中国置业有限公司财务档案管理办法.docx

中国置业有限公司财务档案管理办法第一章总则第一条为了提高XXXX（中国）置业有限公司（以下简称集团公司）会计档案的质量，达到档案管理的标准化、规范化、程序化、根据国家财政部、国家档案局会计档案管理制度，依据XXXX（中国）置业有限公司财务管理制度的相关规定，结合公司档案管理实际情况，特制定本办法。第二条会计档案是公司的重要档案资料，必须设专人妥善保管,出纳人员不得兼管会计档案。第三条本办法适用于集团公司及所属各中心、分子公司及关联公司（以下统称各公司）。第二章会计档案的分类和归集第四条会计档案分为：账簿类、凭证类、报表类、工资表类、其他等五大类，分类要清楚，分类方法前后要一致，不得随意变动。第五条凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表、会计资料、各类合同与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。在财会工作中形成的收文和发文、会计制度、会计工作计划、总结等文书材料也要归档。归集的会计档案，必须齐全完整，做到不缺年、不漏月、不缺件。第六条归集范围（一） 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；（二） 会计账簿：包括总账、日记账（现金、银行日记账）、各种明细账等；（三） 会计报表：包括月度、季度、年度会计报表（年度决算批复文书档案、会议档案各存一份）；（四） 工资表：工资单、奖金发放表、三金扣款表、工资说明等系列与工资相关资料。（五） 合同与协议：房屋销售合同、工程施工合同、投资合作协议、委托管理合同等；（六） 其他：包括动态目标成本表、动态目标收入表等、会计档案的移交清册、保管清册、成本计算表、固定资产卡、备查簿等。第三章会计档案的整理装订第七条会计凭证（一） 原始凭证按记账凭证大小折叠整齐，按月整理存放；（二） 会计凭证的装订要规范，一律左侧装订，不得订角:（三）填写会计凭证封面和卷脊，应统一按规定填写；（四） 次月20日前完成当月凭证装订工作。（五） 记账凭证封皮内容填写齐全，按编号顺序排列。第八条会计账簿（六） 次年2月前打印当年所有科目总账、最明细账及现金日记账、银行存款日记账；（二） 每本装订页数在400页以内；（三） 会计账簿的卷皮、卷内目录要设计统一格式和填写内容。第九条会计报表（一） 会计报表按月份、年度分别装订；（二） 会计报表的卷皮、卷内目录，要设计统一格式和填写内容。（三） 各公司会计报表需要财务负责人、公司负责人签字，每月将签字手续齐全的会计报表传至财务管理中心存档。第十条工资表（一） 工资表按年度结合组织机构立卷；（二） 工资表的卷注应注明部门、年度、月份、卷号。第-1-条合同与协议（一）房屋销售合同按照楼号分类进行单独管理；（二）工程施工合同按照项目进行单独管理；（三）投资合同与协议按照投资类型分类管理（包括长期投资、短期投资等）；（四）委托管理合同进行单独管理。第十二条其他类按名称、重要程度结合时间立卷。第十三条会计档案在装订前要去掉金属物，大小规格不一的要折叠整齐、裱糊，遇有破损、缺页要进行修补，用线绳装订结实。第四章会计档案的排列编目第十四条会计档案的排列（一） 会计凭证：按时间顺序从月度开始到年度为止；（二） 会计账簿：按年度顺序排列，年度中再按总账、日记账、明细账顺序进行排列；（三） 会计报表：一般按年、月顺序排列；（四） 工资表：一般按年、月顺序排列；（五）其他类：按重要程度结合时间顺序排列。第十五条会计档案的编号会计档案的编号采用分类编号的方法。账簿、报表、工资表和其他案卷较少的档案均采用分阶段跨年度编流水号的制度。阶段年限的划分，可根据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过三位数。数量较多的会计凭证档案采用一个年度编一个流水号的方法。第十六条填写会计档案目录（一） 会计档案按类填写案卷目录；（二） 案卷目录的填写方法：案卷号：按顺序填写，以固定案卷的位置；标题：填写案卷的类别名称；起止年月日：按案卷形成时间填写；保管期限：按己划定的保管期限填写；（三） 填写案卷封面、卷脊、备考表项目时，要选用质量好的碳素墨水，用毛笔或钢笔书写，严禁用圆珠笔、船笔书写，为了醒目可加盖规格统一的橡皮章。第五章会计档案的归档第十七条会计档案整理装订后，由财务部门保存使用一年，然后移交给档案管理部门。第十八条对电子档案每月末将电子版财务资料刻盘备份一式两份，财务和行政人事部各存一份，应妥善保管避免消磁等损坏。第十九条向档案部门移交时，应填写会计档案移交清册一式二份，财务部门保存一份，另一份随档案移交档案管理部门。第二十条档案部门对接收的会计档案，原则上应保持原卷（盒）的封装，个别需要折卷重新整理时，应征求财会部门的意见，并与财会人员共同拆卷整理。第六章会计档案的借阅第二十一条财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，按原顺序排放；若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。第二十二条因公需要查阅会计档案时，必须经财务经理同意，由档案管理人员接待查阅。第二十三条公司外人员因公需要查阅会计档案时，应持有公司介绍信，经财务部经理同意后，由档案室管理人员接待查阅，并详细登记查阅人员的工作公司、查阅日期、会计档案的名称及查阅理由。第二十四条会计档案一般不得带出公司，如有特殊情况，需要带出公司，必须经财务经理批准，并限期归还。第七章会计档案保管责任人第二十五条财务部经理指定人员保管存放在财务部的重要经济合同、协议、资金预算、资金计划、项目可行性报告、预算、计划成本和公司下达文件、通知。第二十六条财务部经理指定人员负责保管公司原始凭证、会计账薄、会计报表（含年度报表资料）、纳税资料，公司经济往来财务核算发生时各种原始资料，公司使用的收据、发票存根，销售合同等。第八章会计档案的保管期限第二十七条会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。根据国家有关规定，各类会计档案最低保管期限如下:档案名称保管期限（一）会计凭证类：1、原始凭证、记账凭证15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久2、银行存款余额调节表3年（二）会计账簿类：1,R记账15年其中：现金和银行存款日记账25年2、明细账、总账、辅助账15年3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久（三）会计报表类：1、主要财务指标报表3年2、月、季度会计报表15年3、年度会计报表永久（四）其它类：1、会计档案保管清册及销毁清册25年2、财务成本计划3年3、主要财务会计文件、合同、协议永久第二十八条会计档案的保管期期满后销毁事宜，按照财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法执行。由会计管理人员编制会计销毁清册，销毁时由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。第九章附则第二十九条本办法自下发之日期执行。第三十条本办法由集团公司财务管理中心负责解释。XXXX（中国）置业有限公司二。二三年二月二十五日