关于修订《工程项目变更索赔管理办法》的通知.docx

中铁二局集团有限公司文件司成(2019)570号关于修订工程项目变更索赔管理办法的通知公司各单位：为加强工程项目施工承包合同变更索赔管理，落实变更索赔责任制，提高全公司变更索赔工作水平，增强工程项目创效能力，促进项目盈利水平提高，公司对原工程项目合同索赔管理办法（司成（2016）110号）进行了修订，并经公司第一届董事会2019年第三次会议审议通过，现予印发，请遵照执行。附件：1.各层级变更索赔管理责任矩阵2.工程项目变更索赔策划书模板3.工程项目变更索赔策划书编制质量评分表4.工程项目变更索赔策划推进工作动态管理台账5.变更索赔管理情况统计表6.工程项目变更索赔重大覆赛、H程项目变更索赔管理办法（本办法经公司第一届董事会2019年第三次会议审议通过,司成2019570号文发布，自颁布之日起施行。）第一章总则第一条为加强工程项目施工承包合同变更索赔管理，落实变更索赔责任制，提高全公司变更索赔工作水平，增强工程项目创效能力，促进项目盈利水平提高，制定本办法。第二条本办法所称变更索赔是指在工程项目施工承包合同实施过程中，为实现工程项目质量、安全、工期、环保、效益等目标所进行的设计变更、合同变更、政策性调整（含材料调差）、索赔等增加项目经济效益的生产经营活动，包括与此有关的项目前期工作。第三条变更索赔是工程项目增盈减亏的重要手段，是企业实现效益的重要途径，应在确保质量、安全、工期和环保的前提下，围绕效益最大化的目标进行，应始终贯穿于企业生产经营管理的全过程。第四条变更索赔工作应强化法制意识和风险防范意识，确保经得起审计、财政审查和各类执法检查；应强化风险控制，杜绝隐患，并要做好反索赔相关工作。第五条本管理办法适用于公司境内外所有建筑安装工程承包项目。第二章管理体系及工作职责第六条公司实行分级管理和各业务口联动的变更索赔管理体系，体系中既包括公司本部、子（分）公司及公司区域经营机构、项目部及公司指挥部和公司经理部等在内的各个层级，又包括各级成本管理、经营开发、工程技术、物资设备、财会、审计、法律、办公室等在内的各个业务部门，各层级、各业务口上下联动、形成合力，全过程、全方位、分阶段、分层次落实索赔工作目标。第七条各层级应成立本单位变更索赔领导小组。公司、子（分）公司主要领导为本单位变更索赔工作的第一责任人，担任变更索赔领导小组组长，副组长由分管变更索赔的副总经理担任；项目经理为项目部变更索赔工作的第一责任人，担任变更索赔领导小组组长，副组长由分管变更索赔的副职担任。领导小组组员包括本层级各相关部门负责人和分管领导。第八条各层级职责分工（一）公司职责公司的主要职责是体系建设、后台支持和督导子（分）公司履行管理主体责任。负责贯彻落实中国中铁变更索赔相关制度和工作要求，建立健全变更索赔管理体系、组织机构、运行机制，制定公司变更索赔管理制度；负责组织本层级重点项目的标前联动、投标策略和合同评审工作；负责编制下达子（分）公司年度变更索赔计划目标，督导子（分）公司履行变更索赔管理主体责任，指导、检查、考评子（分）公司变更索赔目标完成情况；负责对公司自管铁路项目及路外重点项目的索赔策划及动态调整、索赔推进及目标完成进行指导帮助和季度监管；负责按年度召开公司变更索赔分析会；负责建立集团公司变更索赔专家工作机制；负责协调公司的重大变更索赔活动；负责建立变更索赔业务培训、研讨和交流机制。（二）子（分）公司取责1.施工类子（分）公司履行变更索赔管理主体责任。具体负责：贯彻落实公司的制度办法和工作要求；组织项目的标前联动、投标策略和合同评审；组织项目索赔策划书的审查和论证，下达项目变更索赔创收、创效目标；分解和落实公司下达的年度变更索赔计划目标；全过程监管、指导帮助所属项目的变更索赔工作，直接参与重点项目和重大索赔事项的变更索赔工作；对项目变更索赔完成情况实施考核奖罚；定期组织工程经济业务培训；建立子（分）公司层级变更索赔专家工作机制。2.公司区域公司（工程指挥部）主要工作职责是负责与辖区内政府有关部门、建设、设计、监理单位等建设各方建立并保持良好的关系，与区域内铁路设计院建立良好的日常沟通对接机制，向公司反馈重大变更索赔信息。（三）项目部职责项目部的主要职责是狠抓索赔落地、兑现索赔目标。要在进场3个月内完成变更索赔策划书的编制和报审，过程中动态调整；构建良好的变更索赔公共关系；分工负责、及时签认变更索赔基础支撑资料；组织推进变更索赔事项的批复和及时验工计价；按索赔参与人员的贡献大小及时分配索赔奖励；定期组织变更索赔分析会。其中：公司指挥部、公司经理部主要职责是全面牵头组织整个项目的变更索赔工作，主要负责组织协调各项目分部形成变更索赔合力，从项目整体利益最大化角度，制订变更索赔总体方案并指导项目分部开展变更索赔策划；组织、指导项目分部变更索赔基础资料的收集和签认工作，牵头变更索赔资料送审报批并追踪推进审批进程；与建设、设计、监理、地方等外部各方建立良好的沟通联系，确保变更索赔顺利实施；及时向上级公司各级、各有关部门汇报重大变更索赔事项。各层级变更索赔管理责任矩阵详见附件Io第九条两级公司分管索赔领导和项目包保领导的分工两级公司分管索赔的领导负责建立健全本层级变更索赔管理体系；组织项目索赔策划书的审查和论证，督导项目索赔策划的动态调整；合理下达下级单位索赔目标；统筹协调和推动各业务口索赔相关工作，使其满足索赔工作整体需要；深度参与铁路项目、大额亏损项目、重大索赔事项的索赔推进；牵头及时对项目索赔完成情况进行考核兑现。两级公司包保项目领导要具体参与审查项目索赔策划书；至少每半年参加一次包保项目的索赔分析会；深度参与和督导包保项目重大索赔事项的索赔推进；要与建设单位高层保持良好沟通，帮助项目实现索赔策划目标。第十条各业务部门职责分工（一）两级公司业务部门职责分工经营部门职责：牵头标前联动、投标策略、合同评审和营销交底工作，提高中标质量，为索赔工作打好基础；项目中标后协助开展变更索赔工作。工程管理部职责：根据分级管理规定，牵头组织本层级项目的施工调查、前期策划，参与变更索赔方案策划、审查，提出变更设计相关意见；负责组织本层级重大变更设计方案的研究，提出变更设计指导意见；负责督导帮助项目的施工图复核和施工图数量清理工作，负责督导帮助项目的施工图和施工方案优化工作。物资设备部职责：负责收集研究并转发国家、省市有关材料价格调整文件和相关规定；根据合同条款和有关文件，对材料调差、运杂费调整、机械设备费用调整等提出变更设计指导意见；负责提供铁路项目和路外重点项目主要物资采购价格信息、料源地和运输组织等资料。审计部职责：负责在项目内审过程中，对变更索赔成果和变更索赔实现风险进行审查。法律合规部职责：负责依据合同条件为项目变更索赔工作提供法律方面的业务支持，为存在合同纠纷的项目提供法律方面的业务指导。财务会计部职责：负责指导项目变更索赔实际成本费用的分类统计归集；对税负相关的变更索赔策划提出指导意见；合规处理变更索赔成本费用。成本管理部职责：除领导职责和上述部门职责外，本办法第八条中公司、子（分）公司的变更索赔职责均由对应层级成本管理部承担。（二）项目部业务部门职责分工工经部：具体牵头组织变更索赔工作方案的策划，牵头组织研究项目合同条款，梳理分析工程量计价清单，制订年度变更索赔工作计划，对上级单位制订的年度变更索赔计划进行分解。对各业务部门提供的资料进行汇总，依据合同约定和行业计价办法，负责变更索赔费用的计算，形成总体变更索赔报告，变更索赔报告由项目总经济师、总工程师（或分管领导）审核，报项目经理审批后，按照合同约定上报；配合项目技术部门对重大施工方案进行变更经济比选；负责价差调整的方案比选；与建设、设计、监理等单位具体沟通，办理变更索赔报批的相关业务工作；根据上级主管部门、专家督导组及项目部工作要求，牵头组织完成有关变更索赔的其他工作。工程部：具体负责施工图复核、工程数量清理、优化设计、变更设计。负责编制变更设计建议书，项目总工程师审核后，由-8项目经理组织相关部门进行评审；按照评审意见及时修改完善，按程序提报变更设计建议书；负责收集整理有关变更设计的所有现场影像记录、会议纪要、文件信函、施工进度表、业主代表和监理工程师指示记录及现场签认手续、气象报告等基础资料；对变更前后工程数量进行计算对比；负责跟踪落实业主等单位对变更设计的审批程序及动态，完成相关签认手续后，移交项目部工经部。物机部：负责提供实际发生的各种工程材料、机械设备台班数量、单价，材料运杂费标准及国家有关费用调整的文件、规定等情况和相关凭证；协助工经部门制订有关材料调差、运杂费调整、机械设备使用费调整等内容的变更索赔方案；根据变更索赔方案及时收集并向工经部门提供全面真实的调差基础资料，配合工经部做好调差索赔工作。财务部：负责提供人工费支付凭证，购买物资、设备的原始票据，营改增相关票据以及其它有关费用支付凭证；根据现行的国家财政金融、税收政策、地方政府相关收费标准等提出变更索赔建议，协助牵头部门做好有关工作。质量管理部门：负责收集与变更索赔相关的质量检验和试验报告，因非施工单位原因引起的质量事件的调查报告、鉴定结论等。安全管理部门：负责收集安全措施费相关统计台账和支撑资料，因非施工单位原因引起的安全事件的调查报告、鉴定结论等。综合办公室：收集整理建设单位发文、与合同各方以及各级地方政府的会议记录、备忘录、来往信函、文件、资料的收发签认记录等。其它部门：收集整理基础资料，协助牵头部门做好其他变更索赔事项的报批工作。第三章变更索赔管理运行机制第十一条索赔目标管理机制（一）公司每年初下达子（分）公司年度变更索赔额、变更索赔率计划目标，作为公司对子（分）公司变更索赔成效的考核依据。（二）子（分）公司依据公司下达的年度目标，结合项目实际，分解下达各项目年度计划目标，作为子公司年度对项目部变更索赔成效的考核依据。（三）项目上级公司应在项目经济承包责任书中，明确该项目的变更索赔收入目标、变更索赔创效目标，在期末考核中将变更索赔创效奖励金额与变更索赔收入目标实现率、创效目标实现率挂钩。第十二条索赔策划管理机制（一）索赔策划的时间。索赔策划关口应尽量前移，要争取在立项阶段、初设阶段、招标前阶段、投标阶段、签约阶段、施工图出图前完成，变更设计事项的策划至少应在工前完成。已中标的项目，索赔策划书的编审和下达原则上在进场3个月内完成O（二）索赔策划书编审流程。索赔策划书由项目经理、总工程师、分管变更索赔副经理（或总经济师）及相关部门共同编制并组织评审，由上级公司分管变更索赔的副总经理组织成本管理部门等相关部门审查后下达。（三）索赔策划书编制原则及内容。变更索赔创效最大化是所有项目索赔策划的共同目的，必须在认真研究施工承包合同的基础上，结合项目的施工板块、施工内容、承包模式、合同条款、所处地域、施工时段、盈亏项点、业主习惯等边界条件特点针对性开展策划，通过合同清单与施工图预算、合同清单与责任成本预算、合同清单与施工现场实际的"三对比"分析，查找合同清单中数量及费用存在的不足，找准变更索赔方向，深挖变更索赔事项，明确变更索赔思路和方法、创收目标额、创效目标额、责任人、推进时间等内容，编制变更索赔策划书（附件2）。（四）索赔策划书交底。项目上级公司要对项目部进行策划书交底，项目部要对所属单位和管理人员进行职责范围内相关工作交底。（五）索赔策划动态调整。在首次变更索赔策划书完成后，随着施工过程的推进、边界条件的变化，要及时进行修改、补充、完善。涉及变更索赔事项，项目部要在第一时间研究确定变更索赔方向和策略，适时收集变更索赔支撑证据，启动变更或索赔程序。（六）索赔策划质量评比。子（分）公司要不断对标提高索赔策划书编制质量，公司每年组织优秀变更索赔策划书评选工作。第十三条索赔工作逐级监管和定期分析机制（一）要建立变更索赔工作逐级监管制度。一是每季度项目部向子（分）公司，子（分）公司向公司上报变更索赔工作开展情况及变更索赔统计报表（详见附件5）,公司自管铁路项目还要将上述资料同步抄送公司成本部；二是项目变更索赔的关键节点和重大情况，项目部、子（分）公司应第一时间向上级单位汇报（变更索赔重大情况报告表详见附件6）；三是每季度公司要分析通报各子（分）公司、子（分）公司要分析通报各项目索赔完成情况，对合同索赔工作开展不力的单位要约谈其分管领导或主要领导，帮助制定整改措施并督促落实。（二）要建立变更索赔工作定期分析机制。项目部每季（月）、子（分）公司至少每半年、公司至少每年召开一次索赔分析会，总结前阶段工作，查找存在的问题，部署下一阶段工作重点，推进变更索赔工作。第十四条重点项目督导帮扶机制（一）公司、子（分）公司每年要确定本层级的变更索赔重点监管项目，每年对其开展不少于一次的现场帮扶，指导项目深入挖掘索赔事项、督导项目完善索赔支撑资料、帮助项目维护公共关系，通过后台对前台的有力支持，促进重点监管项目、重大变更索赔事项的突破。（二）重大索赔事项公司挂牌督办制度。公司对铁路项目和重点路外项目的重大索赔事项，建立挂牌督办清单并动态调整，指定挂牌督办索赔事项的责任人和完成时间，适时在公司大交班会上通报挂牌督办索赔事项进展情况。第十五条索赔业务提炼交流机制（一）项目变更索赔总结及后评价。在单项变更索赔批复计价后、项目整体完工后，应对各项变更索赔进行专项评价，总结经验、查找得失、指导后续变更索赔工作。（二）业务提炼和索赔指南。公司、子（分）公司和项目部等各层级要加强对变更索赔案例的收集，总结经验教训，加强学习和研究，针对不同地理区域、不同合同性质、不同建设环境制订相应的索赔策略，编制索赔指南，不断提高全系统索赔创效水平。（三）工经队伍建设和交流平台建设。公司、子（分）公司要加强工经队伍建设，扎实开展施工图预算编制、责任成本预算编制、变更索赔策划等业务培训，要建立本级索赔工作研讨交流平台，定期或不定期组织业务研讨会和经验交流会，全面夯实索赔基础。第十六条索赔公共关系维护机制公司指挥部、公司经理部、子（分）公司项目部应按合同文件要求，精心组织、科学施工，以优质安全按期干好在建为基础,与建设单位、设计院、监理单位、地方政府建立良好沟通；子公司领导及部门要加强同项目建设单位、设计院、监理单位和地方政府部门的高层沟通汇报；公司领导及部门要加强与行业主管部门、铁路局、铁路建设单位、铁路设计院的高层对口联络，共同为项目索赔工作创造良好的外部环境。第十七条变更索赔专家督导机制公司、子（分）公司要分别优选业务精、责任心强的人员组成本层级变更索赔专家团队，统筹调配，向需要帮助的下级单位和重难点项目提供变更索赔策划支持和变更设计问题会诊，制订解决方案并督导落实。变更索赔专家按年度选聘、考核、更新和补充，选聘及考核的内容为专家年度履职情况及变更索赔工作业绩。由申报及参评人员填写专家考核登记表，并提供相关业绩证明材料，成本管理部门初评、分管领导审查，总经理办公会审批通过后行文公布。变更索赔专家实行津贴制。津贴由所在单位发放，标准为IooO元/月，其中40%按月发放，剩余部分根据年度考核结果兑现，考核结果为称职的，予以补发，年度内没有参与变更索赔的,或年度考核结果为不称职的，不予补发。公司变更索赔专家津贴与股份公司专家、公司内部其他类别专家津贴不重复发放，按就高原则发放。第十八条变更索赔考核奖罚机制公司和子（分）公司要进一步完善与索赔率、索赔创效率相关的变更索赔考核体系，不断健全变更索赔的考核激励机制，严格考核兑现。原则上子（分）公司每半年应按变更索赔创效额的一定比例阶段性考核奖励兑现，重大索赔事项可实行一事一奖制度。变更索赔工作的考核奖罚由公司、子（分）公司及项目部组织实施，要结合个人在变更索赔事项中的贡献大小进行分配，充分调动起各级、各部门、各岗位主动抓好变更索赔工作的积极性。第四章变更索赔方法及途径第十九条施工合同签订前（一）标前联动项目标前联动工作应超前开展。对追踪项目或潜在中标项目，相关单位和部门要尽早介入，与建设单位和设计院充分沟通,一是配合做足项目投资估算、初设概算、招标概（预）算，特别是对于以"初步设计概算+固定降造率”模式确定施工合同收入的BT、PPP等投资项目，在做足初步设计概算的同时，要预判分析后续内容，将可能发生的变更索赔项目纳入修编清单，降低施工过程中变更索赔难度。二是配合做优施工图设计，充分体现施工单位意图（具体方法见第二十条第（一）款"优化设计”）。（二）投标策略在建设单位招标准备阶段，施工单位应积极参与标前出图、标段划分、工程量清单和招标文件编制等工作。在施工投标阶段，经营开发部门在投标过程中应采取合理的报价技巧和策略，为标后变更索赔工作创造条件。拟任项目经理及主要部门应从投标阶段介入变更索赔工作，参与项目招标文件审查及招标图纸复核、现场施工调查等前期工作，提前测算重点项目和项目重点章节盈亏点，研究相应报价策略，为变更索赔埋下伏笔。（三）合同评审正式合同签订前，相关部门要共同研究招投标文件，参与施工合同评审，争取有利条款，删除或最大限度修改不利条款，力争签订有利于变更索赔的施工合同。对于合同条款不能修改的要争取签署谈判会议纪要或备忘录，详细记录有关意见。合同承诺满足合同条件要求即可。第二十条施工合同签订后（一）优化设计1.常规清单计价项目。一是在设计院正式出施工图前，相关部门尽早介入配合设计，争取把亏损项优化为盈利项、做足做大盈利项的工程数量、做优土石占比、减少合价包干条目工作内容，对于已签订施工合同且有施工图量差限额的铁路项目，还应注意控制施工图量差的正负及金额；二是在施工图出图后，在合同收入不变的情况下，优化施工组织设计，降低成本，增加利润,如优化弃渣运距、优化洞渣调配利用方案等，各项目应根据自身情况，合理策划。2."初步设计概算+固定降造率"模式的项目。此类项目优化设计是指在初步设计及初步设计概算确定后，从地质情况、安全质量、进度工期、周边影响等方面入手，针对施工图设计进行充分优化，形成收支差，提高项目的盈利水平。（二）施工图数量清理及施工图预算编制施工图复核和施工图数量清理是项目变更索赔工作、成本管理工作的基础，应由项目总工程师牵头，工程部主责，在施工图纸到位后第一时间启动、最快速度完成，整理施工图数量台账并建立与招标数量的对比台账。定额计价项目、"施工图预算+固定降造率"项目，工经部据此合理编足施工图预算，并积极配合设计、建设单位等相关各方,确保预期费用获得认可。清单计价项目，工经部据此编制施工图预算、梳理计算施工图量差金额，根据项目具体情况，在纳入风险包干费、合同清单修正、工程数量变更、列为新增工程、设计变更等方案中比选确定变更索赔解决方案。（三）变更设计项目总工程师要亲自抓变更设计，要带领工程技术人员认真踏勘现场，详细掌握水文地质、地形地貌情况，认真核对图纸、研究设计意图，仔细比对设计图纸和现场实际，比对清单报价和成本预算，在对现场进行深入调查研究和充分论证基础上，本着优化设计、降低成本、增加效益和公平界定合同内外的原则，在保证安全、质量、进度的前提下，做好变更设计的立项、签认，做足工程数量及措施数量。总经济师要带领工经部配合工程部进行变更设计方案的经济比选，配合设计院工经人员做足变更设计费用。重点变更设计项目经理要亲自抓。对于施工组织较为复杂,施工措施数量较大，施工环境特殊，采用新工艺的变更，要编制文字、图片、视频相结合，详细、生动的专项汇报材料，用于辅助推进变更的立项、数量确认、费用确认。（四）政策性调整项目部各部门要依据索赔策划中政策性调整事项的分工，收集整理相关基础资料，配合工经部完成政策性调整费用的报批工作。调正差的项目，过程中要引导业主及时组织价差清理和上报审批工作，争取尽早批复并纳入验工计价。对按合同约定应进行价差调整的人工、材料、机械设备，项目部要建立编制期和施工期信息价、实际价对比表，合理区分物资设备的出厂价和运杂费，完善合同和发票等资料，有策略地做好调差基础资料的收集、准备、测算工作。（五）其他索赔其他索赔主要指由于建设单位履约不充分、第三方原因引起施工单位成本费用增加、不可抗力引起损失等。项目部各部门依据索赔策划中其他索赔事项的分工，负责提供征地、拆迁、补偿、改移道路、三电迁改、工程临时用地、安全生产、保险理赔、停工、窝工、赶工、不可抗力损失等工作的数量和（或）费用，收集整理相关支撑资料，配合工经部完成对应索赔事项的报批工作。在抓好费用索赔的同时，应抓好工期索赔，努力通过索赔来缓解项目工期压力，为项目创造间接的经济效益。项目部应强化履约意识、规范项目管理，防止建设单位提出反索赔。第二十一条竣工收尾阶段（一）项目收尾阶段，要安排专人盯紧项目工后清概补差，全力确保项目收益的完整性，特别是铁路项目，要加强与有关各方的对接和沟通，将施工中实际发生的合同内、合同外有关费用足额纳入概算清理，要优先解决本标段个性问题。（二）要及时办理具备条件项目的工程竣工结算，将索赔成果转化为验工收入。竣工结算资料应符合合同约定，支撑性资料必须满足审计审价要求，竣工结算资料必须报上级公司审核后才能报业主审批。（三）要积极配合审价工作，防范审计风险，做好沟通解释,确保索赔成果。第五章附则第二十二条本办法为二级规章制度，经公司第一届董事会2019年第三次会议审议通过，自颁布之日起执行。公司原工程项目合同索赔管理办法（司成（2016）110号）同时废止。第二十三条本办法由公司成本管理部负责解释。抄送：司办，工程、安质环保、科技、成本、物设、人力、财会、审计部。