电气有限公司行政管理制度.docx

电气有限公司行政管理制度本制度包括文秘管理、接待管理、资产管理、档案管理四个部分。文秘管理1、文秘管理内容：负责公司通知、会议纪要、会议决议、公司文件、公司制度的起草、发布、存档、查阅等工作；负责开具介绍信、公司证明等；负责公司会议准备、会议记录、会议通知的落实与会议的安排；负责公司会议室的日常管理；负责公司传真件、公司IP卡等管理；其他任务。2、文秘管理办法：通知管理：根据公司的整体工作计划，及时起草通知向全体员工公告；属于各部门的通知，由各部门起草和发布；发布的范围在公司白板上予以公布；通知发布后于记载内容失效后的一个工作日内撤回；通知应进行编号存档。会议纪要管理：公司范围的会议由行政部负责记录并公布会议纪要，各部门所属业务范畴由各部门自行记录和发布；会议纪要应于会议结束后一个工作日内整理完毕，特别紧急的应在规定时间内整理完毕；会议纪要整理完毕后，由行政部经理审核后，交会议主持人审定签字；由行政部下发并负责落实；会议纪要应进行派号存档。公司文件管理：文件涉及的内容包括：人事任免、机构设置与调整、公司基本制度下发等；人事任免以及公司机构设置与调整文件由行政部起草，总经理批准后下达；公司基本制度由公司各相关部门起草，总经理审批后，行政部下达；公司文件下达以书面形式公布，并以书面形式存档。会议过程管理：严禁开会打电话，电话要求开启静音放震动，有紧急事情出去接听，拒绝中途缺席；讨论问题严禁用不礼貌的用语、过激的语言、甚至搞人身攻击；不能因为讨论问题有不同意见而离会，出现开会吵架，因不同意见离场者就地免职，停止工作。接待管理公司接待管理制度，由市场营销部制定。资产管理1、资产管理的范围：固定资产、低值易耗品；固定资产包括：车辆、计算机、软件工具、打印机、复印机、投影仪等单位价值在2000元以上的；低值易耗品包括：移动硬盘、L盘、文件柜、专业书籍及技术资料等单位价值在50元以上2000元以下的。2、资产管理原则：公司资产统一由行政部管理，由所在部门和个人领用并保管。每件固定资产应建立资产管理卡片，并在资产上标明资产责任人、责任部门、资产编号。卡片上应详细记录资产的够入、转移、启用日期、报废日期、使用年限等资料。低值易耗品要建立资产清册，按照每个员工分别建立台帐，每次领用和归还时要在个人台帐上详细登记。如果发生毁坏，属于责任人问题的，要求责任人进行赔偿；如果发生丢失，责任人均需要赔偿。3、资产购置：资产购置由经办人根据工作需要提交资产申请报告（统一格式），报告注明需要资产的类型、缘由等，经部门经理签字同意后（部门经理审核资产紧缺程度以及部门内部统一协调的可能性），送交行政部，行政部将核实资产的紧缺程度以及公司内部统一调配的可能性，确认资产需要购买的，送达技术采购部进行三家以上供应商的询价并将结果连同申请报告送交总经理审批，经总经理批准后按照确定的厂家、型号、价位由技术采购部进行采购，行政部进行验收。资产验收完毕后，首先由行政部登记资产卡片或者记录资产清册，然后，申请经办人办理领用手续，财务凭资产申请报告办理结算手续。4、资产的年检：每年年末，行政部应对公司资产进行全面检查，登记各类资产的使用状况，对于存在隐患和带病运行的资产提出整改方案和责任追究方案，上报总经理。对于年检通过的资产，应通过贴花等形式给予区别；对于因个人使用原因造成的资产损失，对于责任人以及所在部门经理给予经济处罚。对于个人名下保管的各类资产，每半年公司组织进行一次集中核查，核对数量、检查运行状况。5、资产的处置：对于已经损坏的资产，经检验无法修复的，以及正常报废的资产，行政部应填写资产报废申请，经总经理审批后，交财务进行帐务处理。行政部同时登记资产报废情况。对于可以变现的资产，所变卖的金额全部上交公司财务。档案管理1、档案管理的范围及档案编号分配：档案编号格式：HL-DA-年度编号一级编号为公司行政部统一分配的号码,二级编号为公司具体负责部门编制的号码，年度编号统一采用当年年份编码。对于满一年的档案，应全部进行归档保管。一级编码为：01公司身份档案（营业执照、税务登记证、验资报告、组织机构代码等）02公司文秘档案（会议纪要、通知、公司文件等）03人事档案（劳动合同书、个人情况登记表、保险缴纳表等）04会计档案（会计凭证、会计报表、纳税报表与资料）05一资产档案06技术档案07一供应商档案08一市场资料档案09工程档案；10其他各部门制定的二次编码规则应报行政部备案。2、档案的管理原则：2.1 责任原则：各级负责人对其所属档案负有第一责任。公司档案目前实行集中编号，分散存放的管理办法。今后视具体情况，将对档案进行集中管理；2.2 存档原贝h各种档案在书面存档的同时，条件允许的应进行电子文档存档；23专人负责：各部门要指定专人负责档案管理，管理要落实到人；2.4 完整原则：对于员工管理的档案要保证档案的完整性，人员变动要做到档案完整移交，并保证完整；2.5 保密原则：对于档案各部门要制定档案保密等级（绝密、机密、一般、公开），进行分别管理。对于调阅人的权限要严格规定，对于调阅程序也要严格规范。