文件资料的控制程序.docx

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1、审核：发布日期：*年*月*日文件页数：9文件编号：*CX*0012.3批准：实施日期：*年*月*日受控状态：文件资料的控制程序1 .目的确保本公司质量管理体系所要求的文件充分、适宜，并且得到有效控制。2 .合用范围本程序合用于与质量管理体系有关文件的控制，这些文件包括：质量手册、程叙文件、工作指导文件、技术文件和资料，以及外来文件（各类标准、软件、产品样本）。3 .3Z:3.1 公用程序：在公司范围内普遍合用的程序,包括：文件资料的控制程序、质量记录的控制程序、管理评审控制程序、人力资源管理程序、固定资产管理程序、监视和测量设备控制程序、质量体系内部审核程序、数据分析控制程序和持续改进控制程序

2、。3.2 专用程序:独立合用于特定产业的程序,包括：产品策划、合同评审、设计开辟、采购控制、供方评审、生产过程控制、产品标识、顾客财产管理、产品防护、顾客满意的监视、过程监视、产品监视和测量、不合格品控制程序。4 .职责4.1 总经理负责组织编写、评审、修订公司质量手册、程叙文件，负责批准质量手册、公用程叙文件的批准发布。4.2 分管副总经理负责组织本部专用程叙文件的编写、评审、修讲口批准，负责分管产业部门和车间管理文件的批准。4.3 总经理办公室负责组织编写、评审、修订、审核质量手册、文件资料的控制程序、质量记录控制程序、管理评审控制程序、质量体系内部审第1页核程序、数据分析控制程序和持续改

3、进控制程序。负责质量手册、程叙文件的发放。负责本部门内部工作指导文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。负责与公司质量体系有关的外来管理技术文件资料的控制。4.4 人力资源部负责编写、评审、修订、审核人力资源管理程序，负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。4.5 劳动安全部负责编写、评审、修订、审核固定资产管理程序。负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。4.6 能源管理部负责编写、评审、修订、审核监视和J则殳备控制程序。负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。4.7 生产和经营部门负责编写、评审、修订、审

4、核有关专用程叙文件。负责本部门内部工作指导文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。负责与本部质量体系有关的外来专业技术文件资料的管理。4.8 生产车间负责编写、评审、修订、审核本单位内部管理文件。技术业务负责人负责编写、评审、修订、审核、批准作业指导书、生产工艺等技术文件。生产车间负责本单位文件的发放控制，同时确保公司及部门下发的文件得到控制。5 .内容5.1 文件的审批质量体系文件的编写、评审、修订部门为文件的制订部门。文件在发布之前，应由业务负责人审查其充分性和适宜性，由授权的人员批准后发布5.1.1 质量手册经分管理副经理审核后,公用程序经业务归口部门负责人审核后,由总经理批准发

5、布实施。5.1.2 专用控制程序经相关负责人审核后，由分管副总经理批准发布实施。5.1.3 生产车间的管理性文件由车间负责人审核后，经分管副总经理批准实施，生产车间的技术性文件经业务负责人批准实施。5.1.4 职能部门的内部管理性文件由其负责人批准后实施。5.2 文件评审文件的制订部门根据需要对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性。必要时，总经理可组织对质量手册、程叙文件评审，分管副总经理可组织对本部程叙文件和所属车间的三层文件评审。5.3 文件的修订和识别5.3.1 对文件评审、机构调整、体系变动或者管理评审等原因引起的质量体系文件的更改，应按5.1的要求审批后，再次发布实

6、施。公司程叙文件按统一的格式编制和修订，第三层文件的格式根据需要由车间自拟，建议参照程叙文件格式制定。文件的发放部门应建立本部门发放的有效文件清单，文件的使用部门应建立本部门使用的有效文件清单。文件修订发布后，发放部门和使用部门及时将修订后的文件纳入有效文件清单。新版文件的发放实行交旧领新。5.3.2 公司质量手册、程叙文件、第三层管理文件的修订状态根据文件编号识别，文件编号格式如下：第一层质量手册：HT/SC/文件版本编号-首次发布年份第二层程叙文件、第三层管理文件：HT/文件层级编号/制订部门编号/文件顺序编号/文件版本编号其中：A、文件层级编号：公司质量体系文件共分四层：第一层文件是质量

7、手册,编号为SC（手册汉语拼音首字母组合），第二层文件是程叙文件，编号为CX（程序汉语拼音首字母组合），第三层文件是工作指导文件，编号为ZD（指导汉语拼音首字母组合），第四层文件是质量记录，编号为儿（记录汉语拼音首字母组合）。B、部门编号：（转下页）单位编号董事长00总经理01副总经理（事业1）02副总经理（事业2）03教育改造科04人力资源部05总经理办公室06能源部（即监狱第二十二监区）07劳动安全部08事业1经营部（即监狱第十八监区经营部）09事业1生产部（即监狱第十八监区生产部）10事业2经营部（即监狱第十九监区经营部）11事业2生产部（即监狱第十九监区生产部）12单位编号织造一分车间

8、（即监狱墉桥第一分监区）14织造二分车间（即监狱墉桥第二分监区）15整浆车间（即监狱第一监区）17染色车间（即监狱第二监区）18整验车间（即监狱第三监区）19后整理车间（即监狱第十七监区）20事业2车间（即监狱第四监区）21事业2二车间（即监狱第五监区）22事业2三车间（即监狱第六监区）23事业2四车间（即监狱第七监区）24事业2五车间（即监狱第八监区）25事业2六车间（即监狱第九监区）26事业2七车间（即监狱第二十三监区）27U文件顺序编号：由文件制订部门按文件顺序进行编号，采用三位编号，从右起第T立起编,空位以0填入，如某单位文件Jll酹编号为:OOl,002,003D、文件版本编号：文件

9、版本编号由版序号和修订序号中间加.组成，初次制定的文件版序号为1,修订序号为0,则版本编号为1.0,以后文件修改一次，则修订序号递增1,但修订序号的增加不超过5次，超过5次修订时版序号增加1,修订序号归Oo如某文件的版本号为1.0,修改五次后，变为1.5,若再修改，则应换为2.0,依此类推。如文件有重大修订，则由当前版本直接升一个版序号，修订序号归Oo如文件版本从1.3直接升为2.0。公司第三层工作指导文件中包括的作业指导书、顾客合允许见书、质量计划、生产工艺文件等，因使用范围和频率的限制，由使用部门根据需要自亍标识。5.4 文件的发放、保存和有效版本的控制5.4.1 对于纸质文件，质量手册、

10、程叙文件发放至总经理、分管副总经理、生产部、经营部、各生产车间、职能部门各一份，特殊情况可增加发放份数。文件发放编号为收文部门编号-文件JIlM号。各车间、职能部门应规定内部文件的发放范围，确保各使用场所均能得到有效版本的文件，文件发放编号由部门自定。文件的发放部门应建立文件发放、回收登记表以控制发放范围和作废文件的回收。装订成册的有效文件应于封面标注受控标志，使用单位负责对其进行有效文件的更新。对于提供给顾客或者第三方人员参考使用的成册文件，应于封面标注参考标志，公司不负责对其进行有效版本的更新。文件发放可以采用电脑网络信息的方式发布，控制要求同纸质文件。5.4.2 部门、单位应确定文件的保

11、管人员，做好文件防火、防潮、防毁损和防丢失工作，以电子信息保存的文件应做好备份工作，确保使用时可以及时获取。文件发生意外丢失的，使用部门应及时向发放部门申请发放新的文件，丢失文件同时作废。5.4.3 文件发放、使用部门应建立有效文件清单，以便识文件的现行修订状态。5.5 纸质的质量手册、程叙文件和管理性文件采用打印文字,其它不宜采用打印文字的，应保持字迹清晰、易于识别。5.6 外来文件的控制5.6.1 外来文件是策划和运作质量体系必须的，质量体系要求的外来文件属于本程序的控制范围。562总经办负责与公司质量体系有关的管理技术文件资料的收发控制，生产和经营部门负责与本部质量体系有关的外来专业技术

12、文件资料的收黜制。5.6.3 外来文件的接收部门应确定外来文件的有效版本,对外来文件的收存和发放进行登记，确保各使用部门获得外来文件的有效版本，对需要传递的外来文件及时传递给使用部门或者人员。5.7 文件失效的控制5.7.1 文件使用单位应及时将失效或者已经作废的文件撤离现场，及时收回,在文件的显著位置做出作废标识,送交文件发放部门。5.7.2 文件发放部门对收回的作废文件，除需要保留外，进行销毁处理。5.7.3 若因任何原因使用部门或者文件管理部门需要保留这些文件时，保管部门应于文件的显著位置做出作废标识，确保不发生误用。6 .相关文件6.7 质量手册7p=q/Ja!IC3k7.1 俄仪件清

13、单7.2 文件发放、回收登记表8.附件（参考表格）8.1 附件1有效文件清单部门：登记人：日期：序号文件编号文件名称备注8.2附件2文件发放、回收登记表发文部门：文件名称（编号）：日期：序号收文单位收文份数收文人时间交还份数交还人时间备注8.3附件3程叙文件格式（转下一页）*公司程叙文件文件g称： 审核： 发布日期： 文件页数：文件编号： 批准： 实施日期： 发放编号：程序名称（二号黑体）1 .目的2 .合用范围3 .定义3.1*3.1.1*4 .职责5 1*4.1.1*6 .内容7 1*5.1.1*（注：*处为省略内容，此页为首页格式，正文四号仿宋字）8 .相关文件8.1 *9 .相关记录10 *11 附件11.1 件1*（注：*处为省略内容，此页为第二页及以后页面格式,正文四号仿宋字。根据减程序格式中3,6,7,8任意项。以h为公司程叙文件格式,请按此格式制定文件。第三层文件建议参照此格式制定。）