2023年Ecel数据透视表技巧说明.docx

数据透视表”报表101打印一全部隐蔽适用于MicrosoftOfficeExcel2023MicrosoftExcel2023假设您已编辑了一个大的数据列表（例如公司每种产品的销售额）。您现在可以从这些数据中提取一些有意义的信息并找到以下问题的答案：按区域划分，每种产品的总销售额是多少？过去的时间内哪些产品销量最好？业绩最好的销售人员是谁？要答复这些问题以及其他问题，可以创立PiVotTable®报表自动提取、组织和汇总数据的交互表）。然后可以使用此报表分析数据、进展比较、检测模式和关系以及分析趋势。例如，您可以使用以下图中的数据.AlBlCDIElFlGI-2-3-4-5-6-7-8-9-1101-1111-2年度2003类型奶制品销售人员Dodsworth销售殿单位2686 56112003饮料Davolio872568902003农产品Buchanan671526522003奶制品Suyama435656362003肉类Suyama966234002003农产品Davolio132828612003饮料Buchanan3571517820032003奶制品 饮料Dodsworth Buchanan67584953781758892003肉类Davolio4923124Suyama2003 农产品 BuchananR 0 0 In 0 H R H 月二二二二二二二区74Ir311450234创立“数据透视表”报表，以显示当前每种产品在各销售区域的销售状况（如以下图所示）。ABCDEF1销售额总计陛2区域饮料奶制品肉类农产品汇总335,23339,44433,40628,675136,758451,83263,41817,06226,799159,111530,17227,88958,02539,074155,160640,39244,1108,43536j466129,4037汇总157,629174,861116,928131,014580,432以下各局部供给了概述并给出了有效使用“数据透视表”报表的挨次步骤。一“数据透视表”报表使用概述通过汇总和分析数据，嗷据透视表”报表可以帮助您抓住关键信息。可以掌握Excel汇总数据的方式（例如，求总和、平均值或计数），而无需输入任何公式，数据透视表”报表中，可以快速：添加或删除数据“数据透视表”报表中的信息不太充分吗？可能您还期望报表中包括各销售人员的销售额等数据。在“数据透视表”报表中可以轻松添加或删除数据类别。例如，可以添加销售人员字段，如以下图所示。-1-2-3-4-5-6-BuchananD I E部部部部1,1329,1163,57112,06625.885Davolio Dodsworth13,7814,09714,1866,4816,71113,85016,9777,78251j65532,21071Suyama16,223；22,0496,0403,567；47,879；重排列布局对“数据透视表”报表的布局不满足吗？例如，您可能更情愿按行而不是按列显示销售人员信息。利用“数据透视表”报表的交互特性，可以翻转表格：您可以轻松地移动（或旋转）行和列以查看不同的汇总数据。例如，您可以移动“销售人员”字段，使该项向下按行显示而不是跨列显示。-1-2-3A I BCD饮料奶制品东部Davolio13,781 22,953 1,441Dodsworth4,0978/18Suyama16.223 7.355东部总计12,595 9,996 6,080135,233 39,444 33,406 28,6757j656查看数据的子集要筛选数据以便您在某一时候能按需查看某局部数据吗？要这样做，可用页面字段将“数据透视表”报表分成假设干独立的'页面”。每个页面都包含一个在“数据透视表”报表中显示为汇总数据的数据子集。例如，可添加一个“年”类别的页面字段。这样可以查看某一年度（例如2023年）或综合全部年度的销售数据。匕部鲍ABCDE2003顶总计.3uchanan1,13216,191：Davolio8,33414,4741,4包；Dodsworth1,898Suyama7j5384,356265：奶制品肉类18,902 电 830 17,8973,5224,5628,7259,291Buchanan Davolio假设“数据透视表”报表包含很多字段，可用页面字段来保持报表的紧凑性和易读性。在检索某些大型外部数据库中的数据时，也可以添加并设置页面字段以限制检索数据量。这样可以避开长时间的等待和内存问题。显示您需要的细节是否关注“数据透视表”报表中的特定具体信息？您可以显示或隐蔽行字段或列字段中的工程，例如特定产品或销售人员。您也可以显示或隐蔽行字段或列字段中工程的具体信息。例如，在“类型”字段中，可以隐蔽除饮料之外的全部产品工程。ABCD1销售颜总计凝23区域员R饮料汇总东部Buchanan1,1321,1324Davolio13,78113,7815Dodsworth4,0974,0976Suyama16j22316,2237东部总计35j23335,233您可能会急于开头编制第一个数据透视表。但在开头之前，最好确保您的数据组织良好并且已预备就绪，如下面局部所述。-第1步：预备源数据阅读此局部，了解在数据透视表中可以使用哪些数据及如何预备这些数据。预备好数据后,您可以使用“数据透视表和数据透视图®”向导创立数据透视表。向导的开头局部是选择源数据。可以选择已在EXCel中输入的数据或数据库中的数据（称为外部数据源）。假设选择了外部数据源，向导将启动名为MiCroSoftQuery的单独程序，可以使用该程序连接到数据源并选择要显示的数据。单击以下任一源数据类型，了解如何使用这些数据类型：-Excel列表或数据库使用创立列表命令，可以使用包含相关数据的多个连续行，也可使用指定用作数据表的多个连续行。要轻松预备EXCel数据，应考虑执行以下任一或全部操作：确保列表组织良好务必干净！例如，确保列表的第一行包含列标签，由于Excel要在报表中将此数据用作字段名。还要确保每一列都包含类似工程，例如，一列中包含文本而另一列中包含数字值。删除任何自动的分类汇总不要担忧，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。命名区域假设打算稍后添加其他数据，请确保为源数据中输入的单元格区域指定名称。这样，无论在何时向数据区域添加数据都可以更数据透视表，将数据包括在内，而不必指定区域引用。使用“高级筛选”命令要使用经过筛选的数据，指卜'数据菜单中的筛选，单击高级筛选，然后单击复制到其他位置。这样可将筛选后的数据提取至其他工作表位置，从而可以在您的数据透视表中使用这些数据。注释不要就地筛选数据或使用自动筛选命令。此操作会隐蔽列表中的一些数据，但数据透视表仍将包括全部数据。一外部数据源可以使用数据库文件、文本文件或Internet数据源。要预备外部数据，可能需要执行以下操作：安装必要的工具和驱动程序您可能己完全预备就绪，只需确保安装了相应的开放式数据库连接(ODBC)驱动程序或所需的数据源驱动程序。初次使用时，将自动安装MicrosoftQuery(包括帮助和驱动程序)。然后，当您使用“数据透视表和数据透视图向导”创立数据透视表时，将使用MiCrOSOftQUery实际地检索外部数据。假设需要，在启动向导之前检索数据假设下表包含了您使用的数据检索方法，您将无法在“数据透视表和数据透视图向导”中用QUery来检索数据。相反，在启动向导来选择包含外部数据的工作表范围之前，应依据以下说明将数据插入EXCel工作簿。Office数据连接建议使用Office数据连接(.odc)文件为您的报表检索外部数据。您可以在仅从单个数据库表中或者从OLAP数据库中检索数据时使用这些文件，这样，在您创立报表之前，您无需合并外部数据库中多个表的数据，或是筛选数据以选择特定记录。查询文件和报表模板要使用查询文件(.dqy、.Oqy或.rqy)检索数据，请在EXCel中翻开查询文件。要使用没有包括数据透视表的报表模板(.xlt),请翻开该模板。参数查询要使用参数查询检索数据，必需首先在MicrosoftQuery中创立参数查询，以便它把数据返回Excel。请留意，您不能创立参数查询来从OLAP数据库中检索源数据。有关创立参数查询的具体信息，请参阅MiCrOSO代Query中的帮助。Web查询要使用Web查询来检索Internet上的数据，您必需首先创立Web查询并将数据检索到Excel中。要创立Web查询，请指向数据菜单上的导入外部数据，然后单击建Web查询。一多重合并计算数据区域您可以合并与汇总几个不同Excel列表的数据。要预备来自多个Excel列表的数据，可能需要执行以下操作：确保列表组织良好务必干净！例如，确保列表有与您要汇总的工程相匹配的行和列名称。删除任何自动的分类汇总不要担忧，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。命名区域假设打算稍后添加其他数据，请确保为源数据中输入的单元格区域指定名称。这样，无论何时向数据区域添加其他数据，都可以更数据透视表，将数据包括在内，而不必指定区域引用。-另一个数据透视表假设打算使用同样的数据创立多个数据透视表，可以重使用现有的数据透视表，来创建的数据透视表，从而节约内存和磁盘空间。此操作将把原始的和的数据透视表链接起来。（假设您刷了原数据透视表的数据，报表的数据也会刷，反之亦然。）要预备来自其他数据透视表的数据，可能需要执行以下操作：确保两个数据透视表在同一工作簿中假设原数据透视表位于不同的工作簿，请将原报表复制到您要显示报表的工作簿中。检查页面字段设置您可能已在原数据透视表中更改了页面字段设置，以便分别检索每个页面的外部数据。在这种状况下，您需要重设置页面字段，以便一次为全部工程检索外部数据。要检查设置，双击每一个页面字段，然后单搞级。注释要了解有关页面字段的其他信息，参见本文稍后局部的“数据透视表解析”。-第2步：创立数据透视表要创立数据透视表，请首先使用“数据透视表和数据透视图向导”。该向导可帮助您指定要使用的数据及创立报表框架。然后您可使用数据透视表工具栏在该框架内排列数据。例如，您可以选择要包括的数据类别（衬以蓝色底纹）和要汇总的相关数据值（衬以黄色底纹）。月一销人员2003 奶制品 DodSWorth2003 饮料Davoho2003 农产品Buchanon2003 奶制品Suyama2003 肉类Suyama 农产品,DavolioI E 销售嵌 2686 8725 6715 4356 966256116890265256363400金西部 北部南部1328 28611西部2003饮料2003奶制品2003饮料2003肉类2003肉类Buchanan I Dodsworth I Buchanan ? Davolio I Suyama35716758495349232666517878175889124744然后，告知Excel如何在数据透视表的行和列中排列数据类别。Excel创立完报表后，它将自动汇总和总计数据值。ABClDlEF1销售额总计I类型2奶制品肉类农产品汇总东部35,23339,44433,40628,675136,7584北部51,83263,41817,06226,79915%1H_5南部30,17227,88958,02539,074155,160640,39244,1108j43536j466129j4037157,629174.861116.928131j014580,432要创立数据透视表，执行以下步骤：一启动数据透视表和数据透视图向导1. 翻开您要创立数据透视表的工作簿。假设您的报表要基于Excel列表或数据库，请单击列表或数据库中的一个单元格。2. 在数据菜单上，单击数据透视表和数据透视图。3. 在“数据透视表和数据透视图向导”的第1步中，请选择将要使用的数据类型，然后单击所需创立的报表类型下的数据透视表。4. 在向导的第2步中，依据定位数据的说明进展操作。假设要为数据透视表检索外部数据，可以从Excel帮助或QUery帮助中获得有关使用MiCrOSoftQUery或Query向导的具体信息。5. 在向导的第3步中单击完成。一定义数据透视表的布局1 .将字段按钮从数据透视表字段列表窗口拖到数据透视表图表的标签区域。2 .要重排列各字段，请在区域间拖动这些字段。要删除字段，请将其拖至数据透视表之外。注释有些状况下，您可能不期望通过在工作表上直接拖动字段来手动定义数据透视表布局。例如，假设源数据来自大型外部数据库，手动定义布局则可能过于费时。在这种状况下，可以使用向导定义布局。在“数据透视表和数据透视图向导”的第3步中单击布局来设置数据透视表布局。数据透视表解析您可能已经留意到，MicrosoftExcel使用了特定的术语来标识数据透视表的各局部。假设您尚不生疏这些术语，请阅读此局部，快速获得初步学问。，页面字段此字段来自源数据，用于数据透视表中的页面（或筛选）。例如,“年”是一个页面字段，可以使用'年”字段仅显示2023年、2023年等的汇总数据。N数据字段此字段来自源数据，其中包含要汇总的值。例如，“销售总额”是一个数据字段。对于多数源数据类型，可以选择汇总数据的方式（例如，求总和、平均值或计数）。数据字段一般用于汇总数字，但也可汇总用于文本。例如，可以对某字段中特定文本项（例如“是”或“否”）消灭的次数进展计数。寡列字段此字段来自源数据，用于数据透视表中的列。例如,“类型”是一个列字段。工程行、列或页面字段的子类别。例如,“类型”字段包含了以下工程：饮料、奶制品和肉制品。"销售人员"字段包含了这些工程：Buchanan>DaVOli0、DodSWOrth和Suyamao行字段此字段来自源数据，用于数据透视表中的行。例如地区”和“销售人员”都是行字段。数据区域数据透视表中包含汇总数据的单元格。例如单元格C5中的值汇总了2023年Buchanan在东部地区的饮料销售额。也可以说，该单元格是源数据中包含Buchanan>饮料、东部和2023等工程的各行的销售额汇总。-第3步：自定义数据透视表您现在已经创立了数据透视表，但这还只是开头。是否还记得有关数据的那些问题？数据透视表不仅是静态的汇总，还可以使用该表以交互的方式探究数据的含义。可以查看具体信息，也可进展大局观看。可以依据地区或时间段查看销售额。自定义类型由您自己确定。要自定义数据透视表，请执行以下一项或多项操作：一添加或删除数据是否期望在数据透视表中查看多一些或少一些的数据类别？可以便利地添加或删除字段（包括行、列或页面字段）要添加字段，请从“数据透视表字段列表”窗口中将字段拖至数据透视表报表中的相应区域。要删除字段，请将字段拖至数据透视表之外。草注释不得在数据透视表中直接编辑数据。而是要编辑源数据，然后刷数据透视表。快一速重排列布局是否需要重组织数据透视表以获得不同的数据汇总结果？通过移动字段或重安排字段内各项的挨次，可以快速“旋转”数据透视表。要移动字段，请将字段拖至数据透视表中相应区域。要重安排字段内各项的挨次，将工程拖至字段内的位置。T吏用页面字段查看数据子集数据透视表中是否包括了页面字段？假设是，该数据透视表即是由多倾面”组成的三维报表。其中每页包含了在报表中已经汇总的数据子集。要查看其他页面，请单击页面字段项旁边的箭头，然后单击列表中的工程。一显示所需的具体信息在数据透视表中，可以查看具体信息，也可隐蔽信息以获得全局生疏。可以快速地：显示或隐蔽行或列中的工程单击字段中的箭头，然后依据自己的需要选择或去除复选框。例如，在“类型”字段中，可以隐蔽除“饮料”外的全部产品工程:显示或隐蔽工程的特定具体信息单击字段中的工程，然后单击数据透视表工具栏上的显示具体信息或隐蔽具体信息按钮。假设消灭提示，单击期望显示其具体信息的字段。例如，对于“类型”字段中的“饮料”项，通过显示每年销售额可以增加其具体信息的内容。一 1 2 3 4|5示详细货料确定I 取消饮料饮料总计2。03 20041,1321,132DodsworthSuyama8,334 5,4471,898 2,1997,538 8,68513,7814,09716,223足I东部总计18,90216,33135,233显示特定数据单元格的根底源数据只需双击单元格即可查看其具体信息。例如，双击东部地区的饮料分类汇总,可以查看用于计算该单元格的源数据记录。ABCD建部）国酝招Sl域东部Buchanan1,1329,136Davolio13,78122,953Dodsworth4,097Suyama_16j2237j355率部召I+335.2耐39：444J,7I；,ABDEFGI1月份年度类型销售人员销售撤单位区域2七月2003饮料Buchanan11323326东部3三月2003饮料Davolio83342933东部4皿（H；20042004饮料Davolio54479069东部5饮料Dodsworth21998496东部6四月2003饮料Dodsworth1898817东部7十月2004饮料Suyama51223299东部8十月2003饮料Suyama75382898东部9一月2004饮料Suyama35634183东部一第4步：打印数据透视表是否要打印数据透视表？假设该报表是一个多页报表，可以设置打印选项以掌握报表的打印外观，如下所示：为便利扫瞄多页的数据透视表，可以在各页顶端自动重打印标签。例如，在打印页面上，可以重复行1和行2中的标签，也可重复外行字段工程“四月”。为确保在每页中能打印数据透视表的规律区块，可以指定EXCel插入分页符的位置。可以选择在特定位置插入分页符，例如，在“月”字段中每个月开头之前插入分页符，以避开将一个月的工程分隔开来。例如，在以下图中，自动分页符插入到了行41和行42之间，将四月的工程分隔开来。要使四月的工程打印在一起，可以指定将分页符放置在行38“三月总计”的正下方。ABCDEIHU=:额函饮料奶制品一月东部ISUVarna3,5634,356东部总计3f5634,356n北部Buchanan5,594Davolio8,725Dodsworth_4a231J三月总计4047424344454647东部 IBuchananIDOdOrth东都忘计T北部 Davolio I Suyama北部总计，南部 DavolioDodsworth南部总计25,475 2,2429/36；1,898 I1,898 9,136""%29112,768 I2,768 9,叫2,478:2,478打印之前，执行以下步骤以指定报表的打印区域:1. 在数据透视表内单击。2. 在数据透视表工具栏中，单击数据透视表，指向选择，然后单击整个表格，3. 在文件菜单中，指向打印区域，然后单击设置打印区域。要设置数据透视表的打印选项，请执行以下任一或全部步骤：在每个打印页面上重复行标签1. 在文件菜单中，单击页面设置，然后单击工作表选项卡。确保顶端标题行框和左端标题列框是空白框，然后单击确定。2. 在数据透视表内单击。3. 在数据透视表匚具栏中单击数据透视表，然后单击表格选项。4. 在格式选项下选择设置打印标题复选框。一在每个打印页面上重复外行字段工程1. 在数据透视表内单击。2. 在数据透视表匚具栏中单击数据透视表，然后单击表格选项。3. 在格式选项F选择在每一打印页上重复工程复选框。在单一页上打印数据透视表的各局部1. 双击要在单页上打印其工程的外行字段的标题。例如，要在每类产品之间插入自动分页符，双击“类型”行的标题。2. 在数据透视表字段对话框中单击布局。注释假设外行字段中仅有一项，布局将不行用。3. 在打印选项下选择每项后面插入分页符复选框，然后单击两次确定。4. 在视图菜单中，单击分页预览，然后依据需要调整自动分页。可以通过拖动来移动分页符，或按DELETE键来删除分页符。提示要使所打印的数据透视表易于扫瞄，石数据透视表工具栏中单山设置报表格式按钮，从而快速切换为缩进格式。使用这种格式，各行字段的数据都会缩进（类似于文字大纲），全部数据字段的汇总数据显示在一列中。打印选项设置完成之后，可以单击文件菜单上的打印预览，以预览打印的报表。预备好打印报表之后，单击打印。