实用版公司档案管理流程指南.docx

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1、企业档案管理流程编制日期审核日期日期日期同意日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人同意人1、目的加强档案管理，规范企业档案B搜集、归档程序和措施，保证企业档案的完整性、精确性和系统性。提供符合企业需求和保证管理体系有效运行的证据。2、合用范围合用于企业及各部门档案H搜集、整顿、分类、运用及归档。3、术语和定义3.1 档案：指企业过去和目前各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成0对企业有保留价值B多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。3.2 档案管理：就是指档案的搜集、整顿、鉴定、保管、记录、提供

2、运用等活动。4、职责4.1 人事行政部4.1.1 负责企业档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2 学习和贯彻执行国家有关档案管理的法令、政策、规定；4.1.3 建立健全企业档案管理制度，指导、监督和检查执行状况；4.1.4 搜集、整顿、分类、鉴定、记录、保管企业B档案和其他资料；4.1.5 负责企业档案的运用和销毁管理，监控档案运用和销毁的全过程，保证企业档案的安全；指导企业的档案管理工作。4.1.6 编制检索工具，编辑档案参照资料，开发档案信息资料，提高档案信息日勺运用效率，增进信息传递和沟通；4.1.7 负责组织学习和培训档案管理措施、使用

3、知识。4.2 各职能部门4.2.1 负责本部门文献资料或协议复印件的平常搜集、标识、贮存、保管、运用、归档；4.2.2 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时告知人事行政部；4.2.3 向人事行政部移交协议或文献资料原件或复印件；4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5 运行管理部负责管理质量管理体系有关记录。4.3 各部门经理同意对自己部门资料或协议复印件B处置。4.4 人事行政部分管副总/常务副总负责对档案管理监督检查汇报的审批。5、工作程序5.1 档案资料的搜集5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门平常工作中形成的协议及文献资料进行搜集，

4、并编制部门文献（协议）管理记录目录。5.1.2 各部门文献资料原件需要保留的，各部门分别进行整顿，并编制移交目录每季度向档案室移交。5.2 归档范围及移交时间（见附表一）5.3 档案资料的标识5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见企业档案管理规定。5.4 档案资料的平常管理：5.4.1 文献、协议资料要登记详细信息，并编制文献（协议）管理记录目录,以便检索运用。5.4.2 文献资料、协议要科学排列，按编号次序寄存于文献盒内，并加以标识,整洁排放在文献/档案柜中。5.4.3 电子类协议或其他需要保管的电子文献，应当及时寄存于档案室指定电脑

5、硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。5.5 档案室档案借阅5.5.1 借阅权限：填写档案借阅审批单办理借阅手续。a）绝密类：绝密档案需经总经理同意。b）机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总同意。c）一般类：一般档案借阅属于本部门的，由本部门经理同意；借阅其他部门B档案除本部门经理同意外，还需其他部门经理同意。5.5.2 借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅日勺，需根据借阅权限由有关领导同意；5.5.3 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅的档案交还时，必须当面点交清晰，如发现遗失或损坏，应立即汇报直接上级

6、;5.5.4 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续;5.5.5 借档人必须爱惜档案，不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6 外单位借阅档案，应持单位简介信，并按档案密级经有关领导同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7 外单位摘抄档案B（绝密、机密不容许复印或摘抄），应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.6 档案销毁5.6.1 对已失去运用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁汇报，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最终报总经理的同意，方可销毁。5.6.2 执行销毁任务时，必须由人事

7、行政部经理和行政兼档案管理员构成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最终，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的同意手续文献，一并存档永久保留。6、档案管理细则6.1 档案资料的归档范围6.1.1 企业对外发出的公文，如给政府的请示汇报类公文等；6.1.2 企业收到0公文，如政府职能部门发来的与我司有关B条例、规定、命令、决定、决策、指示、计划、核准文献、证书等文献；6.1.3 我司与其他单位来往的文书及权益文书等；6.1.4 企业领导的指示、指示等;6.1.5 重要0会议材料，包括会议时告知、决策、总结、领导人发言、经典发言、会议简报、会议记录等；6.1.6 反应企业重

8、要职能活动的汇报、总结、工作日志、工作备忘等；6.1.7 企业的多种工作计划、计划考核/总结、汇报、记录报表及简报；6.1.8 我司与有关单位签订的协议、协议书等文献正本及过程材料；6.1.9 我司干部任免0文献材料、员工奖励、处分、考核B文献材料、我司员工劳动、工资、福利方面的文献材料等人事档案资料；6.1.10 我司公布B各类广告、宣传材料；6.1.11 我司的历史沿革、大事记及反应我司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；6.1.12 企业项目建设全程档案；6.1.13 员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参与会议等）所获得或形成B档案资料；6.1.14 财务档案资料；6.1.15

9、多种实物档案；6.1.16 质量管理体系有关文献资料；6.1.17 其他具有运用和保留价值的文献资料。6.2 档案资料的归档规定6.2.1 归档0文献资料必须完整、真实、精确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。6.2.2 一般资料按一份原件归档，重要文献和高使用率文献可以根据需要，按二份原件存档。所有文献均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理同意后妥善保留，档案室以影印本归档。6.2.3 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊状况下

10、可归档拷贝件。6.2.4 电子文献应有对应0纸质文献、资料一并归档保留，并做好电子文献存储设备信息的备份工作。6.2.5 多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。6.3 档案资料的归档主体6.3.1 人事行政部负责企业服务器数据的备份和归档，指导企业其他部门的电子声像的归档管理。6.3.2 各部门及高层管理人员负责各自平常工作中形成的档案资料的归档和管理。6.3.3 运行管理部负责企业重大活动声像档案的制作，承接部门负责声像档案的归档。6.3.4 承接部门负责承接工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文献的搜集归档。6.3.

11、5 承接部门负责搜集和汇总由多种部门参与0工作所形成B档案资料。6.3.6 员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。6.3.7 其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。6.4 档案资料的归档时间6.4.1 即时归档下列文献（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或获得后即时归档：a）企业规定的密级文献；b）重要文献，如政府批文、核准文献、证照等；c）协议、协议书等正本及过程资料；d）企业干部任免的文献材料以及有关职工奖励、处分、考核的文献材料；e）其他认为需要即时归档的资料。6.4.2 定期归档a）部门应在每月底前整顿归档当月文献，编制档案清单交档案室；b）

12、部门每年3月底前归档上年度文献与资料，并移交企业档案室；6.4.3 电子声像档案0归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b）一般电子声像档案归档应定期完毕，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c）每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文献数据集，人事行政部核算后刻录成光盘等载体脱机保管。d）每周备份企业OA系统和服务器的数据，每六个月归档一次。e）每周备份个人电脑文献，每年归档一次。6.4.4 归档保留期限文献保留期限依下列规定办理:a）永久保留：（1）企业章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文献；（7）

13、不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保留的文书。b）长期保留（1550年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保留B文书。c）短期保留（23年如下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保留的文书；（3）结案后无长期保留必要者。d）多种规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其有效期间予以保留。6.5 档案交接6.5.1 部门内档案交接a）员工工作变动或离职B,要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接受人核算无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。b）部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要

14、填写“档案移交清单”,由部门负责人指定B接受人核算无误后签字，企业档案管理员见证。6.5.2 档案移交企业的流程a）经办部门档案管理员检查文献或档案，编制移交清单；b）企业档案管理员根据移交清单，查收案卷与文献，并与部门每月提交的档案清单查对；c）档案完整、齐全且符合企业规定，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保留一份；d）档案管理员按企业档案保管规定整顿建档。6.5.3 档案交接审核规定审查卷次号、目次号与否与清单相符，若没有立卷，应检查文献标题、编号与否与清单相符：a）正本及过程资料与否完整，如有短缺，应立即补齐；b）文献的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c）

15、与本案无关的文献或不应随案归档的文献，应立即退回经办部门。6.6 档案保管6.6.1 建档立卷一、档案分类a）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按项目或业务、部门分类。b）档案分类应力争切合实用。假如因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。c）同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一种档夹不够使用时.，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。d）每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录,并以每一案一种“目次”编号为原则。二、案件编号a）档案类别应赋予统一名称，其名称应简要扼要，以充足表达

16、档案内容性质为原则，并且要有一定范围，不能笼统模糊。b）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表达；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。c）档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（待编），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，以便查阅。d）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。e）档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门规定，组织实行修订。任何部门和个人不得随意修改。三、案卷编号a）新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，以此来编列档号。b）档案怎样归属前案，应查明前

17、案的档号并予以同号编列。c）档号以一案一号为原则，遇有一档案件论述数事或一案归入多类者，应先确定其重要类别，再编列档号。d）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的J左上角；左方装订者则填写于右上角。e）建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。6.6.2 档案整顿a）归档文献，应依目次号次序以件为单位，采用“包角法”整顿，以便翻阅。b）档夹B背脊应标明档夹内所含案件B分类编号及名称，以便查档。6.6.3 文献整顿的原则a）中文直写文献以右方装订为原则，中文横写或外文献则以左方装订为原则；b）右方装订文献及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；c

18、）文献如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整洁划一。6.6.4 档卷清理a）档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保留期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。b）保管期限届满的文献中，部分经核定仍有保留参照价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文献上，并在附注上注明部分销毁的日期。6.6.5 安全措施a）科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离,档案室须安装保险锁。b）严禁在档案室吸烟，严禁寄存易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻,必须配置合用的灭火器，对室内照明线路要

19、定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。C）定期对档案资料进行检查、清理、查对工作，如发现问题，立即向领导汇报，对破损或褪变档案应及时进行急救。d）档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经同意不得进入档案室。e）严格执行保密管理制度所规定B保密措施，保证档案信息的安全。6.7 档案运用6.7.1 档案开发a）企业档案管理员负责根据档案建档保管规定，汇总编制并每月更新企业档案目录，同步在企业部门负责人及以上人员内共享该目录。b）部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到企业档案管理员处，同步在部门内部共享该目录，6.7.2 调用审批a）各部门经

20、办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、人事行政部同意后向档案员调阅。b）档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案,将档案交与调卷人员。c）在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经人事行政部负责人同意。d）档案偿还时，经档案员查对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即汇报企业领导。6.7.3 调卷/借阅管理a）“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关协议档案按协议管理措施执行，原则上不予调阅已归档协议。b）调卷人员不得

21、私自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理同意后，由档案员负责处理。c）调卷人员调阅档案，应于规定期限内偿还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人偿还后，再调阅。如调卷人员未准时偿还，档案管理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期偿还。d）调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。e）外单位借阅档案，应持有单位简介信，并经总经理同意后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章，严防企业商业机密外泄。D各部门可提前向人事行政部发出需借阅的文献资料清单等，

22、按程序办理借阅手续。6.7.4 档案的销毁a）任何部门或个人非经容许无权随意销毁企业档案资料。b）保留期满或者在保留期内无需继续保留B档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理同意，由总经理办公室执行。C）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按保密管理制度规定日勺程序确认无误后方可销毁。d）经同意销毁的企业档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保留。6.8 罚款6.8.1 各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度0,人事行政部予以负责人通报批评一次。6.8.2 经办人员未按本制度规定经办、

23、归档和使用档案的，人事行政部予以负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人200元/次。6.8.3 部门档案未按本制度规定归类建档的，予以部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各500元。6.8.4 档案遗失或不完整B,视档案密级和紧急程度，予以经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚300-100o元。6.9 附则6.9.1 本措施由企业人事行政部制定并负责解释。7、企业图书资料管理制度7.1 行业规范、政策法规、管理与技术等工具资料的购置，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由人事行政部统一订购。7.2 期刊、杂志等的订阅，由人事行政部汇总各部门征定清单，报总经理审批

24、后向有关发行部门订购。7.3 购回0图书等资料由人事行政部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。7.4 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。7.5 期刊、杂志等图书资料由人事行政部安排专人管理，用完收存。7.6 工具类图书资料可长期借阅；其他类的图书资料借用期不得超过一种月，如需续用的，应补办续借手续。7.7 员工离开我司时，应偿还所借用的图书资料。8、支持性文献无9、有关记录9.1 文献（协议）管理记录目录9.2 文献档案移交目录9.3 档案借阅审批单10、附件10.1 附件一、各部门档案归档范围10.2 附件二、建设项目报批报建文献目录10.3 附件三、档案移交清单表10.4 附件四、

25、受控文献清单表10.5 附件五、归档案卷目录10.6 附件六、档案催还单10.7 附件七、档案调用单10.8 附件八、归档文献目录文献（协议）管理记录目录记录编号:序号协议编号合同标题本部门经理确认需抄送0有关部门接收部门原/复接受人备注移交目录记录编号:编号:序号图号及文献编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。档案借阅审批单记录编号:日期:借阅部门借阅人借阅部门经理总经理分管副总人事行政部分管副总其他部门经理使用目的序号借阅内容复卬借阅偿还日期备注附件三档案移交清单表移交性质离职调岗归档管唯档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交阐

26、明移交人：接受意见接受人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接受人（部门）经办人：接受日期：年月日见证人：日期：年月日附件四受控文献清单文献编号文献名称发行日期最新版号发放部门旧版收回记录附件五归档案卷目录卷宗号：目录号：部门:案卷次序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注附件六阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为以便他人使用和管理，请依档案调阅规则于一月日前送还。档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册附件七档案调用单档案名称文号调阅部门拟借日期年月日调阅用途部门负责人人事行政部档号及件数还卷日期年月日（经收人签章）共宗（件）注：1.企业秘密级及以上文献经总经理审批后方可调用。2.此表单由经办人调档人填写，档案管理员归档保留。附件八归档文献目录件号责任者文号题名日期页数备注