审计业务文书写作常见5类21种典型错误辨析及改进建议.docx

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1、审计业务文书写作常见5类21种典型错误辨析及改进建议一、引用法规错误（一）将发布法规的通知的文号与附件搭配使用。错误举例：审计署审计现场管理办法（试行）（审办法发（2013）64号）。规范书写：审计署办公厅关于印发审计署审计现场管理办法（试行）的通知（审办法发（2013）64号），或者直接写审计署审计现场管理办法（试行），不引用文号。分析：部门制定的办法和规定等，一般多以通知形式发布。文号是通知的文号，办法和规定是通知的附件，不宜搭配在一起。另外，引用法规时，发文单位写在书名号内外都可以，但应尽量保持前后格式统一。（二）法规名称不规范。错误举例：中华人民共和国招投标法。规范书写：中华人民共和国

2、招标投标法。分析：审计人员常常在网上查找法规，但一些网站发布的法规名称及具体条文并不规范，经常出现疏漏，建议尽量在官网查找。（三）文号标注错误。错误举例：中华人民共和国审计法实施条例（2010年国务院第571号令）。规范书写：中华人民共和国审计法实施条例。分析：2007年3月13日信笺审计署办公厅关于规范标注令的发文字号格式的通知规定：引用国家主席令、国务院令等国家级机关发布的令时，不再标注其发文字号。引用国务院各部门及地方各级人民政府发布的令时，要标注其发文字号，格式统一为：（*年*第*号令）。如：中华人民共和国国家审计准则（2010年审计署第8号令）。（四）文号年份错误。错误举例：中国人民

3、银行关于印发现金管理暂行条例实施细则的通知（银发（1998）288号）。规范书写：中国人民银行关于印发现金管理暂行条例实施细则的通知（银发（1988）288号）。分析：这类问题主要是粗心造成的。（五）符号使用错误。错误举例1：审计署办公厅关于印发审计署审计现场管理办法（试行）的通知（审办法发201364号）。规范书写：审计署办公厅关于印发审计署审计现场管理办法（试行）的通知（审办法发（2013）64号）。分析：文号中年份的标示符号应使用全角中括号（六角括号）,在WORD菜单“插入符号”中选取，字符代码为3014、3015o错误举例2：按照审计法第十条规定。规范书写：按照审计法第十条规定，或者按

4、照中华人民共和国审计法第十条规定分析：法规名称若使用书名号，必须用法规全称；若使用简称，不要使用书名号。（六）随意摘录、改变法规原文。错误举例：商务部关于印发外商投资统计制度（2011年）的通知（商资函（2010）1083号）“地方各级商务主管部门和国家利用外资有关综合部门和单位，以及在我国境内设立的外商投资企业、合作开发项目等都必须按照中华人民共和国统计法及本制度的规定，提供统计资料，不得提供不真实的统计数据”。规范书写：商务部关于印发外商投资统计制度（2011年）的通知（商资函（2010）1083号）“本制度适用于地方各级商务主管部门和国家利用外资的有关综合部门和单位，以及在我国境内设立的

5、外商投资企业、合作开发项目等。上述部门、单位和企业都必须按照中华人民共和国统计法及本制度的规定,提供统计资料，不得提供不真实的统计数据”。分析：法规在制定时，均有其政策背景，上下文之间有逻辑关系。审计人员为减少字数篇幅，往往摘录部分语句，但在引号内应保持原文的完整性，或用省略号代替省略的文字。如业务司允许不引原文，也可用自己理解的意思表述，但应去掉引号，并保证表述的逻辑性和严谨性。（七）法规名称与引文不一致。错误举例：探矿权采矿权使用费和价款管理办法第三条“已经取得采矿权的矿山企业，因企业合并、分立，与他人合资、合作经营，或者因企业资产出售以及有其他变更企业资产产权的情形，需要变更采矿权主体的

6、，经依法批准，可以将采矿权转让他人采矿”。规范书写：探矿权采矿权转让管理办法第三条“已经取得采矿权的矿山企业，因企业合并、分立，与他人合资、合作经营，或者因企业资产出售以及有其他变更企业资产产权的情形,需要变更采矿权主体的，经依法批准，可以将采矿权转让他人采矿”。分析：这类问题主要是粗心造成，把文件名称和内容搞混了。二、专有名词错误（一）单位名称错误。错误举例：中国石油天然气有限责任公司。规范书写：中国石油天然气股份有限公司。分析：审计业务文书中出现的部门、单位、企业等名称，应与公章名称一致，不能丢字、多字、换字。特别需要注意的是,对企业名称中的“集团”、“股份”、“有限”、“责任”之类的词不

7、能疏忽大意。企业名称过长时，可以采取下述（三）中的方法处理。（二）审计项目、专项资金、建设项目等名称错误。错误举例：中央财政现代化农业发展资金。规范书写：中央财政现代农业生产发展资金。分析：这类名词没有绝对的规范全称，应当根据审计通知书、审计工作方案或者确定该名词的规范性文件如财政专项资金指标文件、建设项目立项审批文件、相关管理办法等，确定规范名称。特别需要注意的是，在同一个文稿中，切忌同一项资金、同一个项目在多处出现不一致的名称。如果资金或项目名称过长且拗口，在业务角度允许的情况下，可以采取下述（三）中的方法处理。（三）首次出现时使用自定简称。错误举例：省国土厅。规范书写：A省国土资源厅（简

8、称省国土厅）。分析：国家没有规定规范简称的专有名词，在文中首次出现时应使用规范全称并标注自定简称。而且下文必须都使用已标注的自定简称，不能再使用“A省国土资源厅”或其他形式的自定简称。另外，在自定企业简称时，尽量简称为*公司，少用诸如“清华同方”、“五粮液”之类股票名称式的简称，或者其他容易产生歧义的简称。各级政府以及大中型企业集团，一般都有内部规定的规范简称，应尽量参考使用。（四）未使用规范简称。错误举例：国家发改委，国家审计署。规范书写：发展改革委，审计署。分析：国办秘函（2008）26号便函规定了国务院机构的规范简称，这些规范简称应直接使用，不能按照上述（三）中的方法处理。三、计量单位不

9、规范（一）金额单位不适当。错误举例：623160.07万元，0.03万元。建议用法：62.32亿元，320元。分析：有时审计署业务司下达的报告框架中会统一使用“亿元”、“万元”的金额单位，但我们在撰写报告时，要恰当使用金额单位。（二）未使用国标单位。错误举例：3420.5亩，450丈。建议用法：228.03公顷，1500米。分析：除审计署业务司有特殊要求外，一般应使用国际标准计量单位。如审计取证为非标准计量单位，应换算成国标。四、基本语言规范错误（一）被动句偷换主语。错误举例：A财政局拨付B公司100万元专项资金，被挪用于建设办公楼。建议表述：B公司将A财政局拨付的100万元专项资金，挪用于建

10、设办公楼。分析：一是该句实际有两个主语“A财政局”、“专项资金”，二是被动句式容易产生歧义：资金被谁挪用了？（二）复杂句一逗到底。错误举例1：2012年，A公司在没有真实项目的情况下，勾结中介机构编造虚假的项目初设和可研报告，向B省C厅申请中央专项建设资金100万元，通过D、E公司账户多次转账后提现，用虚假发票入账，实际用于公司经营支出，并虚报完成项目，造成被骗取的中央专项建设资金没有发挥效益。建议表述：2012年，A公司编造资料，向B省C厅虚报项目申请中央专项建设资金100万元。A公司用虚假发票入账，虚报完成项目，实际将资金提现后用于公司经营支出。中央专项建设资金没有发挥效益。错误举例2：2

11、012年，A单位没有按照B省非税收入征收缴库管理办法关于全额拨款的国有事业单位的国有资产转让收入缴入财政专户的期限规定将100万元变卖旧办公桌椅、电脑、书柜等国有资产取得的收入在十日内缴入B省财政厅非税收入财政专户。建议表述：A单位是全额拨款的国有事业单位。2012年，A单位变卖旧办公桌椅、电脑、书柜等国有资产，取得收入100万元。A单位没有在十日内上缴B省财政厅非税收入财政专户，违反了B省非税收入征收缴库管理办法关于国有资产转让收入缴库的规定。分析：审计人员有时没理清多个行为的逻辑关系，或者行为与条件、结果等的逻辑关系，一逗到底既不便于阅读，又冲淡了主要问题，容易出现陈毅老总所说的“长句硬如

12、铁，念稿要出血”的毛病。应当拆成多个单句，突出重点定性。（三）频繁使用逻辑关联词。错误举例：2013年，为应对特大干旱对农业生产的影响，财政部下达A省农业生产救灾资金1000万元，但A省不仅滞留资金500万元，还将其余资金500万元改变用途，作为“新农村”建设补助资金，且已下达到各县。建议表述：2013年，财政部下达A省农业生产救灾资金1000万元。A省将其中500万元改变用途，作为“新农村”建设补助资金下达各县。其余500万元滞留在A省财政厅。分析：多处使用因果、转折、并列、递进等关联词，容易让人头昏，应尽量简化表述。（四）病句别字。语序不当、搭配不当、成分残缺或赘余、结构混乱、表意不明、不

13、合逻辑等病句，以及别字也是常见错误，不多分析。审计署内部网站一办公厅一公文一学习园地栏目下，有字斟句酌核公文，公文常见错用词语辨析等课件，可参阅学习。五、事实表述不清以上四类问题容易解决，主要靠责任心和细心。本类问题更多地需要依靠学习、锻炼，用心研究、琢磨，才能减少直至避免。（一）欲语还休。举例：A国有公司未经集体决策购买B私营企业。B私营企业评估价值100万元，其中包括正在办理尚未获批的专利权20万元（股权转让完成后，有关部门中止办理此专利权）。分析：上述问题中，主要反映“未经集体决策”的问题，但是又隐含了别的问题且未说清，即：20万元专利权在股权转让时尚未实现，不应包括在转让价款中，A公司

14、全额付款后，因专利权未最终实现，造成国有资产损失。有两种情况会出现这个问题，一是拟稿人自己没理清楚，二是想写不敢写，不写还觉得不妥。第一种情况需要自己学习提高来解决，第二种情况主要是因为事情没查透或取证不充分，写了不合规范，不写又放不下，干脆点到为止，让你猜。建议：审计应靠证据说话，不应吞吞吐吐。如果有线索又说不清，可以采取移送等方式处理以规避审计风险。（二）掺杂主观情绪。举例：2012年，A公司胆大妄为，在未经B国土局批准的情况下私自占用耕地10亩，严重破坏了国家关于土地红线的禁令。B国土局麻木不仁、玩忽职守、监管不力。分析：审计文书要客观理性，不能带有情绪，即使是正义感。建议：实事求是，有

15、事说事。（三）多角度反映同一问题。举例：问题1：A财政局违规将财政资金作为资本金注入B融资平台公司粉饰业绩。问题2：B公司将财政投入资本金挪用于行政单位日常经费支出。问题3：B公司抽逃注册资本。分析：上述问题中，根源是A财政局违规，资金本来就是用于日常支出的，问题2、3是派生出来的，且挪用和抽逃资本是从不同角度定性。审计中，越来越多地遇到手段复杂、涉及面广、违规点多的问题，或者一个问题可以从不同角度定性。拟稿人总想把所有的违规点都当作问题来写，又要符合报告问题分类的要求，造成报告中多处出现对同一问题的不同定性。建议：先理清这些违规点，哪个是前提，哪个是手段，哪个是后果等，抓住最主要、最严重的违

16、规点，其他作为手段或者后果等来描述。（四）前后矛盾。一些审计报告，经常出现审计评价、风险分析、发现问题、审计建议等部分之间前后矛盾的问题。如，在审计评价中予以肯定的方面，却在风险分析中提示风险或是发现存在违规问题；基本情况或风险分析中取得的数据，不足以支撑审计评价；未发现问题的方面，却在审计建议中提出应予完善整改。此外，审计署下发的审计报告框架稿，只是供审计组参考的模板。审计组应在基本遵循的前提下，根据实际情况微调，不能在框架稿上填空，生搬硬套、只字不改。六、文书写作的经验建议（一）养成“两下”习惯。写之前，先在头脑中整理“一下”想说什么，关键点有几个。写完后，再梳理“一下”说清楚没有，关键点

17、是否突出。千万不能想到哪儿写到哪儿，兴之所至，“下笔如有神”。（二）注意“三个点”法规：对照红头文件、权威部门文件汇编或者官网文件，核对引用法规的格式、内容是否规范。有时，其他部门的文件名称、文号与审计署要求的规范格式不一样，一定注意要调整。名称：对照审计证据或相关资料，核对单位、资金或者项目名称是否规范。数字：查看数字量级，核对计量单位是否规范。（三）学会写短句、单句。1.不要试图用一句话说清所有事情，多用句号。2 .尽量用最简单的主谓宾结构单句，少用被动句、倒装句和复杂的嵌套结构复句，少用逻辑关联词。3 .抓住句子主干。先抽出主语、谓语，用不同主语组成多个短句；同一主语下，用不同谓语组成多个短句。（四）学会排序。组成短句后，还需要排序。只有适当的排序，才能让阅读者看懂。1.按照时间顺序排序。连续的行为或者情节，也会有细微的时点差异。找出来。4 .按照逻辑关系排序。审计查出的问题，通常可以从多个角度定性违规，每个定性之间还有逻辑关系。审计人员要搞清哪一句是前提，哪一句是原因，哪一句是最重要的定性，哪一句是后果等，按照逻辑关系排序。