AA集团公司档案管理办法.docx

AA集团公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强对集团公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。第二条本办法适用于集团公司本部及子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条职责分工（一）行政管理部负责对集团公司的各类档案实行统一管理和集团公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门、子公司的档案工作及资料员进行业务指导和培训。（一）人力资源部负责对集团公司本部人事档案的直接管理和子公司人事档案的备案管理。（二）财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责集团公司会计档案的管理，并接受行政管理部的监督、检查。（三）项目公司负责人负责本项目档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。（四）各部门、子公司应指定本单位的档案管理人员（兼）并报集团公司行政管理部备案。（五）各部门、子公司负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条档案的分类集团公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件七。第二章档案立卷、归档第五条行政管理部及各职能部门、子公司的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。第六条立卷归档的时间（一）各类法规、政府文件等外来文件，各部门、子公司在收到或取回文件后，原件必须在7日内交行政管理部，由行政管理部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由集团公司行政管理部归档。（二）凡己办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门、子公司档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交行政管理部保管。（三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务部保存外，集团公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交行政管理部保存。各子公司项目的各类批文、证照原件，在项目开工后均须移交行政管理部保存。（四）各项目公司应于项目结束后向集团公司行政管理部移交各类档案。（五）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第七条立卷归档的要求（一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。（二）案卷要求1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映集团公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。（三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第三章档案的保管第八条归档后的档案由行政管理部统一保管。各部门、子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由行政管理部专职档案管理员负责保管。第九条档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解集团公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为集团公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条行政管理部要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条档案柜内不得存放与档案无关的物品。第四章档案的借阅和保密第十二条档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经行政管理部经理批准；重要档案（机密文件、证照等），需经集团公司总裁批准。第十三条各部门、子公司工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经行政管理部经理和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助,严禁擅离岗位。第十五条借阅人员要爱护档案,按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，集团公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条档案的保密（一）档案管理人员必须有严格的保密观念，保证集团公司档案的绝对安全。（二）档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。（三）合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及集团公司重要信息的档案必须由副总裁以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。（四）经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。（五）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。第五章档案鉴定和移交第十七条集团公司行政管理部档案管理员、各部门、子公司档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条档案的鉴定工作应在集团公司分管领导的指导下，由集团公司行政管理部和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经集团公司分管领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。第十八条档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。第六章附则第十九条本集团公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。第二十条档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团公司有关部门编写大事记、组织机构沿革等，为集团公司品牌建设服务。第二十一条集团公司所属的各子公司的档案管理工作遵照本办法执行。第二十二条本办法有七个附件，附件文件是本办法的组成部分。附件一：文书档案管理细则附件二：人事档案管理细则附件三：经营档案管理细则附件四：会计档案管理细则附件五：工程技术档案管理细则附件六：影像档案管理细则附件七：实物档案管理细则第二十三条本办法有行政管理部负责解释。第二十四条本办法自颁布之日起施行。附件一文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于集团公司本部及下属子公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责（一）行政管理部负责集团公司文书档案的管理。（二）各职能部门、子公司负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管集团公司下发的文书档案。（三）各子公司负责本子公司文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管集团公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围（一）外单位来的文件材料.：1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。3、政府有关机构对本集团公司及下属子公司检查工作形成的文件材料。（二）集团公司在工作中形成的文件、资料：1、集团公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。2、集团公司总裁办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总裁讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。3、集团公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。4、集团公司及各部门、子公司的年度工作总结、计划及报告、简报。5、集团公司编制的各种计划、统计报表等。6、已经履行完成的集团公司对外签订的各种合同、协议书等。7、关于人事任免的文件材料。8、集团公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。（三）下属子公司报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间（一）集团公司各部门、子公司形成的档案应在文件处理完七日内向集团公司行政管理部移交。（二）各子公司形成的文件档案应于每季度末向行政管理部移交一次。第六条归档文件的系统性要求（一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。（二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文彳牛有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文彳牛在技术加工方面的要求（一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。（二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后;批复在前请示在后。（）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。（四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。（五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。（六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。（七）向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存T分。第八条文书档案的保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。（一）凡是反映集团公司重要职能活动和基本历史面貌的需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。（二）凡是反映集团公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。（三）凡是在较短时间内集团公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围保管期限1与本集团公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料永久2集团公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期3集团公司总裁办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期4集团公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期5政府有关的主管部门来我集团公司检查工作形成的文件材料短期6集团公司对外签订的各种合同、协议书等长期7集团公司及各部门、子公司的年度工作总结、计划及报告、简报短期8集团公司编制的各种计划、统计报表等短期9集团公司大事记及反映集团公司重要活动的简报等文件材料长期10集团公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等长期11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期第九条未尽事宜，由集团公司行政管理部负责解释。第十条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附件二人事档案管理细则第一条为了进一步加强对人事档案的管理为考察了解和正确选拔使用管理人才提供重要依据，特制定本细则。第二条本细则适用于集团公司本部及下属子公司所有员工人事档案及相关信息档案的管理和备案管理。第三条职责（一）人力资源部负责集团公司人事档案的统一管理。（二）各职能部门、子公司负责向人力资源部提供本单位员工的信息。第四条人事档案管理的范围（一）政府人事管理部门规定的有关资料；（二）员工在集团公司工作期间的各项信息（包括员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理。第五条人事档案的归档（一）重要的人事信息，包括任免文件、升降级文件、奖惩文件等，由人力资源部负责归档。（二）一般信息的归档1、每季度末，员工所在部门、子公司负责按要求把应录入信息库的材料送交人力资源部。2、人力资源主管要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件,不定期或定期地向形成信息的部门、子公司收集应收集录入的材料。3、人力资源主管对送交的需录入信息库的材料，核对信息，剔除无用信息和重复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成信息材料的部门、子公司，补送材料。形成信息材料的部门、子公司，要按规定认真、及时办理。4、人力资源主管对各岗位的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和辞退的变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告。5、人力资源主管在收到外部信息材料后,一星期内须将材料录入员工档案。第六条人事档案信息的鉴别和录入制度（一）对收集的信息源，必须经过认真的鉴别，属于录入员工档案的材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库。（二）属于录入信息库范围的材料不得擅自录入，应经过鉴别，分类予以处理。第七条人事档案的保密（一）除了集团公司总裁、副总裁、部门负责人及员工的直接上级可以查阅员工的档案外，其他人员应经人力资源部经理同意后方可查阅。（二）任何人不得在人事档案资料中作任何涂改。（三）人事档案资料不得外借。需要复印的，应经人力资源部经理同意；必须外借的，应经总裁同意。外借的人事档案资料必须在一个星期内归还。第八条未尽事宜，由集团公司人力资源部负责解释。第九条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附件三经营档案管理细则第一条为了详实记录和反映集团公司经营管理活动的重要资料和证据,特制定本细则。第二条本细则适用于集团公司本部及下属子公司与经营相关的销售、租赁等活动中的计划、合同、协议和各类统计报表及其它有效证件等档案的管理。不适用于工程发包合同、采购合同的管理（属于合同管理的范围），也不适用于制度、办法、报表等的管理（属于文书档案管理的范围）第三条职责（一）子公司负责集团公司经营档案的归档和移交。（二）集团公司行政管理部负责监督本细则的执行情况，负责接管子公司移交的经营档案。第四条归档时间各子公司经营档案应在合同签订后的当月向集团公司档案室移交。各子公司可保留合同的复件或复印件。第五条档案要求（一）经营档案的装具和装订方法与文书档案相同。一份合同为一个立档单位（一卷）0卷内文彳牛按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及说明在后。（二）卷内文件要逐份编号，用打印或钢笔字迹填写卷内文件目录。（三）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，标题内容、名称等要完整、准确，文字要简练通三,标题不要超过三十个字。第六条经营档案的编号开发以项目名称为编号，一个楼房号为一个流水号。其他产品以产品名称和型号为编号。第七条经营档案在移交前，应按照档案管理办法的有关规定做好保管工作。第八条经营档案原则上不外借。需要查阅的,可以由档案管理员协助查阅;必须夕M昔的，需经集团公司分管领导同意。第九条未尽事宜，由集团公司行政管理部负责解释。第十条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附件四会计档案管理细则第一条会计档案是集团公司经营管理的重要资料为了保守集团公司的机密，维护会计档案的安全与完整，特制订本制度。第二条本细则适用于集团公司本部各类会计档案的管理，包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。(三)财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状况说明书，其他财务报告。(四)其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。第三条职责(一)财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理，严防毁损、散失和泄密。(二)集团公司行政管理部负责监督本细则的执行情况。第四条会计凭证登记完毕后，必须按照分类和编号顺序保管，不得散乱、丢失。第五条记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。第六条会计档案的保存(一)财务部应指定专人负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料按类别、按Jl质序立卷登记有效。(二)会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体类别和保管年限详见附表。第七条会计档案的借用(一)财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借阅，及时归还原处，若要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。（二）集团公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时，必须经财务管理中心总经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅。（三）外来单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有效证明，并经总裁批准后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。（四）会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，应由档案管理人员进行复印。第八条会计档案需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总裁批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务管理中心总经理共同参加，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。第九条由于集团公司会计人员的变动等需要转交会计档案时,应办理转交手续，并由监交人、移交人、接受人签字。第十条集团下属子公司的会计档案由各子公司财务部门遵照本规定自行保管。集团公司财务部监督本规定的执行情况。第十一条未尽事宜，由集团公司财务部负责解释。第十二条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附表会计档案保管期限表序号档案名称保管期限（年）1记账凭证及原始凭证152银行存款余额调节表及对账单53手工会计簿账154计算机账簿永久5辅助账156各种报表37年度会计报表永久（包括文字说明）8会计移交清册159会计档案保管清册永久10会计档案销毁清册永久附件五工程档案管理细则第一条工程档案为工程质量验收的重要组成部分,工程档案管理是工程管理的重要内容之一，也是集团公司档案管理的重点。为了加强工程档案的规范化管理，提高工程管理水平，保证工程质量，制定本细则。第二条工程档案范围(一)项目开发前期档案：1、土地投标“中标通知书”；2、计划任务书及批复文件；3、建设用地钉桩成果通知单；4、规划设计任务通知书；5、规划设计条件通知书；6、审定规划方案通知及总平面图；7、人防规划总平面图；8、市政工程方案会议纪要；9、环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议；10、配套项目(如文教、商业、绿化、交通等)协议、合同；11、勘探、测绘、设计、招投标、监理文件；12、建设项目选址报告及土地、规划部门批复；13、建设规划许可证及批准用地范围图；14、建设用地批准许可证及用地图；15、国有土地使用证；16、有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等主要文件；17、拆迁许可证。18、单体工程项目文件19、建设工程规划许可证；20、建设工程开工许可证；21、建设工程招投标文件、施工合同、工程结算；22、建设工程施工监理合同、监理计划及监理月报、23、工程监督委托书及工程质量核验证书；24、初步设计报批文件及有关图纸；25、工程勘察报告；26、工程技术交底会议纪要及工程洽商纪录；27、工程隐检记录（基础、主体结构）；28、工程竣工备案书；29、人防工程竣工验收单；30、消防工程竣工验收单；31、电梯质量核验单；32、工程竣工总结；33、工程质量事故处理；34、工程照片；35、沉降观测记录。（ZZ）单体工程施工技术文件1、施工组织设计；2、工程设计交底会议纪要及工程洽商纪录；3、工程定位放线验收记录；4、基础钎探验收及基础处理记录；5、隐检记录（土建、设备、电器）；6、材料及产品合格证（土建、设备、电器）；7、原材料复试报告（砖、水泥、钢材、砂石）；8、试验报告（碎、砂浆试验报告及配比单，钢筋焊接试验，灰土、素土试验报告）；9、单位工程质量保证资料核查表；10、单位工程质量综合评定表；11、单位工程观感质量评定表；12、全部工程竣工图；13、电梯开箱验收记录、隐检、试运行及验收记录；14、设备、电气专业隐检、闭水、测试、测压试验记录或报告。（三）项目整体竣工档案1、竣工总平面图；2、道路、绿化竣工总平面图；3、综合管线竣工图；4、规划建设总说明。第三条职责分工（一）行政管理部负责监督、检查本细则的执行情况，对各项目的工程档案管理工作进行指导和监督。（二）开发管理中心负责指导各项目公司工程技术资料的收集、整理、立卷、归档工作，负责与城建档案馆的业务联系，保证工程档案符合进馆要求。（三）项目公司负责本项目工程技术资料的收集、整理、立卷、归档，负责向城建档案部门和集团公司行政管理部的移交,标准要达到城建管理部门和集团公司的要求。（四）由集团公司投资开发的所有项目在项目结束后均须向集团公司行政管理部移交一套齐全、完整的工程竣工档案，并负责该项目开发前期的基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。第四条工程档案管理要求（一）在与施工企业在签订施工合同时，应对施工技术档案资料的编制和移交期限做出明确规定。项目公司应在施工技术资料中按有关规定签署意见，实行监理的工程应有监理单位签认认可的资料。（二）工程竣工验收前，开发管理中心、项目公司应组织、督促和协同施工单位检查施工技术资料的质量,不符合要求的,应限期修改、补齐，直至重做。（三）工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全，各种程序责任者的签字手续必须齐全，文件字迹清楚。（四）工程竣工档案要反映开发项目建设的全过程，要求归档的文件、图纸必须是原件，保证文件的原始性。（五）编制工程竣工档案必须采用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。（六）编制竣工图时,要在新蓝图上修改。一张图纸内容变更超过40%时，需重新绘制竣工图。竣工图必须整洁，字迹工整、清楚，不得涂改。第五条组卷的基本要求（一）工程竣工档案组卷，要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持案卷基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管利用。建设项目按单项工程组卷，单项工程按先文字、后图纸；先项目管理性文件，后施工技术文件。（二）组卷前要详细检查文件及图纸是否齐全。（三）卷内文件材料排列顺序要依据卷内材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件部分、备考、封底。（四）组成的案卷力求美观、整齐。第六条档案的装订（一）案卷装订厚度不超过20mm,装订时以案卷下边为齐。（二）案卷内不能有书订，卷内页要干净整齐。一册案卷纸张规格要统一，页号编写在右下角。（三）图纸折叠前均要按裁图线裁齐，折叠方式采用图面向内“手风琴风箱式”。竣工图章要盖在图号一侧，竣工图负责人签章处不得漏签。（四）工程竣工档案的案卷形式为：案卷封面、目录文件或图纸、备考表、封底，要求填写的内容要填写全，字迹工整。甲方卷的案卷目录要求用打字机填写。（五）工程竣工档案要由项目负责人审核，并在案卷备考表签审意见。第七条工程档案编码工程档案档号说明GXXXXXXXXX册流水号楼号或项目代号工程类别妈工程档案代号（项目前两位汉语拼音）工程项目分类代码见附表。第八条在项目工程取得备案书后项目公司向集团公司行政管理部移交一套完整的工程档案。第九条工程档案保管、借阅等事宜遵照档案管理办法及其它档案管理细则执行。第十条未尽事宜，由集团公司行政管理部负责解释。第十一条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附表工程项目分类代码（一）工程给U代码建设项目代码工程类别代码建设项目代码住宅Z业务用房YE商业S商店SD邮局YJ蔬菜SC银行YH粮店LD办公室BG日杂RZ照相器材ZX附属用房F服务业F锅炉房GL理发LF变电室BD洗染XR煤调站MT修理XL热力点RL综合服务ZH泵房BF旅馆LG开闭所KB文化教育W配套P学校XX厕所CC托厮TU自行车棚ZX幼儿园TU居委会JW电影院DY管理用房GL体育用房TY房管所FG医疗Y医院YY门诊部MZ工程项目分类代码（二）工程类别代码建设项目代码工程类别代码建设项目代码配套P其他Q街道办事处JD拆迁赔偿CQ派出所RZ汽车站QZ垃圾楼U花房HF综合ZH电信管线DX电外线DW雨污水YW热力管线RL上水管线SS市政道路SL小区道路QL综合管网GW拆迁档案CQ前期征地ZD户口核销HX附件六影像档案管理细则第一条加强集团公司及各子公司影像档案的管理工作,更好地保护和利用影像档案信息资源，制定本细则。第二条本细则适用于集团公司及各子公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。第三条职责分工（一）集团公司行政管理部负责定期将分散在集团公司各部门、各子公司、个人手中具有保存价值的声像、影像材料收集，负责集中保管集团公司各方面的影像档案资料。（二）各部门、子公司负责将声像资料整理、归档，向行政管理部移交。临时需要时，再办理借阅手续。第四条影像档案的归档范围（一）反映重要历史面貌的影像档案；（二）各级领导人和著名人物参与本集团公司重要公务活动形成的影像档案；（三）本集团公司的各种重要会议的影像档案；（四）开发项目的影像档案；（五）本集团公司组织或参加的重要活动的影像档案；（六）重大事故的影像档案；（七）集团公司摄制的或反映本集团公司工作活动的专题VCD等。第五条影像档案的归档要求（一）力求是原底片、原件，尽量避免复制件。（二）归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。（三）归档的照片若为普通相机拍摄，应将照片和底片同时归档。若为数码机拍摄可移交复制文件。第六条影像档案的整理、鉴定、编目（一）照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理方法要符合国标照片档案管理规范的要求。照片的分类组卷一般按年度专题分类组卷；照片的编号为案卷号照片号。(二)录音、录像档案的整理、编目：以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下:类别代号顺序号。(三)影像档案的保管和保护档案室要保持适宜的温湿度。磁带保存的适宜温湿度为：温度15-25Co,相对;显度45%60%o保存照片的适宜温湿度：温度1424Co,相对湿度40%60%o磁带应竖放，卷绕平整，并注意防光、防尘、防磁。第七条影像档案的归档时间集团公司各部门在形成影像档案后应在一周内向集团公司行政管理部移交。各子公司形成的影像档案于每季度末向行政管理部移交。第八条借阅影像档案应经行政管理部经理审批。第九条未经允许借阅人员严禁损坏或私自刻录、编辑影像资料。违反者，集团公司给予“严重警告”处分；损坏档案资料致使无法恢复的，集团公司酌情给予500元以上的罚款。第十条未尽事宜，由集团公司行政管理部负责解释。第十一条本细则与档案管理办法一并颁布施行。附件七实物档案管理细则第一条为了确保对集团公司实物档案进行有效管理，制定本细则。第二条本细则适用于对集团公司及各子公司在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、证书、旧印章，集团公司及各子公司与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等。第三条实物档案的分类（一）各类证书、证件；（二）奖杯、奖旗、奖章；（三）旧印章；（四）其它类（接受的礼品、纪念品、书画等）。第四条职责分工（一）以集团公司和子公司名义获取的实物档案均由行政管理部统一保管，集团公司、各部门和各子公司各时期的旧印章作废后由行政管理部统T呆管。（二）子公司每季度末向行政管理部移交一次实物档案保管。子公司实际需要时再办理借用手续。第五条各部门、各子公司对集团公司所属的实物档案要及时移交到行政管理部，不得以任何理由据为已有。行政管理部档案管理员对移交的实物档案要及时登记，办好移交手续。第六条个人在相关领域中获奖的各类奖品和奖励证书，由公司支付评奖费用的，原件交行政管理部保存；由个人支付评奖费用的，将各类奖品的照片和证书的复印件交行政管理部保存。第七条实物档案的编号组成:类别代码+实物档案顺序号。第八条实物档案的保管应做到“八防”。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内，旧印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。第九条实物档案一般不夕M昔。为方便利用可将实物档案拍成照片后装订成册。第十条实物档案的保管期限为长期或永久。第十一条未尽事宜，由集团公司行政管理部负责解释。第十条本细则与档案管理办法一并颁布施行。文件移交归档登记表文件名称文件编号文件总数归档编号归档存放处保密等级保管期限说明：归档时间送交人接收入修改变更记录修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录借用档案登记表文件名称借用部门、单位借用人借用方式：借阅查阅借阅复印（复印件是否归还）借用用途：借用期限归还时间档案管理员签字：行政管理部经理签字：分管领导签字：