学院重大活动档案管理办法.docx

学院重大活动档案管理办法第一条为规范我校重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用工作，保证重大活动档案的真实、完整，更好地为教学、科研及各项管理工作服务，根据有关规定，结合我校实际制定本办法。第二条本办法所称重大活动档案是指学校在重大活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。第三条本办法所称重大活动，主要包括下列活动：党和国家领导来我校视察、考察等活动；党中央和国务院有关部门负责人及省、市主要领导来校视察、指导工作；学校党政主要领导出国访问、考察及重大外事活动等；国内外有一定影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问;在学校召开或由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的各种重要会议或活动；学校举办的重大庆典和纪念活动；重点工程项目开工、竣工典礼等；重大突发事件；涉及全校的重大专项工作；其它具有重大影响的活动。第四条重大活动材料的归档范围主要包括：重大活动的相关文件、讲话、指示、记录、纪要、活动方案、宣传报道、题词等文字资料；重大活动的邀请名单、请柬、来往信函、通迅录等；重大活动中与外单位签订的合同、协议等；重大活动的录音带、录像带、光盘、电子文件、照片等电子声像类档案及其文字说明材料；重大活动中赠送的具有纪念性的实物类档案及其说明，不能归档大件实物要拍照并附说明；其他具有参考与保存价值的资料等。第五条重大活动档案的管理应当遵循统一领导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。第六条学校档案工作领导小组统筹协调重大活动档案工作中的重大问题。档案馆具体负责指导、监督学校重大活动档案管理工作。第七条学校主办或承办部门是重大活动档案管理及归档的责任者。主办或承办部门加强对重大活动文件材料归档工作的组织领导，同步管理重大活动及档案，落实重大活动文件材料管理的承办人，协调解决归档工作中的重要问题，确保重大活动文件材料齐全完整，并具体负责对重大活动档案的收集与预立卷工作。第八条负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。第九条重大活动档案具有时代标志性的重要特征。学校照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要切实按照归档工作的要求，协助重大活动主办或承办部门做好文件材料的积累工作。第十条在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时书面向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关情况，并指派专职人员联系，指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。第十一条重大活动档案归档的具体要求：主办或承办部门应自重大活动结束之日起3个月内向档案馆移交完整的文件材料。承担摄影、摄像和录音的新闻宣传及相关部门，应当在活动结束后，及时将相关声像等材料交由活动主办、承办单位统一移交归档。主办或承办部门和技术部门向档案馆移交的重大活动文件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰、声音清楚，并必须附有相关文字说明，如：重大活动的时间、地点、人物、事由等，以方便利用。个人非职务活动形成的对国家和学校具有保存价值的重大活动文件材料，档案所有者应妥善保管。根据需要，档案馆可依据相关规定对其采用代管或寄存、征购等措施，确保重大活动文件材料完整系统，其所有者可享受优先使用权。第十二条档案馆应配备相应的装具保证特殊载体档案的安全，对接收进馆的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。第十三条学校档案馆应建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化建设，提高重大活动档案的利用水平。第十四条对主办、承办单位能按规定要求收集、整理和移交重大活动档案的，学校应给予表彰和奖励；对不按规定收集、整理或将档案据为己有的、不按规定向档案馆移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据档案法XX省重大活动档案管理办法及学校的有关规定予以处罚。第十五条本办法由学校办公室负责解释。第十六条本办法自发布之日起施行。