档案管理办法2.docx

重庆成渝高速墙有限公故件成渝高司(2015)IOo号重庆成渝高速公路有限公司关于印发档案管理办法的通知司属各单位、机关各部门：为规范重庆成渝高速公路有限公司档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，特制定本办法，请遵照执行。特此通知重庆成渝高速公路有限公司2015年11月25日重庆成渝高速公路有限公司档案管理办法第一章总则第一条为科学管理和完整保存档案，使档案在各项工作更好的发挥作用，特制定本办法。第二条根据档案集中统一管理的原则，公司各部门在日常工作中形成的各类档案（除人事档案、财务档案、工程档案、营运档案外），任何个人不得以任何借口私自保存，均由各职能部门负责立卷归档。第三条档案实行分级管理，公司机关及基层单位应有必要的档案库房、档案装具及其他必要设备，建有严格档案保密、查阅、库房管理制度。第四条各部门签收、承办的文件和各业务部门的科技资料，年终按要求，由各部门负责立卷，于次年二季度底前交各级档案室归档。第五条加强档案的科学化管理，做到档案存放条理化，排列系统化，保管科学化。归档文件材料分类组卷合理、存放安全。第六条公司提倡电子档案化，各部门在管理过程中形成的电子资料可刻录光盘交行政部门按照电子档案管理办法统一进行管理。第七条公司应有专人进行档案管理，行政、人事、财务、工程、营运、法务档案由相关部门分别设专人负责。档案管理人员调动工作时，必须在离岗前，将其所有保管的档案数量及状况交待清楚，并办理交接手续。第二章档案归档第八条归档范围：凡在本单位工作职能活动中形成的国家和社会有保存价值的各种文件、簿册、图表、电报、书信、录音带、录像带、光盘、照片等不同形式不同载体的材料均属归档范围。第九条归档时间：当年的文书档案于次年六月前归档，会计档案于次年二季度前归档，科技档案在一个工程、一个科研形式上结束后及时归档，其它专业按自身特点及业务主管部门的规定归档。第十条归档要求：1、归档文件用纸符合国家标准，一般采用A4纸。2、归档文件的书写材料符合国家规定，适宜长久保存，一般用碳素墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色签字笔和纯篮、红墨水书写。3、归档文件收集齐全完整。第三章档案保管第十一条档案库房应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫八防措施，保证档案的安全。第十二条做好温湿度记录，根据气候变化情况，适时采用机械或自然通风方式，保持库（室）内适宜的温湿度。第十三条档案库（室）内严禁吸烟、存放易燃易爆物品及杂物，保持库（室）内整洁卫生。第十四条档案人员对库房档案、资料的收进移出要及时清点、登记，定期检查库房设施，作好检查记录，离开库房要熄灯、锁柜、关门窗。第四章档案保密第十五条加强档案保密教育，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行保密法和保密守则。第十六条不准在私人交往和通讯（信）中泄漏属于国家和公司秘密的档案、资料内容。第十七条不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家和公司秘密的档案、资料，严禁将档案、资料带至公共场所、携带回家或传递、寄（运）往境外。第十八条任何单位或个人，未经档案部门允许，不得在公开的报刊书籍、展览、广播、录像、互联网各种平台上公布档案内容。第十九条定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不隐瞒失泄密事故。第二十条加强库房管理，非档案人员严禁入内。原始档案不得带离档案室，档案借阅必须履行借阅手续。第五章业务部门档案管理第二十一条营运档案归档内容包括：收费凭证类、数据报表类、原始记录类、管理资料类四类，档案分为纸质档案和声像档案两种，具体要求详见收费档案管理工作细则。第二十二条工程档案管理详见养护档案管理实施细则。第六章声像档案管理第二十三条声像档案一般由录音带、录像带、光盘、照片（含底片）、图片电子文档及其文字说明组成。本公司的声像档案是指公司各部门、各基层单位或个人在社会实践活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。第二十四条声像资料的收集收集范围：1、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。2、各级领导和知名人士参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。3、本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。4、反映本公司主要工作成果的声像资料。5、反映本公司主要工作过程、突发事件的声像资料。(1)事件证据类：收费工作中作为证据需保存的录音、录像(如员工重大违纪违规、冲站车、重大车道纠纷、票据冲负图像等)应立即拆离单独保存，每一段录音、录像资料应附有对应的文字说明。(2)演练培训类：业务培训学习、预案演练、突发事件预案实作的录音、录像，应专门组织录制刻盘，并附有对应的文字说明。6、其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。7、其它具有保存价值的声像资料。收集要求：1、录音带、录像带、光盘、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。2、声像档案接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。3、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。4、归档部门应随时收集具有保存价值的声像资料并进行归档整理。第二十五条声像档案是本公司全宗的组成部分，公司机关由企业文化部负责收集、整理，由行政部归档，各基层单位由办公室或党办负责整理、归档，由档案室实行集中统一管理。第二十六条照片应以纸质和电子的形式同时保存，如有底片，应与纸质照片一同存放。第七章档案查阅借用第二十七条本单位工作人员，因工作需要查阅、复印、借用本单位的档案，需填写"成渝公司档案（文件）查阅审批表"，由公司领导或行政部负责人签字同意后方可查阅。第二十八条档案管理部门出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。第二十九条借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关负责人签字批准手续。第三十条声像及电子档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像及电子档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。第三十一条本单位工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般不超过五天，科技档案一般不超过一个月，声像电子档案借阅期一般不超过五天。若因特殊情况需延长借期，应到档案管理部门办理续借手续。第三十二条借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应立即将所借档案归还。第三十三条因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十四条查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出机关，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违犯者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。附件：1成渝公司档案（文件）查阅审批表2文书档案分类、保管期限及录入规范3收费档案管理工作细则4养护档案管理实施细则重庆成渝高速公路有限公司行政部2015年11月25日印发成渝公司档案（文件）查阅审批表时间查阅内容是否复制或借出查阅人审批人归还时间文书档案分类、保管期限及录入规范一、永久档案（一）行政事务1、司务会纪要2、总经理办公会纪要3、大事记4、本机关召开重要专业会议，制定的方针、政策法规性文件材料5、业务问题的文件材料（如管理制度等）6、本机关专题、典型的调查报告7、本机关主要工作活动的工作总结、报告（年度以上）8、合同协议有历史意义和长远价值9、信访：有省以上领导人批示和处理结果10、直属上级机关颁发的属本机关主管业务的非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料。（二）人事劳资1、各类统计报表（年度以上）2、职工花名册3、组织机构设置4、本机关领导人任免，本机关对直属单位领导人任免文件材料5、本机关人员编制、调入调出6、本机关对有关人员的处分材料影响大、问题严重7、直属上级机关和非直属上级机关颁发的针对人事工作并要执行的重要的文件二、30年档案（一）行政事务1、工作简报2、政务信息3、档案移交清单和重要文件材料4、下级机关报送的总结、报告（年度以上）5、重要的合同、协议6、本机关制定的一般业务问题的文件材料7、重要的机关事务8、直属上级机关颁发的属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的一般性的文件材料10、办公经费的请示和批复（二）人事劳资1、公司各中层、基层干部职务任免2、专业技术职务的聘任3、教育计划及经费管理4、人员培训、管理5、一般性的处分6、直属上级机关和非直属上级机关颁发的针对人事工作并要执行的一般性的文件材料三、10年档案1、一般性合同、协议2、一般性信访3、一般性事务活动4、一般性文件材料四、相关文件录入规范1、简报录入格式文件编号："工作简报XXXX年第X期"文件题名："工作简报具体的简报内容r2、纪要录入格式文件编号："司务会XxXX年X次"文件题名:“司务会会议议题r3、合同录入格式文件编号："合同XXXX年第X号"文件题名：如“工程承包合同走马站平场工程发文机关：填写合同双方单位,如"成渝公司-XX单位"收费档案管理工作细则为了加强我司收费系统内务管理，使之逐步实现管理规范化、标准化、科学化，更好地为开展我司工作服务，根据国家财经制度和档案法规定，结合我司具体情况，制定本细则。第一章总则第一条收费档案是指经过整理、立卷、归档的收费凭证、收费帐簿和收费报表等收费核算材料，它是记录和反映我司工作开展的重要史料和证明，是国家和企事业档案的重要组成部分。我司和所属单位的收费档案，都必须按照档案管理要求，定期整理立卷归档。第二条收费档案管理实行公司、处、站分级管理，由主管收费工作的负责人领导，并受上级收费部门和档案部门的业务指导、监督与检查。第三条收费有关部门和所属下级单位的收费部门为收费档案的立卷单位，各收费站核算员和票证员负责对部门应归档的收费核算材料收集齐全，并按照本细则的要求进行整理、立卷、装订成册、编造清单，定期移交档案部门。第四条营运管理部对于违反收费档案管理制度的，有权进行检查纠正，对造成丢失、涂改、撕毁、失密等情况者，应查明原因，报告本单位领导，对当事人予以严肃处理。第二章归档范围及保管期限第五条我司收费档案分收费凭证类、数据报表类、原始记录类、管理资料类四类，档案分为纸质档案和声像档案两种，其归档范围如下：一、纸质档案：（一）收费凭证类：包括记帐凭证、汇总凭证和原始凭证（如领票单、发票单、IC卡调配单、盘点单、移交清单等）。归档时间：按年归档，于次年一月内完成归档工作。（二）数据报表类：包括票据台帐、日旬月年度收费报表（包括车辆报表、收入报表、票据报表等）0归档时间：按月归档的，于次月前10天之内完成；按年归档的，于次年一月内完成归档工作。（三）原始记录类：包括车道特情记录、打印票据移交记录、销卡记录、坏卡记录、投包流程表、交接班记录等。归档时间：按月归档的，于次月前10天之内完成；按年归档的，于次年一月内完成归档工作。（四）管理资料类：包括会议记录、稽查通报、收费分析、稽查登记表、绩效考核记录、违规车记录表、培训档案及其他内务档案等。归档时间：按月归档的，于次月前10天之内完成；按年归档的，于次年一月内完成归档工作。二、声像资料：声像资料指具有保存价值的录音、录像、光盘、照片（含底片）等。（一）事件证据类：收费工作中作为证据需保存的录音、录像（如员工重大违纪违规、冲站车、重大车道纠纷、票据冲负图像等）应立即拆离单独保存，每一段录音、录像资料应附有对应的文字说明，其内容包括题名、编号、时间、地点说明。（一）演练培训类：业务培训学习、预案演练、突发事件预案实作的录音、录像,应专门组织录制刻盘，并附有对应的题名、编号、时间、地点说明。第六条收费档案的保管期限，参照财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法和我司制定的"收费档案保管期限表"的规定执行（见附表1）。第三章立卷和归档第七条收费凭证类、数据报表类档案应做到：一、归档资料应真实、准确。收费凭证如发生数字、文字上的涂改，核算员应在涂改处加盖私章。打印的纸质档案资料，须字迹清晰，方便查阅和利用。二、各类档案，应打孔穿线装订成册，每册厚度不超过4厘米，装订前取下所有金属物。三、每册均应有封面，需按各栏目需要填写清楚封面内容。四、收费员保管的帐表单应当年整理装订成册，于年终清盘后交收费站存档。管理处、收费站档案室保管的收费档案案卷目录于年终清盘后一月内报营运部留存备查。第四章收费档案的查询、使用管理第八条原则上收费站档案仅面向公司内部查询使用。公司内部单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅属管理资料类范围的档案，并可摘录和复制；查阅收费凭证、数据报表、原始记录类的档案需经公司领导或营运管理部经理同意。第九条收费档案原则上不向外单位提供。查阅监控图像资料需由公安部门人员凭介绍信、警官证或其他有效证件经营运管理部经理同意后方可查阅、摘录或复制。图像资料摘录、复制必须专人操作并确保安全。第十条收费档案原则不可外借出档案室，特殊情况需经公司领导或营运管理部经理同意。对借出档案，要作好记录、定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报公司处理。第十一条严禁档案管理员违反档案管理制度泄漏档案内容，外借档案资料。第五章收费档案的保管和销毁第十二条我司收费档案由各级核算员和票证员立卷归档专柜存放，收费档案按立卷部门年代和案卷的顺序上架排列保管，切实做到妥善管理，存放有序，查找方便。第十三条收费档案经立卷后，原则上不再拆散原已装订的帐册和凭证。第十四条营运部每五年1次对短期档案上报上级部门后组织实施销毁，各部门对永久以及长期档案，分年度重新编号保存。第十五条对到期档案经过鉴定，抽出具有保存价值的档案后，其余失效的档案应造具“档案销毁清册”一式三份，并写出销毁报告，经单位领导批准后报上一级机关备案，对到期仍有保留价值的收费档案有丢失情况时，应在销毁报告中予以说明。第十六条经上级机关批准且进行收费档案销毁时，由收费部门、档案部门、审计部门共同派员监销，监销人对所要销毁的档案应进行清点、校对。销毁后在销毁清册上鉴字盖章，并将销毁情况报告单位领导，把销毁清册报告和批准文件一并归档保存二十五年。第六章附则第十七条本细则后附两个附件文件，附件1收费档案归档内容以及保管期限表，附件2收费档案装订要求；第十八条原细则执行截止为2010年，本细则修改方案从2011年起执行。收费档案归档内容以及保管期限表分类分序总序档案内容保管期限收费凭证类1票据帐薄永久22移交清单、划拨单（营运部）永久33票据领用单15年44IC卡调拨单15年55盘点单15年数据报表类16各类年报表永久27出入口车辆月报、补票收入月报15年38收费员收入月报表15年49票据领销存旬月报15年510IC卡月报、封包锁片月报15年611每日营运快报15年原始记录类112出入口车辆日报15年213通行费收入日报15年314废票登记表15年415出入口收费班报5年516车道特殊情况处理记录5年617车道打印票据交接记录5年718出入口超限车辆记录5年819紧急状况下车辆免费通行记录表5年920发电机运行记录表5年1021每月IC卡、读写器盘点表5年1122交接班记录5年1223便民箱物品使用及移交记录5年1324复秤记录5年1425弃票销毁登记表5年1526核销、缴款记录表5年1627通行费清点核对封包投包流程表、空款包交接记录表5年1728收费站打印票据交接记录5年1829数据备份情况登记表5年1930稽查登记表5年2031谈心记录5年2132大事记、收费站异常事件及重大事件记录5年2233收费站设备检查及故障记录5年2334坏卡登记表5年2435销卡记录表5年2536收费站特殊还F-登记表5年2637封包、锁片领用表5年2738密码更改记录表5年2839施工车通行券核销登记表5年2940收费员长短卡、款登记表5年3041工作日志5年3142机动卡使用登记表5年管理资料类143违规车登记表、补票提成立功授奖表5年244征费投诉记录5年345会议记录、班组学习记录5年416收费员考核月报5年547培训记录5年648收费分析5年749稽查通报5年其他资料类50物品抵押单（不归档，用档案袋封装的方式留存）251减免车辆信息确认单352封包缴款单I53换班申请表554考勤表收费档案归档内容及装订要求为科学规范管理和完整保存档案，使档案在各项工作中更好的发挥作用，现将收费档案装订要求规定如下：第一类立卷档案：立卷档案依照成渝公司收费档案管理工作细则的有关要求立卷、装订、归档。归档资料应做到完整、符合档案要求。一、立卷档案封面：（一）A4软卷皮：收费凭证类、数据报表类档案，全部使用A4软卷皮做封面软卷皮封面如（图1）所示，图1依次为软卷皮封面、软卷皮卷内目录、软卷皮卷内备考表，按照表格内容填写即可，要求（图1）软卷皮封面、卷内文件目录、卷内备考表图片A4打印封面：原始记录类、管理资料类档案，全部使用封面、目录、备考表打印式。1、（图2）所示打印封面格式：重庆成渝高速公路有限公司2011年度G85九龙坡收费站收费分析（图2）打印封面图片2、（图3）所示：打印卷内目录卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页号1G85九龙坡收费站重庆成渝高速公路有限公司G85九龙坡收费站2011年1月上旬废票明细及废票报告单20110101/2011013112G85九龙坡收费站重庆成渝高速公路有限公司G85九龙坡收费站2011年1月中旬废票明细及废票报告单20110101/20110131303G85九龙坡收费站重庆成渝高速公路有限公司G85九龙坡收费站2011年1月下旬废票明细及废票报告单20110101/2011013171/105（图3）打印卷内目录图片备注：最后一份档案资料的页号是起止号，其余前面的均为起号。3、打印卷内备考表（图4）卷内备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷日期：二、案卷盒：(一)案卷盒脊背书写：打印方式，按照案卷盒正面内容填写，要求书写工整，字迹清楚，无涂改。=MJB 7D I 年SW 用 EM"、TC 十 nw、*4包H *用r15年、年 *a总卡、住士M 寻注公司G85九龙触 C>（图5）:案卷盒脊背图片以及打印格式（二）案卷盒正面书写：手写方式，见（图6）所示:（图6）:案卷盒正面图片三、案卷分类与排列（一）分类科学一个立档单位承担立卷工作任务的部门，在一个年度开始时，要依据上年度收费材料形成情况，对收费材料分类的整理、立卷、归档工作应及时做好。在材料收集齐全、完整的基础上,将材料按下列次序分开。1、分类别，将收费材料各类分开。2、分期限，根据收费档案归档内容以及保管期限表的规定，将收费材料不同的保管期限分开。（二）组合合理将经过分类的材料，按一定形成式组合起来。1、组合的基本要求组合一般应以问题为主,兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一,年度不混，期限准确，便于保管利用。2、组合的基本方法（1）收费系统形成的各种档案，一般按单一问题组合。（2）按同一年度、同一月、同一保管期限组卷。（三）案卷排列装订好的案卷，必须进行排列、编号。排列：按永久、长期、短期卷排列。编号：永久、长期卷按排列顺序一年统一编一个通号，短期卷一年单独编一个通号。永久、长期卷在移交前，应按档案室的接收要求，将各个年代的案卷拉通排列，重新统一编写通号。四、案卷目录经过装订、分类、排列、编号的案卷，要按排好的顺序，一一登记在案卷目录上。填写时必须按照案卷封面的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式三份，分别由本部门、管理处营运科、公司营运部留存备查。案卷目录格式，见（图7）所示：案卷目录序号档号责任人案卷题名总页数保管期限备注1G85九龙坡收费站重庆成渝高速公路有限公司G85九龙坡收费站2011年收费站特殊还卡登记表1005年（图7）:案卷目录图片五、档案管理其他要求：（一）在装订前，必须剔除文件上的全部金属物，并将文件的下方和装订线的侧方对整齐，装订时应与卷皮封面以及打印封面底端取齐；（二）页码打印全部采取打码机打印方式，打孔线装的方式装订成册；（三）散页且不足A4纸大的档案资料，要求粘糊在A4纸上装订归档；（四）为了立卷美观，全部使用A4案卷盒，对于大于A4纸张的档案资料，要求折叠为A4纸大小；（五）经过装订的案卷，必须达到整齐结实美观，便于保管和利用的要求O第二类立册档案：收费各级部门对本年度产生的、本年度使用的管理资料，进行规范立册管理，具体立册要求如下：（一）立册内容：根据营运管理要求，收费部门需立册的内容如下：收费文件、惠民文件、路桥文件（路桥代收站应有）、行政文件、超限管理、营运通知、会议纪要、收费分析、绩效考核、培训资料、投诉记录、营运制度、应急预案、员工档案（收费站应有）、车辆档案、稽查通报等。各部门也可根据实际需要再立其他项目。（二）立册要求：所有立册内容要求使用同一颜色同一规格的文件册或文件盒，封面以及脊背标识字体、大小、高低应统一美观，由公司营运部统一执行。（图8）立册资料封面图片1、如（图8）所示，立册文件封面格式，若为文件册，则该册的第一页，放入该封面即可。若成本的资料，则装订成册时即用该封面。2、立册文件盒或文件册脊背图片：（同图5、6）3、立册资料卷内目录：同前面立卷档案的卷内目录要求一致，见（图10）所示：卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页号1G85九龙坡收费站重庆成渝高速公路有限公司G85九龙坡收费站2011年1月上旬废票明细及废票报告单20110101/201101311（图10）打印卷内目录图片备注：最后一份档案资料的页号是起止号，其余前面的均为起号。（三）车道文件立册：车道必须有收费文件、惠民文件、路桥文件、应急预案四类管理资料，分类打孔装订到一起放置在1个文件盒内，要求每个收费站出入口至少各一套。集中式收费站常开开启车道总数达到6个车道以上的，每个车道还必须配制收费文件、惠民文件，路桥代收站点还必须有路桥文件。（四）立册档案内容年终除需要继续延用的外，均按要求装订存档。技术资料管理规定-、种系统技术资料、运行操作记录要归类存放，列出清单,定期整理，并由专人保管；二、未经领导同意系统随机资料、各种操作运行记录一律不许外借；三、因工作需要借阅有关资料、图纸时，应向保管员办理登记手续，借用期间要妥善保管、防止遗失，阅毕应立即归还存档；四、借阅人员使用技术资料时不允许在资料上涂写乱画；五、系统软、硬件变更时要及时修改相关资料，或制作详细的变更资料，确保资料的完整性；六、任何对系统资料的修改补充须有详细记录及签名；七、对系统各设备的故障处理过程应详细记录，保证设备运行记录的完整性；八、机房内各种仪器仪表应分类存放，列出详细清单，由专人负责保管；九、需要使用仪器仪表时应在保管人处办理相关手续，对于贵重仪表每次交接时双方应详细检查仪表功能是否正常，并记录；十、使用完毕后，借用人应及时归还；十一、未经领导同意，机房内的仪器仪表一律禁止外借、带出机房使用；十二、未经领导同意，所有仪器仪表一律禁止用做其他用途。附件4养护档案管理实施细则为确保养护资料归档工作，方便查阅资料，根据公司的档案管理有关规定，公司工程部及各管理处工程养护部门负责养护档案的收集、整理、归档工作，特制定本办法。-、养护档案管理的依据1、公路养护技术规范JTGHlO-20092、公路工程交竣工验收办法3、其他相关国家及行业规范二、档案管理(一)养护档案资料的收集、整理工作需与高速公路养护管理工作同步进行。上报专项及大修工程计划，同步完成文件材料的形成、积累、整理和保管工作；工程项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档及验收工作。(二)养护档案归档后应做到完整、准确、组卷合理、整洁、美观且利于保存。1、工程档案管理应设置专门的档案室，配置必要设备对养护档案资料进行保管，保证档案资料室通风、干燥，满足防潮、防霉、防蛀等要求。2、档案室应建立健全登记、统计册，对每年档案的收进、保管、利用情况进行逐项登记和统计。3、定期检查柜内案卷保管情况及库房设施，发现问题及时解决。（三）所有与养护有关的文件材料、工程图纸、数据资料，协议、记录、机械设备图纸、应用资料和电子文档等，均应按规定编制完成后交档案管理部门统一管理。（四）公司内部人员查、借阅档案，由各部门负责人签注意见，方能查、借阅。借阅者不得擅自摘抄、复印保密档案内容，如若需要，经相关领导批示，并符合有关保密规定，方可摘抄、复印。（五）对超过保管期限的档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。三、归档要求（一）归档的养护资料必须准确、完整、系统。（二）归档的养护资料必须分类清楚、题名确切、保管期限划分准确、案卷装订整齐美观。（三）归档的养护资料应做到书写材料优良，有利于长久保存。书写工具必须用钢笔或毛笔，墨水只能用碳素或蓝黑墨水，字迹工整，图样要清晰。有原签字或加盖印章的复印件不得作为归档材料。（四）归档的养护资料必须准确反映养护检查、维修（包括大、专项、小修）等各项工作的真实历史过程。（五）归档的养护资料须经各业主代表检查后交由档案管理员并办理移交手续，由档案管理员统一入库保管。（六）档案管理人员应认真负责，及时记录、收集有关资料，定期整理分类归档。对于日常管理类资料可按需汇编成册，对于专项工程及大修、改造工程应单项装订成册，对于计算机管理的重要资料，应定期用软盘或光盘备份。（七）归档份数及时间为：维护档案应包含完整的质量控制文件。对于技术简单，易于维护的项目（保修和小修等），其维护档案于验收通过后，次月初移交养护中心档案室；对于专项及大修改造工程项目，可在工程通过竣工验收后次月归档。交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。（八）养护资料的归档范围根据交通部交竣工验收管理办法结合渝高发司2004154号重庆高速公路发展有限公司关于执行高速公路竣工档案编制规定的通知中相关要求,同时结合高速公路养护工程的特点和实际情况进行归档分类。材料文件归档分类1、建设公司与成渝公司的相关移交资料、竣工资料等；2、道路、结构物、沿线设施等静态数据资料；3、巡查、定期检查、特殊检查资料：(1)巡查资料：日常路况(含路基、路面、边坡、桥涵隧、绿化、沿线设施等)检查记录；(2)定期检查：路基、路面、桥涵隧、沿线设施等定期检查记录和检查报告；(3)特殊检查：特殊检查报告等相关资料。4、日常养护工程归档资料如下：(1)隐患整改通知书、整改反馈信息；(2)日常养护工程计划，月、季、年度工作计划；(3)日常养护任务通知书；(4)病害维修记录；(5)养护月报表；(6)日常养护施工合同(协议)；(7)日常养护工程决算；(8)日常养护工程自检验收、评定资料；(9)年度养护工作总结报告。5、专项及大修工程档案资料(1)新增项目立项申报资料；(2)相关的检测报告；(3)相关批复文件；(4)工程管理文件：招标文件；投标文件、评标报告(含资格审查文件)；合同协议；技术文件及补充文件；相关单位往来文件；其它文件及资料。(5)相关的支付报表(6)工程决算文件(7)审计文件(如果有)(8)监理资料：监理管理文件；工程质量控制；文件(质量控制措施、规定及往来文件、材料试验、检测资料、监理独立抽检资料、交工程质量评定资料；工程进度计划管理文件；工程合同管理文件；其他资料(监理日志、会议纪要、工程照片等卜(1)施工资料：开工报告(施工组织设计、施工计划、经批复的交通安全组织设计)；原材料出厂证明(合格证书)；施工测量记录；所有的自检及抽检资料；隐蔽工程验收记录及质量检查单；工程费用文件(中间支付申请);工程变更资料；施工原始记录、施工照片、会议纪要、其他原始记录。(2)综合文件(交工验收文件、竣工验收文件、各参建单位总结报告)(3)工程及档案验收(交接)文件6、科研项目(1)项目立项申请资料(2)课题大纲(3)合同协议(4)项目研究报告(5)鉴定、验收、评定、获奖等资料7、预、决算资料：年度预算批复资料、年度预算执行情况、年度决算资料。8、不定期、半年及年度考核资料9、相关的路产、路权管理资料相关申请资料、批复资料、路政审批施工证书、路产协议等。10、水毁资料11、沿线应急抢险(工程、交通)组织预案12、交通量各类统计资料13、结构物重大安全事故调查、分析、处理等相关资料14、养护及救援设备相关资料（1）基本数据资料（车牌、车型、购车时间等）（2）年度及月报表（3）大修、重大专项维修、报废、新购等申报及批复资料（九）归档时间文件材料应在第二年年初以年度为单位整理后归档。三、档案的保存（一）公司工程部形成的各种类别的和特殊载体的档案，由公司档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员保管。（二）建立专门存放档案的库房，符合档案保管要求，并设置防火、防盗、防虫、防潮、防高温、防鼠、防有害气体的八防设施，定期检查柜内案卷保管情况。定期检查库房设施，发现问题及时解决。（三）档案室应建立健全登记、统计册，对每年档案的收进、保管、利用情况进行逐项登记和统计。（四）档案人员调动工作时，应在离职前清点档案柜内的案卷，办好交接手续。四、档案的借阅（一）利用档案者必须遵守保密规定，在规定许可范围内利用档案。（二）本单位工作人员，因工作需要利用档案的，应说明情况，履行登记手续后利用档案。外单位的利用者，应持有组织介绍信，证明其身份，查档范围及利用目的，并办理查档手续后方可提供利用。（三）档案原则上不外借，只允许在档案室阅览。如遇特殊情况，确需借出时，需经本单位领导审批，并严格履行借阅手续。借阅的档案要限期归还。（四）利用者必须爱护档案资料，不得有拆散，剪裁、涂改、圈、画、折叠、损污等行为，违者追究责任，严肃处理。（五）利用过程中，需摘录档案时，须经档案员同意后方可摘录，摘录后应将摘录内容与原件交档案员确认后，方可离开。（六）不得随意复印档案资料。确因工作需要的，应填写申请单，经分管领导审批后，由档案员进行复印。