生骨干的责任意识与担当意识、完善学生骨干的工作条例与管理机制。在明确各参与主体工作职责的同时做到奖惩并重，以进一步激发研究生会整体活力，让研究生会的工作得以顺利开展。第二章对象第四条本条例的适用对象为东吴商学院研究生会全体成员。第三章组织和职责第五条本会组织机构的设置。（-）主席处设执行主席一人、轮值主席两人:（二）办公室:部门负责人一人,干事两人;（三）学术部:部门负责人一人,干事两人:（四）宣传部:部门负责人一人,干事两人;（五）新媒体:部门负责人一人,干事两人;（六）文艺部:部门负责人一人,干事两人;（七）体育部:部门负责人一人,干事两人。第六条院研究生会各部门工作职责（一）主席团：研究生会的运作核心。负责统筹安排研究生会各项活动的组织开展，制定研究生会工作章程；协调、监督和管理研究生会各部门开展工作，并协助学院研究生办公室完成各项工作。（二）办公室：研究生会行政管理的综合部门。进行日常的文字整理、文稿编纂工作，并总结各项活动情况，做好资料存档、档案管理工作：对院研究生会各部门进行人事考评；为各个部门的活动提供财务报销与后勤管理方面的支持。（）学术部：宣传推广学院前沿学科，促进学科间的交流探讨，鼓励各年级广大研究生积极参与学术活动，活跃我院学术氛围:组织开展学术讲座和学术交流工作，收集本院研究生的科研成果，创办学术性刊物，为我院全体研究生提供一个学术交流平台，创造开放的科研环境。（四）宣传部：配合各部门开展活动，通过多种途径，多种形式宣传研究生会的各种活动，及时报道各项活动的进程及结果：向广大研究生同学、研究生会、学校管理层和社会各界提供有关信息，介绍院研究会的工作动态，扩大院研究生会的影响力。（五）新媒体：协助院研究生会备个部门开展活动，对活动进行事前和事后的微信推送宣传；负责与校研究生会、社团协会等各类学生组织的沟通与交流；同时接受同学投稿，通过内容充实、形式多样、思想深刻的原创性高端宣传作品来剖析社会问题、回应学生关切、普及干货贴士、跟进学术动态、展现校园风光美景。（六）文艺部：以"活跃我院文化氛围、丰富同学业余生活"为宗旨，负责组织形式多样的文娱活动，丰富研究生的课余生活，充分发挥研究生的个性与才华，为研究生营造一个活泼、和谐、高雅的校园文化氛围：做好开展迎新晚会、圣诞舞会等文艺活动的准备和组织工作，推动校园文化艺术的发展。（七）体育部：以体育运动为媒介，通过组织形式多样的体育活动，引导同学们进行健身锻炼，增强体质，普及全民健身，举行乒乓球、篮球、足球等群众性体育活动，提高我院研究生的身体素质；组织参与、承办各项校级体育赛事，加强与其他学院友好交流，弘扬体育精神，增强学院凝聚力。第七条淡化部门概念，互相学习，追求全方面发展。研究生会组织根据工作实际，在组织内部讨论、报院学生工作领导小组批准后，可以调整各部门的职责和内容。第四章人事任免制度第八条研究生会以公平、公正、公开为原则，以自愿为前提面向全体符合参选条件的东吴商学院研究生选拔骨干。第九条研究生会主要通过全院研究生代表大会选拔主席团成员，原则上每年一次，进行主席团换届工作。符合竞选条件的东吴商学院研究生，以自愿为原则参加竞选。经过初选面试后，最终候选人将进行公示，接受同学监督。通过公示的候选人，将在学院研究生代表大会上竞选演讲，通过差额选举产生新一届研会主席团。新一届主席团产生后,上一届主席团自动解职，换届结果报院党委、团委审查通过，报校研究生会备案。第十条各部门负责人对主席团负责、受其监督，主席团有权根据工作需要对各部负责人进行人事调动。若在职学生骨干屡次违反制度而受纪律处罚，研究生委员会委员有权向主席团提出对该学生骨干的罢免提案，主席团集体讨论通过、批准后，罢免申请通过，该学生骨干正式被辞退，人事变动报学院团委备案并书面通知该同学；如果在职学生骨干出于某些特殊原因需要离开工作职位的，可向主席团提交辞职申请。主席团在集体讨论、批准后，辞职申请通过，该学生骨干离开工作职位，人事变动报学院团委备案并书面通知该同学。第十一条各部门根据确需主办的重大工作或活动，可以在学院招募志愿者，吸收同学参加。部门负责人将志愿者成员的办事态度、工作情况真实记录，作为学年末的志愿者工作评价的依据。第五章监督考评制度第十二条在学生活动开展过程中，研究生会主席团对院全体研究生负责；各部门负责人对研究生会主席团负责；各部门干事对各部负责人负责。第十三条会议监督管理制度（一）周一晚上18:30举行会议，每周举行，遇假期顺延；遇特殊情况另行通知。（二）会议原则上由主席团主持，由办公室负责人负责会议纪要，每次会议应当有议题、有考勤、有决议、有记录，并由办公室整理归档.会议主要内容有总结前期工作、通报经费使用情况及布置下一阶段的工作重心。（三）每次会议参会人员不得迟到、早退和无故缺席，请假必须以书面形式为准，两次请假作一次缺席，两次缺席作自动退出处理。第十四条部门工作开展监督管理制度（一）关于工作计划的报送。研究生会于每学期初向学院提交学生工作计划与经费预算方案。活动计划与经费预算方案包括：本学期拟开展的常规及大型院校活动，并注明开展活动的细节即开展时期、预算、分工和预期效果。（二）依规章递交活动策划。在开展大型院校活动时，该活动主要负责人应于活动前向学院递交XXX活动策划，该策划应对活动的各环节开展的时期、预算、人员分工与预期效果进行说明。活动结束后由活动负责人进行实时总结，并将活动完成情况的说明（用邮件正文形式）和工作成果（用附件的形式）发至办公室邮箱，由办公室统一整理存档。（三）关于工作总结报告的提交。每学期末，各部负责人应向研究生会主席团提交学期工作总结报告，研究生会主席团在工作例会考勤、会议纪要和活动总结报告的基础上，进行学期总结。报告中应包括本学期开展的常规活动和大型院校活动、各部门表现情况等。第十五条考评制度对研究生会全体学生骨干、全体活动志愿者每学期期间所做的工作及工作中的表现,以考核的方式加以全面的反映和鉴定。由办公室来进行考核，填写考核表，每学期核算一次考核情况。主要体现在以下几个方面：（一）思想作风考核。研究生会成员要坚定政治立场，积极进步，努力在工作实践中贯彻和执行党的路线、方针和政策，并应用马克思主义的立场、观点和方法，正确分析和解决问题。应当遵守法律法规、校规校纪，生活行为检点、作风正派，凡因表现不也被老师或同学投诉，或生活行为不检点、作风不正派，有损研究生会、研究生团委形象者，一经查实，直接予以辞退。（二）出勤考核。出勤考核包括会议的出席，活动相关人员的出席，研究生会的值班三个部分。按时到场参加每场院研会全体会议、部门会议，需要请假者，在会议开始前至少半天向执行主席及会议记录者请假，参会人员需在会议开始前5-10分钟到达会议现场并签到，会议参与者需认真进行会议记录：积极参与院研究生会、校研究生会举办的活动，活动考核主要在于各个部门的活动的人员和展开情况进行考核，由办公室和各部负责人共同评定干事的工作来结算出席活动的次数；按照值班安排，按时参与值班，因事无法按照值班安排进行值班者，需要提前2天与其他成员进行沟通、调换，向执行主席及办公中心相关负责人报备调换后值班安排及调换原由，值班人员需定期清理打扫办公室卫生，保持工作环境的整洁干净，完成值班工作任务。（三）工作情况考核。各部负责人期末根据各志愿者的学期工作情况和主席团商定后，根据具体情况评出优秀志愿者若干。志愿者要按照院研会的相关制度规定开展工作，违反相关制度规定，情节严重者予以辞退；志愿者需认真完成工作，工作任务完成超时或不达标，存在无理由推脱、拒不完成工作任务的情况，取消年度评优资格，情节严重者予以辞退。第六章财务制度第十六条经费管理（一）经费来源：由学校拨给资金；争取社会赞助。（二）经费用于举办活动及研究生会日常开支，不得用于与研究生会无关的活动。（三）管理周期：办公室经费具体负责人应每月整理一次发票，了解研究生会经费的使用情况，做好经费开支统计。每学期由办公室负责人向研究生会执行主席汇报，并定期在研究生会全体成员会议上向全体研究生成员作经费使用情况的报告。（四）遇重大活动需经费时，由各部门根据活动规模、影响等因素编制预算表，经研究生会全体成员共同商议，并由办公室负责汇总编制经费预算表，经执行主席签字后报请院办批准。第十七条票据报销相关规定（一）报销需要所购物品的清单（即收据或结算票据）与发票。清单、收据或结算票据必须是店家所开，发票必须盖有国税或者地襁认可的单位财务专用章方可报销：发票背面必须写清楚此张发票的用途（产品名称、单价、数量）、经手人和证明人。（二）票据格式规范票据付款单位名称（俗称抬头）应与学校现有核算账户的独立法人名称一致。如"苏州大学"（一般写这个）。（三）报销要求经办人需凭合法的原始发票或收据办理报销（退款）手续，票据内容不能擅自添加、涂改，合计金额计算准确、大小写一致，不得涂改、挖补。发票或收据复印件原则上不予报销（退款）。1.报销时，须按报销内容填制相应的核算账户报销单，所填制内容必须真实、完整、合法。2.费用报销原则上实行“一类一报”、“一事一报"、"一次一报”，报销单上事由表述与票据内容必须一致。学生活动费报销时还须提供活动通知、人员名单、发放活动奖品须附获奖人员签名表。3.报销时，须注明经费开支渠道，同时，经办人在每张原始单据上签字，写上活动名称，购买实物发票还须有验证人或证明人签字。4.电子发票需要在报销页面进行认证，电子发票打印后注明"该发票用且仅用一次"。（四）报销时间当年1月1日-6月30日票据，须在当学期教职工放假前找老师签字（以下同理）,于当年8月31日前报销：当年7月1日Tl月30日票据，须在当年12月15前报销；当年12月1日T2月31日票据，须在次年3月31日前报销。所有过期票据不予报销。（五）票据内容说明可报内容：办公用品、活动用品、奖品（需要签收单）、图书（需要清单与签收单）、报纸（报纸原件与复印件）等。具体清单则需进一步说明报销内容，如所购何物、单价、数量等。第十八条报销流程各部门在活动前上交活动申请及预算；当活动结束后，参与此次活动的每个部门收齐本部门用于此次活动的发票，交于各部门主管人员；各部门主管人员登记好每张发票的来源（这张发票是由哪一个部门交来的）与金额，写出一份经费使用说明（包括经费开支项目与价格、实际花费款项与发票总额）；执行主席负责核对经费预算与实际费用，并审核此次活动的经费使用是否合理；如果合理，则将所有资料移交给办公室财务人员，每项支出均需要至少两名经办人签名，实行先垫付后凭发票审核报销制度；办公室财务人员将负责报销此次活动经费；如果不合理，则主管部门必须向执行主席做出解释；办公室财务人员报销经费后，将把款项交给此次活动的主管部门负责人，再由主管部门分发给其他各个部门，主管部门要注意好当中的分发程序。第十九条报销票据粘贴1.按照原始票据内容进行分类，将同类票据按“小票在下、大票在上”要求，从左到右、阶梯状一次粘贴在"粘贴单”（24cm*14cm）上。2.每笔报销单原则上最多粘贴50张原始票据。3.超大票据按“齐左折右，齐上折下"方法折叠后粘贴。4.粘贴时应使用胶水或浆糊，不得使用单面胶、双面胶或订书打。5.原始票据粘贴后应保证票据内容清晰可辨。6.增值税专用发票抵扣不用粘贴，用回形针夹于粘贴单前。第七章文件、档案及物资管理制度第二十条文件、档案管理（一）档案管理工作统一由研究生会办公室负责，办公室对研究生会所有文件进行分类、整理、归档，并及时对各项工作进行总结，在例会上向主席团汇报情况。（二）各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。（三）档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。（四）档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。（五）研究生会档案分类为：红头文件、会议记录、工作计划预算、工作总结、活动策划、活动海报、活动通讯。有关档案都将据此分类。（六）每个月月末，办公室定期整理各部门活动材料，有缺漏材料及时与各部负责人联系。（七）研究生会各部门每学期初（开学第一周或者换届后一周内）应向研究生会主席团呈交一份详细的工作计划及预算。学期末（学期结束前一个月），各部门应将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录文档册。（八）各部门开展的所有活动都应制作详细活动计划、预算、策划、宣传文稿、海报、活动通讯交至办公室存档。（九）各类档案是主席团、办公室对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是办公室对研会干事进行考核和评优的依据之一，各部门应认真对待。（十）档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重，装规范、检索方便、管理完备（十一）各部门借阅档案文件后，应保持文件的完整清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且在3日（特殊情况除外）之内归还，若有遗失应作出书面检讨。第二十一条物资管理（一）物资的所有权归研究生会所有（二）研究生会物资只供研究生会各部门为进行正常的工作而使用。除此之外的任何个人和团体不得随意使用研究生会物资（三）物资的管理权归研究生会办公室所有。办公室负责对物资的采购、整理、管理、登记等工作。（四）物资的购买与注册1.办公室持有物资清单，物资清单记载现有物资名称、数量等内容。2.对于缺少的物资和消耗品购买后要在物资清单上进行登记注册。3.办公室负责物资的购置，购买前须提出申请，并提交财务预算，获得批准后方可购买。4.购置物品需本着节约的原则，购买后需由卖方提供标准发票（非收据）。发票的"客户名称”一栏填写"苏州大学”或空白均可；"商品内容”包括：办公用品、展板、服装等。办公用品超过200元的需在发票背面列出办公用品清单、具体用途等。（五）物资的借用与归还1.各个部门需要借用研究生会物资需要通过办公室办理2.研究生会办公室持有物资借出登记簿，对各个部门的物品借出与归还进行管理。3.登记簿分为两部分，左半部分为借出登记，右半部分为相应物品的归还登记。借物人需认真填写登记簿中的"借出单位"、“物品"、“数量"、"用途”、"借出时间"、"归还时间"、"负责人签字”、“负责人联系方式"等项目，经办公室经办人在"经办人”中签字后方可借出。4.物品归还时需要填写右半部分归还登记，并签字。经办公室经办人在"经办人”中签字后借用与归还全过程结束。5.任何人不得未经登记，擅自借出研究生会物资。（六）物资的清点与整理：1.办公室负责人定期（每月月底）对研究生会组织物资进行清点与整理。并提交物资清单报告。2.物资清点主要将现有物资与物资清单上的物资进行核对，确认账实相符。3.清点低值易耗品（如胶水等）的正常折耗情况，对于耗尽的物资及时购买补充。4.随机检查物资借出登记簿，查看是否有逾期未归还的物资，如有，则联系登记簿上的负责人，要求归还或延期使用物品。第八章东吴商学院研究生会成员的招新制度第二十二条招新对象：研会招新面向东吴商学院所有的研一新入学的研究生。第二十三条招新要求。1.遵守研究生会章程，自觉遵守研究生会各项规章制度。2.思想品德好，工作积极主动，耐心细心，责任心强，肯吃苦耐劳。3.有一定的自我锻炼，自我管理意识，有组织能力，学习成绩良好。4.具有团队合作精神，能够积极主动向组织靠拢。第二十四条招新办法。采用自愿报名的方式，采取报名-面试一一试用一一正式聘用的招聘程序，以择优录取为原则。第二十五条招新人数。各部门根据工作情况确定好部门招新的人数并且各部门根据部门的工作特质考虑好学生面试合格的条件，在招新活动进行前，应将初步计划招收人数上报主席团。第二十六条招新形式。研会会先对所有同学进行宣讲活动，秉持公开透明的原则，在各位同学如果有意向加入研会就可以选择一到两个部门进行报名。有意向报名的同学可以选择线上或线下填写报名表并提交。第二十七条面试流程。报名之后会进行面试，分为初试和复试，先由学生简单自我介绍及工作设想，再由主席团成员和各部负责人进行提问，由面试同学回答，每人面试时间约三到五分钟。第二十八条面试要求。各部门面试人员严格按照时间安排进行面试，对每个面试者一视同仁，公平公正，对每个面试者根据其自身具体情况进行面试，细心，耐心。第二十九条招新结束后整理相关资料汇总讨论并决定复试人选和时间。第三十条研会招新-股采用差额模式，如果人数不理想可以只进行一轮面试或者减少干事的数量，争取二次招新的机会第九章东吴商学院研究生会成员的值班制度第三H一条为强调研究生会的组织性与纪律性，加强院研究生会管理；保障研究生会各项工作的顺利开展；配合学院做好学生工作，服务广大研究生同学，针对研究生会办公室值班工作特制定本制度，以明确要求，规范行为，共同营造良好的组织文化氛围。第三十二条值班时间与地点。根据苏州大学校历安排，值班安排在每学期1至18周进行，固定地点学院研究生会办公室文成楼410值班。时间为周一至周五：上午8:30-11:30；下午14:0077:00。周六周日：如无特殊情况，周末不安排值班。如遇假期调休，则以校历显示的工作日为准。第三十三条值班安排。每学期初始，由办公室根据校历安排值班表，如遇到当天有课、临时有事等特殊情况，可以和其他同学进行调换，尽量做到值班时间和上课时间不冲突。原则上每学期每人值班一次。第三十四条值班工作内容。协助辅导员及当天开展活动的部门工作，认真完成辅导员和各部负责人交办的各项工作，做到快速、仔细、不推辞。做好汇报工作，重要或紧急事项应及时向各部负责人汇报，各部负责人向主席团汇报。第三十五条办公室内的安全原则。（一）所有人员必须注意用电安全。每日最后离开人员，需要检查办公室内所有用电设备，确认关闭，包括空调、灯、电扇等。（二）夏季使用电蚊香必须在确定地点，不准使用点燃蚊香。冬季不准使用大功率取暖设备，使用充电热水袋等时要注意用电安全。（三）办公室无人时必须保持所有门窗关闭，午饭时间以及每日结束离开时，需要检查办公室内的门窗是否关闭并插上插销，注意办公室的安全防盗。第三十六条办公室内的卫生原则。（一）办公室值班人员有义务保持个人桌面整洁，保持周围区域无垃圾纸屑，每日离开前自觉带走个人垃圾。（二）办公室桌面、抽屉以及任何地方都不允许存放大量食物，不允许存放任何水果、熟食、甜品等易变质易引鼠虫的食物。（三）每月月初进行办公室大扫除，由各个部门轮流抽调人手进行。第三十七条以上要求，请大家共同遵守，互相监督。本制度自公布之日起施行。第十章东吴商学院研究生会成员的竞选制度第三十八条研会在每个学年末首先进行主席团换届选举。新的主席团产生后，着手进行各部门负责人的换届。然后，准备下学期开始时对于干事的招新，主要面向研一新生招新，组成新一届研会。第三十九条研究生会各部门负责人的选举。首先，有意向竞选部长的部门成员向部门负责人提交申请表，由部长和主席团根据该位同学在去年一学年中的工作表现进行打分，以打分结果为依据选出部门负责人。选举结果交由辅导员进行最终审核。第四十条学生骨干任期满后必须递交一份详细的述职报告，总结在职期间的工作内容及经验教训。第四H一条在换届选举工作中保证坚持自觉自愿、公平打分、择优录取的原则，由所有研会成员进行监督。第十一章东吴商学院研究生会学生骨干辞职管理办法第四十二条如无特殊情况，不允许研究生会学生骨干辞职。第四十三条干事辞职流程。填写好辞职申请表，经所在部门、办公室、主席团、党委审批同意后方能辞职。第四十四条部门负责人辞职流程。填写好辞职申请表，经办公室、主席团、党委审批同意后方能辞职。第四十五条研究生会学生骨干在辞职时必须与主席团或者工作交接者办理好相关交接事务后方能离职。第四十六条对于未经规定辞职流程或没办理好相关交接事务的辞职者将在院内通报批评。第十二章东吴商学院研究生会各部门工作规范第四十七条研究生会各部门应本着"全心全意为同学服务”的原则，在活动举办之前有周密的考虑，制定可行、合理的活动方案，将活动方案提交给主席团与办公室，待批准后方可执行，并组建工作群。各部门可制定自己部门相关制度。第四十八条办公室工作规范。（一）信息管理1.人员管理：完善新一届研究生会成员档案，追踪考评。2.考勤管理：会议签到，值班安排，为各部门干事考核提供参考。（二）财务报销1.时间：一事一报，月末总结归档，纳入办公室干事考核细则。2.报销材料：包括预算明细、新闻稿、发票、支付截图等，具体要求见第六章财务制度。（三）工作汇报1.时间：每月30号。2.定期计划、总结每月、每学期工作，协调各部门的活动，及时上报重大活动的总结材料并做归纳、总结。3.简报每月按要求发至校研会。（四）物品采办1.采办前先列一个物品清单及预算，发由主席、副主席及办公室主任审核。2.每次活动物品采办人员至少2名（办公室一名，活动举办部门一名）。3.物品采办时须存留发票和，抬头"苏州大学"，税号等详情见苏大财务处。4.物品购置好之后，办公室人员与各部门对接好，剩余以及可以再利用的物品，活动结束后交至办公室保存，并填写好物品清单，以留此后备用。（五）举办活动1.活动方案：活动开始前制定详细的活动方案，明确分工。2.建群：活动前将所有参与人员拉进交流群。3.海报：根据活动实际情况，如果需要海报，于活动前一周与宣传部联系，制作活动海报。（六）其他1.发送文件、邮件以及通知时，在发送完毕之后都要和接收人再次确认，确保被收到。2.文件超过两个要进行打包压缩，压缩包要标明文件内容。3.报销材料打印前，先确认电子版，无误后再通知负责人打印。第四十九条文艺部工作规范。（一）晚会活动举办1.撰写、修改活动策划；2.将策划呈交指导老师处，由老师审阅:3.策划通过之后，具体着手准备具体活动；4.活动结束后，处理报销、后期宣传等事务，并对此次活动进行小结。（二）其余活动流程跟进1.与活动负责部门沟通协调相关任务；2.积极配合各部门推进活动进程。（三）文艺部例会规章制度1.部门例会不定时；（注：具体时间一般提前一天通知或直接短信说明，请假需提前说明）2.会议期间不得交头接耳，手机调为静音或关机状态;3.不早退、迟到、有事须向部门负责人当面请假，说明事由，无故不到者视为旷会处理；4.部门成员有权对本协会和部门工作及活动进行监督、讨论、提出建议及合理要求；5.会议中有不清楚、不妥之处可当面向部门负责人提出；6.积极主动参加组织的各项活动：7.对于表现良好的成员应给予表扬与鼓励，条件允许情况下会予以优秀者荣誉奖励；8.使部门规范化和更好的分配工作，请务必遵守以上条例。（四）各部门对接1与宣传部（1）活动开始一周之前预约海报，交由宣传部制作电子海报并印制纸质版；（2）活动开始前告知宣传部此次活动的相关信息，确认活动当天有宣传部同学在现场进行拍照等宣传活动；（3）活动后，及时查看此次活动的通讯，继续配合宣传部做好后期的宣传工作。2.与办公室（1）配合办公室工作，每月及时提交本月的活动信息；（2）做好平时活动记录，以便进行部门内部的考核；（3）在购买活动物资时，要按照办公室的要求开具发票等：（4）财务报销注意事项见办公室工作规范。第五十条体育部工作规范。（一）活动进行的大致流程1.配合校研究生会组织各类体育赛事或活动2.筹备和组建院级比赛团队3.组织日常训练，并做好后勤保障工作4.比赛活动结束后，处理报销、活动宣传等事务注意：比赛领队出自体育部，负责组织和协调工作。（二）体育部例会规章制度1.部门例会不定时安排。注：具体时间一般提前会通知，请假需提前说明原因。2.会议开始前，安排人员签到，迟到或早退者，需向部门负责人说明原因，无故不到者，视为旷会处理.注：因特殊原因来不及请假者，事后需主动找部门负责人说明原因。3.会议期间不得交头接耳，手机提前调为静音或关机状态。4.会议结束后，参会人员需打扫好教室卫生，整理好文件后方可离开。5.会议的出勤情况将宜接影响部门内部个人表现考评，并严格按照商学院研究生会规定的要求执行。6.部门成员有权对本部门工作及活动进行监督、讨论、提出建议及合理要求。7.使部门规范化和更好的分配工作，请务必遵守以上条例。（三）各部门对接1.与办公室（1）配合办公室工作，活动结束后提交报销材料：（2）在购买活动物资时，严格按照办公室的要求开具发票、支付凭证等（3）财务报销注意事项见办公室工作规范。2.与新媒体（1）活动开始前告知新媒体此次活动的相关信息，安排微信推送时间（2）活动后，根据比赛活动撰写推文，以便微信推送。第五十一条宣传部工作规范。（一）固定活动1.微信推送（1）发布与商学院研究生学习生活相关的通知、讲座信息（来源研究生院网站、商学院网站、校研会公众号、图书馆公众号、宿管会公众号、苏州大学公众号、苏大招生就业：,DanaInfo=.azkeCwzjhHnn5Lpl+等）。（2）发布与商学院研究生会活动相关的宣传信息，每场活动须包含至少一次活动预告推送以及后期通讯推送，特殊活动须根据活动内容、配合活动节奏发布扩充内容推送。（3）每月举办一次线上专题活动。（例如考研经验分享、有奖征文活动等）（4）原创微信推文（结合特殊节日创作专题推文或人物专访，以备微信推送不足之需）。2.院网发布发布活动海报至苏大商学院官网o3.新人技能培训（1）海报制作（2）现场摄影（3）微信推送（4）通讯稿撰写（二）与其他部门合作。1.活动前期：（1）海报制作（2）微信推送活动预告（3）院网发布活动海报及通讯2.活动过程中：（1）拍摄活动照片，拍摄后素材发送至部门公邮（2）协助主办部门3.活动结束后：撰写活动通讯稿（公众号活动通讯稿风格可轻松活泼，院网活动通讯稿风格需严谨）（三）各项规范1.通讯：（1）标题内容：以一到两个短语为主标题，副标题为活动名称。格式：宋体四号加粗，居中，段前段后空一行，行距固定值20磅。（2）正文内容：首段交代时间地点人物，中间交代活动过程，末段总结升华。格式：1000字左右为佳，不少于850字。宋体小四，段前0行，段后10磅，行距固定值20磅，每段首行缩进2字符，两端对齐。（3）图片：清晰、生动，人物尽量在图片中央占据至少三分之一的画面，如有ppt要将ppt内容一同拍入。（4）署名：通讯最后应标注本期摄影及本期通讯作者的署名，格式与正文一致，靠右对齐。2.海报：34（1）制作：通常为80cm×120cm（可根据预约方要求调整），分辨率300标题清晰、醒目，时间地点信息明确，整体风格与活动相符，简洁大方。写明活动系列（如有）【顶部】、主办、协办（如有）【底部】。（2）海报提交：海报在预约方要求的交稿日期前完成、先交由部长审核，然后由部长交由主席团，最后在通过指导老师审核后，第一时间发送至预约单上的接收微信或邮箱交由预约方确认，并由预约方送印。3.微信：（1）内容：见"主要职责”（2）要求：提前两至三天发布活动预告与海报，活动结束后一至两天发布通讯。通讯推送中标注活动主办方及承办方。在转载其他公众号内容时注明转载来源。每次推送之前须交由部长、主席团及指导老师审核。（四）各部门对接：1各部门所有活动策划、海报预约单需提前7-9天给宣传部公邮，并于同一时间微信通知。2.如需借教室，请联系指导老师来借，一般下午3点前可以借到第二天及以后几天的教室，周末无法借教室。3.宣传部制作即时海报及微信推送，原则上活动开始前2-3天挂院网、推微信（电子海报提前发给指导老师审核）。4.活动结束后，最迟不超过2天出通讯，挂院网及推微。第五十二条学术部工作规范。讲座系列活动流程（一）内容：学术讲座是一种教学活动形式，通常是指由受邀的国内外知名学者,以线上或线下的方式向老师和学生讲授与学科有关的研究进展和实践经验科学趣闻或新的发展。（二）具体要求：1.讲座前期工作：（1）与负责讲座的老师联系沟通，了解讲座的主题、主讲人、时间、地点、讲座的形式等具体内容。如果是线下讲座，合理预估参加讲座的人数，选择合适的教室，并且提前申请教室的使用权。（2）宣传讲座信息。首先，要求在全院进行广泛宣传。在讲座开始前三天进行海报宣传，将含有讲座信息的海报等摆放在同学们第一时间就可以看到的地方，如食堂门口、教学楼宣传栏等等。其次，针对高年级本科生、硕士和博士研究生进行重点宣传。采用的主要宣传方式是通过向各班班长发通知主要包括讲座的时间、地点、主题、举办形式、主讲人及其具体的身份，确保我院学生都能了解讲座的相关信息，动员学生积极参加讲座。（3）确定讲座的拍照和通讯稿撰写人员，以保证收集到足够的宣传材料。（4）与主讲老师沟通，询问是否要准备讲座时的PPT,并提前测试好相关设备。（5）和教室管理人员联系沟通，确定合适的开门时间以便布置会场，确保讲座准时有序的开展。2.讲座期间工作：（1）提前一小时进入讲座现场，进行会场布置，例如如打开多媒体、调试话筒、调制电脑、进行一些必要的板书、挂横幅、摆放好矿泉水、桌卡等等。（2）在同学入场时做好引导工作，保证同学快速有序的进入会场。3.讲座后期工作：（1）及时下载好所需要的资料，以便后续的记录和宣传工作。（2）清场工作：处理会议现场垃圾，返还原物，回收可以再次利用的物品。在讲座结束之后，及时关闭多媒体并归还所借的话筒等设备。（3）撰写通讯稿并尽快交给老师审阅。（4）做好会后会议记录的整理工作，并交给相关老师审批。（5）到办公室返还桌卡、横幅等物品，处理报销事宜。第五十三条新媒体工作规范。（一）微信推送1.运营维护商学院官方澈信公众号。通过自媒体平台对学院相关活动进行宣传报道以及后续通讯推送，并及时更新就业信息、前沿讲座等相关信息、，发掘学生关心问题，扩大平台价值。2.新人技能培训：微信排版和通讯撰写。（二）推送要求1.标题：以一到两个短语为主标题，副标题为活动名称。2.正文：首段交代时间地点人物，中间交代活动过程，末段总结升华，全文以100O字左右为佳；图片要清晰、生动，人物尽量在图片中央占据至少三分之一的画面；通讯最后应标注本期摄影与通讯作者的署名和排版编辑的署名。3.流程：微信通讯稿需经过主席和宣传部审核，每次推送发送之前也须交指导老师审核。(三)其他做好本部门工作的同时，积极协助配合研究生会其他部门开展各类活动。第十三章附则第五十四条本条例解释权归苏州大学商学院研究生会。第五十五条本条例自通过之日起开始执行。