外贸业务部工作职责及流程.docx

外贸业务部工作职责及流程一.外贸业务部的定性及定位一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道,其一言一行及工作的效率,工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（无论好的或坏的），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。二.外贸业务部门的工作流程1）外部2）内部3）所需资料表格4）工作要求（一） .外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，（二） .内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是:如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用（三） .外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。1）样办单：（SAMPLEFORM）。样办在业务中有着不可忽视的重要性，如果客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份,样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后按照样办生产大货。订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前,根据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供应商生产。2) .报价单：（QUOTATIONFORM）,同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单,报价单填写要标明产品所有细节，交货条件,付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。3) .形式发票：(ProforniaInvoiceorPI),这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唆头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4) .成本分析单，(COSTANALYSEFORM)。在报价阶段，业务员要做好本询价的成本分析(大概)，在订单确认后要重新进行详细的成本分析，如果利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于5%,则需要征求总经理的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同对低于常规利润的订单需要进行评估。5) .生产加工单：(ASSEMBLlNGFoRM)。在订单确认后，要根据同客户所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对，如跟单(采购对订单理解有所偏差时可及时指出)。6) .采购单：(PURCHASEORDER或P/0),这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核后再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。7) .验货报表(INSPECTIONFORM),公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检，包括对配件的检查，中期验货及最终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请及时通知主管或经理，以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况，主管也有责任询问每张订单的情况。8) .财务跟踪单：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM).公司要求会计部门要有明确的订单财务记录。包括：1)订单订金/尾款详细的记录。2)各订单配件的帐款项明细资料。9) .装箱单：(PACKINGLIST)0每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。10) .其它文件：外贸部可能要接解到的文件还有：信用证(LetterofCreditorL/C),提单，C/0产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，许可证(配额)等。11) .公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE,包括此张订单涉及到的所有资料,供应商情况和配件。工作要求:外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部基础之上的一个协调沟通的部门，需要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。1) .采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是产品比较熟悉的，可以马上报价;有的则不能一时马上报价，这时需要同采购部沟通，以了解成本构成等价格因素。此外有时客人会在价格上不作让步，需要生产工厂多做一些让步，这时要同主管或经理讲明后联系采购部争取有所降低(指成本方面)。因此需要外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。2) .生产部，及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通，以便安排订单生产:在特殊情况下(指客货较急的情况下)，同生产部协同操作订单安排。一个基本原则是平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。基本特点和工作规范：1)外贸工作周期长，工作隐性强，很多工作平时看不到成效，需要时间的积累和坚持，通常半年或更长时间才能看出效果2）工作方式上：要求与工厂工作同步，但是公司给予一定的自由度。因为可能外出会客/接客，找样品/样办,看样办/样品，考察工厂（配件生产或加工）3）部门上班时间为：8：00-12：001：30-6：00,通常不加班（特殊情况例外，比如周末出货）4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。主要是指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断;交货期方面可以根据实际情况接受客人短于常规的交货期等，有效地去解决问题，争取订单。5）外贸主管可以有相应的活动经费。指外出请客吃饭等（但只适合在一定的范围之内）。6）公司给外贸部门车辆方面的方便，可以及时调用公司交通工具。7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。8）每期新产品一定要拍照整理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。9）公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新，维护由外贸部门专人负责。10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。H）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。12）部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按客户分类归档，以便到时查验。13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回复。14）按照合同要求，按质按量交货。此处外贸部门有权威性，不得迁就其它部门的意见。15）在同客户沟通每一环节中，要把握服务做到前面的原则。16）主管的指令要明确17）办公室区不准打私人电话。18）办公室区不准吸烟。（如有客例外）19）办公时间不准上网聊天。外贸部门人员配备，工作权限及岗位职责1）人员要求2）主管3）会计4）助理员5）采购外贸部门的人员要求少而精。如部门人员暂时不够，宁愿多花时间找合造人员，也不勿忙找人顶替所缺职位。部门要求人员性格：诚实，勤奋，活泼，开朗有合作和团队精神。经理：1）主要负责本部门的长期规划，带领本部门人员开辟市场。2）负责对主管的直接领导。3）负责抽查部门订单情况。4）负责公司部门的抽象业务规划。5）参加展览会，接触客户。6）对一些较复杂的情况作出断定，指示主管如何操作。7）经常检查部门订单进展情况。8）定期或不定期抽查部门账务情况。9）负责主要的问题处理，不直接于涉部门主管下达的有关订单任务。10）主要负责对部门主管及部门会计的领导。有权过问部门的各项事务。但如有异议可直接同部门主管商谈。部门主管1）负责协助经理开拓市场。2）负责部门与客户的交流。3）负责客户开发及管理4）负责本部门的具体工作的安排5）负责协调本部门的良好运作。6）对于较难处理的事，要同总经理商议后做出快定及执行。7）对于比较重要的事情要取的与总经理一致的意见。8）要及时处理安排本部门的工作。做到有序。9）要协助部门同本公司其它部门的沟通。10）要协助部门同供应商的沟通。11）负责订单的安排。12）负责订金的安排。13）负责尾款的回收。14）通知会计每张订单的出货情况。每次出货时，在出货前一定要通知会计。15）外出应酬费用要及时通知会计。16）外出应酬费用不超过300元，可以直接行使，如超出300元要向经理报生I=I。17）每个星期要作出一份总结报告。总结上一星期的工作情况。呈送总经理。18）每个月底要做一份本月份报告，总结本月的工作情况。呈送一份给总经理，自留一份存档。19）每个星期要组织本部门至少开3次早会。同大家讨论关于部门的工作情况。及实际操作情况。20）要通知会计每张订单的的款项情况,及其它款项情况（关于订金,尾款，样办费，开模费等其它费用。）21）如部门需要采购一些物品，要向总经理请示批准后通知会计采购。22）如事先已因工作需要有所消费。要向会计讲明费用目的（严禁虚报）23）工作中如出现失误,应反思吸取教训，不能随便向部门其它同事发脾气。24）要能承认由于自已的工作失误造成的错误。不允许推卸责任。25）对于订单的下达及信息传达时，要求用词清晰明确。不能含糊不清。对于下属或其它同事的询问，要耐心讲解。不能含糊不清，膊衍了事。i会计主要是负责公司外贸部门的财务事项，要求做到帐务记录清晰。1）会计受部门主管协助领导。但只对部门经理负责。2）负责部门每笔账务的出入记录。3）负责订单账务的记录，要及时询问每张订单的订金情况，如订金未入账而部门已开始操作订单,有权向部门主管询问具体情况。直到有一个合理的解释。4）负责订单的尾数款的回收，要及时询问部门主管，如尾款未到，而准备出货的，要及时询问部门主管，直到有一个合理的解释。但要通知经理知悉5）负责配件（辅料）货款的支付。在付款以前要核对每张订单的具体情况。包括数量，交货情况等，如供应商经常拖货期或经常有尾数，有权对所付货款作适当的调整，以加强供应商对本部门的配合程度。6）负责核对配件（辅料）价格。如同种产品前后价格不一时有权询问采购人员。7）每月要做月结报表，一份呈送总经理，一份呈送部门主管。助理或采购：助理/采购主要负责帮助主管处理订单，把书面的订单转化成实际的工作。本部门暂时只定助理员和采购由一人担当，如需增加人员视情况而定。本公司要求工作人员：工作细心，勤奋，能承受工作压力。善于沟通。有困体合作精神。1）负责样办配件（辅料）的采购。样办的跟踪。2）负责订单配件（辅料）的采购和跟踪。3）负责寻找一些好的供货商，及对供应商进行有效的管理4）负责对配件价格的控制。目标要做到用最低的价格采购到最好的配件。做到采购成本要处于本行业的最低水平。（要做到货比三家，每次有新配件要询价时，一定要至少询问三家工厂）5）负责对配件质量的控制。配件质量一定要与订单要求相符，确保成品质量6）负责配件的确认。根据订单要求。公司部门要求每一订单配件都要经过确认后再安排生产。配件要交与主管确认。（特殊情况例外）7）负责配件入仓前的检验。要根据订单抽检8）负责大货前样办的安排及确认。大货样办要交由主管确认。确认大货样办与订单相符后再根据订单要求时间通知生产部安排生产。9）负责配件货期管理，要根据订单时间要求及时调整配件的跟踪。一定要根据订单时间要求安排，具体工作可自已安排。但以不影响到订单出货时间为原则。10）如在样办及配件跟踪过程中有任何凝问，要及时与主管沟通询问，不能自作主张或孵衍了事付款方式的选择：公司外贸部门的收款方式暂时为：现金付款CASH电汇T/!信用证L/C大笔的货款：公司暂不接受：D/PATSIGHT/付款交单，D/A承兑交单MONEYGRAM速汇金，WESTUNION西联汇款PAYPAL网上付款CREDITCARD信用卡付款CHECK支票等付款方式。原则上只有公司在收到尾数款后才安排出货。如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非主管能给出一个合理的解释。（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。工作的开展及要求1）展会2）杂志及其它煤介3）网上平台公司会安排参加各种专业的展览会，如广州的广交会，上海的华东商品交易会等等，以达到推广公司的目的，具体参展情况待公司研究决定。参加展会除选取国内一些知名展会外，也会考虑到香港及国外的专业展会参展。以每年参加三到四次为限，包括国内，香港及国外展会。（国内展会一次，香港展会一次，国际展会一到两次）。同时在行业内比较出名的杂志上发布广告。公司会安排选取一两个较好的网上贸易平台作为选取客户的一个方式，比如阿里巴巴、中国制造网和中国纺织网等等，具体细节待总经理决定。选取的网上平台要知名度较高的一些网上贸易平台，不宜选取过多，以一到两家为主，便于维护和跟踪。通过其它方式接触客户，客户介绍，到国外网站收集客户信息。客户分布群的简要概述及特点：客户分布其基带上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客人有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为外贸部门的参考，主要以实际情况而订）1）欧洲区客户群：主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此区客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。（作为公司重点开发市场）2）美洲区客户：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根延，巴西，哥伦比亚在内的国家。北美地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。注意事项同欧洲区客户。南美洲经济一般,对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求做货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。（作为公司重点开发市场）3）中东区客户：中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家，贸易覆盖人口达到13亿，类似一个中国的总人口，在这里云集了全世界120国家的客商，迪拜市场的特点为批发为主要的经营方式，产品以中低价为为主，质量为中等要求，求购数量巨大，主要为转口贸易贸易，现货交易和订货贸易形式同时进行。这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。需求大，要求出货快。此地客户的订单较大，要求不高，做货以所提供样办为准。但一定要注意出货时间。一定要在客人规定的时间出货。或如可能尽量提前出货。也要注意货款回收。要求在货款到后再发货。阿拉伯人从商精明，他们对于任何客户都表现出他们的友好热情，待人热忱,不会流露出蔑视，但是通常他们言语夸夸其谈，涉及到价格等关键因数，如果你拿不出来信服的理由说服他，价格上一点一滴都不会退让阿拉伯人与朋友的交往看的比较重，良好的关系可以对生意的成功有至关重要的影响，所有日常友好的礼尚往来必不可少。公司主要的开发市场。4）亚洲区主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，中国等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发。但南亚及其它市场视情况而定。在对外贸易中要视具体情况而定。5）非洲区非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。故公司不主张自主开发非洲市场。如要开展也要注意下列问题：特别要注意尼日利亚，BENIN等地的客户.公司同非洲客户不做D/P（托收）的条款，因为尼日利亚有的银行可能和客户勾结，在客户没付货款的情况下放提单而使我们的企业蒙受损失。客户委托尼日利亚任何银行开出的L/C,我们一定要求必须要经过第三国银行保兑（并要求如伦敦银行、花旗银行、渣打银行等对L/C保兑），没有经过保兑的L/C坚决不收。对来公司的非洲客户不要过分的热情，在华的一切费用一般要他们自己承担,同时要婉言拒绝他们提出的索要高挡物品和借钱的要求。不要担心生意做不成，只要公司卖给他的商品他觉得有利可图，你们的生意是可以做成的。有的客户以尼日利亚银行不能T/T大额外汇，千方百计的要求和你做D/P的条款，你不要答应，在尼日利亚汇往境外的大额外汇是不受限制的。当客户只T/T了部分货款要求你发货后在给你T/T全部余款以赎取正本提单时你一定要注意，发货后给客户传真付本提单时要将提单号、集装箱号涂黑，因为在尼日利亚，海关和客户勾结只凭提单传真件上的号码就可以将集装箱提走的事情时有发生，故公司不主张开发非洲业务。在实际工作中请谨慎对待。大洋洲区：主要指澳大利亚及其周围的地区.澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。同澳大利亚客户做生意请参照欧美等。其它地区：除上述之外的市场，在商务活动中视情况处理。总之。公司要求外贸部门在同客户接触时特别注意言词用语，以免引起客人不必要的误会。在合同中注明做不到的部分。合同中的条款一定要明确。在前期同客人的沟通中不能有欺骗性，所有提供给客人的资料一定要准确，清楚，明了。另资料要留底。关于货款一定小心处理，公司原则上在货款没有到账的前提下不出货。（特殊情况时视情况而定）