哈佳铁路工程项目档案工作推进及问题20171106.docx

哈佳铁路工程项目档案工作推进情况及存在问题哈佳铁路即将进入静态验收准备阶段，哈尔滨铁路局档案史志室对哈尔滨至佳木斯铁路工程项目档案进行检查、指导。现将有关情况报告如下：一、存在的问题及原因分析(一)存在的主要问题L建设单位项目档案不在管理状态。哈佳公司领导虽然在思想上、态度上很重视竣工档案工作，但实际工作中，项目档案工作管理差距很大。主管项目档案工作领导不特别明确，各部门现已形成的项目文件资料分散在各业务部门分别保管，还有部分资料直接堆放在地上，没有进行全面、系统收集、规范化整理和移交。从哈牡哈佳公司成立至今，可以说除会计档案外，档案室内没有档案，文件均按发文机关和文号做成文件合订本，仅存文件、电报，归档范围比较窄，没有按归档范围和保管期限进行收集、整理、归档。长期不移交归档极易随着人员的流动和机构的变化，资料存在流失等安全隐患，容易造成项目档案归档内容不齐全。对于需要全线统一的项目资料没有从公司层面提出规范性的要求。2 .施工单位竣工资料形成质量不规范、归档内容不统一。从检查的三个标段来看，各施工单位形成的竣工资料自成体系，使用表格不统一，工程名称不统一，三个标段同一检验批表头均不一致，部分资料还存在代签现象。施工单位按照验标、工序进行收集，并凭经验进行了预组卷，但由于建设单位在归档范围、整理标准、形成份数上没有对参建单位明确要求，各施工单位无规可依，立卷工作无从下手。3 .各监理单位资料标准不一致。各标段监理资料形成的水平良莠不齐，比如监理通知单，有的监理单位形成的资料非常完备，有许多佐证资料，而有的监理单位只有一张通知单，归档范围存在较大差距。（二）存在问题的原因分析分析这次检查指导存在的问题，主要症结在哈佳客专公司。一是没有提早动手抓档案工作，对哈佳客专工程开工之初哈尔滨铁路局档案业务指导的介入是否具有资格存在质疑（当时已将情况反馈给总公司），贻误档案交底工作时机；二是缺乏对项目档案的重视，开工之初就应明确的项目档案管理办法不细，本应由工管部门、安质部门抓项目施工和监理文件形成质量，但从实际情况看，缺乏对这项工作的统领，导致各参建标段各自为政，产生的项目档案资料不一致；三是哈佳客专公司对于哈尔滨铁路局档案部门在6月初下达的项目档案管理监督指导意见书所提出的问题和建议至今没有认真进行逐条整改，特别是主管负责同志只是口头重视，没有真正上手逐级抓落实，导致这些问题至今没有整改到位。二、有关建议L加强领导，明确职责。哈佳公司首先需明确项目档案工作的主管领导、各参建单位负责人、公司各部负责人，形成项目档案工作网络。明确各部门和有关人员的岗位职责及归档范围。统筹协调参建单位，本着“谁形成、谁整理”的原则，制定档案归档计划，保证在静态验收之前完成项目档案预立卷工作。特别是公司要形成一套强有力的抓工作落实的作风，保证档案工作各项要求真正落实到位。2.建立健全档案管理制度。建立健全项目文件形成、积累、整理归档制度、保管、保密制度、库房管理制度以及档案利用制度。3,抓紧修订下发哈佳工程项目档案管理办法。针对哈佳工程项目档案管理办法（简称办法）还有不细致不规范的内容，请哈佳客专公司组织以工管部、安质部和监理单位为主，协调公司各部，进一步按照国家和总公司关于项目档案的相关规定，抓紧修订本项目档案办法，明确归档范围和要求，明确参建单位的工作内容，档案的收集要求、竣工图的编制要求、套数、竣工档案的编制标准、移交时间、份数、纸张、书写、档案盒等及流向方面的要求，以正式文件下发，以便各参建单位进行下一步的整理工作，以保证项目档案系统性和准确性。4 .项目档案以点带面，全面推开。公司抓紧时间组织工管部门和监理部门进一步核查原始资料形成质量，全线统一各种验收及数量表格格式后进行组卷整理。在站前、站后和监理标段挑选项目档案标杆单位，推广项目档案好的单位好的做法和经验，以点带面，在十二个标段全面推开。5 .解决好档案安全问题。公司由于档案库房受制，不具备集中保管条件。建议可在统一各项管理制度、统一管理档案目录的条件下，采用分库房管理的形式进行保管。在项目验收前，确保项目档案的绝对安全。6 .协调设计单位做好勘察资料的收集工作。哈尔滨铁路局办公室档案史志室2017年11月6日