文书档案学.docx

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1、文书档案学一、文书、文件、档案文书，就是人们在实际事务活动中为了凭证、记载、公布与传递等的需要而形成与使用的内容系统、体式特定的文字材料。文件，是由机构或者个人在其活动的开始、进行与结束过程中所产生或者接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景与结构而构成，而不管记录的形式或者载体如何一国际档案理事会电子文件委员会问题：文件生命周期理论“在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样，也能够发现克制生育它帮助确定何种文件应该打入火化炉的地狱，何种文件应该升入某个档案馆的天堂，或者者，偶尔让它先到某个文件中心的炼狱或者挽留所去呆一个时期。”文件在不一致的运动阶段内呈现不一致的价值

2、，因而要使用不一致的存放地点与不一致的管理方式来处置文件。现行期半现行期非现行期现行价值凭证价值历史研究价值（形成使用文件部门）（文件中心或者档案室）（历史档案馆）二、档案的定义、种类及价值清太宗文皇帝实录在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载“他物皆记档案,独金数未经登记”（王金玉，王永.档案词源新证.中国档案）杨宾的柳边纪略（1707年）说：“边外文字，多书于木，往来传递者日牌子，以削木牌故也，存贮年久者曰档案，曰档子，积存多，皮条挂壁若档故了。然今文字之书于纸者,亦呼为牌子，档子矣。”“档案”一词显然并没有一个不可更动而务必优先使用的、最终的、最完备的定义,它的定义能够在不一致的国

3、家作不一致的修改，以习惯不一致的需要。一（美）谢伦伯格档案，是在执行法律与处理事务中制成或者收到的因具有永久价值而储存起来的文件的有机体，包含文稿、簿册、地国、录音带与其他文献材料在内。美国大百科全书任何自然人或者法人，任何国家机关或者组织，任何私人机构或者部门，在自身活动中产生或者收到的文件整体，不管其形成日期、形式与制成材料，都是档案法兰西共与国档案法本法所指的档案，是指过去与现在的国家机构、社会组织与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有储存价值的各类文字、图表、声像等不一致形式的历史记录一中华人民共与国档案法（一）定义档案是国家机构、社会组织与个

4、人在社会实践活动中形成的，储存备查的文字、图像、声音及其他各类形式的原始记录。档案是各类机关组织与个人在其特定的社会活动中形成的档案是储存备查的历史文件-档案的形式是多种多样的档案是原始的历史记录档案是储存备查的历史文件：使用完毕或者办理完毕的文件才能作为档案具有查考利用价值的文件才有必要作为档案储存按照一定规律储存起来的文件才能最后成为档案注意：资料与档案的区别通常说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有有关信息均可称之资料，而不管其具体是什么，文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要关于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料。档案能够被看作资料，但资料不

5、能作为档案看待并使用。（二）档案的种类、纸质档案、非纸质档案2、文书档案、科技档案与专门档案文书档案科技档案.工程档案：竣工图专门档案：人事档案3、历史档案（旧政权档案、革命历史档案）与现行档案奏折旧政权档案旧政权档案革命历史档案（三）档案的基本价值案例：东京巨额遗产案追踪赵欣伯赵碧琰赵宗阳（赵重光）第三帝国的兴亡一一纳粹德国史美国记者威廉.夏伊勒凭证价值参考价值问题：档案真实性指什么：档案是真实的历史记录？档案内容的真实？档案内容的真实等于记录形成者观点的正确？汪伪档案中的罪恶一页第二节文书工作与档案工作注意：文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档往常是文书处理工作，归档以后便开

6、始了机关档案管理工作。一、文书工作文书工作，也称文书处理工作，是指文书的形成、处理与管理等一系列互相衔接的程序与手续。文书处理要紧内容文书的制作形成（拟稿、审核、签发、匏核、缮印、校对、盖章等）文书的传递（收发、登记、分发、传送等）文书的办理（拟办、批办、承办、催办、查办等）文书的管理（保管、保密等）文书的整理归档或者销毁文书婀程序及分工示意图（以局机关为例）负责单位外收发内收发办文部门机关领导印厂或人员（各处、室（各处、室部门负责人打字室文书人员）承办人员）收收箕小文进记送收启登分批办进一一记一1_拟办归T办*卷办/草拟一审核签发绪印发发一装电笆适I文出一瓦妥方一核I文书工作机构及其组织形式

7、集中形式除承办外，其他环节集中由办公厅（室）统一处理0分散形式由办公室（厅）与各业务单位的文书部门或者专职、兼职的文书人员来分工负责。二、档案工作通常所说的档案工作，是指档案室与档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则与方法管理档案O档案管理工作从理论上划分为两个基本方面：实体管理档案内容信息的开发利用档案工作基本内容包含下列八项：档案的接收与征集档案的整理档案价值鉴定档案保管档案编目与检索档案编辑与研究档案利用服务档案统计简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用与统计工作。档案工作机构档案实体管理机构：（1）档案室、档案信息中心（2）档案馆（3）文件中心（4）档案寄存中心（5）档案事务

8、所档案行政管理机构如:档案局组织内档案工作机构的组织形式:分立型、综合型。三、文档一体化系统文档一体化，就是从文件与档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程操纵。课程内容：文书处理工作文件整理归档工作档案整理工作档案保管工作档案检索工作档案开发利用工作声像档案的管理电子档案的管理参考书籍：赵映诚：文书工作与档案管理.高等教育出版社陈祖芬：职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社靳古隆：机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社第一章文书处理工作文

9、书处理工作，是指文书的形成、处理与管理等一系列互相衔接的程序与手续。登记收文登记簿收文文件W/fLJA发文密附份承办备月日标题字号级件数单位注签收Iln填写文件处理单宏远电机股份公司公文处理单交办公室主任拟办宏远电机股份公司公文处理单交王总批示宏远电机股份公司公文处理单将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。5月10前催办一次李主任会议后填好办理结果、日期与其他有关内容，与文件一起送回陈秘书归档整理取回后送机要室盖章填写发文登记簿发文登记簿序I.v*-M矍八附份签备号件级急件数收注标人题HIli关一、文书处理工作要紧程序收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等

10、程序。发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。第二节文书处理具体程序简介一、签收秘书在送来的文书投递单或者送文登记簿上签字，需要认真核对与清点。二、登记文件登记是机关管理与保护文件的一种工具,用它记录文件的收进、发出与运转情况,统计文件的数量与检查文件的处理周期。收文与发文通常应分别进行登记，密件与平件应分开登记。登记的形式有簿式、卡片式与联单式。簿式登记易于储存，是一种普遍使用的登记形式。三、分发与传阅分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或者承办人员。传阅指单份或者份数不多的文件，需要经许多位领导人与部门阅知与处理时，由文书工作人员组织

11、先后在他们中间传递与阅读工作分发给本机关领导人与各部门的文件，均应履行签收手续。注意：传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密与安全。传阅工作务必建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名与签注时间。四、拟办与批办拟办是部门或者承办人关于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或者有关负责人审核定夺。拟办的意见，相当于一种请求或者建议。案例：拟办者“来文内容违背XX文件精神，不宜批准。刘XX,X年X月X日”“此件提法不妥，建议慎重处理。王XX,X年X月X日。”“该件反映问题不清晰，也不全面，不宜做明确批示。建议领导

12、实地调研一次，或者请XX处再熟悉一下。刘XX,X年X月X日。”程序性拟办与实质性拟办“请XX同志阅.张XX,X年X月X日。”“该件反映问题不清晰，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或者请XX处再熟悉一下。刘XX,X年X月X日。”拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。拟办的意见应写在“文书处理单”上。批办是机关领导人或者部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或者承办人所作出的批示意见。批办意见宜写在“文书处理单”上。批办这一程序，在次序安排上有两种：一是先批办后交承办人承办一是先由承办人拟办，然后批办五、催办、查办文件的催办、查办工作指的是关于需要办

13、复的文件,根据缓急情况与承办时限的要求,适时对承办工作进行督促检查，以防止积压与延误0六、发文审核与签发审核（核稿）是由秘书部门负责人或者单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发作好准备。审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或者“把关”。（一）审核要做到“六查”:1 .查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求；注意：行文制度的基本规则分清隶属关系，领导与被领导关系。党、政、工、青、妇等不一致系统机关之间，不管级别如何悬殊，都是不相隶属关系。行文关系，是发文机关与收文机关之间根据组织辖属与职权范围而形成的关系。根据系统与级别两个因素能够把社会各机关间形形色色的行文关

14、系归结为三类：隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不一致级别。平级：同一系统相同级别；不一致系统的相同级别。不相隶属：不一致系统的不一致级别机关之间的关系。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，能够向下级党委、政府行文；其他部门与单位，不得向下级党委、政府公布指令性公文或者者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后能够由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内能够向下级党委、政府的机关部门行文。党委、政府的部门根据职权能够相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文案例中地委统战部该如

15、何行文才是合适的，才能实现目的？一是向地委请求以地委或者地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。通常不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。上行文行文方式：行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。逐级行文越级行文多级行文关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示（德阳市政府向四川省政府行文,请求报转国务院审批）下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成缺失的问题；上级机关交办的并指定越级直接上报的事项；对直接上级机关进行检举、控告的问题；直接

16、上下级机关之间有争议而无法解决的事项；需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者者撤销。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时能够联合行文。同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文；政府及其部门与同级党委或者军队机关及其部门能够联合行文；政府部门与同级人民团体与具有行政职能的事业单位、公司也能够联合行文。向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送有关上级机关与同级机关，不抄送下级机关。“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级

17、机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。2 .查文稿内容与法律、法规与政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关与本部门的己有的规定是否矛盾；3 .查涉及其他部门或者地区职权范围的问题是否协商一致并通过会签；如：撞车与顶牛4 .查要求与措施是否明确具体，切实可行；5 .查文字表达是否准确、简练、条理清晰，标点使用是否正确，文字书写是否规范;6 .查公文格式是否符合规定。注意：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。”行政机关公文处理办法签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。通常由要紧领导人或者具

18、体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或者部门负责人签发。联合发文或者内容涉及其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。签发人对文稿的内容与行政效力负责。七、其它亚核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。一、归档文件的整理与归档归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案储存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“卷”或者以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。立卷整理按“件”整理归档，狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件（案卷或者案盒）定期移交给本单位档案室，以便集中保

19、管。在我国归档工作已成为一项制度，即通常所说的“归档制度”。注意：文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档往常是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。、文件整理归档的范围1、通常情况下整理归档文件范围注意：是否与本单位工作有关；是否有储存价值。上级来文本单位形成的各类文件下级报送的文件其它文件（不相隶属单位、平级单位等来文）2、不归档的文件范围未定稿的文件与通常性文件的历次修改稿上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件无查考利用价值的事务性、临时性文件来访者的介绍信非隶属单位发来的不需要办理的文件重份文件无特殊储存价值的信封等3、不一致系统、不一致单位

20、应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件储存期限表”或者“文件废弃规定”注意：确定文书整理归档的范围，应以国家档案局2006年12月18日，第8号令公布的机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定（1987年12月颁发的关于机关档案保管期限的规定与机关文件材料归档与不归档的范围已废止）的基本思想为指导，结合本机关形成档案的实际情况来确定。三、归档文件整理的步骤与方法（一）编制分类方案类目分类方案是文件整理归档的计划，是根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测每年可能形成的文件，按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别与条目。档案分

21、类，是指全宗内归档文件的实体分类，马上归档文件按其来源、时间与内容与形式等方面的异同，分成若干层次与类别，构成有机体系的过程。注意：每年形成的文件材料只能组合成10个左右案卷的小单位，也能够不分类。1、基本分类方法（分类的单一标准）。现行机关常用的档案分类方法（分类的标准）（1）年度分类法判定下述文件应分别归入哪一年度立卷。注意：跨年度文件的立卷归属年新的规定跨年度通常应以文件签发日期为准。关于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进与法规性文件等内容涉及不一致年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档

22、年度，并在附注项加以说明。P96旧的规定通常文件放在写成年来立卷。假如是年终写成，在第二年初批准、通过与发出的，则可放在批准与通过的年度立卷。对年度计划、总结、报表、预算、决算一类文件，由于它们的时间针对性很强，通常要放在针对年度来立卷。跨年度的或者多年的计划，如五年计划、三年计划等，放在开始的年度立卷；跨年度或者多年的总结，则放在最后的年度立卷。通过跨年度处理完毕的文件或者案件，可放在办毕或者结案的一年立卷。如第一年末来文到第二年年初才办完的，能够放在第二年度立卷。跨年度的请示与批究，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。为某项工作或者某次会议收集的有关文件材料,不按文件原先的写成年度或

23、者内容针对年度，而应放在使用的年度立卷。即作为附件、参考材料或者会议印发的学习资料，应考虑与该项工作或者该次会议的文件一起立卷。跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料立在一起。数量大的，也能够分开年度立卷，但全部材料通常应集中在一起保管。转发或者批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件原件，在原件作者单位仍按原先文件的写成年度立卷。因工作需要临时设立的机构，存在时间不长，文件又比较少，工作虽跨年度，也可不分年度立卷，放在工作结束年度或者工作活动的要紧年度立卷。2）组织机构分类法它是按机关内部的组织机构对档案分类。一个机关内部的每一个组织机构名称，就是档

24、案的一个类名。适用于：内部组织机构比较稳固、分工明确的机关。要紧用于对文书档案的分类。注意：类别的顺序如：按先党、工、团后行政，先综合性办公部门后专业部门，先要紧部门后次要部门的方法排序。对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。（3）问题分类法它指按照档案（文件材料）内容所说明的问题（事由、主题）进行分类。通常是参照内部机构的不一致职能按问题分类。若档案数量不太多，职能相近的内部机构的档案（文件材料）可合并为一类问题。若档案数量太多，可在各类下仍按问题设置属类。适用于：机构小，内部机构只有简单分工，各机构的职责范围界限划分不太清晰，工作常有交叉；一些大中型机关的内部机构不稳固，变动频繁且较大

25、。要紧用于对文书档案的分类。（4）型号分类法，即按产品或者设备的各类与型号来划分单位的产品档案或者设备档案的类目。（5）课题分类法，即按独立的研究课题（或者称专题）来划分科研档案的类目。（6）工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。（7）专业性质分类法，即按档案内容所涉及与反映的专业性质来划分档案的类目。（8）档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。2 .复式分类法通常机关大多使用复式分类法。免式分类法，指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。机关档案工作业务建设规范第四条规定：”分类通常使用年度一组织机构（问题）进行分类。”（1）年度一组织机构

26、分类法1985年党办纪检委1986年党办纪检委若各部门内档案数量大，可按组织机构或者问题设置三级类目，多数机关使用“年度一机构一问题”复式分类法。（2）年度一问题分类法3 .结合保管期限的分类方法文书档案，按照结合保管期限的匆式分类方法进行分类。“期限一年度”分类法1985 年永久1986年1985 年长期1986年1985年短期1986年“年度一期限一机构（或者问题）”分类法“期限一年度一机构（问题）”分类法（二）初步整理即平常整理。（三）系统整理立卷按“件”整理（四）归档第二节文书立卷的原则与方法一、立卷的概念立卷，是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中

27、的联系与一定的规律构成案卷。案卷，也称卷宗，是通过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体立卷所构成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位与统计单位凡是需要立卷的文件，务必按照文件在自然形成过程中的联系与一定的规律构成案卷。二、文书立卷的原则文书立卷务必遵循的原则是：保持文件之间的历史联系便于保管与利用区分储存价值（一）保持文件材料之间的有机联系文件材料在内容特征方面的联系文件材料在责任者或者形成者特征方面的联系文件材料在时间特征方面的联系文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系文件材料的地区特征方面的联系文件材料的通讯者特征方面的联系（二）便于保管与利用分类整理文件材料进行立卷

28、案卷厚薄适度。最薄的案卷不宜少于20页，最厚的案卷不宜多于200页。使用“互见法”针对文件材料的特点立成“活卷”或者“死卷”（）应当区分文件材料的储存价值根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定,案卷应划分为永久、长期（1650年）与短期（15年下列）储存三种保管期限。文书档案保管期限表（1987年）7、本机关召开会议的文件材料7.1 本机关召开的工作会议与重要的专业会议文件材料7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久7.1.2 典型材料、代表发言、简报长期7.1.3 小组会议记录、参考材料短期2006年新规定为永久与定期。定期为

29、30年与10年。永久保管的文书档案要紧包含：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的要紧文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关机构房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案要紧包含：（一）本机关职能活动中形成的通常性业务

30、文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的通常性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的通常性文件材料；（四）本机关通常性事务管理文件材料；（五）本机关关于通常性问题的请示与上级机关的批复、批示，通常性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的通常性文件材料；（七）上级机关与同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于通常性业务问题的来函、请示与本机关的免函、批免等文件材料；（九）下级机关报送的年度或者年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。储存时间的计算方法，通常是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件与专门文

31、件能够从其失效、结案后算起。机关形成的人事、基建、会计及其他专门档案保管期限，国家另有规定。各机关在使用国家档案局制定的文书档案保管期限表时，不可机械套用，应当结合本机关的实际情况，编制出本机关或者本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。三、文书立卷的方法1、根据文件的特征立卷。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的要紧方法。“六个特征”立卷法问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征与通讯者特征。将文件按这六个特征进行组卷，称之“六个特征”立卷法(1)按问题特征立卷海滨市教委关于加强学生思想工作的指示；育才学校关于当前学生思想状况的调查报告；

32、育才学校关于加强学生思想工作的决定。共同特征：同一个问题“关于学生思想工作”。案卷的标题：海滨市教委、育才学校关于学生思想工作的指示、调查报告、决定。问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。关于处理某某贪污盗窃案件的文件材料关于某工厂扩建购买设备问题的文件材料。某大学关于评定老师业务职称问题的文件材料。关于统战工作的文件材料思考：按问题特征立卷，在立卷工作中己经成为一种常用的、要紧的立卷方法。有人主张立一事一卷的“小卷”。为什么在机关的实际立卷工作中，按问题特征立成的案卷占多数呢？一是方便查调档案。二是按问题特征立卷有很大的灵活性。举例：关于中小学教

33、育问题的文件市人民政府的文教办公室立一个关于中小学教育问题的文件案卷。市教育局分立成人事调配、教学情况、学生思想教育、财务管理、勤工俭学活动等若干案卷（2）按时间特征立卷。时间特征是指文件形成的时间与文件内容所针对的时间。现行机关的公文立卷，通常都是分开年度进行的，所立成的案卷也能够说都具有文件形成年度的特征。按时间特征立卷，要正确划分文件的所属年度，这是立卷前需要解决的问题。（3）按名称特征立卷。XX地区九县（市）档案局工作计划文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。人们通常将工作计划、总结报告、工作简报、会议记录、合同、统计报表等文件材料按名称特征立卷。名称特

34、征立卷的灵活运用在文件数量不多时，人们通常将名称相近与储存价值相近的文件合并立卷。比如决定与决议，条例、办法与章则，指示、意见与带有指示性质的通知，计划、安排、工作要点与规划，报告、总结与工作情况等，能够合并立卷。有的文件名称使用范围很广，有些文件尽管名称相同，但实际性质又有年所不一致。如，“通知”这一文种，既有政策性、指示性通知，又有通常事务性通知，它们的性质与作用不一致，储存价值也不一致，不宜合并在一起立卷。（4）按作者特征立卷。按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。新港市工业局党委关于党风廉政责任制、干部年度考评的意见、实施细则注意作者特征的灵活运用：收文按上

35、级机关非隶属的有关机关下级机关、平级机关等文件作者类型分别立卷(5)按地区特征立卷按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起进行立卷的方法。(6)按通讯者特征立卷通讯者特征是指文件的收发或者问答双方。按通讯者特征立卷，就是将针对一个或者几个问题双方机关的总的往来的文件，组合在一起进行立卷的方法。如：XX区教育委员会关于招生工作与市教育委员会的往来文件铁路局关于水陆联运问题与长航局的往来文件不能将通讯者特征与作者特征混合使用，二者是完全不一致的。2、“六个特征”在组卷时的灵活运用在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。比如：中共XX区委组织部1995年关

36、于干部任免的通知这个案卷，就具有作者、时间、问题、文种四个特征。问题特征是要紧的，其他三个特征是结合使用的。结合运用责任者与问题特征立卷结合运用责任者、时间、问题特征立卷结合运用责任者、时间、问题、文种特征立卷中央电大2000年教师职称评定与聘任审批表新港市第一机床厂2001年新产品研制的计划、总结、报告新港市工业局关于整顿企业的计划、报告、通知、规定结合运用责任者、问题、文种特征立卷结合运用通讯者、问题特征立卷XX大学与XX工厂关于新产品开发的往来文件。X省劳动局关于劳动力调配的报告在机关的实际立卷工作中，对“六个特征”的使用频率也是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区

37、、通讯者特征使用不多。3、根据文件类型组卷是针对文件材料的类型特点，使用的相应的组合案卷的方法会议文件多的一会数卷少的一会一卷如：某市轻工局1993年轻工科技工作会议文件例行会议文件材料，分会议种类构成数卷，其中会议记录一本一卷。如I：中共某县委常委会议记录统计报表、预（决）算、名册、凭证，党、团、工会、人事劳动部门开出的通知书、介绍信及其存根等材料，通常按同一名称、格式构成一卷或者数卷。如：某县工业系统专业技术人员花名册某市1990年财政收支情况统计报表工作计划、总结等文件，通常按时间、问题、文种等特征组卷如：某局1990的年工作计划非诉讼案件（纪检监察案件）材料。一个案件可组合成一卷；多的

38、可分保管期限构成几卷，少的可同类案件合并组卷。如：某贪污案件材料人民来简报、刊物。可按名称数期构成一卷或者一期构成一卷。科研、生产、建设等管理工作中形成的图表与说明材料。可一个项目或者一个项目不一致阶段的材料构成一卷或者数卷。专业机关（单位）专业文件材料。如税务机关的税收征管文件材料、房地产部门的房地产文件材料可按针对的对象将文件材料构成一卷或者数卷。如一个单位、一幢房子的文件材料分别构成一卷或者数卷4、适当照顾文件的储存价值组卷，划分文件的保管期限。信来访材料。可按反映的问题或者作者或者处理形式组卷。注意：立卷工作的承担者、组织形式与时间注意一：立卷归档的承担者国家规定由文书部门立卷归档。使

39、用分散立卷形式的单位，由文书部门与业务部门立卷归档。组织形式：集中立卷形式；分散立卷形式；集中与分散相结合形式注意二：文书立卷的分工分清文书立卷的范围，还要明确文书立卷的分工。通常来说来，应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷，是哪个部门承办或者主办的文件，就放在哪里立卷。通常作如下处理：（I）党委讨论决定而以机关行政名义制发的文件，划归行政办公室。（2）业务部门起草而以机关行政名义制发的文件，划归业务部门。（3）几个部门联合签署的发文，划归主办部门。（4）综合性会议的文件材料，划归机关办公室。（5）以机关名义召开的专业性会议文件材料，划归承办业

40、务部门。（6）上下级党政机关、单位发来的文件，划归承办的办公室或者业务部门。（7）上下级机关、单位业务部门之间往来的文件，划归对口的业务部门。注意三：立卷归档的时间文书档案的文件材料的立卷时间在年终,即在第二年初将上一年的文件材料立卷。文书档案的归档时间在第二年上半年,即6月底往常将案卷移交给档案室。其它门类档案的文件材料的立卷归档时间另有规定。第三节文书立卷的准备工作（平常整理）文书立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要的准备。事先编制好立卷类目；做好平常归卷工作。一、编制立卷类目（归卷类目）立卷类目也称归卷类目、案卷类目。立卷类目，是指机关文书

41、部门在一年的实际文件没有形成往常，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求与方法，事先拟制出来的归卷条目。机关文书处理部门应当在上年未，本年初拟制或者修订本机关的立卷类目.作用：立卷类目是平常收集、鉴定、分类整理、组合文件材料进行立卷的工具。立卷类目是查找利用归卷文件材料的工具。（一）立卷类目的构成立卷类目，由类、目、号三部分构成。（二）编制立卷类目的方法、要求1、设类立卷类目的类（属类）应当跟本机关全宗内档案分类方案的类（属类）一致。2、拟写条目立卷类目的条目是预先拟写的在新年度可能形成的案卷标题。注意：比较准确的估计新的一年可能形成的案卷（文件材料的组合），是拟

42、写好条目的首要问题。3.编号编号指对划分出来的类(属类)与各类(属类)内的条目进行系统排列，然后选择使用一种编号方法编定顺序号。条款的顺序号又称之文书处理号。编号目的：便于固定类目的顺序与卷宗的放置秩序；便于使用“对号入座”的方法将文件材料归入卷宗。二、文件材料的平常归卷平常归卷，是指机关的文书立卷人员根据已经的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。(一)平常归卷的方法、要求1.准备平常归卷使用的卷宗与文件柜(1)卷宗的准备卷宗的数量应比归卷类目中条目的数量稍多一些。标注卷宗的封面与背脊的标签卷宗封面标签保管期限：类：条目：在每个卷宗里放入一张或者几张文件目录。文件目

43、录(2)文件柜的准备文件柜的数量,应当根据每年形成案卷的数量多少来确定。一个五层文件柜,大约可排列存放200-300个文件盒。通常机关准备一个五层文件柜就够用了。(3)将卷宗排列放置在文件柜里文件柜各层标签层号：保管期限：类：.将处理完文件材料归入卷宗平常对各部门返回的每份文件材料的内容与形式特征随时进行分析,根据归卷类目,使用“对号入座”的方法将文件材料归入对应的卷宗里。(I)参照归卷类目及档案保管期限表，鉴定每份文件材料。文件材料若没有储存价值,能够放入“不应归档的文件材料”的文件盒里。(2)参照归卷类目，分析每篇文件材料应当归入哪一个类及其属类与条目，明确该条目的编号(文书处理号或者归卷

44、号)。(3)找出该条目的卷宗，文件材料按归入卷宗的先后顺序，在文件目录上登记,在卷宗里依次存放。文件目录放在卷宗内首页位置。(一)平常归卷的灵活处理当某一条目的归卷文件材料太多时，应增加卷宗。当文件材料因没有相应的条目无法归卷时，可将文件材料暂时放入“待归文件”的卷宗里。平常归卷实质上是对收集来的应归档的文件材料进行分类整理、鉴定与初步组合案卷的过程，也是积存、保管应归档文件的措施.意义(1)有利于文件材料的安全储存(2)有利于文件材料的查找利用(3)有利于提高年终立卷的质量与效率三、五步突击分组“(五步分类法)”有的机关如没有编制立卷类目，未进行平常归卷，对收集齐全的全年文书，甚至历年积存的

45、凌乱文书进行突击清理立卷，应依循文书立卷程序的要求，实行“五步分类法”，按下列步骤，将全部文书逐项分开：1、分年度。按文书形成年度或者内容针对年度分开。2、分级别。按文书作者与立卷机关的行文关系分成上级、下级、本级。对本机关请示与上级批复，或者下级请示与本机关批复，为保持文书之间的紧密联系，则放在一起。3、分机构。按本机关撰写或者承办的部门分开。4、分问题。按文书内容所反映的问题分开，注意优先保持内在的、本质的、有机的联系。5、分期限。根据文书档案保管期限表的规定，按不一致保管期限分开。四、归卷文件材料的日常管理借阅利用查找方法：查阅归卷类目或者收发文登记簿f查出归卷号一文件柜与卷宗标签f卷宗f卷