使用专项维修资金作业指导书.docx

使用专项维修资金作业指导书1.0目的为了加强住宅专项维修资金的管理，保障住宅共用部位、共用设施设备的维修和正常使用，规范住宅专项维修资金使用，根据中华人民共和国民法典和住宅专项维修资金管理办法等法律、行政法规，制定本作业指导书。2.0范围适用于物业服务中心使用住宅专项维修资金进行住宅共用部位、共用设施设备维修更新管理。3.0职责3. 1项目负责人按照本作业指导书规定的流程向业委会、所在地政府房办主管部门进行使用专项维修资金申报。3.2工程主管（设备管理负责人）负责按照本作业指导书提出共用部位、共用设施设备维修方案。4. 0工作流程4.1 专项维修资金适用范围：1 .1.1住宅专项维修资金：是指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造的资金。4 .L2住宅共用部位：是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢住宅内业主或者单幢住宅内业主及与之结构相连的非住宅业主共有的部位，一般包括：住宅的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等。5 .L3共用设施设备：是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由住宅业主或者住宅业主及有关非住宅业主共有的附属设施设备，一般包括电梯、天线、照明、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋等。4.2住宅专项维修资金管理4.2.1住宅专项维修资金管理实行专户存储、专款专用、所有权人决策、政府监督的原则。县级以上地方人民政府房办主管部门会同同级财政部门负责本行政区域内住宅专项维修资金的指导和监督工作。4.2.2业主大会成立前，己售公有住房住宅专项维修资金，由物业所在地直辖市、市、县人民政府财政部门或者建设（房地产）主管部门负责管理。4.2.3业主大会成立后，应当委托所在地一家商业银行作为本物业管理区域内住宅专项维修资金的专户管理银行，并在专户管理银行开立住宅专项维修资金专户。4.2.3.1 开立住宅专项维修资金专户，应当以物业管理区域为单位设账，按房屋户门号设分户账。4.2.3.2 业主委员会应当通知所在地直辖市、市、县人民政府房办主管部门；涉及已售公有住房的，应当通知负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门。4.2.3.3 2.3.3所在地政府房办主管部门或者负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门应当在收到通知之日起30日内，通知专户管理银行将该物业管理区域内业主交存的住宅专项维修资金账面余额划转至业主大会开立的住宅专项维修资金账户，并将有关账目等移交业主委员会。4.2.4住宅专项维修资金划转后的账目管理单位，由业主大会决定。业主大会应当建立住宅专项维修资金管理制度。4. 3专项维修资金分摊原则根据各住宅项目业主大会议事规则、专项维修资金管理规约和业主管理公约约定使用维修资金并按照下列规定分摊列支：4.1.1 住宅共用部位、共用设备的维修、更新费用，由该幢住宅的业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担；其中，一幢住宅有两个或者两个以上门号的，每个门号内共用部位、共用设备的维修、更新费用，由该门号内的业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担。4.1.2 物业管理区域公共设施的维修、更新费用，由全体业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担；其中，属于两个或者两个以上物业管理区域的公共设施维修、更新费用，由各物业管理区域的全体业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担。4.3.3业主委员会活动经费在维修资金中列支的，由全体业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担。4.3.4涉及尚未售出的商品住宅、非住宅或者公有住房的，开发建设单位或者公有住房单位应当按照尚未售出商品住宅或者公有住房的建筑面积，分摊维修和更新、改造费用。4.4专项维修资金使用要求4.4.1物业管理服务合同应当约定物业的日常维修与使用住宅专项维修资金进行住宅共用部位、共用设施设备维修更新范围。4.4.2使用住宅专项维修资金进行住宅共用部位、共用设施设备的维修、更新应当事先征得业主委员会书面同意。4.4.3发生危及房屋使用安全或者公共安全的紧急情况，物业服务中心应当立即组织维修、更新，并及时通知业主委员会。4.4.4住宅需要大修或者专项维修、更新的，物业服务中心应当在物业管理服务年度计划中列明，提交业主委员会审核；业主委员会审核同意的，应当书面委托物业服务中心通过招标或者其他方式确定施工单位。施工单位编制的费用预算和决算，应当由业主委员会或者委托物业服务中心审核。住宅大修和专项维修、更新完成后，物业服务中心应当向业主委员会提交物业维修、更新情况的书面报告。住宅共用部位、共用设备和物业管理区域公共设施的维修、更新属于房地产开发企业保修责任范围内，应当由房地产开发企业或者其委托物业服务中心负责实施。4.5业主大会成立前维修资金具体使用操作细则：（根据不同地区政府规定调整）开发建设单位未按规定提出成立业主大会书面报告前，专项维修资金、公共收益不得动用，住宅共用部位、共用设施设备需要维修、更新和改造的，应当由建设单位承担物业维修费用。建设单位提出书面报告之后（包括业主大会尚未成立期间），则可依法根据具体的操作流程在专项资金中列支。4.5.1开发建设单位向当地房管局书面提交成立小区业主大会申请。4.5.2 房管局出具书面受理回执并加盖印章、注明受理日期。（按各区房管局规定是否出具）4.5.3 住房保障房屋管理部门审核同意，开立维修资金代管专户，指定帐户管理方（一般为建设银行）代理记帐、收集业主资料、维修资金系统录入业主基础数据（应当以物业管理区域为单位设账，按房屋户门号设分户账）物业公司做数据核对。4.5.4 提出使用方案：物业公司需使用维修资金时，需先书面做出预案报所属居委会或村民委员会（包括工程项目名称、具体部位设施设备、工程预算资金金额、费用分摊范围、施工单位选择方式、施工管理方式、工程验收方式、资金决算方式、计划实施时间等）。4.5.5 5.5征询公示：向业主发出征询表（表1）,物业部分共用部分的维修、更新和改造,应当由部分共用的业主决定，由部分共用部分专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，其中，涉及筹集专项维修资金或者改建、重建建筑物及其附属设施的，应当经参与表决专有部分面积四分之三以上的'业主且参与表决人数四分之三以上的业主同意；其他决定事项，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意，并将表决结果在物业管理区域内公告。4.5.6申报审定：工程经市房屋行政管理部门指定的中介机构审定后，依据审定意见组织实施维修，在专项维修资金中列支。4.5.7紧急维修：发生紧急维修事项需要使用专项维修资金的，物业服务企业应当持有关材料，报街镇房管机构审核同意后组织实施。维修费用经具有相应资质的中介机构审定后，报区房屋行政管理部门在专项维修资金中直接列支。4. 6业主大会成立后维修资金具体使用操作细则：物业企业应按管辖小区物业服务合同及三项规约，即管理规约业主大会议事规则专项维修资金管理规约授权范围，依规使用维修资金：4.1. 1物业服务企业授权范围项目：（通常为100O元以下公区小额维修项，具体按项目专项维修资金管理规约约定执行）4.6. Ll向业委会发出工程维修联系单（表2）,附预算书或报价单（盖公章），项目经理签名、物业服务中心盖章，业委会正副主任的批复及签名、盖业委会章。4.7. 1.2张贴使用维修资金的公告（表3）,简述维修项目、维修原因、维修金额、分摊范围、业委会盖章，张贴5天并拍照留存。4. 6.1.3维修过程管控：对工程维修前、维修中及维修后的现场拍照留档保存。验收报告需有施工方、业委会、物业服务中心盖章。4.6. L4维修资金系统操作，支取工程款：按当地维修资金管理系统要求执行。4.6.1.5维修资金系统款项划入物业公司帐户：将相关资料原件送达维修资金开户银行。4.6.2业委会授权范围项目：（通常为0.15万元以下公区工程维修项，具体按项目专项维修资金管理规约约定执行）4.6.2.1向业委会发出工程维修联系单（表2）,项目经理签名、物业服务中心盖章，业委会正副主任的批复及签名、盖业委会章。4.6.2.2施工单位盖公章的三方报价预算书，第三方工程咨询审价意见。46.2.3张贴使用维修资金的公告（表3）,简述维修项目、维修原因、维修金额、分摊范围、业委会盖章，张贴5天并拍照留存。4.6.2.4专项维修资金使用决议业委会盖章（表4）（简述维修项目、维修原因、维修金额、分摊范围）。4.6.2.5签订施工合同：按公司采购管理规定和业委会工程采购管理规定签订施工合同，合同甲方应为业委会和物业共同承担。4.6.2.6维修过程管控：对工程维修前、维修中及维修后的现场拍照留档保存。验收报告需有施工方、业委会、物业服务中心盖章。4.6.2.7维修资金系统操作，支取工程款：按当地维修资金管理系统要求执行）。4.6.2.8维修资金系统款项划入物业公司帐户：将相关资料原件送达维修资金开户银行。4.6.3业主表决或大会授权范围项目：（通常为5万元以上大额维修项）4.6.3.1向业委会发出工程维修联系单（表2）,项目经理签名、物业服务中心盖章，业委会正副主任的批复及签名、盖业委会章。4.6.3.2施工单位盖公章的三方报价预算书，第三方工程咨询审价意见。46.3.3张贴专项维修资金使用方案公示（表5）4.6.3.4发放专项维修资金使用方案的表决票（表6）4.6.5.5进行专项维修资金使用方案的表决结果的公告（表7）4.6.3.6维修资金系统操作：预案、逐户录入业主表决结果、决案、分摊范围、签订施工合同、选定审价公司。注意：1、审价公司一般由维修资金开户银行指定。2、施工合同必须为开口合同。3、工程结束依据合同约定时间支付5%T0物质保金。4、工程报价单按受益业主范围，分区域分别报价。4.6.3.7签订施工合同：按公司采购管理规定（15万以上需招投标）和业委会工程采购管理规定签订施工合同，合同甲方应为业委会和物业共同承担。4.6.3.8维修资金系统施工合同、线下施工合同、报价单、业主委员会决议等资料原件一式二份送维修资金开户银行。4.6.3.9资料经银行客户经理转交审价公司确认后，按业主大会授权流程维修资金支取首付款，首付款不得超过工程总额30队4.6.3.10维修过程中项目对工程维修前、维修中及维修后的现场拍照留档保存。4.6.3.11按合同约定工程进度，维修资金支取工程款，第二笔不得超过工程总额45机4.6.3.12工程结束，报审价公司，经审价公司审核后，出具审价、验收报告，维修资金系统支取尾款，不得超过工程总额20%o4.6.3.13按合同约定支付工程尾款，5210%质保金。4.6.3.14维修资金系统款项划入物业公司帐户：A、银行支款凭单（业委会正副主任盖章、业主大会财务章）。B、维修资金支取汇总表（业主大会章、物业公司公章）。C、维修资金系统决议（首次支取提供。业委会正副主任盖章、业主大会章）D、维修资金系统业主表决情况表（录入系统的征询结果）4.7 依规不得从维修资金列支的工程项目：4.7.1依法应当由建设单位或者施工单位承担的住宅共用部位、共用设施设备维修、更新和改造费用；4.7.2依法应当由相关单位承担的供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视等管线和设施设备的维修、养护费用；4.7.3应当由当事人承担的因人为损坏住宅共用部位、共用设施设备所需的修复费用；4.7.4根据物业服务合同约定，应当由物业服务企业承担的住宅共用部位、共用设施设备的维修和养护费用。4.8 维修资金使用注意事项：4.8.1各项目必须按照小区专项维修资金管理规约或业主公约约定使用维修资金，必须按照约定进行征询；如约定维修单价在多少元以上需要审价，必须按照约定进行审价，并取得业委会或业主大会的书面签章。4.8.2合同需签订三方合同（业委会、物业、施工方），施工方案由施工方制定，经业委会、物业公司同意方可实施。维修征询单由物业工程部负责人负责制定，经项目经理审核后与业委会沟通盖章。物业服务中心指派专员对维修资金系统录入相关材料及数据。4.8.3工程审价费用一般由小区维修资金开户银行承担。但银行有特殊规定除外（由小区维修资金规模、业委会与银行客户经理沟通等因素决定）。如银行不承担审价费用，应与业委会事先沟通审价费用出处，并落实书面并盖章。4.8.4不得未按规定或业主大会约定，人为将总额超业委会授权范围整体工程拆分为若干个小额工程，不得违规将不应在维修资金中分摊的项目进行分摊，不挪用或侵占专项维修资金的。4.9专项维修资金紧急维修启动程序：发生下列情形，不属于工程质量保证范围且需要使用专项维修资金的，可以启动紧急维修程序：4.9.1 水泵、水箱（池）故障，影响正常使用的；4.9.2电梯故障，电梯专业检测机构出具整改通知书要求停运的；4.9.3火灾自动报警系统、自动喷淋系统、消火栓系统损坏，消防部门出具整改通知书的；4.9. 4外墙墙面、建筑附属构件有脱落危险，经有资质的鉴定机构出具证明的；4.9.5屋顶或外墙渗漏等情况，严重影响房屋使用，经有资质的鉴定机构出具证明的。4 .10维修资金使用付款凭证附件：1、维修工程联系单2、维修资金使用公告3、业主征询函4、OA呈批件5、工程竣工验收单6、维修资金款到公司银行帐户，凭银行回单支付工程款。以上资料项目需存档所有材料复印件（备业主、业主会、房办查询）5 .附件：附件1：住宅专项维修资金管理办法建设部、财政部令第165号附件2物业管理条例中华人民共和国国务院令第698号6 .相关表单18-01K业主征询函不18-02K工程维修联系单U18-03K物业授权范围维修资金使用公告18-04K业委会授权范围维修资金使用决议18-05K维修资金使用方案公示U18-06K业主维修资金使用方案表决票U18-07K维修资金使用方案表决结果公告