XX公司《技术图纸和文件管理办法》.docx

附件技术图纸和文件管理办法一、总则（一）目的为进一步规范XX科技有限公司技术图纸和文件的管理，明确技术图纸和文件的转化/编制/设计、签署、标准化以及发放、更改、回收与销毁、保管与归档等工作得到有效控制，特制订本办法。（二）适用范围适用于本公司产品和工模具技术图纸、外来技术文件和图纸以及工艺文件等技术文件的管理。（三）职责1 .技术经营部负责技术图纸和文件的转化/编制/设计、签署、标准化以及发放、更改、回收与销毁、保管与归档等工作；2 .销售人员负责顾客产品信息收集及反馈，外来文件的接收及传递。技术经营部负责与顾客就外来文件技术内容的沟通和确认。3 .使用部门负责在收到有关图纸文件时，协助审查图纸文件是否符合实际生产情况，如不符合，应及时向技术经营部反馈,加以修改图纸文件。（四）术语和定义1.技术图纸：本公司转化/设计/绘制的产品图纸、工模具图纸、从客户或专利方获取的图纸等。2.技术文件：本公司为实现产品而编制的技术标准、工艺规程、检验规程、作业指导书、设备使用说明书、设备维护/操作规程以及从客户或专利方获取的所有对生产提供技术上帮助的文件等。二、技术图纸和文件管理办法（一）技术图纸和文件的编制1 .自行设计的图纸、编制的技术文件应简单明了，图文清晰、图纸中的文字、符号、术语等应符合国家标准或者行业标准，图纸中的线条粗细、尺寸标注等应清晰、明了。公司的图纸格式、作业指导书由技术经营部统一设计、标题栏中的内容应填写完整。2 .技术图纸和文件的转化由技术经营部按照国家标准和实际生产要求进行技术图纸和文件的转化，转化完成后经技术经营部专业人员校对，部门负责人审核，主管领导批准，方为有效。（二）技术图纸和文件的签署1.技术图纸的签署栏目分为绘制、校对、标准化、审核、批准，必要时可增设其它栏目。外来图纸转化为公司用图纸一般只签署绘制、审核、批准；公司自主设计的图纸，一般只签署设计、校对、审核、批准。2 .技术文件的签署栏目分为编制、校对、审核和批准，必要时可增加标准化和会签栏。3 .技术图纸和文件的签署人、资格和责任见表1、表2。表1技术图纸的签署人、资格和责任栏目签署人资格责任说明绘制技术经营部具备相应资格的技术人员对图纸内容的准确性、真实性负责；按有关要求绘制，清晰明确。校对与绘制人员同级的相应技术人员校对该图纸的正确性和准确性。标准化与绘制人员同级的相应技术人员或绘制人本人检查图纸是否正确执行有关标准；检查图纸所使用的标准是否现行有效。审核技术经营部部门负责人对图纸的合理性负责、绘制是否按要求负责，对绘制人员的资格负认可责任。会签相关会签部门且具备相应资格的人员对会签部门相关工作的确认。批准主管副总经理负直接领导和最终把关责任。表2技术文件的签署人、资格和责任栏目签署人资格责任说明编制技术经营部具备相应资格的技术人员对技术文件内容的准确性、真实性负责；按有关要求编制，清晰明确。校对与编制人员同级的相应技术人员校对该技术文件的正确性和准确性。审核技术经营部部门负责人对技术文件的合理性负责、编制是否按要求负责，对编制人员的资格负认可责任。批准主管副总经理负直接领导和最终把关责任。4.各栏目的签署次序：绘制/编制一校对一审核一标准化一会签一批准。凡无前一级签署人的签名，后一级签署人可不予受理，并责成前一级签署人完成签署手续，如未及时签署而产生的后果,由前一级签署人承担。（三）技术图纸和文件的标准化1.标准化人员对图纸和相应技术文件进行标准化审核；资料员对各类产品技术图纸和文件进行分类管理，编制人员根据技术图纸和文件对应编码规则进行编号。2.技术图纸和文件的编号原则（1）技术图纸编号原则：基本编码原则如下所示：HX/OO-XXXX编制年号总图分图顺序号图纸顺序号工艺过程代码公司简称代码说明：HX一代表XXo一由两位数字组成，用于区别不同生产线的产品：00为挤压、01为机加、02为锻造等等类推。一代表图纸顺序号，由数字组成。图纸包括生产类图纸和各类工具图纸（含检具）。生产类图纸顺序号，从01开始排序，02、03、04类推；工具类图纸（含检具）在顺序号后加G以示区分，从OlG开始,02G、03G、04G类推。一当有总图、分图、工序图时使用。00代表总图号,01代表总图号内的分图号，OIX代表分图号内工序图号。XXXX一代表编制年份。示例：HX/00-01-2016表示XX挤压生产线2016年第1号图纸。HX/01-01-00-2016表示XX机加生产线2016年第1号组件总图图纸。HX/01-01-01-2016表示XX机加生产线2016年第1号组件总图下对应的第1号分图图纸。HX/01-01-01X-2016表示XX机加生产线2016年第1号组件总图下对应的第1号分图第1工序图纸。HX/01-01-02-2016表示XX机加生产线2016年第1号组件总图下对应的第2号分图图纸。HX/01-01G-2016表示XX机加生产线2016年第1号工具类图纸。（2）文件编号原则企业技术标准：QJ/HX44-XXXX0其中：QJ为企业技术标准简称，HX代表XX,为标准顺序号，XXXX为编制年份。技术协议、工艺规程、检验规程、设备规程、安全规程：HX/一XXXXo其中：HX-代表XX。 一为相关文件简称，如：技术协议（XY）；工艺操作规程（GG）；检验规程（JG）；设备操作规程（SG）；安全技术规程（AG）o 一由两位数字组成，用于区别不同生产线的产品：00为挤压、Ol为机加、02为锻造等等类推。 一为文件顺序号，由数字组成。XXXX一为编制年份。示例：HX/XY01.022016表示XX2016年编制的机加生产线第2号技术协议。HX/GG01.022016表示XX2016年编制的机加生产线第2号工艺规程。HX/JG00.012016表示XX2016年编制的挤压生产线第1号检验规程。HX/SG01.012016表示XX2016年编制的机加生产线第1号设备规程。作业文件：HX/JS-ZYOO-XXXX其中：HX-代表XX。JS技术文件类别代码，技术经营部拼音简称。ZY一代表作业文件简称。一由两位数字组成，用于区别不同生产线的产品：OO为挤压、01为机加、02为锻造等等类推。一为不同作业文件简称，如：挤压（JY）；淬火（CH）；时效（SX）；精整（JZ）；检验/检查（JC）；加工（JG）等等。一为文件顺序号，由数字组成。XXXX-为编制年份。示例：HX/JS-ZYO1-JCO12016表示XX技术文件类2016年编制的机加生产线第1号检验（检查）作业指导书。HX/JS-ZYO1-JGO12016表示XX技术文件类2016年编制的机加生产线第1号加工作业指导书。HX/JS-ZY00JYO12016表示XX技术文件类2016年编制的挤压生产线第1号挤压作业指导书。记录：HX/JS-JLOO11-XXXX其中：HX一代表XXoJS技术文件类别代码，技术经营部拼音简称。JL一代表记录文件简称。一由两位数字组成，用于区别不同生产线的产品：00为挤压、Ol为机加、02为锻造等等类推。一为不同作业文件简称，如：挤压（JY）；淬火（CH）；时效（SX）；精整（JZ）；检验（JC）；加工（JG）等等。一为文件顺序号，由数字组成。XXXX一为填制年份。示例：HX/JS-JLO1-JCO12016表示XX技术文件类2016年填制的机加生产线第1号检验（检查）记录。HX/JS-JLOO-CHO12016表示XX技术文件类2016年填制的挤压生产线第1号淬火记录。（四）技术图纸和文件的发放1.公司内部技术图纸和文件按签署次序完成后，技术经营部负责发放。发放需要填技术文件发放审批单（见附表1）,确定发放范围、数量等，由技术经营部部门负责人审核，主管副总经理批准后进行发放。发放到各相关部门的技术图纸和文件必须加盖“受控”文件章，签收人在文件发放/回收登记表（见附表2）上签字。2 .各部门不得任意复制图纸，如图纸无红色受控章，此图不予承认。如日后图纸污损，不堪使用，可到技术经营部申请重新复制，指定专人负责，并将污损的图纸回收，按照技术图纸和文件的回收与销毁的规定进行处置。（五）技术图纸和文件的更改1.更改的原则：由于编制审核时疏忽产生的错误或通过生产实践，对技术图纸和文件进行的优化完善。3 .更改的通知：申请更改单位填写技术图纸和文件更改申请/通知单（见附表3）,原编写人员编制，经技术经营部负责人审核，主管副总经理审批后按原文件发放范围发放到原文件各领用单位。各领用单位与技术经营部协同完成更改的落实。4 .更改的方法（1）划改：用2道细实线划掉更改部分，在其附近空白处填写更改内容，并应从被更改处引出一条带箭头的细实线指向更改标记，写上更改人姓名和时间，并将更改单一并放到更改处。（2）替换：当划改会引起误解、或有损文件的清晰、或内容较多填写不下、或经多次使用与更改而污损致使不能再用、或更改的内容不能在原底图上进行更改时，则应根据最后更改的文字、图形等进行重新编制，将旧技术图纸和文件进行更换。（3）换版：当技术图纸或文件有较大幅度的内容修改，需要整体更换时，则应根据技术图纸和文件最后更改的文字、图形等进行重新编审，更换版本。新版技术图纸和文件打印前应填写版次号和修改次号。版次号采用大写英文字母表示（如A、B、C）,修改次号采用2位数字表示（从OO开始，表示未修改）。原则上版次号修改不应超过5次，否则应重新编制。如第B版，第01次修改，表示第二版第一次修改。（六）技术图纸和文件的回收与销毁1.对于污损无法使用的图纸或者文件内容需做重大修改，有必要回收需变更或替换的文件或图纸时，执行技术图纸和文件的回收与销毁规定。2 .按照技术图纸和文件更改申请单更换技术图纸和文件时，需持原文件发放/回收登记表回收登记，在旧版本图纸或文件上加盖“作废”章。对需要留档的文件，按照需要留档，并在文件上盖“作废”章和“留档”章，其余的作废文件应放入作废文件资料柜，并及时办理销毁申请。3 .技术经营部填写技术图纸和文件销毁申请单（见附表4）,签署完整后，在监督人员监督下将相应的技术图纸和文件销毁。（七）技术图纸和文件的保管与归档1.技术经营部应妥善保管技术图纸、技术文件，对其进行动态管理；各相关部门配专（兼）职管理员管理，确保其不要受损。当公司发放范围以外人员借阅图纸或技术文件时，须经主管副总经理批准；严禁技术图纸和文件外借以及扩散。4 .技术经营部每年年底对技术图纸、技术文件进行归档处理。三、附则（一）本制度由技术经营部制定。（二）本制度由技术经营部负责解释。（三）本制度自发布之日起实行。附表：L技术文件发放审批单2 .文件发放/回收登记表3 .技术图纸和文件更改申请/通知单4 .技术图纸和文件销毁申请单XX（上海）科技有限公司技术文件发放审批单单位：日期:名称编号版本状态印发数量发放编号主管部门发放范围批准：审核：编制：备注XX（上海）科技有限公司文件发放/回收登记表序号文件名称编号发放号发放/回收记录备注签收部门签收人日期回收发放单位:发放人:XX（上海）科技有限公司技术图纸和文件更改申请/通知单名称编号通知更改日期执行更改日期申请部门申请人更改原因更改前内容更改后内容审批意见：审批人：日期：批准意见:批准人：日期:XX（上海）科技有限公司技术图纸和文件销毁申请单名称编号版本数量销毁原因：申请人：日期：部门意见：签名：日期：主管副总经理意见：签名：日期：实施销毁：监督人:销毁人：日期：备注：