五金电子公司文件控制程序.docx
五金电子公司文件控制程序DGXT-QP-OlA/01目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本2范围适用于与腹量管理体系有关的文件控制。3职责3. 1总经理负责批准发布质量手册。4. 2管理者代表负责审核质量手册5. 3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4程序4.1 文件分类及保管4.1.1 质量手册和程序文件，由办公室备案保存。6. 1.2与产品有关的技术文件：包括产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、质量计划及规程等，由质量技术部备案保存。7. 1.3确保质量体系运行和控制所需的文件：包括操作规程、作业指导书及各项管理制度等，由生产部备案保存。4. 1.4外来文件：本企业适用的国家或地区法律法规、国家及行业标准等，由办公室备案保存“4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号a）质量手册公司名称代号为DGXT,质量手册代号为QM,其编号为公司代号加质量手册代号加版本号。如：DGXT-QM-2018A/0,表示东莞市祥泰五金电子科技有限公司2018年质量手册第A版作0次修改。b）程序文件公司代号加程序文件的字头加流水序号。如：DGXT-QP-OlA/0,表示东莞市祥泰五金电子科技有限公司序号为01的程序文件的第A版0次修改。C）作业文件公司代号加作业文件的字头Wl加流水编号。如：DGXT-Wi-OOIA/0,表示东莞市祥泰五金电子科技有限公司序号为001的作业文件的第A版0次修改。d）质量记录DGXT-QP-XX-XXX;DGXT代表公司简称：QP代表程序文件：XX代表序号；XXX代表流水号4. 2.2外来文件和资料按原有编号执行，若无编号，应由文件管理人员自行编号，但编号不能重复。4.3 文件的编写、审核、批推、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放：b）各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放；C）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录4.4 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控"两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右下角加盖表明其受控状态的印章，并注明文件发放号。4.5 文件的更改a）质量手册由办公室组织更改，填写文件修改废止申请单经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录；b）其他文件的更改由各相应部门填写文件修改废止申请单。经原审批部门审批，再由各部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯-性。4.6 文件的领用a）文件使用者应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人审批方可领用。b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，就给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录*4.7 文件的保存、作废与销毁4. 7.1文件的保存a）与质量管理体系相关的文件都必分类存放在干燥通风,安全的地方；b）各部门文件由本部门资料员保管.办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查；c）对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的受控文件清单。每三个月应将清单副本报办公室备案，如内容没有变化，应通知办公室。d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索。5. 7.2文件的作废与销毁5.1.1.1 当文件有较大的改动时或同一份文件的其中页的修改状态达到十次时，应进行换版，原版次文件作废。5.1.1.2 作废文件由文件管理员负责收回并作记录，办公室或生产部保留一份作废的受控文件，并加盖"作废保留"印章。一般文件保存不低于二年。生产规范、技术性的文件保存期不低于该产品的使用寿命期限（有效期5年）.471.3除保留文件外，其他作废文件应统一销毁。办公室或生产部填写文件修改废止申请单”，经管理者代表批准后，有二人以上在场销毁，并做好记录。4.7.3文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。4.8 外来文件的控制4. 8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。5. 8.2办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章,分发到相关部门使用，并把旧标准收回。6. 8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"受控文件清单”,并报办公室备案。4.9 每年由办公室组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定.4. 10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。5相关文件质量记录控制程序。6质量记录Dgxt-QP-OI-OOI DGXT-QP-O1-002 DGXT-QP-O1-003 DGXT-QP-O1-004文件发放、回收记录.文件借阅、复制记录。受控文件分发回收记录。文件更改申请单。
