租赁有限公司档案管理制度.docx

租赁有限公司档案管理制度一、总则：机械设备技术档案是机械设备从购入到使用，直至报废的整个运行、使用过程中记载的全过程的技术资料。机械设备技术档案是做好技术管理工作不可缺少的基础材料和科学依据。该技术资料包括原始资料、运行使用资料、检定、检测资料。机械设备技术档案为掌握设备运行状况、性能变化情况,分析事故原因，申请报废等安全、生产方面提供全面的、可靠的重要依据。机械设备技术档案的管理工作需要各部门人员的密切配合，及时提供相关的记录与资料，从而保证机械设备档案的完整性、真实性和可参考性。二、管理范围1 .机械设备指石家庄信诚起重机械租赁有限公司所有机械设备，由公司设备部进行集中的统一管理。2 .凡主要机械设备都必须建立机械设备技术档案。3 .租赁公司应设立专门的档案管理人员，负责机械设备技术档案的收集、整理和归档工作。三、管理程序1 .原始资料，包括出厂合格证、使用说明书、零部件目录、图纸。此类资料由租赁公司机械管理人员从厂方搜集，交予档案管理人员存档。2 .运行使用资料，包括机械设备运行保修记录、机械设备修理验收记录、机械设备事故报告单。3 .机械设备运行保修记录由公司在工程开工前，向机械管理员发放，然后再由机械管理员分发给各机械设备操作人员，由设备操作人员根据设备运行、使用情况如实填写记录。工程结束后，由施工队长负责收集该记录，交予机械科，由机械科统一交资料室归档。4 .机械设备修理验收记录是由公司主管生产的副经理会同工程师,在设备维修时，对设备的维修质量进行监督的一种形式，由主管生产的副经理负责填写记录，由工程师负责验收签字，每年年终统一汇总，交予档案室归档。5 .机械事故报告单，是机械设备发生事故时，由各项目部填写相关记录，然后交予公司档案室归档。6 .检定、检测资料，包括机械设备技术状况检查表。机械设备技术状况检查表是对机械设备每年进行的定期检查，由公司检查小组负责检查，填写记录。另外还需对机械设备进行临时性的检查，由公司工程师负责填写该表，然后交予档案室归档。四、管理责任1 .认真贯彻国家对技术档案管理的有关规定，做好档案管理工作。租赁公司应指定专人负责对机械设备技术档案进行统一的管理。2 .档案管理人员需认真做好资料的编目、整理、收集工作，及时提供归档技术资料，切实为生产、科研和提高企业管理水平服务。3 .机械设备调出、调入时，技术档案应随机转移，并作好档案的保密工作。机械设备技术档案的保存期限为，随机械设备报废为止。4 .借阅技术资料应首先办理借阅登记手续,借阅单位和借阅人不得在技术档案上涂改、抽换、损坏。5 .对需要销毁清册的资料，应附文字说明，经机械管理技术负责人批准后,方可销毁。6 .保持档案室清洁，做到防盗、防火、防潮、防虫、防尘。对永久性档案，每季度查点一次；年终对所有档案查点一次。