某职业学院档案管理制度汇编.docx
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1、某职业学院档案管理制度汇编档案管理制度汇编综合档案室二。八年十月目录1. 某某职业学院档案管理办法12. 某某职业学院档案实体分类方案63. 某某职业学院档案利用制度124. 某某职业学院档案保密制度155. 某某职业学院档案鉴定销毁制度166. 某某职业学院档案统计制度177. 某某职业学院档案库房管理制度188. 某某职业学院档案工作岗位职责199. 某某职业学院综合档案室工作职责2210. 某某职业学院档案人员职业道德规范2311. 某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则2412. 某某职业学院教学类档案管理实施细则3613. 某某职业学院科研类档案管理实施细则4614. 某某职业学院
2、基建类档案管理实施细则5315. 某某职业学院仪器设备类档案管理实施细则6116. 某某职业学院出版档案管理实施细则6517. 某某职业学院外事类档案管理实施细则6818. 某某职业学院财会类档案管理实施细则7119. 某某职业学院声像档案管理实施细则7820. 某某职业学院实物档案管理实施细则8121. 某某职业学院重大活动档案管理制度8322. 某某职业学院不归档文件材料范围及处理办法8823. 某某职业学院文件材料立卷归档工作规范9124. 某某职业学院各部门文件材料立卷归档范围与保管期限表96某某职业学院档案管理办法第一章总则第一条为了加强某某职业学院(下列简称“学院”)档案管理,有效
3、的保护与利用学院档案,保护学院历史真实面貌,根据中华人民共与国档案法、中华人民共与国档案法实施办法、高等学校档案管理办法、高等学校档案管理实体分类法、高等学校档案工作规范,结合学院实际,特制定本办法。第二条本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院与社会具有储存利用价值的各类文字、图表、数据、声像等不一致形式的历史记录。第三条档案工作是学院建设的一项重要基础工作,是检查与评估学院管理水平的重要指标,学院务必把档案工作纳入整体进展规划,加强对档案工作的领导与管理。第二章领导体制、机构设置第四条学院档案工作由主管院长办公室的院长分管,并成立学院档案工作小组,业务上同意广东
4、省档案局、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。第五条学院设置综合档案室,为正科级建制,由院长办公室领导,它既是永久储存与提供利用学院各类档案的管理机构,又是全院档案工作的职能管理部门。第六条综合档案室的基本任务(一)贯彻执行国家关于档案工作的法规与政策,负责规划、协调全院档案工作。(二)制定学院档案工作的规章制度,并负责监督、指导与检查执行的情况(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计与保管学院各类永久、长期储存的档案及有关资料,组织实施学院档案的信息化建设,负责学院电子文件归档与电子档案的规范化管理。(四)开展档案开发利用,编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源,为学院
5、各项工作做好服务工作。(五)对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督与检查,对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。(六)参加档案业务、学术研究与交流、协作活动。(七)开展档案宣传教育活动。(八)完成学院领导交办的任务。第七条各处(室)、系(部)等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作,并确定合适的兼职档案员,负责本部门档案材料的收集、整理与移交工作。第三章档案队伍建设第八条学院专(兼)职档案员务必坚持四项基本原则,认真执行党与国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识与一定的科学文化知识。第九条学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制,档案队伍实行专、兼职人员
6、与临时聘请人员相结合。第十条学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员,其职称与待遇按国家及广东省的有关规定执行。第四章经费、库房与设备第十一条学院档案事业所需经费,应单独立项,列入学院预算,由院长办公室统筹安排。第十二条学院应充分考虑学院档案事业的进展规模,本着方便利用、安全保管、有利进展的原则,为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第十三条学院要有计划地为综合档案室配置习惯档案现代化管理需要的设备,如:计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。第五章文件材料的归档、移交与接收工作第十四条学院档案工作要纳入学院与各部门进展规划与工作计划,纳入管理制度,纳入教学、科研与党政管
7、理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十五条学院对基建工程、教学科研成果与重要设备采购等项目验收、鉴定前,应由综合档案室对项目进行档案验收,未经档案验收或者验收不合格的,不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作与报(评)奖。第十六条学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或者个人在职务活动中形成的材料,由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷,编排页号或者件号,填写卷内目录,经检查合格后定期向综合档案室移交。综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。第十七条列入归档范围
8、的档案,务必按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有;个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理;关于个人向综合档案室捐赠档案的,视珍贵程度,学院给予奖励。第十八条文件材料形成部门立卷时间,原则上要求:除教学档案按学年度立卷外,其余各类档案均按年度立卷,每年三至五月份为部门立卷时间;每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月(即11月份)完成立卷工作。第十九条各类文件材料的归档范围要求:(一)党群类要紧包含学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各类会议文件、会议记录与纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表;
9、上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。(二)行政类要紧包含院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记,与人事、监察、审计、武装保卫、总务、图书、档案工作等有关材料;上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。(三)教学类要紧包含反映教学管理、教学实践与教学研究活动形成的文件材料,按高校教学文件材料归档范围(87教办字016号)执行。(四)科研类按科学技术研究档案管理暂行规定(国档发876号)执行。(五)基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发884号)执行。(六)仪器设备类要紧包含各类仪器设备(特别是价值在十万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用、维修与改进工作中产生的文件
10、材料。(七)出版类要紧包含学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。(八)外事类要紧包含学院有关人员出席国际学术会议(含在国内、校内举行的)、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。(九)财会类按会计档案管理办法(财会字(1998)32号)执行。(十)声像类要紧包含学院各项活动中直接形成的或者院外单位形成的与学院有关的,有重要储存价值的声像载体材料,特别是声像载体的原件,具体范围包含:照片、录像带、录音带、幻灯片、
11、磁盘、影视胶片、光盘等。(H一)实物类要紧包含上级领导来视察、检查、指导工作与境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料;学院与个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品(奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等);有储存价值的赠品、礼品、纪念物品;学院著名教师在工作中产生的实物作品等。第二十条归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范与标准的要求。第二十一条档案材料归档原则上按下列要求办理:(一)归档时间1 .党政类与按自然年度归档的文件材料,于次年六月底前归档;2 .教学类与须按教学年度归档的文件材料,于次学年度寒假前归档;3 .科研、基建项目与专题性、成套性档案,应在
12、项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。(二)档案移交接收手续综合档案室接收档案时,应根据各部门提供的档案目录,与移交人共同清点,对机密、绝密档案要逐页清点,经核对无误,方可办理签收手续。第二十二条凡学院与外单位协作完成的项目,由主办单位归档储存一整套档案,协作单位储存自己所承担任务中形成的档案复制件。第六章档案的管理第二十三条综合档案室集中统一管理学院的全部档案,以确保档案的完整、准确、系统与安全,利于开发利用。第二十四条学院的全部档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不一致全宗的档案不能混杂。第二十五条根据高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范的要求,对档案进行分类、编号、排架
13、与保管。第二十六条综合档案室与有关部门构成鉴定小组,定期对库存保管期满的档案提出销毁或者延长保管期限的意见,登记造册,报主管院领导批准,予以存毁。第二十七条综合档案室负责学院的档案统计工作,按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。第二十八条严格执行档案库房管理制度,做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施,定期对库房档案作安全检查,研究与改进档案保护技术,对破坏与褪变色档案及时修补与复制,保证库存档案的安全。第二十九条综合档案室应使用先进技术,逐步实现档案管理现代化。第七章档案的利用与开放第三十条档案的利用按照某某职业学院档案利用制度执行,综合档案室应严格审查借阅
14、资格,并办理借阅手续。第三十一条综合档案室专设档案阅览室,编制、提供开放档案的目录、全宗指南等,积极开展各类形式的档案信息咨询服务,充分发挥档案的社会效益与经济效益。第三十二条综合档案室按照国家有关开放档案的规定与学院实际情况负责向社会开放所保管的档案,必要时应当征得档案形成部门或者个人的同意,或者者报请学院批准后开放,任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。第三十三条向社会开放档案,不得损害国家、集体或者者其他公民的利益,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。第三十四条综合档案室开放档案,务必遵循下列规定:(一)教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的,凭本人工作证,外单位或者个人,
15、须持有单位介绍信,在说明利用档案的目的与范围后,则可查阅利用已经开放的档案。(二)利用者要求复印档案,须由综合档案室负责办理,并按规定收费。(三)港澳台、海外侨胞要求利用档案,须经有关主管部门同意。(四)外国机关与个人要求利用档案,应由有关主管部门介绍,并经综合档案室同意。第三十五条库藏档案属下列情况之一者,不宜开放:(一)涉及党与国家秘密的;(一)涉及专利或者技术秘密的;(三)涉及个人隐私的;(四)档案形成部门规定限制利用的。第三十六条对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案,须经综合档案室主任或者院长办公室主任同意方可查阅,必要时报请院领导审批。第八章考核、奖励与处罚第三十七条综合档案室应
16、建立检查、考核与评估制度,明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案员与突出的服务成果、研究成果与对档案事业建设有重大奉献者,由学院给予表彰与奖励。第三十八条对违反中华人民共与国档案法的行为,由学院根据中华人民共与国档案法实施办法的规定予以处罚,并报省档案局与省教育厅办公室备案。第九章附则第三十九条本办法自公布之日起执行,由综合档案室负责解释。某某职业学院档案实体分类方案一、编制目的为习惯我院档案管理工作的需要,统一学院档案实体分类,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化与规范化,根据高等学校档案实体分类法,结合我院实际情况,制定本方案。二、编制原则(一)以我院全部档案为对象,按照档案形成的领域范
17、畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。(二)在充分反映档案的形成规律、内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性与业务性材料集中在一起。(三)类目设置务必有相对稳固性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。(四)类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从通常到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之与,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清晰,不互相交叉与包容。三、类目设置(一)一级类目的设置与标识一级类目是我院档案实体分类的最高层位,一级类目的标识,使用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母,比如:行
18、政(XingZheng)标识为“XZ”。根据我院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为11个一级类目,其标识符号、名称与要紧内容如下:1. DQ党群类要紧包含学院党群部门在工作中形成的文件材料。2. XZ行政类要紧包含学院行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门除外)工作中形成的文件材料。3. JX教学类要紧包含教学管理与教学实践活动中形成的文件材料。4. KY科学研究类要紧包含科学研究管理与科研实践活动中形成的文件材料。5. JJ基本建设类要紧包含基本建设管理与项目建设中形成的文件材料。6. SB仪器设备类要紧包含仪器设备工作管理与仪器设备申请购置、开箱验收、安
19、装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。7. CB出版类要紧包含出版工作管理与出版活动中形成的文件材料。8. WS外事类要紧包含外事工作管理与外事活动中形成的各类文件材料。9. CK财会类要紧包含财务工作管理与会计核算活动中形成的文件材料。10. SX声像类要紧包含学校各项工作与重要活动中形成的声、像材料。11. SW实物类要紧包含学院领导、校外名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及奖状、奖杯等实物。(二)二级类目、三级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分,细分的标准是根据该类档案形成的规律与特点,结合档案记述与反映内容性质进行
20、设置。二级类目及三级类目的标识,均使用“双位制”。如综合“11”,其余二级类目依次层累为12、1399,但10、20等带用”的数字不用。(三)类目划分与标识1.党群类一级类目代号:DQ党务综合(党代会、党总支、直属支部材料入此)纪检(党员奖惩材料入此)组织宣传教育统战(民主党派材料入此)工会团委(学生社团材料入此)2 .行政类一级类目代号:XZ行政综合(教代会材料、各系、部等部门综合材料入此)人事(师资培养材料入此)监察、审计武装保卫总务(卫生材料入此)档案、图书3 .教学类一级类目代号:JX二级类目代号:11教学综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)12学科与实训室建设(专业设置
21、入此)13招生14学籍管理(学生奖惩材料入此)三级类目代号:H学籍管理工作规定等文件材料14专科生学籍表、成绩表15成人教育学生学籍表、成绩表16学生学籍变更、奖惩材料及其它15课堂教学与教学实践(体育材料入此)17毕业生(毕业生信息反馈材料入此)18教材注:学生层次按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育先后排列。4 .科学研究类一级类目代号:KY二级类目代号:11综合(科研经费管理、学术活动材料入此)12按学科或者专业或者项目(课题)设置类目代号代表随机符号注:综合类用自然年度,项目用完成年度。5 .基本建设类一级类目代号:JJ二级类目代号:11综合12单项工程(修缮工程入此)代表随机符号。
22、注:学院项目代号从“12”开始,每项工程给一个代号,依次为12、13、14,但10、20等带“0”的数字不用。6 .仪器设备类一级类目代号:SB综合仪器设备种类7 .出版类一级类目代号:CB11综合12报纸(校报材料入此)13刊物(学报、各系、所、中心的学术刊物入此)14书稿15音像8 .外事类一级类目代号:WS综合出国(境)来校(接待外宾登记表等材料入此)国际合作与会议9 .财会类一级类目代号:CK二级类目代号:H综合12会计报表13会计帐薄14会计凭证15工资清册10 .声像类一级类目代号:SX二级类目代号:12照片(设三级类目)13录音带14录像带19光盘IL实物类一级类目代号:SW二级
23、类目代号:12荣誉实物档案13字画实物档案14赠品、礼品实物档案15印信实物档案16其他实物档案说明:根据我院的实际情况,党群类、行政类、设备类、外事类档案只设F类目,教学类、声像类档案扩展到三级类目,其余门类设置到二级类目。四、档号的编制档号是存取档案的代号与排架的根据,务必反映我院档案的分类体系与物理位置。档号编制应遵循“唯一性、合理性、稳固、简明”的原则,即同一全宗内的档号不得重号与空号,不能随意变动,层次尽量少,能习惯计算机辅助管理的要求,有利于发挥排架、检索的双向功能。标识到案卷级的档案,其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分构成;标识到文件级的档案,其档号由全宗号、年度号、
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