合同监管管理办法.docx

化工探讨院合同订立及监视管理方法为加强集团化工探讨院合同监视管理，标准合同签订流程，明确合同签订职责，防范合同风险，削减合同纠纷，维护集团公司及利益相关者的合法权益，依据？中华人民共和国民法通那么？、？中华人民共和国公司法?等相关法律法规及？集团合同监视管理方法？，？集团化工产业合同监视管理方法?等有关规定，结合化工探讨院实际制定本方法。第一章合同的订立、履行及纠纷处理的相关规定第一条化工探讨院与外部同等主体的自然人、法人和其他组织之间订立、履行、变更合同，均适用本方法。合同签订实行负责人签署制。即化工探讨院由院长负责对外签署合同。其次条订立合同，除即时交割的简洁小额经济业务（1万元及以下）外，均应当采纳书面形式（合同书、补充协议、公文信件、数据电文等）订立合同。第三条组织、承办合同订立、履行事项的部门和单位为合同承办部门。合同承办部门应当依据合同性质，指定详细的合同承办人。合同承办部门应履行以下职责：1、负责审查合同对方的主体资格、营业执照、资质证书、产品质量合格证、产品生产许可证、产品平安标记证书、资信状况、履约实力等；2、负责合同谈判；3、依据规定组织招标或者托付招标;4、起草合同文本；5、负责办理合同审查、会签和审批手续；6、负责合同的履行、变更、解除、终止；7、负责合同档案的归档管理。第四条合同承办部门在合同起草过程中，应当优先采纳集团规定的合同范本。如合同对方主体不同意运用集团规定的合同范本，也可运用合同对方主体供应的合同范本或双方协商确定的合同范本。第五条承办部门订立合同时，应当对合同对方的主体资格和资信状况进展必要的调查，调查范围主要包括：1、经过正常年检的真实有效的营业执照和其他权利实力证明文件。涉及专营许可的，应具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，应具备相应的资质（等级）证书；涉及平安的，应具备相应的平安标记证书；2、与所签订合同标的相关的经营范围；3、相应的履行合同的实力；4、是否涉及可能影响履行合同的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件,是否存在司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决、详细行政行为或其他法律程序；5、其他与合同签订、履行相关的事项。第六条化工探讨院的合同承办部门在合同签订时应当遵循以下规定：1、对于重大、困难、专业性、技术性较强的合同，须要聘请律师或者专业人士参与谈判和起草的，应当聘请律师或专业人士参与;2、依照法律、法规、规章及集团的有关规定，合同应当进展招标的,必需履行招标程序。招标应当依据国家法律、法规和集团的有关规定进展；3、须要签订的技术效劳合同，由于具有保密性不便实行招投标形式确定合作方的、不宜聘请中介机构参与的、金额在50万元以下的，由探讨院履行内部决策程序自行办理，金额在50万元（含）以上的，上报化工局经批准后办理。第七条履行合同应当符合以下条件：1、合同已经成立并生效；2、附生效条件的合同，条件已经成就；3、附生效期限的合同，期限已经届至。合同生效前，合同承办部门不得实际履行，也不得承受对方的实际履行。第八条合同是财务付款结算的依据。未经合同监管员审查及院长审批并生效且实际履行的合同，财务部门不得付款结算。第九条合同承办部门及与合同履行有关的其他部门应当刚好、全面收集与合同相关的原始凭证、收付款凭证、质量检验凭证等可以证明合同履行状况的资料。对合同履行中形成的预算书、结算书、变更签证、图纸等资料，合同承办部门在向合同对方移交时，应当列出清单，说明移交的资料名称、数量、金额以及是否原件等，并由接收人在接收清单上签字并加盖接收方的公章。第十条合同履行过程中出现由第三人代为履行或者向第三人履行合同义务的情形时，假如合同没有明确约定，合同承办部门应当与合同相对人和第三人签订书面协议，对代为履行的有关事项作出明确约定。第十一条合同生效后，假如出现须要变更合同、转让合同权利义务或解除合同的情形，在变更合同、转让合同权利义务或解除合同前，合同承办部门应对合同变更、解除和转让的缘由作出说明、供应相关资料，并按合同订立程序办理审查与批准。未履行审查批准程序，不得变更合同、转让合同权利义务或解除合同。除依法或依合同约定行使单方解除权外，变更、解除合同和转让合同权利义务应与合同相对人签署书面协议。第十二条合同当事人因订立和履行合同发生纠纷，合同承办部门应当刚好向所在部门领导报告。未经部门领导和院长审查同意，合同承办部门不得向合同对方当事人作出实质性答复和供应相关文件资料。化工探讨院因合同纠纷发生诉讼、仲裁的，由合同承办部门牵头，组织诉讼或仲裁前的打算工作，须要外聘律师代理的，由化工探讨院探讨探讨聘请。第十三条合同监管员应当建立合同签订履行状况台帐、合同变更解除台帐、违约合同登记台帐及有关统计报表，对合同编号、标的类别、标的名称、双方当事人、标的规格和数量、交付期限、执行记录、欠交数量等状况进展登记，妥当管理合同及其相关资料，保证合同的完整性。其次章化工探讨院合同监管员的职责化工探讨院合同监管员是合同监管的专职人员，履行化工探讨院的合同审查、监视职能。在合同监管过程中，必需严格依照法律、行政法规、地方性法规、部门规章以及集团有关规定进展监管。监管员履行以下职责：1、建立健全化工探讨院合同监视管理制度、流程；2、参与重大合同的谈判、起草、签订；3、参与全部合同的法律审查，保证合同的合法性与有效性；4、对合同的订立、履行状况进展指导和监视检查；5、合同的归档、整理；6、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动；7、向化工局证券部报备重大合同（单笔金额在50万元以上的合同以及化工局证券部要求报备的合同）；8、承受上级部门合同专项检查。第三章化工探讨院的合同审批流程为防范风险、躲避纠纷，化工探讨院合同实行会签审批制度。详细如下：1、由承办部门填写?合同会签审批表？，并附合同拟签约文本及相关材料，由部门负责人和分管领导审查，并签署明确的审查看法。承办部门为合同签订的第一责任人，对合同拟定、签订和履行负干脆责任；2、承办部门在填写完成?合同会签审批表？，并经部门负责人及分管领导审查后，将合同的拟签约文本及相关材料报探讨院合同监管员审查。监管员将依据?公司法？、？合同法?等相关法律法规进展审查，提出专项审查看法，待承办部门据此看法修改后，由监管员在?合同会签审批表?上签字；3、监管员在?合同会签审批表?上签字后，承办部门需将合同的拟签约文本及相关材料报方案财务部审查。方案财务部将依据国家财经法规和集团公司财务管理制度进展审查，提出专项审查看法，待承办部门据此看法修改后，由方案财务部的部门负责人和分管领导在?合同会签审批表？上签字；4、方案财务部在?合同会签审批表?上签字后，承办部门需将合同的拟签约文本及相关材料报探讨院副院长、院长审查。副院长、院长提出专项审查看法，且承办部门据此看法修改后，副院长、院长在?合同签订审批表?上签字；5、以上流程履行完毕后，承办部门应将填写完整并经签字后的?合同会签审批表?与合同文本及相关材料交由综合部，最终以集团化工探讨院的名义对外签订合同。6、承办部门与监管员是合同资料的存档部门与管理人员。承办部门应当在合同签订完毕后，将全部合同材料的原件存档，并于合同签订后3日内将一份复印件送交监管员存档。存档文件应包括合同签订审批表、合同对方资质证照（纸质版）、签订后的有效合同文本、合同相关经济行为的决策文件等全部相关资料。承办部门在办理合同审批时，须要向各相关审批部门提交以下合同审批材料：1、合同签订审批表（见附件）。要求承办部门仔细填写合同签订审批表，并按依次报各审批部门、分管领导、主要领导审批；2、合同签约对方的有效资质证照（均为原件扫描件）。包括企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证及相关特别资质许可证照等。合同承办部门需对其所提交的上述证照的真实性、有效性负责;3、拟签署的合同文本（电子版与纸质版）；4、合同相关经济行为的决策文件。包括会议纪要、会议决议、领导批示、授权托付书、招标文件、中标书等相关的全部文件。