某集团办公管理制度汇编.docx

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1、某集团办公管理制度汇编第一章企业文档管理公司文书管理办法一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件与对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办；分公司由人行部；自制文书的会签务必经总经办。四、收文外来文件收文由公司总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易懂、文字严肃，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。文件尽量不制定补充规定，如需要增加补充、修改条款，

2、可将原文作废重新制定，以保证制度的连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须按照集团关于公司统一公文处理规定（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中规定的格式进行编号排版，打印后认真校稿，与原稿核对无误后方可进入会签程序。2、会签：（1）、由文件起草部门确定并填写文件签发审批单：注明文件名称、编号、文件类别、要紧内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）(2)、以文件内容有关的部门、有关集团副总、总经办/人事行政部、总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)、各部门收到需要会签的文件时，须本着认确实态度，必要时

3、征集本部门员工意见，尽量提供有关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提高效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位务必在会签单上签名且标注日期，以明确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门根据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、批示总经理或者其他被授权批示者作最终的批示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查(有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释

4、表示歉意)。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后,应认真检查文件签批手续是否齐全,打印稿排版是否按公司行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。(4)、总经办/人事行政部文员按文件签发审批单中注明的份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、执行。(7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及储存情况，如有文件丢失或者传达不到位，则报人力资源部作为绩效考核项目。5、归档(1)

5、、所有签成正本文件均需由总经办及人行部(人行部只负责对接收文件与本分公司自制文件)归档存查。(2)、若执行部门务必使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本务必寄出或者无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件储存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或者集团各部门、各分公司名义下发的，能够在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，与有关的规章制度等。2、机密文件是指以集团或者集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或者有关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。

6、此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或者复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。3、绝密文件是指以集团或者集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或者极小范围内人员熟悉、知悉的文件，如：希波员工的工资体系与标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应严格操纵印发数量与印发范围。4、各级人员务必严守秘密，有泄密事件发生，按保密制度处理。七、公文处理时限1、特急件：各会签单位需在半小时内回复，随到随办。2、

7、急件：各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完毕。3、普通件：各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完毕。4、超过处理时限的文件，由文件起草部门催办。附件：文件签发审批单文件名称编号密级要紧内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及会签意见部门经理副总总经理注：1、文件经总经理签批后，发放用印时不必使用用印审批单。2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。公司统一公文处理的规定一、公文的性质公文是处理公务的具有特定效力与规范格式的文书，是指示、汇报与商洽工作，请示与答复问题，报告与交流情况的工具，各部门务必认真贯彻本规定，切实做好公文处理。二、根据本公司实际情况，现对公文做如下分

8、类：（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。（一）决定用于对重要事项做出决策与安排。（三）意见用于对重要问题提出见解与处理办法。（四）通知用于公布公司内部规章制度、人事任免、传达公司领导指示给有关部门具体执行或者遵守的事项。（五）通报用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、交流重要情况。（六）报告用于向公司领导汇报工作、反映情况、提出建议，答复领导的询问。（七）规定用于对特定范围内的工作与事务制定具有约束力的行为规范。（八）会议纪要用于记载会议要紧精神与议定事项。三、公文格式公司下发公文由版头、发文字号、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、主题词、主送部门、抄送

9、部门、印制版记构成。（一）版头由公司全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。版头字体使用姚体60号字。（二）发文编号1、由发文部门代字、发文年度与发文顺序号构成，标注于版头、横隔线之间，横向居中，字体使用仿宋小四号字。2、发文机关应使用规范化简称：下发文件单位统一字号下发文件单位统一字号集团希团字XXXX第X号销售公司希销字XXXX第X号总经办希行字XXXX第X号企划部希策字XXXX第X号人力资源部希人字XXXX第X号财审部希审字XXXX第X号企管部希企字XXXX第X号财务部希财字XXXX第X号综合计划部希综字XXXX第X号佳木斯分公司希佳字XXXX第X号研发中心希研字XXXX第X

10、号天津分公司希津字XXXX第X号举例希团字2003第3号3、发文年度用公元年全称。用阿拉伯数字写，用中括号括起。4、顺序号用阿拉伯数字书写，自每年第一件起按发出时间顺序编排。（三）横隔线隔开公文的版头部分与行文部分的横线。由红色横线构成，位于发文字号下方。（四）标题由公文的主题与文种构成，字体使用华文中宋二号字（加黑）。（五）主送部门主送部门是指公文的要紧受理部门，规定、通报能够不写主送部门（或者在版记中表达），字体使用黑体三号字。（六）正文公文的主体，用来表述公文的内容，字体使用宋体四号字。层次结构正文分条标识方法为：全文共一级的用“一、二、三、全文共二级的第一级用“一、二、三、”第二级“1

11、、2、3、二全文共三级的第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用1、2、3、全文共四级的第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、全文共五级的第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”第五级用“A、B、C、全文共六级的第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”第五级用“A、B、C、”第六级用“a、b、c、公文首页应根据标题行数合理排列正文

12、行数。（七）附件公文附件，应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文部门署名之前应注明附件的名称。如附件较多,应用阿拉伯数字注明顺序,逐件写明附件的名称。（八）部门署名应当用全称或者者规范化简称，发文部门署名应使用黑体三号字标注于正文的右下方。（九）成文日期通常署会议通过或者者领导签发日期；特殊情况署印发日期。领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定。成文日期应当写明年、月、日，使用黑体三号标注于发文部门署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯数字。（十）印章下发公文都应加盖集团印章。用印位置做到上不压正文，下要压发文部门署名与成文日期。（十一）主题词“主题词”三

13、字用黑体三号字标注于印制版记上方，具体条目用宋体三号字标注，主题词由公文主题词及公文种类词构成，也可根据公文内容自行标注。（十二）抄送部门是指除了主送部门之外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称。（十三）印制版记由公文印发部门名称与印发日期。在公文末页下部印三条横线，上面两线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名称，右侧注明印发日期。通常公文能够不使用抬头，由标题、正文、附件、部门署名、成文日期构成，但内容格式务必按本规定第四条执行。四、公文的汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别。主标题应使用华文中宋二号字（加黑），副标题（或者主送单

14、位）应使用黑体三号字，正文应使用宋体四号字；行间距使用单倍行距；公文用纸幅面规格一律使用国际标准A4型（长279毫米，宽210毫米）；公文印制纸面规格：天高70毫米，地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。附范本：佳木斯希波集团有限公司文件希团字2003第1号关于集团*管理的规定集团各部门：为加强佳木斯希波集团有限公司2003年1月5日主题词：集团*规定主送单位：集团各副总、各部门抄送单位：集团总经理、分公司总经理发文部门：集团人力资源部发文日期：2003年1月5日档案管理办法一、将资料按条款分类，分别存放，每年年末经检查齐全后，整理立卷归档。二、档案分为证照档案、文件（制度）档案

15、、人事档案、合同档案、设备档案、技术档案等类别。三、档案管理归口部门总经办负责集团总部的证照档案、系统内下发的文件（制度）档案、集团总部设备档案、技术档案的管理归档；企管部负责集团系统所有合同档案的管理归档；人力资源部负责集团总部所有人员及分公司部门副经理以上人员的人事档案的管理归档；分公司人行部负责本公司所有证照档案、文件（制度）档案、部门副经理下列人员的人事档案、设备档案、技术档案的管理归档；分公司财务部负责对本公司所有合同档案的管理归档。四、证照档案的管理1、集团系统所有证照，如：税务登记证、卫生许可证、生产经营许可证、车辆各类牌照、各类荣誉证书、专利证、资格证等，均须以复印件及原件两种

16、形式存档。2、各类证照除列出名录外，均须登记其有效年限，以便及时更换证照，保证其有效性。3、证照档案的储存期限为永久性储存。五、文件（制度）档案的管理1、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件与本分公司自制文件）归档存查。2、若执行部门务必使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本务必寄出或者无法取回时，可存档复印件。3、存档文件储存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、人事档案的管理1、集团系统所有管理人员，其应聘表、经济担保书、毕业证复印件、笔试题试卷存入个人档案，在试用期内建立临时档案，正式聘用后建立正式个人档案。2、接收的大中专毕业生，考核时的一切资料及其毕业证复

17、印件交人力资源部/人事行政部存入个人档案。3、人事档案的储存期限为该同志辞职后一年,届时列表报批后监督销毁。七、合同档案的管理1、公司对合同原件，即合同书信件、数据电文（包含电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）实行双层管理，即承办部门与合同归口管理部门。各业务部订立的合同（协议）原件，由企管部负责管理，合同承办人使用复印件。以便对合同的执行情况进行监督，但所有保管部门均须建档。2、合同中含集团系统内部责任状、承包合同及对外签定的各类业务合同。3、合同档案的储存期限为永久性储存。八、设备档案的管理1、各部门购买设备及物品，（如计算机、打印机、复印机、传真机、空调等）生产设备及生产辅助设备（

18、如化验室设备、研发专用设备等）凡是带有图纸、说明书、保修卡、用户手册等资料应全部交总经办/人事行政部存入设备档案，建立永久性档案。无总经办/人行部在设备发票上确认收到该设备有关资料的签字，财务不予报销。2、各项基建施工与工程有关图纸，一律把原稿移交总经办/人事行政部文员管理。3、设备档案的储存期限为该设备报废后1年,届时列表报批后监督销毁。九、技术档案的管理1、各部门技术资料，如：与集团业务有关的法规条文、国标、企标、工艺规程、质量标准等全部由总经办/人行部负责管理归档，如属绝密文件应由总经办/人行部登记其发行版本、发行日期、总页数，并将其名录归档，注明存放部门、发行使用部门。2、技术档案的储

19、存期限为永久性储存，但须将废止资料加印“作废保留”章，同时注明作废日期。十、档案建立、整理办法1、企业文件记录储存、归档办法按内容分类，并以时间先后顺序存档，务必在档案夹里清晰地标注归入的档案类目，方便查找。2、每天都要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理的档案，熟悉归档制度。准确地做好文件索引，以便于查找。3、归档要注意整洁，归档前先把资料进行分类，以便所有的材料随手可得，避免盲目查找。4、立卷按年代、机构排列，永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文与底稿、文件与附件、请示与批复放在一起。5、文件档案除将文稿存档外，计算机中亦需存盘建档，建档按类别及时间顺序建立，便于查找。6、注意做

20、好保密工作，档案柜要牢固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。7、每年清理一次档案，对档案的数量、保管等情况进行检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。8、关于已失去作用的档案要进行销毁或者用碎纸机进行处理，销毁档案材料要通过认真鉴定，确定销毁档案材料务必列册登记，送领导审批后销毁。9、销毁档案材料时，务必指派专人监销，防止失密。档案资料借阅管理制度一、借阅档案（包含证照、文件（制度）、人事档案、合同、设备、技术等资料），务必在档案借阅登记簿登记后方可借阅；借阅涉密的档案须经有关业务部门经理级以上的领导批准方可借阅。二、卷案不可借出，只提供在档案存放室查阅，未立案的文

21、件及资料可借出。三、借阅期限不得超过10天，到期务必归还如需再借应办理续借手续。四、借阅档案人务必爱护档案，保护其安全及保密性，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损坏，未经部门经理级以上领导同意，绝密资料未经副总经理级以上领导同意，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借。五、借阅的档案交还时，档案管理人员务必当面点清，如发现遗失或者损坏，应立即报告上级主管领导。主管领导与资料来源有关部门沟通备份，同时对借阅人采取批判教育或者相应处罚。六、外单位借阅档案，务必有单位介绍信，并经总经理批准后方可借阅，但不得带出档案室。七、外单位摘抄卷内档案，务必经总经理对其摘抄完毕的内容进行审查、签章同意后，方可带

22、出档案存放室。第二章办公事务管理打印、复印、传真管理制度一、打印：1、凡属以集团、分公司名义下发的文件、报表、工作计划、总结、报告、会议纪要、通知、通报、公函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰决定等均在打印范围内。2、不得利用公司计算机打印私人材料。3、各部门负责本部门所有材料的打印，需要下发的文件或者规章制度、通知由各部门拟订打印、校稿，会签批准后拷盘，交由总经办/人事行政部归口下发、存档；4、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意5、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按公司行文规范，

23、美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。6、文件存档规范，计算机内存储文件应遵照制度汇编办公管理制度中档案管理办法执行。7、文件打印格式应统一，按制度汇编办公管理制度中公司统一公文处理的规定执行。二、复印：1、所有复印机均应建立使用记录，复印需求部门按复印机使用登记表中项目逐项、真实填写。2、月末按各部门复印登记表由总经办/人行部汇总各部门耗用纸张、墨粉费用，查看费用是否超标，将结果报人力资源部考核；3、凡需要复印的资料，务必经本部门经理同意，到人事行政部登记备查，数量超过10张的务必人事行政部经理批准后复印，分公司复印20份以上的应使用油印形式，由需求部门自行印刷

24、。4、属证件、原始资料等特殊材料需要复印，不受份数限制，可根据需要复印，但务必通过请示、上级领导批准后方可复印。5、公出人员在外地需要打印、复印材料时，应将打印原件留存，索要发票，另附纸标明打印/复印原因、打印/复印时间、材料收件人，以做报销根据，无以上材料公司不予报销。6、不得利用公司复印机、传真机复印私人材料。三、传真：1、所有传真机均应建立传真记录，登记传真机使用情况，并填写传真机使用登记表，发传真须由部门经理在传真材料背面签批后方可发出。2、由总经办/人行部文员统计月费用，月底统一汇总各部门耗用传真费用，（除总经办/人行部之外有传真机的，传真费用统一纳入办公费用）；收传真由总经办/人行

25、部文员登记，并通知接收部门领取、登记。3、在外人员签合同及其它工作需发传真时，需请示副总经理同意才能进行，同时回公司报销时，上交原始材料及发票，写清原因、收件人、无以上材料公司不予报销。4、不得利用公司传真机传真私人材料。部门复印机使用登记表复印时间材料名称纸型总页数复印人部门经理签字部门传真机使用登记表传真时间材料名称页数收/发经办人部门经理签字第三章印章信证管理印章使用管理办法一、总则1、目的为加强集团公司印章管理，规范公司印章的制定、使用程序，使公司业务顺利运营，杜绝因印章管理、使用不善造成的不必要缺失制定本办法。2、定义本办法所称之印章是指公司业务上必要的，通过其使用能对外表达公司意思

26、的印鉴。如法人章（公章），法定代表人章、合同专用章、财务专用章、销售公司章、品控部检验专用章等。二、印章的管理1、集团有关部门及各分公司须将其业务必需之印章图样、尺寸说明连同相应管理制度或者办法报集团总经办备案。2、集团各有关部门及分公司对印章的管理须设专人负责、并将该管理人员姓名报集团总经办备查。三、印章的适用范围1、公章适用于公司介绍信、包裹领用单、汇款单、财务部报表、证明、委托书、协议、担保书等重要材料需要时的加盖。2、合同专用章适用于合同章用于公司与客户签订各类合同专用。3、财务专用章适用于财务专用章用于公司各类资金支付专用。4、销售公司章适用于以销售公司名义按公司规定程序签订的与经销

27、商补充协议及销售公司内部发放的文件、制度、通知、通报类。5、品控部专用章适用于品控部在公司内部下发的通知及出口时商标机构提供的合格检验报告专用。四、以上三种印章在使用时务必按规定办理，否则出现问题，由该印章保管人员负责一切经济责任与法律责任，并处以每次500元的罚款。五、印章的使用1、只有印章的保管责任者才能保管与加盖印章。保管责任者因故不在时需托有关人员代行其职责，因委托不善造成失误或者缺失者，由委托人与受托人负连带责任。2、公司各部门及员工申请加盖公司法人章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、销售公司章等按下列程序办理。（1）申请人填写XXX公司用印申请单（见附表）。（2）经部门主管经

28、理、副总、总经理审批同意。（3）申请人按（1）（2）项要求签字后，须将相应用印申请单及需加盖印章之材料一并交印章保管责任人登记盖章。3、品控部检验章，如质量检验合格章、化验室检验章经品控部经理、化验室主任确认无误后，即可盖章，所有盖章资料均须备份，以便查阅。4、加盖印章审批权限划分（1）经常性加印项目，如介绍信、包裹单、汇款单等项目需要加盖法人印章的由经办人所在部门主管经理签字，交经总经办主任/人行部经理审批。（2）财务报表、证明、委托书、协议、担保书等需要加盖法人印章的或者涉及公司重大利益的材料，须由法定代表人本人最终确认（财务票据正常业务按法定代表人批准之有关规定执行）。（3）本款所称涉及

29、公司重大利益资料是指：A、与经营责任有关的资料B、债务保证，特别贷款C、所涉标的超过10万元以上的合同D、诉讼裁判有关资料E、可能给公司造成10万元以上缺失的其他有关资料（4）使用财务专用章务必经财务部经理、副董事长审核同意方可使用。（5）以上项以外的其他资料的加印，有关副总经理或者各分公司总经理有最终审批权。（6）经会签批准的文件发放加盖印章时文件会签单可替代用印申请单。5、加盖印章的复核（1）公司法人章保管人，按用印申请单中资料名称、加盖印章份数、审核签批权限复核无误后，方可予以盖章；如总经办主任/人行部经理、总经理不在，用章人电话请示同意后，印章保管人经核实，方可盖章。（3）合同章保管人

30、员务必对上述项目及申请单中加盖份数进行再次审核后方可给予加盖合同章，并做好合同章使用记录。6、用印申请单的管理（1）使用公司法人章填报后的用印申请单在总经办/人行部存档。（2）使用财务专用章、法定代表人名章填报后的用印申请单与在财务部存档。（3）使用合同章填报后的用印申请单与在财务部留存或者备份合同文本同时存档。（4）财务类报表使用财务专用章、法人章及法人名章的用印申请单与报表复印件同时存档。加盖印章流程图申请人职务所在部门印章名称公司法人章合同专用章法人代表人名章财务专用章资料名称A资料编号ABB资料来源匚外来材料自制材料其他资料份数A_份B_份每份资料加盖的印章数A_份B_份资料用途资料保

31、管口公司内（部门名称：）公司外（单位名称：）审批意见部门经理主管副总总经办/人行部经理财务部经理/副董事长总经理介绍信管理办法一、需要公司开具介绍信者，应填写用印申请单，注明介绍信用途，经主管经理批准后，交总经办主任/人行部经理签批，总经办/人行部文员根据此单填写介绍信，盖章后发需要人。二、介绍信由总经办/人行部文员负责管理，严禁发出空白信。三、开具介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限5年。四、如发现介绍信丢失，领用人应立即向总经办/人行部反映，及时采取相应措施。五、各部门接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项与介绍信所列的事项是否相符；并在留下的介绍信背面签注办理情况，

32、以便日后查对。六、注意事项：1、开具介绍信时要对使用介绍信个人或者部门严格审核，如：用信人的姓名、所在部门、事由等。2、部门名称要用全称或者规范化的简称，标明签署、用印时间。3、开具的介绍信要有编号与骑缝章，存根与发出信的内容要一致。第四章电话通讯管理关于通讯设备的使用管理规定一、国内电话使用管理1、各部门需要安装、停用电话或者需要增加话费指标，应由申请部门填写请示单，写明申请事项、原由，主管签署意见后报企管部/人行部（分公司各部门由人行部批示后报企管部），由企管部/人行部请示总经理批准后执行。2、降低话费指标由企管部/人行部共同根据实际工作通讯业务量或者阶段性话费进行调整。3、各部门没有其它

33、部门同意，不得使用其它部门电话。每月各部门电话有用额，由话费查询部门在每月30日前参照各部门电话费用标准核查后，将结果、处理意见、手机实际费用一并报财务部经理。财务部按各部门电话费用标准结算，超费自付，特殊情况需集团总经理批准核销，其他人无权核销超标准电话费。4、各部门电话不得用以私人、私事通话，如有特殊事，先请示本部门领导同意，做好全面登记，月末上报话费查询部门，按当地通讯中心登记的话费清单金额到财务付款。二、国际电话使用规定1、由需要办理国际业务的部门填写请示单，经总经理批准后交总经办/人行部，由总经办/人行部按照总经理批示将所要使用的电话国际网打开。2、办理国际业务的部门使用电话务必认真

34、、全面地做好使用记录。通话、传真完毕后，由总经办/人行部负责将所有的电话国际网关闭。3、任何部门或者个人不经总经理批准，无权打开公司内部任何一部电话的国际网，如有违反此规定或者没按以上规定办理造成的经济缺失由行政部负责赔偿，除交付所使用的费用外，罚款200元。三、通讯费用支付、报批1、凡是公司支付的手机、BP机、均由总经办/人行部负责管理。每月周一由总经办/人行部向邮局查询以上通讯费用的使用情况，如手机的余额较低时，由总经办/人行部负责为手机交费，每月最少交费额为持机人月定额费用；持机人出差时另行付费；其它通讯设备按其各自缴费额规定进行交费。2、月末由总经办主任/人行部经理将当月各部门电话费用

35、额、奖罚处理情况及各手机使用者费用额报总经理阅批。3、电话费用需预交的，可由总经办主任/人行部经理按其权限办理。四、通话注意事项1、接听电话一律用文明用语：“您好！希波集团”或者“您好！希波”。2、接、打电话用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3、每次通话时间以三分钟为限，长话短说，简洁扼要，长途电话使用前应对讨论、商洽内容加以构思或者拟出提纲。以免耗时占线，浪费资金。4、通话注重礼貌，表达公司良好的文化素养与精神风貌。5、打电话通常电话零声响五次无人接听，即挂机。接听电话通常在铃响三次内接听。6、各部门查找电话号码可到总经办/人行部查阅电话号码簿，查询不到方可播打114进行查询。关于计算机

36、上网使用的有关规定为加强并规范集团办公自动化，提高部门间信息传递速度与工作效率，制定本规定。一、集团所属下列部门及个人可实行计算机上网办公：集团总经办、人力资源部、研发部、综合计划部、企划部、企管部、各分公司人事行政部、集团各副总、销售总监。二、所有可上网的部门及个人务必建立上网记录，并认真填报，月末交电话费用核算部门。三、实行计算机上网办公的部门（个人）之间传递信息的，应尽量使用电子邮件的形式发送与接收。四、为保证信息安全，在信息收发完毕后须将收（发）信箱内的有关信息删除。五、工作需要时可上网查询信息、收发电子邮件，但务必认真做好上网时间记录与使用记录并根据本部门实际情况制定出固定的查询邮件

37、时间。六、禁止利用计算机上网聊天、娱乐、下载与工作无关的信息等。第五章办公用具管理公司办公设备、用品管理规定一、范围公司办公设备/设施包含：计算机（含手提式）、打印机、扫描仪等计算机附属设备、复印机、传真机、电话、验钞机、打卡机、办公室内空调、饮水机、办公桌椅、沙发、档案柜、窗帘、盖布、计算器、算盘、各类文件夹、订书器、打孔器、剪刀、削笔刀等一切办公设备/设施。公司办公用品包含：软盘、胶水、双面胶、钢笔水、圆珠笔、炭素笔、铅笔、橡皮、纸张等消耗性物品。二、建帐1、公司所有办公设备均须建帐，建帐时按各部门/科室由财务人员、企管部人员共同盘点，属办公设备/设施均须一一登记入帐，并由物品使用部门经理

38、签字确认。登记时各部门/科室人员务必积极配合，如实上报。2、公司所有办公设备务必贴有统一形式的标签以便核对查实。3、公司办公设备/设施购买时务必通过设备设施管理人员签字，以便保证公司办公设备/设施台帐的准确性。财务部见设备设施管理人员签字后，方可给予购买办公设备/设施报销。三、购买1、办公设备/设施及办公用品的购买由需求部门按照“物资采购程序”及物资采购审批权限进行办理。2、所有办公设备/设施及办公用品，都由办公驻地财务部统一管理。3、办公用品购买由需求部门提报领用计划，部门经理批准，交财务部，财务部按办公用品台帐，确定购买与否、购买数量，实施采购（分公司可交由采购员实施采购）。4、常规消耗性

39、报表应按其消耗水平确定印刷、订购数量（各部门提报计划时应附报表格式四、保管与发放1、办公设备/设施购置后由财务部通知需求部门办理领取手续，并建立台帐，加贴标签。2、所有办公用品都务必登记台帐。3、务必清晰掌握办公用品库存数量，经常整理与清扫，必要时实行防虫等保全措施。4、购后物资及时通知需求部门领取。5、领发物品随时记帐，计算余量，以便掌握库存数量。五、监督与考核办公用品每月月末盘点，监督发放数量及各部门消耗办公用品费用：1、办公用品每月月末盘点，要求结余物资帐物相符。2、核对办公用品领用单与办公用品台帐显示发放数量。3、财务部经理核对各类办公用品收支、实物台帐。4、办公用品管理员计算出各部门

40、办公用品费用，按照各部门办公费用指标核算，将情况汇总上报财务部经理，并通知超标部门，超标自负。六、注意事项1、严禁员工将公司办公用品作为私用。2、为操纵办公用品费用，节约经费开支，每个员工务必节约使用各类办公用品，不得浪费。凡背面能够书写的纸张（但文件、财务报表等涉密材料不可利用）应该妥善保管，以备做打草稿用纸，违反者一次罚款5元。3、内部传阅的各类草稿尽量利用使用过的纸（正面有字，反面能书写）,不准使用公司统一印制的稿纸，如有违反者一次罚款5元。4、各部门制定的各类表格务必本着节约用纸、压缩篇幅的原则，能小的尽量小，不得有明显的空白。5、正常消耗性文具用品如：圆珠笔、炭素笔、胶水领用时交旧领

41、新，否则不予核发。计算机使用管理规定一、计算机归口管理部门为总经办/人行部。二、归口管理部门负责对计算机运用的长远规划；负责软件开发规划；负责组织计算机技术培训；负责对分散使用的计算机保密、病毒检测清理、是否安装游戏软件等方面进行不定期检查；负责计算机的故障时联络维修单位进行维修。三、计算机中所有的软件为集团所有，任何人不得擅自复制、转让或者出售。四、输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露信息内容;所有计算机均要加设屏保密码,关于绝密文件应对其加设密码防护（离职离任时须将计算机密码通报监交人）。五、信息载体务必安全存放、保管、防止丢失或者失效；重要信息要拷贝软盘或者移动硬盘

42、，离职、离任时须将硬盘、或者移动硬盘及软盘的内容交接清晰。六、软盘使用前，务必确保无病毒；由各计算机使用部门制定病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报总经办/人行部检查事实上施情况。七、计算机操作人员应爱护各类设备，降低消耗、费用；对各类设备应按规范要求操作、保养。发现故障及时报请维修，以免影响工作。八、计算机若两小时以上不使用，则须关机，班后将计算机及附属设备（打印机、扫描仪等）关闭，检查断开总电源。九、计算机应由专业人员操作，禁止非专业人员操作使用，否则，造成设备损坏应照价赔偿，未经计算机保管人同意不得动用他人计算机。十、不得利用计算机上网传递私人信件、下载私人材料；无上

43、网权的部门不得利用计算机上网，特殊情况需请示总经办主任/人行部经理同意后，方可上网。十一、所有计算机不得安装游戏软件，严禁将计算机用于私人学习或者游戏。复印机使用的规定一、复印机是高档办公设备，务必由专人负责使用，其它人员一律不得擅自动用，并由总经办/人行部负责监督、检查。如有违反者一经发现处以10元罚款，造成设备损坏的，由其赔偿经济缺失。二、专责人要认真学习掌握复印机使用，保养基本知识，并严格按操作规程使用，保养，并按照复印机保养协议，定期联系落实保养工作，出现故障由专业技术人员负责修理。三、为了节约费用，各部门领导要严格操纵复印量。四、为了延长复印机的使用寿命，实行定时开机复印的办法，每日

44、开机两次，集团9：00-16：00；分公司10：0011：00、15：0016：00为开机复印时间。其它时间，有极特殊情况经总经办/人事行政部批准后，方可开机复印。第六章机要保密管理关于保密工作的若干规定一、总则1、保密工作的要紧任务是防止失密、泄密与被窃密事故的发生：所谓“涉密事项”，是指一旦披露或者公之于众，给企业管理与未来进展带来重大不良影响，乃至造成重大缺失的事项。2、涉密人员是指那些因工作岗位与工作职责，需要经常接触涉密事项的人员，与因工作需要偶尔接触涉密事项的人员。3、保密工作是关系到企业命脉，务必引起我们的重视。保密工作涉及企业的方方面面，绝对不是少数涉密人员的情况，务必增强全员

45、保密意识，加强组织领导。二、关于保密工作的组织领导为加强对保密工作的组织领导，经研究决定成立集团保密工作领导小组：由集团各副总、分公司总经理、集团总经办主任、分公司人行部经理、销售内勒等构成。集团及各分公司保密工作要紧包含下列内容：（一）文件保密文件保密，是集团及各分公司印发的文件（含图表与传真）需确定适当的密级，并按照密级管理要求严格操纵。为了规范文件保密工作，现将文件密级确定原则及管理要求明确如下：1、秘密文件-一是指以集团或者集团各部门、各分公司名义下发的，能够在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，与有关的规章制度等。2、机密文件-一是指以集团或者集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或者有关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或者复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。3、绝密文件-一是指以集团或者集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或者极小范围内人员熟悉、知悉的文件，如：希波员工的工资体系与标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、