国际会议报批平台使用指南.docx

国际会议报批平台使用指南1注册及登录网址：注意：请使用谷歌浏览器或者360浏览器极速模式。进入中国教育系统学术会议云平台，点击"会议申报"“进中国教育系统学术会议云平台 教百部国际学术会议运堆平台入会议申报系统工百贞军台介铝金嵌申报会议屐务学术动态关于我In会议申报进入金出申报*域如此前已在平台注册，可直接用已有账号登录。若此前未注册,请点击"立即注册"按钮，进入注册页面。1.1 注册平台新用户用手机号注册。新用户注册手机号:验证码,密码：已有帐号，点击登陆注册后，请完善以下信息，方能进入申报页面。国际会议报批平台军办合修会RW结直实姓名.便于烁号窜槌真实效工号.便于嫌号备植如.屁碎高校信息.触*位外事部门h聚4如果找不更晚要信息.H04MB位外事部门联至费用真实38注周.否91 碎E沪.填写# 响无毒曜写后0名1 .姓名：请输入真实姓名，便于账号审核。2 .工号：请输入您的真实教工号，便于账号审核。若无单位工号，可不填。3 .所属高校：请在下拉框中选择您所在的高校，如果找不到所需高校信息，请和贵校外事部门联系。4 .所属院系：请在下拉框中选择您所属院系，如果找不到所需院系信息，请和贵校外事部门联系。5 .激活邮箱：请输入您的单位邮箱账号（无须填写后缀名）。此处只能填入单位邮箱，以核验身份。每个邮箱只能注册一次。6 .验证码：请输入图片中的验证码。点击“激活”按钮，系统将发送一封邮件至您的单位邮箱。邮件包含了激活该账户所需要激活链接，申请人可以点击邮件中的激活链接激活账户。收件箱d附X回复回复全部转发移动到-标记为更多Y翩除邮件econfhust.eduxnSXXXXXX点击下面他接激活账号，4SN寸生效，否则重新注册服号，捱接只能使用一次，请尽快激活！点击也"*行邮箱激活>，。激活帐户后，即将跳转国际会议报批平台。您将以教职工用户身份进入本平台，可以提交国际会议申请。 H 4K 社国际会议报批平台当小共出口6出H*itfiBtett*N*llt9lrtt¼K)x*«*«： «AH僧ZHH宏： tfi闺次用,3* 本4含*8 QG文W含0tt*内方人*2句*，*人 *tt*1.2 用户信息您可以点击右上角用户名或点击"系统设置"，以修改或查看个人信息。国际会议报批平台W*WMNCAMlaC为*证握也平台时编入的单位AJ笛手匕手机号码为在主平台注册的手机号HE可填项3*PIfh1 .电话：请填写办公电话。2 .职称：请填入职称。3 .备注：请填入其他需要说明的信息。4 .用户角色：教职工用户身份，具备提交会议预报和会议申报的权限。5 .全部填写完成后请单击"保存"按钮。1.3 修改密码在主平台顶端点击用户名，可以修改登录密码。修改密码WlF:定2国际会议预报2.1 预报流程说明为了规范化并提前计划性地申报各单位的国际会议，国际会议上报工作实施每年仅限一次预报并正式上报下一年度全年拟申办的国际会议。每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月教育部收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。根据规定，原则上没有进行提前预报的国际会议将不予补报；拟申报的国际会议须提前一年规划并按照指定时间一次性提前一年预报并正式上报至教育部。外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划，但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表，并由单位外事部门在会前3个月网上提交请示批文。会议类别说明如下：1小型自然科学技术类国际会议：不涉及敏感政治问题，外宾人数30人以下的自然科学技术类国际会议。2 .一般性国际会议(1)外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议；(2)外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。3 .重大国际会议(1)联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；(2)联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；(3)事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；(4)外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；(5)外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；(6)邀请党和国家领导人出席的国际会议。国际会议预报流程如下图所示：2.2添加操作步骤点击''国际会议预报添加"字段，进入填写申请信息页面，按照提示填写，完成后点击''提交"按钮即可。国际会议报批平台会议预报申报系统设置V会议预报申报国际会议预报列表国际会议预报添加O国际会议预报O国际会议申报国际会议预报添加填写说明:1 .申请人信息国际会议预报热=提示：请在毋年9月ggt报次年度会议计刎请技照表单援示认直ta写.，吕哥提示：1:人文杜科曼会议外宾人BaOo人以上或总人JS400人以上为重大会议.2:自然科享奕会议外宾人数38人以上«E总人H800人以上为重大会议.3：宝于重大会议命批程序被为基杂.诵声格控制会议报直.申造人信息姓名张卿3败工号.申报单位仲申#«江学斯在院票图书企职称手机电子件xxw左示：清埴可既常用”精.便于接收国际会仪的报批态.请如实填写姓名、教工号、职称等信息。"姓名"默认为用户名,"申报单位”请填写学校名称，"所在院系”请填写院系全称，"手机”请填写11位手机号码，"电子邮件"可填写常使用的联系邮箱（不局限于单位邮箱）。2 .会议基本信息"会议名称"请如实填写中英文名称；"开会时间”须选择下一年开会的大致日期；"拟对外承诺日期"是指：1对学校自主举办的国际会议类，是拟向外发出会议1号通告的日期；2对申办、承办等国际会议类，是拟向外方单位正式申请的日期。"是否本地"是指是否在申报单位所在地举办，请勾选后填入具体地址。"会议类型”请选择自然科学或社会科学。自然科学包括数学、物理学、化学、生物学、天文学等基础科学和医学、农学、气象学、材料学等应用科学。社会科学包括哲学类、经济学类、法学类、教育学类、文学类、艺术类、历史学类、管理学类、政治学类、马克思主义理论类、新闻传播学类、社会学类、中国语言文学类、外国语言文学类等多个学科的所有专业。"会议规模”请按照参会人数及情况选择小型国际会议、一般国际会议和重大国际会议其中之一，可参见2.1小节的会议类别说明。"国内代表数”和"国外代表数”须填写预估的参会代表人数。"会议举办方式"请据实选择，并分别填写主办单位、协办单位、承办单位、合办单位的中英文全称。主办单位：指会议的发起单位;承办单位：指会议的具体实施单位；协办单位：指会议实施过程中提供协助或赞助的单位。“经费来源”请填写经费来源及预算金额。3 .备注请填写其他需要说明的事项。4 .提交点击"提交”按钮提交申请，即完成一场国际会议预报的申请事宜。您可以重复以上步骤，添加多场会议预报。2.3国际会议预报列表添加预报信息后，即可在"国际会议预报列表"界面查询您已经申请的国际会议预报。该页面包括普通查询、高级查询、导出预报表等功能。BB际会议报批平台t'*!C4=S<*9RBff.KMtffl图U®«J»Bw3Wmw¼.wtn-，,查虐直询1 .普通查询可根据会议规模、会议报批状态或输入关键词查找您所提交的会.*M8>w<w* anu*wtt2.高级查询议预报。国际会议报批平台ANWBMfil*».他SMffl#±点击查询按钮右侧的。按钮，即可展开高级查询。不仅包含普通查询的选项，还可查询在某个时间段内召开的会议，或根据申报人查询。 sff. Mn «±国际会议报批平台"*中1#S篦日、*KHBaBMtsWffW*人； Lm： 2 . J： Z Q ?v " B SB3.导出预报表勾选或全选您已查询出的会议预报列表，点击“导出预报表”按钮，下载会议预报信息。3国际会议申报国际会议申报流程如下图:小型及般国际会议提前3个月申报；重大国际会议提前5个月申报在申报平台向教育 部国际司报送正式 会议请示扫描件3.1 新增国际会议申报点击"国际会议申报"页面的"新增"按钮，即可新建一条会议申报记录e国际会议报批平台会议预报申报系统设置V会议货报申报。国际会议预报国际会议申报信息列表O国际会议申报此外，您也可以从已通过的预报列表界面，点击"申报"按钮,开始填写申报信息。请仔细阅读国际会议申报须知，勾选左下角方框，点击"开始办理"按钮，进入填写申报表页面。本人己认真施读以上须知1I清点击开始办理"进入流程开始办理3.1.1 申请人信息国际学术会议申报表"温修提示：人文社科美会议外宾人数100人以上或总人数400人以上居重大会议.目然科学类会议外宾人数300人以上或总x¾goo人以上属重大会必"温萼提示：小型会议和一般会议（不涉及敏感问直）须至少在开会前3个月填写申报表；重大会议须至少在开会前5个月埴写申报表.申请人信息.姓右球却X员敦工申报单.位中国大学刻试所在院.系计算机学?文职称gC手机mo0xgcom学示：清埴型"St用蚪8便于接收DB际会议的报批状丞系统会自动填入该账户的身份信息，力口*字段为必填项。"手机"和"电子邮件"字段会自动关联个人信息中的手机号码和邮箱，也可更改为其他手机和邮箱。3.1.2 会议基本信息1.会议名称（中文）：请填入50字以内的中文名称。2 .会议名称（英文）：请填入100字符以内的英文名称。3 .开会日期须至少提前3个月申报，且开会时间应在5天以内，详见申报须知；填入拟对外承诺的日期。注意：在获得教育部正式会议批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。4.会议地址分为本地和外地a外地办会须在网页提交"当地外办批复件"扫描件。详细地址先选择省或直辖市，再填写具体地址。，会议地址I外地，详5B地址浙江XXX市（区）当地外办*批复件送抒文件未选择任何文件5.会议类型分为自然科学和人文社科，会议规模类型说明详见2.1小节口6 .请填入预估计的参会人数，此处的"国内代表数”和"总代表数",在其他代表数填写完成时可自动求和得到，无须填写。7 .请选择贵单位的会议举办方式：主办、协办、承办、合办，并填写会议举办各单位的信息，可通过右侧0按钮添加。会议经费预算中会议来源包括：自筹、赞助费、与会人员注册费、部委或机构资助等。请依据真实情况填写相关信息，可通过右侧0按钮添加多条预算记录。3.1.4 国外非政府组织或财团赞助信息国外非政府组织或财团参与SS助信息赞助单位所属地区联系人姓名掾作O赞助金嵌（元）赞助理由赞助单位筒介公安部许可函选择文件.未件选择文史,未件若办会中存在国外非政府组织或财团赞助情况，请详细填写相关信息，并上传“赞助单位简介”文件和"公安部许可函”扫描件，可通过右侧。按钮添加多条赞助记录。3.1.5 会议主题、议题和往届信息1 .请填写会议主题。2 .请填写会议议题，可通过右侧。按钮添加多条议题记录。3 .请填写往届会议信息。包括举办时间、举办地址、举办方名称、会议规模、国外代表人数等。3.1.6 台湾问题说明"台湾问蹙说明会议上有无两个中国'或一中M问曼？交涉情况如何？本届会议有无台湾代表参8?会议通知、名录、E程表、论文黑原俄M51S3海胃SH么？须按要求填写台湾问题相关说明。3.1.7 举办会议目的及意义举办会议的目的及意义1会汉目的,2会议重义请简要概括填写举办该会议的目的及意义。当本页内容填写完成后，您可点击右下角"保存草稿"或"下一页”按钮，可保留本条会议记录下次填写或继续填写。保存草ISI下一若本页有填写不符合要求的字段，在页面上会出现红色提示语,如下图所示。请按要求填写后再次点击"保存草稿"或"下一页”按3.1.8 会议主要人员第二页为"会议主要人员"名单填写，请根据实际情况分别填写会议主席、会议副主席、国外参会代表、国内大陆参会代表、国内港澳台参会代表信息，可通过右侧。按钮添加多条记录。此外，您也可以通过"导入”方式，批量导入参会人员信息。点击上图中红色按钮，弹出"导出或查看更多专家页面"。点击"导入国外代表"按钮，弹出对话框。若此前未下载模板，可先下载EXCEL模板，填写信息后选择该文件，再点击"导入”按钮，在该页面可看到信息已经导入。会议主要人员I导三t三I像号人员类更姓名EWRfe单位IB»也*区畔3.1.9 会议日程安排和联系人填写会议主要人员后，点击"下一页"，即可跳转到会议日程安排界面，可根据会议时间、参与人员、内容进行详细填写。须至少填写一位会议联系人信息。会议日程安It廖号开蛤日期0日血血她点参与人员内容HHT1800三0800O会议联系人津号姓宫工号单位茨聚职称W电子"得直陞机探柞1二.0下一步上一步保存单格i3.1.10 国际会议承诺书最后一页为"国际会议承诺书"，请仔细阅读，确认后勾选“本人已认真阅读并同意以上承诺"，点击“提交”即可。国际会议承诺书本国际会议系为学术性活动交流，我确保所填信息属实并承诺：1.未经教育部批准，不对外承诺举办此次国际会议.2未取得正式批复,不自行召开国际会议.3 .严格按照相关现定限定经要开支范霹和开支标准.4 .坚决维护国家统一和社金雄定，保证不涉及政治上的"一中一台"议题或其他任何政治性问题，服从敏意时期对会议日期、人数、地点等的统一璃整.5 .坚决维护党的团结统一,不传播有损党和国家利益的谣言，不发表违背中央大政方针的言论。6认直贯彻党的民族政策，不传播、不讨论破坏民族团结的言语话翌，当民族团结的践行若和引领者，7严修IS守有关现走履行我台湾省与会代表的报批、送请手续和我港澳特区及国外与会人员的亩批、激清手犊.8 .认真亩核中外与会人员论文，将会议活动限定在学术讨论范畸，加强正面引导，防止出现敏厚政治问慰.9 严控会议现横、确保会议质量.做好境外专家的身份市查与会议的安保工作，保潼会议峻利召开*10 .不以学术会议之名组织旅游考察活动.11 .会议结束后两个月内提交会议总结.本人已认真I天堂并同意以上承诺上一步蜂3.2国际会议申报信息列表当添加会议申报完成后，自动跳转到国际会议申报信息列表界面,如下图所示。此条记录目前报批状态为"个人申请二国际会议报批平台三.7指巾报njHa.w.ww0s国出 AA»aM I陋金土申帝倡封口在该页面，可对申报记录进行查询、修改、查看、文件下载等相关操作。3.2.1 普通查询当该用户有多条申报记录时，可根据查询条件查找目的记录。1 .按会议规模查找。2 .输入关键字信息查找，关键字可用于匹配会议名称、申报单位。国际会议报批平台-"学*ftfl"ffW.*mi*AY*KH>SB3N1110*3.2.2 高级查询您也可以通过点击上图中的Ia按钮，进入高级查询界面。国际会议报批平台=*NHE*日博虫»*.三Wffl«±V*NIBr-tttCMtOlvI=山申IF您可根据会议开始时间、会议结束时间、申报人等信息进行查询。3.2.3 修改当会议的报批状态为"保存会议信息"、"个人申请"或"单位初审驳回"等时，用户可对会议申报信息进行修改和提交。0TIV*MfIffMKMU：ThSII-二，点*：、:3*裸信W合32*合虫笛文昌«IEHttW日结/HQAft合0香*状态合流公8*人南*作gH主XiLl尊4IndUBtotaiEngineertng.1二IndEftffnnngMana201S012920,8g<M201207290TR个人申ItHx蛛X中国大RfiX卜一卜又件F*宣*wmmI'3.2.4 查看会议详情点击"操作”栏的"查看”按钮，可查看填写的会议信息。点击蓝色"查看专家名单"、"查看会议日程"字体，可查看相关信息。Km国除学术会议申报表%名1234567WT校0国大学测试&m手机电子邮件zhang3职移m会议基本信里()工Ik工程与工程苫理国年事术金仪IndustrialEngineeringandEngineeringManagrrnert201899-06至2018-09-09对外品诺日期2018-06-15会议地洋蜘他制:Itaa市电中科技大学会议类自然科学T国外代萌国内代200香港代0台湾代表致0Q大魅代邮2W总代莪240举办方3会议皇办方摩号单位类型单位中文名称单位英文名你1主办中国也械工程学会工=醒分会2承办华中科技大学3承办湖北古也就L程学会摩乌S9*fi包收入（元）总支*（元）申请费Bl(TE)1目基摩号费助单位名称Hi以地区联浜人报名I醒M人电话费助金善I费助理由3.2.5 文件下载点击文件下载按钮，可进入文件列表页面。在单位初审通过前,文件均处于不可下载状态。修整含狼否会Hii文X*KR|fflft11Mtt«K总人会MH态会改自婚*人*粒Sftfi*11l自王.习IMnSOftKAOMmtc1 丁，Stnwaron*ttonom1W1-31200114201Ft1-028，_.*Wlf交卦<flNB*字HttlFfiftMaLearningI文件列表行中文名工业工程与工程管理学术会议摩耳1文件名台议申报倩阻亲状亳审核中强作下瓠浜明合议初审过后，根掘单位酶NdGiHt流程，明清人决定是否不H打喊去格，评海单传国际文京处2国标会议校内审枇虎程裹审卷中下孤会议初审逋过后根据单位QaK串批卡程卓谙人决定是否下气加魄支格佯由曼I五国际艾戛处3会议安摘表审核中下算会议初中il过后，根据*位国际合议批蒲Ib申请人决定是否不宜打E帷蓑幡，评得位国际交奈处4会议忽结传H交下Jl会议召开后2月椎交会彼怠鳍上一步会议初审通过后，系统将从向您的联系邮箱发送通知邮件。MO员名师.写在RHKtt平自慢交的工业工18与工变H本会炭已通ReMQKW.iK*HS金议JR批平出下IWS关的IMe.提交OS*ftt材W至第位外Wt（BI际处）.根据单位国际会议审批流程，申请人决定是否下载打印会议申报信息表、国际会议校内审批流程表、会议安排表，详询单位国际交流处。在会议结束两个月内，须提交会议总结。文件列表*X:工业工程与工程管理学术会议序号文件名状含卷作及明1 会议申报信鼠去通过Tft含议初审也过后，慎想位国际会议审IIt分程，申诵人决定是舌不箕打印读表格，评词f研国际交僚处。2 国际会议校内审批不程表通过Tft会议初审通过后得摆单位H柝会议申此登程串谓A决定是否不戴打印谟表格，译氾阜传3J乐交震处。3 会议安椎裹电讯Tft会议亦通讨后，修掘单位酶会敏申叱虎程，申il大决定是舌下敷打印谈我格，佯Ia单位国斥交玄处。4 会议总结Ifftx不我会修目开后2个月内援交会祝2结上一整3.2.6查看报批日志点击"报批日志”下的"查看"按钮，即可查看该条记录的修改、审核等情况。iB¾会议中文名:工业工程与工程管理学术会议序号Ikfi环节崛行人IM通河*交量见1傻评值总M!2O1M11>3T1Ofl2修存舍似体京*M201M1-29憧31S393售秆金似值总NMAR2018-01-291837:34H4侵再金似情融珠川32018-01-291*39:0795田为合女值*蛛勃侬2018-01-291»4115H'60交个人谓蛛葡磔201B-01-29194557H7粒VW不讨克EH人*蒲位也审201B-01-300B2211凰回壮凶后援交O但存会W咪辅龙201B-01-300S24a9交个人电满珠Ni文员20184)1-300a293510teWW7tt.EFt单位g201M1-30083245MSl隘改后援交3.2.7查看报批状态点击报批状态下的蓝色字体，即可查看该会议申报现阶段状态。吟B+报值*列表»ntt¼w合&萎女名*««B17.'lInIematKXiAcadenwc1'；*科SemnaronAutonomou201*-01-31*BLeamnQ开0日tt*VSAB23MWM需合7分口好人*&仲VKSXM1H1-0420111M257一色个从事*文K员三*7!U*改宣文件下111I?IndusmalEngineanng2I«1SKECOrMflftflMaM201X*2mt2*<M2O1W*O7290T勺HrHiaE>®9MXABKTUHRffT三SB3.2.8 列表排序当有多条申报信息时，可根据字段进行排序，点击红框中的蓝色字，即可根据该项名称进行升序或降序排列。国齿.公立e*列嘉I$"会Hga会*文名«*(H*RttH*B*H<f>SAft会*状态合*总第«*AVKVtt布MKH£an*«gwnn9an1<1E11Qifi11n201S019201S0BXM201S0t47290-*位"也付收交蜂出员中国大学IHInternationalBiT-'AcadafTKS20BTY*mMMMA201*1-31201AHM201M1W257Tfflrt三u*onomou1.eurang个A中可符位交非MJ申跟kw时ta文信下1«3.2.9 提交会议总结"（：合&W*SttSS*口开伯口m聚口SAB£«A«e*!t£«atteA申自，金KKHX主HiMinuAonaIAcademic_1i=SMntnaronAaonomou201M1-3181*04K>1*11M257T个人出MIMl文9U,中*字1IiX怨*义R干仪*SSLeemngriiH*ulEngineanng2工汽富厘享nEnfl<n*nngManaRlX79201，OxMRlf4）7290TVW119N>文fUA中flHy*U1文付下I*9<nw，1、会议负责人必须在会议结束后2个月内，在国际会议报批平台将会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张（JPG格式，3500*2500像素）、论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到平台。2、会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。3、国际会议学术总结须述明：（I）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；(3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；(4)总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。