开发集团行政事务实物档案管理细则.docx

开发集团行政事务实物档案管理细则第一条为了确保对公司实物档案进行有效管理，制定本细则。第二条本细则适用于对公司在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书、旧印章，公司与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等。第三条实物档案的分类（一）各类证书、证件；（二）奖杯、奖旗、奖章；（三）旧印章；（四）其它类（接受的礼品、纪念品、书画等）。第四条职责分工以公司名义获取的实物档案均由办公室统一保管，公司、各部门和各项目部各时期的旧印章作废后由办公室统一保管。第五条各部门对公司所属的实物档案要及时移交到办公室，不得以任何理由据为己有。办公室档案管理员对移交的实物档案要及时登记，办好移交手续。第六条个人在相关领域中获奖的各类奖品和奖励证书，由公司支付评奖费用的，原件交办公室保存；由个人支付评奖费用的，将各类奖品的照片和证书的复印件交办公室保存。第七条实物档案的编号组成：类别代码+实物档案顺序号。第八条实物档案的保管应做到“八防”。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内，旧印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。第九条实物档案一般不外借。为方便利用可将实物档案拍成照片后装订成册。第十条实物档案的保管期限为长期或永久。第十一条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十二条本细则与档案管理办法一并颁布施行。文件移交归档登记表文件名称文件编号文件总数归档编号归档存放处保密等级保管期限说明：归档时间送交人接收人修改变更记录修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录借用档案登记表文件名称借用部门、单位借用人借用方式：借阅查阅借阅复印（复印件是否归还）借用用途：借用期限归还时间档案管理员签字：办公室主任签字：分管领导签字：