房地产企业项目销售合同及资料管理办法.docx
房地产企业项目销售合同及资料管理办法第一章总则第1条为了加强对营销合同及营销资料的规范管理，做好各部门的协同工作，保证企业的商业信息，特制定本协议。第2条本办法适用于销售合同，报表、信息及相关资料的管理。第二章购房合同签署及管理第3条领用购房合同（以下简称合同）（I）营销部合同内勤要据须要可一次性从区房管局购买一定数量空白合同,并登记合同编号，指定专人保管空白合同、并对领用者进行登记。（2）因误填等原因作废的空白合同须交回营销部销毁，如有丢失，应及时告之营销部，并根据合同编号登报声明。第4条购房合同签署过程（1）购房合同由本企业法人代表委托授权人员负责签署，营销部应将企业留存的原件全部交由合同内勤保管。（2）收取定金。客户定金无论数额大小，一律由财务部收取，出纳（或专案秘书）应以最快的速度到达销售现场，时间不得超过30分钟，（或客户自行到指定银行指定帐户存入，带回存款回单）。第5条合同条款的依据（企业方）（1）合同面积以总工办出具的暂测面积为标准，以非标准分割单位出售，须经总工办测定，总经理签字认可。（2）合同金额以总经理签发的价格报告书为标准。以低于标准的价格出售时，须经总经理签字同意。（3）付款方式、违约责任、设计变更、质量承诺、产权登记、物业管理、保修责任等各项事宜均以总经理签发的有关文件为标准。（4）以上标准文件应交综合办存档，由财务部备份。第6条合同更改因某种原因更改合同的，经双方协商后（企业方必须经总经理同意）签署程序同上，作废合同处理办法同上。第7条合同查询及使用（1）营销部负责合同资料的准确性、及时性、保密性。（2）购房合同的查询权限为总经理、副总及总经理助理、营销部经理、该合同签署人，财务部经理、综合办主任、合同管理员。（3）调用或查看原件的权限为总经理、副总及总经理助理、营销部经理、该合同签署人，财务部经理、综合办主任。其余人员须经以上人员同意，方能调用或查看购房合同。第8条合同内容审查营销经理及财务部以合同条款为依据，分别及时（二个工作日内）对每份进行审查，如有不符合标准的情况，须立即核实。第9条建立客户档案，以便跟踪（1）客户个人资料（如通信方式明细表、生日情况明细表）。（2）每份合同变更情况（客户合同更改申请表、批核单、业务处理单、催款单等1（3）客户合同执行情况表。第1（）条运用购房合同，跟踪客户（1）根据客户合同的执行情况，合同内勤定期列出应收款明细及客户联系电话，交由售楼员催款。（2）根据合同执行情况，合同内勤第周一列出待办按揭的客户明细，交由合同外勤（按揭经办人）催促并协助客户办理按揭。（3）每月统计出客户生日明细，提供给客户服务人员安排寄送生日礼品。第三章销售报表编制及管理第U条销售报表种类销售报表一般主要包括销售日报、周报、月报及来访来电客户情况、客户合同执行情况表、销售价格监控情况表等。第12条销售日报的填制内容、时间及申报程序.（1）填制内容：当天销售情况、回款情况、办理预售合同情况、办理按揭合同情况以及更改合同房号、面积、总价情况、销售率、平均单位、回报率。（2）填制时间：第二天（工作日）上午10点前。（3）申报程序：以书面形式由报表填制人员交给营销部经理审核，再由营销经理发给企业经理及以上人员，财务部及全体售楼员传阅。第13条销售周（月）报的填制内容、时间及申报程序（1）填制内容：本周（月）报的销售情况、回款情况。（2）填制时间：每周（月）首R上午12点前。（3）申报程序：以书面形式，由报表填制人员给营销部审核，营销部经理再发给综合办公室及各部传阅。第14条来访来电客户情况的填制内容、时间及申报程序（I）填制内容：每天来访来电的客户情况，并做分拆，以图表形式表示。（2）填制时间：每周一上午12点以前。（3）申报程序：以书面形式由现场场专案秘书填制，报营销部经理审核，发给经理级以上人员传阅。第15条合同执行情况表的填制内容、时间及申报程序（1）填制内容：销售的每个单位房号、面积、成交价、首期款、按揭款、各期付款时间和金额、逾期款。（2）填制时间：每天上午10点前统计前一天的合同执行情况。（3）申报内容：在销售专用电脑上共享，方便售楼员随时查阅。第16条销售动态监控情况表的填制内容、时间及申报程序（1）填制内容：销售总情况、各房型的销售情况销售楼盘表、销售分析数据及判断。（2）填制时间：每周一上午10点前。（3）申报程序：以书面形式，由专案秘书填制，向总经理、营销部经理、财务部经理汇报。第四章销售资料保密第17条保密对象、价格制定策略、营销方案、广告计划、未施行的促销手段，任何关开销售资料的草稿等。第18条认购书、合同档案由专人负责保管，在未征得营销部经理的允许卜.，不得将认购书及合同原件、复印件外传。第19条未经上级主管允许时,售楼员不得带客户进入售楼中心各办公室。第20条售楼员随时整理各项销售文件，把属于保密的资料保管完善。第21条在接待大厅中，售楼员每天整理销售资料，除张贴的表格，外流的楼书外，其他销售资料（尤其是销售手册，实际销售楼盘表等）必须在每天下班前放进销售办公室保管，不得放在接待大厅。第22条不得在复印机、传真机、打印机上留下任何销售资料。第23条未经营销部经理允许,不得在其他部门留下任何销售机密性资料。第24条不得把销售机密性资料透露给公司外各宣传媒体和任何公司，在不影响企业经营的情况下，由营销部经理统一对外口径。第五章附则第25条本办法发送对象包括营销部、综合部、财务部及售楼中心。第26条本办法由营销部负责制定，修订与解释。第27条本办法经营销分管负责审核，报总经理审批后执行。
