物业公司客户综合服务业主档案管理标准作业规程.docx

物业公司客户综合服务业主档案管理标准作业规程1 .目的规范业主档案的保管与跟踪工作。2 .适用范围适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。3 .职责3.1 客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。2. 2客户专员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。3.程序要点3. 1业主档案内容a）经业主签署后的业主（临时）公约前期物业服务协议b）经业主签署后的消防安全责任书O业主（住户）情况登记表d）资料签收表e）钥匙领（借）用登记表f）房屋交付验收表g）装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料h）违章处理通知单及处理结果资料i）业主的有关证件复印件。j）其他应保存的资料。3.2 档案盒（夹）3.2.1 印制公司统一格式的档案标贴纸3.2.2 将制作好的档案贴标粘贴在档案盒（夹）左侧立面顶部5cm位置上，并排列在档案柜中。3.3 住户档案盒的制作摆放3.3.1将写有“楼号房号”的标贴纸贴在档案盒侧面上。3.3.2 将住户的有关资料存放在相应的档案盒内。3.3.3 将住户的档案盒（夹）按栋号、楼号、房间号地先后顺序排列在档案柜中。3. 3.4按档案盒（夹）内的各业主的资料排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录表内，内容包括：房号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。3.4业主档案的跟踪4. 4.1当发生下列情况变化时，客户服务部客服专员应将变化情况记录在业主档案中；通讯电话联络方式发生变化时：业主住户发生更替时。4. 4.2业主档案跟踪管理：由客户中心客服专员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，客服专员应至少每个15天跟踪一次。4. 5业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须保管理处经理批准，经客服专员办理登记手续后方可查阅。4.6 业主档案应永久保存4.7 客户服务部人员应利用物业管理系统对业主档案进行管理，并注意数据备份。4.8本管理规程执行情况作为管理处客服相关人员绩效考核的依据之一。