多可说明书.docx

说明本手册主要介绍了多可文档/档案/知识管理系统的主要功能、安装、使用、常见问题以及APl开发接口。前5章为文档管理系统的主要功能，同时也是根底通用操作，也适用于档案管理和知识管理。第6章为API开发手册，适用于有一定开发能力的用户进行一些简单的个性化操作设置。第7章为档案管理的专有功能，第8章为知识管理系统的专有功能。目录说明1目录1第1章安装11第I节安装环境要求111.1 效劳器操作系统Il1.2 硬件要求12第2节安装12第3节防火墙设置12第4节目录说明13第5节软件许可13第6节运行文档管理系统效劳14第7节注册文件检测14第2章产品介绍15第1节简介15第2节特色152.1 简单易用152.2 文档管理系统特性152.3 知识管理特殊功能（仅限于知识管理系统）：162.4 档案管理特殊功能（仅限于档案管理系统）：17第3章效劳器参数设置17第1节效劳器端参数设置171.1 效劳器端根本参数设置171.1.1 绑定IP171.1.2 绑定端口181.1.3 Session时问周期181.1.4 公司名字181.1.5 用户审核181.1.6 搜索词保存时间181.1.7 用户可以删除自己的文档181.1.8 默认用户上传文件空问181.1.9 系统允许上传文件的大小181.1.10 查询显示181.1.11 域参数设宣181.2 上传文件保存路径191.3 数据库连接参数设置191.4 数据库定时备份设置191.5 文件多硬盘存放设置191.6 数据分析及迁移191.7 工作组与文件存放路径对应关系设置201.8 修改数据库密码201.9 修改管理员密码201.10 登录IP限制201.11 中文分词设置211.12 Flash预览参数设置211.13 数据库备份和恢复21第2节WEB页面参数设置212.1 web页面根本参数设置212.1.1 公司名字212.1.2 用户审核212.1.3 验证码222.1.4 操作日志222.1.5 文件授权222.1.6 邮件发送222.1.7 显示全部组222.1.8 用户注册222.1.9 登陆信息有效期222.1.10 上传设置222.1.11 显示设置222.1.12 记录保存时间设置232.2 上传文件类型设置232.3 设置文件抽取对应表232.4 windows域用户统一登录242.5 SMTP邮件发送242.6 RTX（腾讯通）参数设置24第3节数据备份243.1 概述"有关数据备份243.1.2系统数据备份方式介绍253.2 启用/停用数据备份253.3 查看备份状态273.4 数据恢笈27第4节文件存储加密294.1 概述294.2 启用文件加密存储314.3 密码管理324.4 明文密文转换32第5节SSL加密传输（三）335.1 概述335.2 启用S需要的文件和参数335.3 生成效劳器证书一般过程34第6节迁移系统346.1 常用迁移方式346.2 非常规迁移方式35第4章使用说明35第1节部门（工作组）管理351.1 新建工作组351.2 工作组排序361.3 增加新用户到工作组361.4 将己注册用户添加到工作组（分配组权限）371.5 查看工作组权限371.6 组详细管理371.6.1 组成员授权381.6.2 查看组权限381.6.3 修改组名称或描述381.6.4 文件空间分配381.6.5 查看工作组最新、最热文档381.6.6 统计组文档381.6.7 删除组全部文档381.6.8 删除工作组381.7 将用户从组里面移出38第2节上传文件39上1使用控件批量上传文件392.2 使用批量传输工具批量上传文件392.3 Web界面单个上传文件402.4 Web界面上传最新版本402.5 新建文件412.6 Web界面上传扫描件41第3节文件下载、预览423.1 文件下载423.1.1 普通下载423.1.2 批量下载423.1.3 登陆客户端下载423.1.4 下载车下载42其他下载433.2 文件预您43纯文本浏览43普通预览43323AUtOVUe预览433.2.1 SolidWbrks预览443.2.2 FIaSh预览44第4节文档管理444.1 进入组、个人、共享文档管理444.2 调出文件夹操作菜单454.3 调出文件操作菜单454.4 新建文件夹454.5 文件夹排序454.6文件查看方式464.6.1 详细模式464.6.2 缩略图模式464.6.3 列表模式464.7 文件详细管理464.7.1 上传、查看、删除快照464.7.2 多截图管理464.7.3 修改摘要474.7.4 历史版本474.7.5 单个文件的操作口志474.7.6 留言、删除留言474.7.7 发送文件消息474.7.8 发布文档474.8 在文件夹中搜索474.9 文件名搜索474.10 FI录名搜索484.11 组名搜索484.12 文件夹授权（共享）484.13 文件授权（共享）484.14 查看文件夹、文件权限494.15 版本控制494.15.1 签出494.15.2 签入504.15.3 取消签出504.15.4 文件历史版本504.15.5 我签出的文档504.15.6 设置签出路径504.15.7 获取最新版本514.15.8 显示差异514.15.9 删除目录历史文件514.15.10 删除组历史文件514.15.11 其他已签出文档514.16 文档映射524.16.1 映射到其他文件夹524.16.2 取消映射524.16.3 添加映射文件524.16.4 移除使用该文件夹的映射534.16.5 文件夹自动映射管理534.16.6 关于映射文件的管理操作534.16.7 关于映射文件的权限说明534.17 文档发布544.17.1 发布文件544.17.2 查看己发和文档554.17.3 杳看文档发布地址554.17.4 访问己发布文档554.18 文档审核流程564.18.1 根本功能简介564.18.2 设置审核流程574.18.3 查看审核流程574.18.4 杳看我的未审核流程574.18.5 查看某个目录或组未审核流程574.18.6 查看某个文件的审核流程574.19 文件、目录归档584.20 20文件消息584.20.1 发送文件站内消息584.20.2 发送文件邮件消息584.20.3 文件推送584.21 文件关联59设置文件关联59查看关联文件59第5节文档搜索595.1 常规搜索595.2 目录中搜索595.3 文件名搜索60第6节批量传输工具的使用606.1 查看传输日志606.2 设置效劳器地址606.3 设置工作目录60第7节权限体系描述617.1 继承规那么617.2 累加规那么61第8节个人常用管理618.1 个人管理功能628.1.1 注册信息628.1.2 个人首页628.1.3 人文档628.1.4 查看己授权（共享）的个人文档628.1.5 个人操作日志628.1.6 推送文件638.2 我管理的组管理638.3 我所在的组638.4 共享文档638.5 站内消息638.6 邮件消息63第9节系统功能管理649.1 系统常用管理功能64批量导入用户649.1.2 导入域组和域用户649.1.3 用户管理649.1.3.1 用户禁用、启用649.1.3.2 用户审核649.1.3.3 空间分配659.1.4 用户详细管理659.1.4.1 修改用户信息659.1.4.2 空间分配659.1.4.3 看用户的最新、最热文档659.1.4.4 统计用户文档659.1.4.5 查看某用户操作日志659.1.4.6 删除某用户全部操作日志659.1.4.7 删除某用户全部文档669.1.4.8 从系统中删除用户669.1.5 批量授权669.1.6 文档备份669.1.7 文档恢复669.1.8 系统文档统计669.1.9 上传查询669.1.10 文件模板管理669.1.11 系统操作日志管理67缩略图67公告管理67重启效劳679.2 工作组管理679.3 根本参数设置689.4 WindOWS域用户统，登录689.5 SMTP邮件发送689.6 系统磁盘使用情况689.7 设置上传文件类型689.8 设置文件抽取对应表68第10节邮件、消息6810.1 邮件系统6810.2 站内消息系统69第5章常见问题70第1节查看序列号70第2节系统迁移70第3节外网访问局域网713.1 使用花生壳软件前的路由器设置713.2 花生壳软件设置713.2.1 路由器中有显示花生壳软件的情况713.2.2 路由器中没有花生壳软件显示的情况72第4节关于删除用户72第5节关于个人文档72第6节用户自定义词库72第7节文件保存目录修改73第8节批量上传网络上共享的文件73第9节FLASH预览说明739.1 功能说明739.2 效劳器部署74第6章APl开发手册74概述741.1 目录及文件说明741.2 控件注册751.3 接口调用的环境75第2节APl函数接口752.1 设置效劳器信息752.2 登录效劳器762.3 新建目录762.4 删除目录772.5 目录重命名782.6 上传文件782.7 文件下载802.8 文件删除802.9 文件重命名812.10 提取文件正文822.11 修改摘要822.12 得到文件信息832.13 得到系统的组织结构852.14 得到组FI录结构862.15 得到目录文件882.16 目录授权892.17 文件授权902.18 搜索912.19 注册用户942.20 修改密码952.21 得到登录的URL962.22 得到用户密码的MD5972.23 增加组972.24 组成员授权、修改权限982.25 导入组织结构Kx)2.26 文件映射1012.27 取消文件映射1032.28 目录添加映射文件1042.29 目录映射到其他目录1052.30 目录取消映射1062.31 移除使用该目录的映射1062.32 删除一个用户所有文档1072.33 删除一个用户1072.34 将一个组的所有用户移出组1082.35 文件重建索引1082.36 某一类型文件重建索引109第7章档案管理IlO7.1 档案数据初始化110数据字段初始化概述IIO数据字段初始化1107.2 录入、详细、修改Ill档案数据录入111档案数据修改Ill7.3 档案显示及操作Ill档案显示详细Ill导出文件夹、案卷的"全引目录"1117.4 案卷管理112新建案卷112案卷详细及打印112案卷列表1127.5 档案查询112查询112查询结果导出1127.6 档案借还113档案详细及借还113二维码查询113档案借还113一个档案借还记求错误!未定义书签.7.7 档案列表1137.8 二维码打印"3批量二维码打印113一个档案的二维码打印1147.9 全部档案1147.10 统计及日志114统计及日志菜单114在借档案统计丧失档案统计俏毁档案统计借还日志114档案录入、修改日志114管理人员权限114第8章知识管理1158.1 新建知识1158.2 知识的编辑115编辑器介绍1158.2.2 文本的编辑116823插入图片1168.2.4 插入剪切板中的文件、QQ截图1178.2.5 插入多媒体1178.2.6 摇入FIaShl178.2.7 插入其他任意格式文件1178.2.8 插入超链接1178.2.9 插入表格117切换HTML代码117增加一个段落118增加子段落118删除一个段落118删除无效附件118管理一个段落的历史版本118引入文档管理中的文件链接和文件夹链接1188.3 知识的浏览1188.3.1 知识的分类浏览】188.3.2 知识的浏览1198.3.3 知识中的文件预览1198.4 知识的搜索1198.5 知识分类管理1198.6 知识评论1198.7 知识的权限1198.8 知识的审核1198.9 文件密级1208.10 系统管理员三权分立122第9章联系我们123第1章安装第1节安装环境要求1.1 效劳器操作系统支持MiCroSoftWindoWS2000、Server2003/2023Vkta、XP、win7>Win8、WinIo操作系统及这些系统的补丁版本，最好是企业版本，普通的版木可能有并发的问题1.2 硬件要求CPU：IntelXeon1GHz,建议IntelXeon2GHz以上内存：256M以上，建议1024M以上，硬盘空间：根据您将来的文件容量的1.21.5倍空间来决定安装到适宜的磁盘RAID5磁盘驱动器是更好的选择。第2节安装下载完安装程序以后双击安装程序（如果是MicrosoftWindows7、VistaServer2003操作系统，请在安装程序上右键鼠标，然后点击"以管理员身份运行"），点击“下一步"，过程中出现（如图1-1）界面，选择"我同意该许可协议的条款"，然后继续点击"下一步"，会出现（如图1-2）界面：图1-1同意许可协议图1-2选择安装路径安装完成以后，会出现（如图1-3）界面：图1-3安装完成点击"完成"就会出现提示是否运行文档管理系统，选择"是"翻开文档系统效劳管理工具（dkSerViCetoOlS）,您也可以通过双击桌面上的"文档效劳管理工具"或者安装目录下的binn子目录下的“Mangr.exe"来翻开系统管理工具（系统安装完成以后请至少运行一次系统管理工具），如图14,点击"是"修改数据库密码,点击"否"进入文档管理首页！如果您的机器是动态IP系统就会给出提示，如果希望其他人能访问效劳器，请将IP设置成固定的！图1-4运行效劳管理工具第3节防火墙设置在安装完成以后，可能会启动不了效劳，如果启动不了，请先检查防火墙设置。方法如下：翻升"控制面板"T"Windows防火墙"，在"windows防火墙"对话框中，选择"例外"标签，点击"添加端口"，如图1-5：图1-5windows防火墙"例外"图1-6添加端口在"添加端口"对话框中输入相关数值，如图1-6,名称可以随便填写，为便于与其他端口区分这里写"dk"。端口号一项，优先填写80,如果80已被占用，可填写8090.填写完成后单击“确定"即可。如果还有其他防火墙，请参照其防火墙的说明进行相应设置。第4节目录说明安装完成以后，在安装目录下会包含如图1-7所示目录，目录说明如下：图1-7系统目录API：里面包含了API开发说明手册以及Delphi和C#的例子。binn：里面包含了系统运行需要的应用程序、控件等。DB:里面包含的是数据库文件。DT：存放索引以及数据库备份文件.firebird：里面是FireBird数据库。fs：该目录是效劳器集中存放文档的目录，所有上传到效劳器的文档都将存放到该臼录下.fsbak：存放备份文件的目录。UK：存放UK登录信息的目录。包括系统设置的密钥校验号、UK的PlD和SoPin以及用户登录日志等信息.web：存放页面文件的目录，用户自己修改的页面文件都放在该目录下。第5节软件许可文档/知识管理系统有二个版本，免费版和企业版。二者安装文件是一样的，但企业版需要U盘或者UK注册的支持。免费版本支持10个用户，10000个文档，其中不支持个别功能。用户可以从网站得到免费升级等技术效劳，但公司没有义务解答或解决免费版中出现的问题。如果出现软件错误，可以把问题提交到公司，我们会根据反应意见推出补丁版本来修正软件的错误。企业版软件会附带含有注册信息的注册码或U盘或UK,系统的用户数和文档数量由注册码或U盘或UK中的注册信息确定。公司为企业版用户提供软件技术支持和效劳。第6节运行文档管理系统效劳安装软件后，系统会在桌面创立一个快捷方式，点击桌面快捷方式"文档效劳管理工具"可以启动效劳器。第一次运行效劳器时系统会初始化，有的机器会出现短暂停顿，请稍等。系统的“文档效劳管理工具"是管理和启动效劳的控制程序，您也可以通过该程序设置效劳器参数。退出该管理程序不会影响客户端对效劳器的正常访问，但至少运行一次该程序（实现参数初始化和效劳的自动安装）。"文档效劳管理工具"第一次运行时会安装两个效劳：FirebirdServer-Defaultinstance和IdocDocumentWebService1如图1-8：图L8文档管理系统效劳"文档效劳管理工具"运行一次后可以退出，不会影响系统的使用，但是上面的两个效劳必须启动才能使用系统。第7节注册文件检测企业版软件需要注册码或者加密狗的支持才能运行。启动"文档效劳管理工具"，点击菜单栏的"注册"，出现如图1-9所示界面，这里可以查看软件的注册信息。图1-9查看注册信息点击"修改注册信息"，就会出现如图1-10所示界面：图1-10修改注册信息注册方式有"验证码加密"和"硬件加密"两种，用户可以根据自己获得的授权方式选择加密方式来修改注册信息。第2章产品介绍第1节简介文档管理系统提供应企业一个易用，平安，高效的文档管理软件。通过该系统软件，企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产(如OffiCe文档，视频，音频，图片，AUtOCAD档等等)。系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。通过文档管理系统，企业可以很平安和便捷的管理文档的存储，分发,打印和下载系统安装使用否非常简单，使用本钱和维护本钱都非常低。文档管理系统包含超过80多项的系统功能，并且新的功能还在持续不断的升级和完善中。该产品完全可以满足企业级文档管理系统部署需求，同时，我们拥有完善的开发接口，可以根据客户的个性化需求在该平台根底上进行二次开发或者与其他系统集成。第2节特色2.1 简单易用(1)三分种安装，不需要安装IlS等其它软件，本钱低；(2)类似windows资源管理器访问效劳器，无任何学习本钱,友好提示帮助信息随处可见，平滑掌握，无需培训；(3)提供强大的批量传输功能，历史文件导入实现零本钱；(4)系统自动维护优化数据，把管理员工作降到最低；(5)强大的功能融入简单界面中，界面一目了然；(6)使用AJAX技术，减少页面刷新和等待时间，用户操作流畅。2.2 文档管理系统特性(1)集中式的存储管理，各种类型的文档统一存储调用；(2)强大的基于组以及角色的权限机制；(3)便捷的文档分类，检索机制。自定义的分类元数据；(4)支持全文检索，百万文档亳秒级搜索，支持OffiCe.pdf等文件内容的关键词(不单单是标题)检索,支持全文检索，百万文档毫秒级搜索，支持。ffke,pdf等文件内容的关键词检；(5)各类图像文件自动生成缩略图，方便快速浏览使用：(6)结合客户端，提供强大的文档修改编辑功能；(7)提供版本控制，集成文档工作流管理的审批机制；(8)文档的版本管理和签入/签出，可保证各种文档修改的唯一性；(9)个人区文件夹可设置共享协作，支持文档讨论。(10)系统支持效劳器端文件加密存储，保障文件平安。(11)系统提供高效的增量备份工具，可以对系统文件进行备份。2.3 知识管理特殊功能(仅限于知识管理系统)：(1)系统提供基于网络的知识在线编辑功能。(2)知识中可以实现图形图像的集成和预览、支持媒体文件的集成和在线浏览，支持FlaSh文件的集成和浏览。(3)支持类似WOrd的基于HTML的在线编辑，可以实现文字、表格、图片、多媒体的丰富的文本编辑。(4)可以集成和预览互联网资源。(5)可以插入任意文件、可以预览大局部格式文件。(6)系统可以建立任意层级的知识分类，可以修改、移动、删除知识分类。(7)系统可以按层级展示知识。(8)知识分类中可以上传、预览文件。(9)可以对知识进行好评。(10)可以关注、推荐知识。(11)可以对知识进行评论。(12)可以设置某个分类的精彩知识。2.4 档案管理特殊功能（仅限于档案管理系统）： 档案管理系统是基于文档管理系统之上的扩充产品，包含文档管理系统全部功能。 档案详细显示。 实物档案的录入、借还操作、在借统计等档案管理功能。 新建案卷、案卷修改。 档案列表。 档案打印。 全引目录打印、编辑。 档案二维码打印。 档案二维码识别。 统计及日志菜单。 档案管理人员权限。 档案数据子段自定义。第3章效劳器参数设置第1节效劳器端参数设置1.1 效劳器端根本参数设置启动"文档效劳管理工具"，如图3-1：图3-1文档系统管理工具点击上图中的"设置"，在下拉菜单中（如图3-2）选择您要设置的参数：图3-2参数设置菜单点击"效劳器端根本参数设置"，出现如图3-3所示界面：图3-3效劳器根本参数设置1.1.1 绑定IP指安装效劳机器的其中一个IP地址，如果您要绑定多个IP地址那么地址用"，"分割,t0:192.168.1.11,192.168.1.3。系统默认绑定效劳器的第一个IP地址。1.1.2 绑定端口用于响应客户端数据请求的端口，默认是80,如果80端口被微软的11SAdminSerViCe占用，系统会使用8080端口，次之使用8090端口。最好使用80端口，这样访问效劳器的地址最简单。1.1.3 Session时间周期用户或管理员登录后，最后一次操作时间如果操过此设置时间，那么需要重新登录。如果用户使用COOkie那么此时间无效1.1.4 公司名字组织结构里的最顶级组，其他地方不能修改名字，只能在这里修改。1.1.5 用户审核即"用户是否要通过管理员审批才能登录、使用该系统"，如果选择此项，注册的用户只有通过管理员的审批才能登录，上传文件。系统默认不需要管理员审批1.1.6 搜索词保存时间系统保存每个用户搜索过的关键词的时间周期。1.1.7 用户可以删除自己的文档多可文档管理系统的文档由工作组文档和个人文档组成，这里是设置用户是否可以删除自己的个人文档。1.1.8 默认用户上传文件空间当用户注册时，系统默认给此用户分配的文件空间，管理员可以通过管理后台重新分配用户空间。系统默认为"0",即不限空间。1.1.9 系统允许上传文件的大小系统允许上传的单个文件的最大范围，系统默认4096M。1.1.10 查询显示对于查询结果文件名，没有访问权限，只显示前几个字符。系统默认显示前4个字符。1.1.11 域参数设置设置域名与域IP,用户可以通过输入该域下的一个用户名及其密码来测试该域是否可用。用户验证方式有三种，用户可以自己随意选中一种。设置成功后，用户登陆文档系统的时候就需要通过相应的验证方式才可。1.2 上传文件保存路径用于设置用户上传的文件存储的路径（该参数一般情况下不要修改，如果实在有必要，请在安装完成之后马上修改）。修改方法请参见本章第1.5节。13数据库连接参数设置这里可以设置数据库的IP地址和端口，如图3-4所示，各项参数说明如下：登陆用户名：设置数据库登陆用户名。登陆密码：设置数据库登陆密码。重复密码：确认数据库登陆密码。,即本机地址。数据库效劳器端口：设置数据库效劳端口，默认3050,建议不要修改。图3-4数据库连接参数设置1.4 数据库定时备份设置本系统提供了数据库的定时备份功能，用户可以自己设置数据库备份的时间和备份文件的存放路径，如图3-5所示：图3-5数据库定时备份设置1.5 文件多硬盘存放设置用户可以设置文件存放在多个硬盘，解决了用户因为硬盘空间缺乏的问题（免费版不支持该功能）。如图3-6所示，用户可以设置多个硬盘路径来存放文件，可以将文件平均存放在多个硬盘中，也可以是一个硬盘空间缺乏后再启用另一个硬盘来存放文件。硬盘路径可以是网络驱动器。还可以进行每个硬盘的使用情况分析和数据迁移（参见本章第1.6节）。图3-6多硬盘设置1.6 数据分析及迁移该功能可以分析出多个硬盘下存放的文件信息，并可以按照文件数量将文件从一个硬盘迁移到另一个硬盘，是文档关系系统对文件的存放更加灵活（该功能必须有多硬盘存放路径的支持），如图3-7所示：图3-7数据分析及迁移1.7 工作组与文件存放路径对应关系设置图3-8文件存放路径与组的对应关系该功能可以将某个特定的工作组的文件存放在固定的路径下面，这样用户可以自己选择性的将某些重要的文件存放在更加平安的硬盘下，提高了文档平安性（该功能必须有多硬盘存放路径的支持），如图3-8所示：1.8 修改数据库密码系统安装完成后数据库链接的默认用户名和密码是Idocroot和idoc09rt,为了您系统的平安请修改此用户的密码，修改完密码后要重新启动效劳器密码才能生效。点击“*点击这里恢复默认数据库用户密码"恢复数据库默认密码，如图3-9所示:图3-9修改数据库密码1.9 修改管理员密码系统默认管理员用户名和密码是admin和admin,为了您系统的平安请修改管理员密码。点击“*点击这里恢复管理员默认密码和权限"可以重置admin帐号、密码以及权限，如图3-10所示：图3-10修改管理员密码1.10 登录IP限制图3-11登陆IP限制设置这里可以设置只能有固定的IP登录文档管理系统，或者某些IP不允许登录系统，如图3-11所示，如果设置白名单，那么只允许名单中的IP地址登陆系统：如果设置黑名单，那么名单中的IP地址将不能登陆系统。1 .11中文分词设置这里用户可以设置是否使用中文分词，也可以设置使用什么词库，这样可以使得搜索的时候更加贴近用户自己预期的效果，如图3-12所示：图3-12中文分词设置1.12 Flash预览参数设置文档管理系统提供了Flash预览功能，该功能对Offke文件和pdf文件有效，需要效劳器安装OPCnOffICe和SWftOOk两款免费的第三方软件支持。启用该功能后，office文件和Pdf文件在预览的时候就会以flash的形式显示，更有效的防止拷贝。设置过程如图3-13所示，Flash预览说明请参见第5章第9节。图3-13flash预览设置1.13 数据库备份和恢复翻开"文档系统效劳管理工具"，点击菜单栏的"工具"，出现如图3-14界面，点击“数据库备份"和"恢复主数据库"就可以进行相应操作。“主数据路"是指包括文件信息、用户信息、权限信息以及一些系统根本参数设置的数据库，不包括操作日志、站内消息、审核流程等信息。图3-14数据库备份和恢复第2节Web页面参数设置2.1 web页面根本参数设置登陆文档管理系统，点击最上面的菜单中的“管理入口”一“系统管理功能"-“根本参数设置"，出现如图3-15界面。2.1.1 公司名字组织结构里的最顶级组，其他地方不能修改名字，只能在这里修改。2.1.2 用户审核2.1 只有通过管理员的审批才能登录，上传文件。系统默认不需要管理员审批。2.1.3 验证码用户登录的时候是否需要输入验证码，默认是需要的。图3-15Web页面效劳器端参数设置2.1.4 操作日志是否记录用户对文件夹跟文件的操作记录，默认是记录的。2.1.5 文件授权是否可以对文件夹跟文件授权（共享），默认是可以的.2.1.6 邮件发送在系统里面是否能够发送文本邮件，启用后必须将SMTP邮件发送设置好，设置方法请参见本章第2.5节。2.1.7 显示全部组控制没有权限的用户是否能够看到自己不在的工作组。2.1.8 用户注册设置是否允许用户自己注册用户，如果设置是，那么用户可以自行注册用户，如果设置否，那么系统中的用户只有系统管理员可以导入。2.1.9 登陆信息有效期设置用户登陆信息的ckie保存时间，默认的是登陆的时候用户自己选择。也可以在这里设置一个固定的时间，这样每个用户登陆的时候cookie保存时间都会是这个值.2.1.10 上传设置这里是对空间进行设置，如果需要设置文件上传类型，请参见本章第2.2节。"默认用户上传文件空间"是指再没有对用户配置空间的时候，系统默认的用户上传到个人文档的最大空间值。"系统允许上传文件的大小"是指系统允许上传的文件大小的最大值。2.1.11 显示设置文件夹级数：有时候用户的文件夹结构比拟复杂，可能文件夹会有很多级，如果数量太大，浏览器在加载的时候可能会比拟慢。这里就用户可以自己设置加载文件夹的级数，每次只加载指定的级数，未加载的文件夹，在点击其父目录的时候会再次请求效劳器，加载文件夹。如果设置为0那么会一次性全部加载。缩略图：设置是否显示缩略图，如果显示，那么显示的缩略图的大小也可以设置.直询显示：在搜索的时候，如果对于该文件没有权限（文件列表权限），那么在结果中显示该文件名的前多少个字符。2.1.12 记录保存时间设置搜索词保存时间：系统保存每个用户搜索过的关犍词的时间周期。超过这个时间系统会自动删除。常用搜索词阀值：不同用户搜索同一个词的次数到达该值后会被系统自动收录到常用搜索词表。没有超过这个值的搜索词将不会记录记录下来。操作日志保存时间：如果系统启用了记录操作日志，那么用户对文件的几乎每个操作都会记录下来。但是文件的操作记录可能会很多，如果不定时删除，可能会导致操作记录的数据库记录太多。设置该值后，系统会将保存时间超过该值的操作记录删除。如果用户需要将操作记录保存下来，可以在操作H志管理中，将操作日志导出到excel文件中，以文件的形式保存下来，然后再删除这些记录.导出操作日志请参见第4章第节。2.2 上传文件类型设置图3-16上传文件类型设置登录文档管理系统，点击最上面的菜单中的“管理入口”一“系统管理功能"一"设置文件上传类型"，出现如图3-16所示界面。系统默认是可以上传所有文件类型的。用户如果要限制上传文件的类型，只需要选择或者输入文件的后缀名和别名，点击"增加"即可。设置完成以后需要重新启动效劳器才能生效。2.3 设置文件抽取对应表为一个文件类型设置文件内容的抽取方式，系统按所设方式抽取文件的文本，建立全文索引，实现全文检索。建议不要修改该设置。登录文档管理系统，点击最上面的菜单中的“管理入口"一“系统管理功能"一“设置文件抽取对应表"即可进行设置，正常情况下不推荐用户修改此设置。2.4 windows域用户统一登录图3-17域参数设置登录文档管理系统，点击最上面的菜单中的"管理入口"T"系统管理功能"-"windows域用户统一登录"，出现如图3-17所示界面。这里可以设置域名与域IP,用户可以通过输入该域下的一个用户名及其密码来测试该域是否可用。JU户验证方式有三种，用户可以自己随意选中一种。设置成功后，用户登陆文档系统的时候就需要通过相应的验证方式才可。2.5 SMTP邮件发送登录文档管理系统，点击最上面的菜单中的“管理入口"f"系统管理功能"-"SMTP邮件发送"，出现如图3-18所示界面：图3-18SMTP参数设置这里可以设置发送邮件的邮箱、密码、邮件发送效劳器、邮件效劳器端口等参数，在设置完成后，用户可以测试该参数是否有效，如果测试通过，就可以保存设置了。保存成功后，就可以使用邮件系统了.2.6 RTX（腾讯通）参数设置登录文档管理系统，点击最上面的菜单中的“管理入口"T"系统管理功能"-"RTX参数设置"，出现如图3-19所示界面：图3-19RTX参数设置RTX是腾讯提供的企业即时通信平台，在这里设置好相应的参数后，就可以在文档管理系统内给员工发送企业QQ消息了。第3节数据备份3.1 概述3.1.1 有关数据备份为了防止效劳器断电、黑客入侵、操作系统和文档本身不完善的地方等不可控因素,导致的数据损坏。系统开发了数据备份功能，建议用户更加具体情况采用不同的数据备份方案。如果贵公司对数据平安性和实时性要求很高，建议采用硬件备份。3.1.2 系统数据备份方式介绍系统提供自动备份功能，更加用户设置的备份时间、备份周期按时自动备份到设置的目标文件夹中。系统备份文件数据、数据库、文件正文数据、搜索相关数据。系统采用差额备份机制，备份新上传的文件，如果原系统的文件删除，那么备份中也将删除相应的文件（文件历史版本等相关文件），如果原系统文件没有改变，对应的备份中也不做改变。系统同时备份原系统中文件相关的历史文件、文件缩略图、Flash预览文件、文件快照、文件缩略图等相关文件。系统备份只保存一个和原数据同步的备份版本。3.1.3 有关硬件备份硬件备份有数据镜像（RAlD1）、双机热备、其他硬件备份技术。也可以采用（RAlD5+数据库备份+软件备份）这样的软件硬件结合的方式。3.1.4 手工备份宜接备份软件安装文件夹中的DB、Dt、Fs、IndeX四个文件夹即可，如果您的系统设置了多硬盘存储，那么备份相应的存储文件夹，如以下图：IOMt«X÷11WIFRHM&WETlH404，OTtt三WW三,5iF"61MEF-EfM-MxN"9。RR=aM*74UC.gOXG备份您设置的文件夹.3.2 启用/停用数据备份3.2.1 启用数据备份设置用户和密码，测试连接，保存即可。对应网络共享文件夹，系统不允许用多个用户同时连接某个效劳器或者共享资源，也不允许同一个用户屡次连接某个效劳器或者共享资源.同时要求设置的用户对网络共享文件夹有完全控制权限。网络共享文件夹设置必须是一级文件夹。设置时间，如以下图:“QMSP3WHl-Jtjd : « I根据您系统上传文件的频率调整备份周期。*MWOB豆ffen3.2.2 停用备份点击效劳管理工具->"数据备份"->"停用备份"，重启效劳即可。停用备份后，原来备份的文件将保存.3.3 查看备份状态点击效劳管理工具-