学院电子文件归档及管理办法.docx

学院电子文件归档及管理办法第一条为做好学校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据档案法等有关法律法规，特制订本暂行办法。第二条本办法所称的电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。第三条电子文件形成的各部门应建立电子文件归档制度，指定专人负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档、保管期限和密级划分，参照学校有关文件归档的有关规定执行。第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。第六条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。第七条电子文件逻辑归档的基本要求;(1)电子文件要设定查询，归档电子文件的权限；(2)电子文件归档应由经办人及时注明标识；(3)网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，并采取备份措施。第八条电子文件物理归档的基本要求：(1)办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；(2)电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上(推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体)；(3)经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；(4)专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；(5)归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限。第九条电子文件归档时，电子文件登记表(见附件一)、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。第十条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。第十一条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。第十二条各电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。第十三条归档电子文件移交前，文件形成部门必须认真检测电子文件，并填写归档电子文件移交接收检验登记表(见附件二)。检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案室，一份由电子文件形成部门保存。第十四条电子文件的检验应包括以下项目：(1)载体有无划痕、是否清洁等；(2)有无病毒；(3)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；(4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；(5)对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。第十五条档案室应按照检验要求对归档电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成部门重新制作。第十六条移交档案室的电子文件应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。第十七条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：(1)归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；(2)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；(3)存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；(4)环境温度控制范围为17oC-20oC,相对湿度控制范围为35-45%o第十八条电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成部门和档案室的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。第十九条档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存，并将检验结果填入归档电子文件管理登记表(见附件三)。(1)对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%,如发现问题应及时采取恢复措施；(2)磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。第二十条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件。第二十一条利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。第二十二条归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。第二十三条档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。第二十四条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。