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”文件和记录管理制度”1、文件和记录管理制度编号：版本号：A/0主责：综合管理部编写：审核：批准：实施日期：1范围本程序适用于XX集团总部各部门、分公司。本程序规定了XX集团卓越绩效管理体系有关的全部文件和记录的管理要求，包括内部和外部文件。2定义2.1文件指XX集团卓越绩效管理体系运行过程中所形成的全部文件。2.2记录指XX集团卓越绩效管理体系运行过程中形成的用于表明所取得的结果或供应完成工作证据的文件。2.3内部文件指XX集团自行编制的文件,包括管理手册、程序、作业文件及其他。2.4外部文件指外部相关方发布的与集团公司管理相关的文件，包括法律法规、通知公告等。2.5临时文件指XX集团各2、职能部门发布的用于临时事务的文件，如会议通知等。3职责3.1总裁负责管理手册及其他重要文件的审批。3.2分管领导负责职责范围内发布文件的审核或批准。3.3综合管理部3.3.1负责XX集团各职能部门以XX集团名义发布的行政类公文的审核、编号和发放掌握，并根据档案管理制度进行档案管理。3.3.2负责党务类公文的审核、编号和发放掌握。3.3.3负责团务类公文的审核、编号和发放掌握。3.3.4负责XX集团总部管理体系内公文以外全部文件的审核、编号和更改掌握，并对各分公司文件实施备案管理。3.6总部职能部门负责本部门相关文件的编写、保管、更新、修订及档案移交等工作，并对外部文件进行识别和掌握。33、.7分公司依据XX集团总部体系文件，制定完善本公司的管理体系文件，做好文件管理工作。3.8文件管理员负责本部门详细的文件管理工作。4文件管理程序文件管理流程图如下：外部文件识别内部文件编写部门内审核跨职能审核批准发布实施评审更新归档保存否监督检查内网公示征求看法见4.0XX集团卓越绩效管理体系文件结构及编号要求4.0.1文件结构其次层次：程序文件第三层次：作业文件管理手册程序XX集团总部公文制度内部标准专业手册分公司公文作业指导制度外部文件记录外部文件记录临时文件临时文件第一层次：管理手册4.0.2编号要求除临时文件外，体系文件结构内包含的文件都需要统一编号，编号的要求为：1）4、管理手册QDJS-SC-A/0版本号2）程序文件QDJS-CX-XXX挨次号3）公文xx/XX字XXXXXX号年份挨次号分公司简称4）制度QDJS-ZD-XXX挨次号5）内部标准QDJS-BZ-XXX挨次号6）专业手册QDJS-ZSC-XXX挨次号7）工法QDJSGFXX-XXX挨次号类别8）外部文件沿用原编号，如需进行转化编写，根据上述要求进行编号。4.1外部文件识别各部门应依据工作需要明确与外部相关方的沟通渠道，随时识别与本部门工作相关的外部文件。4.2内部文件编写综合管理部负责组织编写管理手册，各部门5、负责组织编写与本部门业务相关的公文、程序、制度、内部标准、专业手册、外部文件掌握清单。编写根据以下格式进行：4.2.1公文格式公文根据公文格式要求由综合管理部统一管理。422其它文件格式a）文字：全部标题均为小四号黑体字，正文为宋体五号字，行间距为1.25倍，段落间距为前后各0.5倍行距。b）版式：页面设置为上、下、左、右页边距均为2.5cm<>c）语言：文件语言应力求精炼。d）题头图框：用于程序和制度类文件，包含股份公司标志图案、文件名称、编号及版本号、主责部门、实施日期五部分，其中文件名为黑体小三号字，其他部分用宋体五号加黑字（见本制度题头图框）。XX集团发布的文件直接使6、用文件名（如合同管理制度），分公司发布的文件在文件名前加单位名称（如其次一分公司合同管理制度）。e）程序结构框架：包括题头图框、范围、定义、职责、程序（包含流程图和程序内容）、相关文件表、记录表、附件、记录九部分，可依据状况增减。f）制度结构框架：包括题头图框、范围、定义、职责、制度（包含流程图和制度内容）、相关文件表、记录表、附件、记录九部分，可依据状况增减。g）内部标准结构框架：包括封面、标准的管理、标准内容三部分。h）专业手册结构框架：包括封面、名目、手册内容三部分。4.3审核a）外部文件由责任部门提出初步审核看法，并提交分管领导批阅。b）管理手册由管理者代表负责审核。c）7、其它仅涉及部门内部的文件，由部门负责人负责审核，涉及跨职能部门的文件，由编写主责部门组织相关部门联签审核，跨部门审核时，文件在本部门停留时间不超过2天，超过2天视为认同文件内容（依据需要在内部梦龙网上征求各单位看法）。d）公文由编写部门负责组织相关部门联签审核。e）除公文和临时文件以外的全部管理体系文件，分管领导负责审核文件内容并确认发布形式，部门编写完成并审核后，由综合管理部负责审核文件格式并编号。4.4批准a）外部文件由分管领导负责批示。b）管理手册和行政类公文由总裁批准。c）程序和作业文件由编制部门的分管领导批准。4.5发布实施a）外部文件由分管领导批示后，责任部门依据8、批示看法实施并填写外部文件掌握清单b）公文经批准后由综合管理部统一发布。c）需以公文形式发布的其他内部文件，经批准后作为公文的附件发布实施。d）其他临时文件由部门负责人审核后可直接发布。4.6评审更新a）各部门负责定期评审并更新与本部门相关的外部文件掌握清单。b）管理者代表负责依据管理评审制度要求，每年对体系文件组织评审。c）综合管理部负责依据评审结果，组织体系文件更新并准时发布管理体系文件掌握清单。d）当公司组织架构、部门职能调整等变动时,由综合管理部组织各部门依据需要随时评审并更新与本部门相关的其他管理体系文件。e）文件更新应执行本程序4.1-4.5条款。49、 .7归档保存a）管理体系运行过程中形成的文件和记录根据档案管理制度进行归档保存。b）各类文件尽可能以电子文件方式保存，需要以书面形式保存的文件,根据文件内容分类存放，并填写“卷内文件名目。4.8监督检查a）综合管理部负责根据内部管理体系审核制度，通过组织内部审核，对各部门、分公司以及项目部的文件管理状况进行监督检查。b）综合管理部负责对文件管理进行日常监督检查。c）文件管理员负责对本部门文件管理状况进行监督检查。d）分公司及项目部负责对本单位文件管理状况进行监督检查。5记录管理程序5.0编号要求QDJSXXXXX-XXX挨次号所在文件编号5.1设计5.110、 .1直接引用记录外部文件有明确要求直接引用其所包含记录的，经批准后可直接使用，不再对该项记录进行内部设计。5.1.2内部记录各部门在编写内部文件时，应设计相应的记录样式，记录样式作为文件的一部分，并根据文件管理程序统一管理。不得使用未经批准的记录样式。记录样式的编写要求执行本程序4.2.2条款。5.2填写记录应尽可能用电子版方式填写，打印后由填写人书面签字确认，确需书面填写的记录，应字迹清楚、便于保存和存档，重要的记录在更正时，必需由更正人在更正部位书面签字确认或加盖印章。5.3审核或审批各部门相关人员负责根据规定的权限对填写的记录进行检查、审核或审批。5.4归档记录根据11、档案管理制度规定的归档范围及期限定期归档保存。6罚则消失以下状况者，视状况赐予内部通报批判：1）未经综合管理部审核编号发布的；2）文件和记录格式、保存等与本程序要求严峻不符合的；3）在XX集团结构、职能发生变化文件需修订未准时修订的。7相关文件序号名称编号1.管理评审制度2.档案管理制度8记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限1.管理体系文件掌握清单综合管理部综合管理部长期2.卷内文件名目各部门各部门长期3.外部文件掌握清单各部门各部门长期12x×-155-01管理体系文件掌握清单序号文件名称文件编号版本号实施日期主责部门废止时间备注x×-155-02卷内文件名目序号文件标题文件编号发布时间废止时间备注编制部门：填写人：审批：第页共页xx-155-03外部文件掌握清单序号文件号责任人文件标题收文日期备注编制部门：填写人：审批：第页共页