情况说明的写作方法和技巧.docx
情况说明的写作方法和技巧情况说明是一种工作中经常用到的文体，当单位或个人需要对某项工作或某一问题、某一事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时，都会用到。情况说明有用于个人的，如公务员个人政审情况说明、个人工作情况说明、入党个人情况说明等。也有用于单位的，如甘肃省康县卫生局2月15日发出的关于康县呼吸道感染性疾病防控工作的情况说明、河南商丘市委宣传部官方微博2月24日发出的关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明，都是相关单位就某一具体事件做出的说明。大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑，介绍问题、事件的来龙去脉，专业性不是很强。但也有部分情况说明专业性很强，比如财务情况说明、刑事案件和刑事诉讼中的情况说明等。情况说明如果说明得当，可以及时解答疑惑，化解矛盾；如果说明不当，也可能会引发更多问题。在现实生活中，因表述欠妥而'抢占”媒体头条的情况说明，屡屡出现，引发争议。因此，情况说明的写作，是一件必须要严谨、慎重对待的事情。一、恰当命题，一目了然情况说明的标题，一般不用“情况说明”这样简单的几个字,而是多采用“关于XX的情况说明”的格式，便于受众能够直接知晓说明的事项，获知必要的信息，并决定是否进一步了解具体内容。如关于我国茶馆行业标准化工作及相关机构的情况说明关于四川省国土资源厅财政拨款“三公”经费2013年决算的情况说明这样的标题，简单明白，受众易于作出阅读判断，从而节省时间和精力，更加符合人们的阅读习惯。情况说明的标题也可以灵活多变，采用“关于XX情况的说明”“关于XX情况的专项说明”“关于XX情况的公开说明”等。比如，关于承诺履行情况的公开说明关于证券投资情况的专项说明等。有时，还可以在标题中加入单位名称。比如，博乐市人民政府关于富达市场拆迁有关情况的说明。二、区分对象，准确称谓情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如，安徽省霍邱县王截流乡人民政府2014年11月20日向霍邱县水务局报送的关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情况说明,其主送机关就写明了是“县水务局”；某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵市政府大门讨薪，市政府要求该工程公司上报一份情况说明，这份情况说明也需要写明主送机关是“xx市人民政府”。如果是向领导报送的情况说明，则可以直接采用称呼语。比如，某位同志因公外出，但相关支出票据丢失造成无法报销，需要向单位领导说明情况，并请求予以审批报销，此时的情况说明可考虑写为“尊敬的局领导”等。如果是面向公众发出的情况说明，则不需要写出称谓。如，民政部2014年8月发出的关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明，因为面向的群体是公众，所以并没有主送机关或称谓；前文提到的关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明及时回应网络舆情，其面向的是广大网民也没有主送机关或称谓。就某一事件向公众作出的说明，类似于情况通报。两者在写法上有相似之处，但从传播心理学的角度来看，情况通报代表一定的官方立场，具有权威性；情况说明虽往往也由官方发出，但具有平等性、亲和性，更易于接受。三、介绍经过，实事求是在写作实践中，除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外，多数情况说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下，都包括背景介绍、事实经过、处理措施等几项内容。（一）简明扼要说明背景介绍背景是为了让有关部门、人员了解事情的前因，掌握更多背景资料，为顺利阅读后文、得出准确判断做铺垫。这些背景必须和要说明的事件密切相关，既要交代完备详尽，又要避免喧宾夺主。比如，镇海区人民政府办公室网络发言人2012年10月24日发布的关于镇海炼化一体化项目有关情况的说明一文，简明扼要地交代了镇海炼化一体化项目的年产量、工程概况、项目总投资、选址、占地等情况，指出项目的重要意义。同时，回应群众质疑的环境污染问题，有针对性地点明“炼化一体化项目按照环保部和省、市、区环保部门的要求执行最严格的排放标准，采用先进的清洁生产工艺和技术，对工艺产品方案和主体装置组成进行优化，其中环保总投入约36亿元”，以便打消群众顾虑,化解矛盾。（二）尊重事实说明经过详述事情经过是情况说明必不可少的内容，要如实地把事件发生的时间、地点、参与人，以及事件起因、发展、结果等详细写出。这部分内容要求实事求是，尊重事情本来面貌，并突出主要问题和主要矛盾。比如，本溪市卫生局2013年4月17日发布的关于本溪市中心医院医疗纠纷情况说明，详细写明了事情的整个过程：患者张某，男，57岁，2013年4月8日19:06,患者因饮酒活动后自觉心慌不适呼叫“120”急救，“120”救护车在接到指令后即刻出发。在接到患者后，患者及家属拒绝现场诊断及检查，要求住院治疗，急救车医生告知中心医院循环内科病房已满床，当晚无法再收治新患（近两年来中心医院内科病房人满为患，各病房实行报满床制度，并要求“120”和急诊在第一时间告知患者及家属）,可以到急诊抢救室或留观室诊治，患者及家属知情后仍选择前往中心医院，“120”救护车于19:35将患者送至中心医院急诊门诊，患者到达急诊门诊后拒绝各项检查，只是强调要住院治疗且情绪激动，急诊医生再次告知病房已无法收治新患，并建议患者到急诊抢救室诊治（有急诊病志证明），患者及家属拒绝并自行离开医院（有监控录像证明b当晚20:07,患者出现意识不清，患者家属再次呼叫“120”急救J120”救护车于20:14到达患者家中进行现场抢救，但终因患者病情危重抢救无效死亡。介绍事情经过，对事件的关键环节不能遗漏、不能随意添加、不能避重就轻、不能主次不分，更不能随意更改事实、伪造虚假信息和情节。在用词用语上要认真推敲、细加斟酌，避免出现歧义、误解，甚至引发更大争议。就一些工作进行的情况说明，只需要交代清楚具体内容即可。比如，关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明就从“新式残疾军人证基本特征”“新式残疾军人证防伪标识”“新式残疾军人证真伪鉴定，三个方面做了说明。（）简洁明了说明处置针对一些事件的情况说明，要明确写出处理措施、处理结果和现状等。比如，睢县网2015年2月26日发布的网曝睢县中医院医生被逼喝尿事件的情况说明一文，明确写出了处置措施：2月21日15时，睢县公安局接到报警后，立即组织警力赶到现场处置。事件发生后，当地党委、政府高度重视，及时慰问、看望当事医生，并迅速成立了由多部门组成的事件调查组。2月24日，公安机关根据查证事实，依法对涉嫌犯罪的轩某、许某以涉嫌聚众扰乱社会秩序罪予以刑事拘留，轩某、许某、许某某被取保候审。另，涉案人员亲属已向当事医生赔情道歉。同时，该文还回应网民关注的焦点，点明“根据公安机关调查，经当事医生证实，在整个事件中有一名死者家属扬言让医生喝尿，但并未发生医生被逼喝尿的情节”。此部分的写作，尽量言简意赅，避免花费大量篇幅。2015年1月2日，某市道外区太古街727号一日杂品仓库发生火灾。次日，该市公安局官方微博发布情况说明，全文共585个字，其中，表达“领导高度重视”的内容占去258个字，将近一半，引来广泛批评。此类现象时有所见，不仅无法起到消除公众疑问、说明真相的作用，反而带来了更大的负面影响。四、妥善落款，凸显权威情况说明的文后，均要有落款。落款既要写明发文机关，显示权威性，也要注明时间，增强时效性。一般情况下，还需要加盖公章，表明真实性。如果是个人作出的情况说明，署名时可以采用亲笔签名。在网络舆论和新媒体日益活跃的今天，情况说明使用范围不断扩大，受到的关注程度也越来越高。它对于回应舆论热点和民众关切、传播正面信息、抵制谣言等具有积极意义，因此，撰写好情况说明十分重要，各种机构和单位的文秘人员均有必要掌握其写作方法和技巧。
