农科院档案、图书管理制度.docx
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1、农科院档案、图书管理制度第一条档案、图书管理1、院档案管理是院行政管理的重要部分,院在制定发展规划和资金安排上,要把档案管理列入其中,纳入内部考核。全院职工和档案工作人员要认真贯彻执行档案法,综合档案室以服从服务于科研、生产、开发为宗旨,并维护档案安全。2、院图书管理是为“三支人才队伍”提供参考资料的重要资源,应摆放整齐有序,实行借阅登记制度、维护图书的完整性。第二条档案、图书管理工作的各项基本制度一、库房管理制度1、工作人员要严格遵守安全、保密规章制度,坚守工作岗位,切实管理好全部档案,不经领导批准,不准私自委托他人代行职务。2、库房应由专人管理,非档案工作人员,严禁进入库房。查借阅档案时要
2、登记,退回档案应认真填写利用信息反馈并认真检查档案,无问题后销帐放回原处,发现问题及时提出并解决。3、库房应保持适宜的温度和湿度,超差时应及时采取措施。温度应控制在14C24C,湿度控制在45%60%,并认真做好温湿度记录,温、湿度不在控制范围内应及时采取措施。4、对档案、图书定期检查、核对,发现问题及时解决。5、注意及时通风,注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。6、工作人员离开库房时,要关好门窗,关闭电源,确保库房安全。7、档案要排列整齐,随时保持库房清洁、卫生、空气清新。8、严禁在库房内吸烟以及存放易燃、易爆等物品。二、档案立卷归档制度1、院属各部门,在各项工作职能活动中形
3、成的具有保存价值的各种载体(文字、图表、声像)的文件都应立卷归档。2、立卷归档的文件,应按规范要求收集齐全、完整,严禁使用铅笔、彩色笔、圆珠笔、复写纸等书写。3、按年度归档的材料在次年三月底前归档。4、科研项目,基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。5、仪器设备档案应在仪器、设备安装后一个月内归档。6、财会档案由财务科保管两年后归档。三、档案“四参加”制度1、参加基建工程立项、竣工验收(1)基建工程(包括更新、改造、大修工程)立项、竣工验收必须有档案人员参加。文件材料归档不完整、不及时、不准确、不系统,不能进行验收,短缺材料应补齐。(2)基建工程文件材料的归档是否
4、完整、准确、系统要作为一项考核内容,与单位档案人员及基建管理人员的年度考核挂钩。2、参加设备开箱(1)主要设备和精密仪器设备开箱,档案人员必须参加,开箱资料必须完整地移交给档案人员。(2)工作人员在操作仪器设备的过程中需要使用设备资料,须向档案室办理借用手续经分管档案的领导批准后方可借出。3、参加科技成果鉴定、评奖(1)品种鉴定,必须有档案人员参加,并做好记录。鉴定材料必须完整齐全,除交鉴定单位外,必须有备份文件交档案室存档。(2)科研成果报奖,归档的文件材料须完整、准确、系统,要有备份交档案室存档。4、参加项目(课题)申报(1)档案人员要熟悉全院重大项目(课题)的立项过程,经常了解项目(课题
5、)申报立项情况和档案材料的形成及归档,必须参加院重大项目(课题)立项申报会。(2)档案人员要做好重大项目(课题)立项申报会记录。四、档案统计制度1、建立健全档案的总目录和统计台账,在一年一度的档案整理归档工作完成后,及时登记台账。2、必须对档案收集、移交、整理、鉴定、保管数量和状况进行登记。3、建立档案检索、编研和利用情况登记制度。4、掌握了解档案保存情况,定期或不定期进行档案清查和案卷质量状况检查,从不同角度对档案进行及时、全面、准确统计。5、科学、准确、及时向档案行政管理部门填报档案工作统计年报。五、档案安全、保密、销毁制度1、档案安全制度(1)本单位职工在形成、整理、利用档案的过程中,要
6、爱护档案,严禁勾画、涂改、折叠、污损,也不得擅自拍照、摘录、复印。(2)档案库房应配有防尘、防光、防火、防水、防虫、防盗、防潮、防鼠、防高温、防有害气体等设施,严禁易燃、易爆有损档案的物品进入库房。(3)定期检查档案的保管情况,发现破损的案卷及时修复,对于需长久保存的档案,采取措施加以重点保护,使其既安全又能延长寿命。2、档案保密制度(1)保密文件、档案资料只限于在规定的范围内查阅,未经批准不得私自抄录复制和拍照,更不能转借他人。(2)涉密的档案资料,无领导审批不得提供给利用者。(3)档案室严禁无关人员进入,有关人员只限办理相关事务,不准随意翻阅与工作无关的档案内容。3、档案销毁制度(1)经过
7、鉴定,需要销毁的档案,须编制销毁清册,送单位主管领导审查,报请上级主管部门批准执行。(2)销毁准销档案时,应注意安全保密,要有二人以上监销。销毁后监销人需在销毁清册上签字盖章,注明销毁方式、时间、地点。六、档案鉴定制度1、鉴定原则和标准档案是历史的真实记录,是在一定历史条件下的各项工作的情况反映及产物。在鉴定档案价值时要从历史的角度全面地衡量其作用。2、鉴定工作的组织领导在院长的领导下,由办公室分管人员及其档案管理人员一起负责对保管期满的档案进行鉴定。3、鉴定步骤和方法对保管期满的档案,首先由办公室向分管领导提出鉴定要求,再由分管领导和办公室组织对档案进行鉴定,对案卷中每份文件提出存毁的初步意
8、见,并造出档案清册,正式提出存销意见,然后再进行审定并报院长批准。最后,由办公室负责监销,并在销毁m册上签名备查。七、档案接收制度1、院档案管理中心接收院属各部门在科研、管理及产业开发中形成的各类具有保存价值的档案材料。2、档案管理人员在接收档案之前应搞好调查摸底、制定接收计划、做好接收的一切准备工作。3、立档单位的档案必须符合机关档案工作业务建设规范的具体规定。4、交接档案双方必须根据移交清单逐一清点核对,交件人和接件人应在清单上签字,严格办理交接手续。5、档案管理人员要按保护技术要求对档案进行技术处理后进库上架。6、凡不符合上述有关规定的,档案管理人员有权拒绝接收。7、不按规定移交档案、擅
9、自留存或分散档案,甚至把档案据为己有者,要按档案法追究责任。八、档案保管制度1、对本单位各门类、各载体档案均由本单位档案管理中心集中保管,案卷质量必须符合规范要求。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。库房管理应严格执行有关规定,做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。库房内严禁吸烟和使用明火,严禁存放易燃、易爆物品。2、坚持定期或不定期检查、统计档案,如有破损、字迹褪变、霉变、生虫等情况,应及时采取补救措施,确保档案的完整与安全。3、经常保持库房、柜架整洁整齐,定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查,发现问题及时解决。九、档案利用制度1、本单
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