学校账簿更换与保管工作制度.docx

学校账簿更换与保管工作制度一、账簿更换学校账簿更换是指在会计年度终了时，将上年度的账簿更换为次年度的新账簿。更换新账的程序是：1 .检查本年度账簿记录，在年终结账时是否全部结清，并将余额结转下年。2 .按本年度有余额账户的“结转下年”的数字直接记入次年新账中各相应账户的第一行的“余额”栏内，并在“借或贷”栏内注明余额的方向。在“日期”栏注明年月日，在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。应当特别注意的是，次年新账第行上年结转的余额不必编制记账凭证。同时，也不要记入借方栏或贷方栏，而要直接记入“余额”栏。所以，这一行的“凭证编号”栏、“借方”栏和“贷方”栏都空置不填。至于在新的年度建账时，是否所有的账簿都更换新账，要视企业设置账簿的情况而定。通常，总分类账簿、日记账和绝大多数的明细分类账应每年更换一次新账。对于个别的财产物资采用卡片式的明细账，可跨年度使用，不必每年更换一次新账。二、账簿的保管账簿管理分为平时管理和归档保管两种。账簿平时管理要求各种账簿要指定专人管理。账簿管理人员不仅要负责记账、对账、结账等工作，还要负责账簿安全、完整。会计账簿未经领导和有关人员批准，非经管人员不能擅自翻阅查看、摘抄和复制等。会计账簿除需要与外单位核对外，通常不能携带外出。对需要携带外出的账簿，通常应由经管人负责保管或会计主管人员指定专人负责。会计账簿不能随意交与其他人员管理，以确保账簿安全完整。旧账归档保管要求年度末更换并启用新账后，对更换下的旧账要进行整理、装订、造册。按规定办理移交手续。归档保管其内容是：归档前应对更换下来的旧账进行整理，主要包括检查和补齐应办的会计手续。首先检查应归档的旧账是否收集齐全，检查各种账簿应办的会计手续是否完备，对于手续不完备的应补办手续。比如改错盖的章、注销空页空行、结转余额等。活页账应撤出尚未使用的空白账页，再装订成册。连续编号并标明总额数、起止号数等。更换下来的旧账簿要在进行整理的基础上装订成册。装订时应注意，活页账通常按账户分类装订成册，加具封面。一个账户可装订一册或数册，某些账户的账页较少，也可几个账户合并装订成一册。装订时应检查账簿的扉页内容是否填写齐全，手续是否完备。装订后应由经办人员、装订人员和会计主管人员在封口处签名或盖章。更换下来的账簿经过整理装订后，应编制目录，填写移交清单，办理移交手续，按期归档保管。保管人员应根据档案管理办法的要求，编制索引、分类储存、妥善保管，以便于日后查阅。要注意防火、防盗，库房要通风良好，以免档案毁损、霉烂等。必须根据制度统一规定的保存年限妥善保管各种账簿和会计凭证、会计报表。不得将其丢失和任意销毁。保管期满后，应根据规定的审批程序报经批准后方能销毁。