新能源公司行政管理档案管理规定.docx

新能源公司行政管理档案管理规定第一条总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二条管理部门公司在人事行政部设立档案室并指定专人负责档案工作。第三条归档范围包括但不了限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）：1、管理文件：公司内部制定、颁布的规章制度，重要的会议材料（包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等），公司下发的各种通知、决定等。2、政府文件：各级政府下发的对公司在经营活动中具有重要依据作用的各类文件，包括各类公文。3、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。4、证照文件：经营活动中产生的种类证、照文件等。5、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等。6、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。7、征地建设文件（含图纸）。8、规划报建文件（含图纸）。9、竣工验收文件（含图纸）。10、技术设备文件：设备技术资料等。11、声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。12、公司对外的正式发文、与有关单位的来往文书等。第四条收集归档1、凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时交与档案管理部门归档，不得私自留存。2、工程项目（设计成果）文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向档案管理部门移交归档。3、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。第五条档案分类编号1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行。2、档案分类编号方法应考虑档案目录的编制，以方便查阅为原则。第六条档案保存1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向公司行政第一负责人报告。2、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留；3、资料档案发生损毁丢失时，根据公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。第七条档案借阅1、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。2、借出原件，借阅者须经部门负责人签批后报人事行政部负责人以上人员审批。3、办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，输产权所需项目资料，未经地区人事行政部门负责人批准不得借出。3、借阅机密性文件和绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准。4、下列文件资料（含复印件）未经人事行政部门负责人批准不得借出；（1）国有土地使用权出让合同（含土地证）（2）建设用地批准书；（3）建设用地规划许可证；（4）规划设计要点、方案批复；（5）建设工程规划许可证；（6）固定资产投资许可证；（7）报建图；（8）报建审核书；（9）建设工程施工许可证；（10）商品房预售许可证；（11）产权证。6、外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司总经理批准，方可查阅。7、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经人事行政部门负责人批准。8、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行直至追究其法律责任。第八条档案借阅期限短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前输续借手续。第九条档案销毁档案销毁需经总经理批准，并需由档案管理员及人事行政部门负责人同时在场。第十条工程技术资料、人事、财务、营销等档案专业管理必须遵照本规定基本原则，同时可根据其特点增加其他要求，由各职能部门各自负责。