机关档案工作业务建设规范.docx

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1、机关档案工作业务建设规范湖北省档案局办公室关于征求湖北省机关档案工作业务建设规范（修订意见的通知各市、州、直管市、神农架林区档案局，省直机关档案工作协作组组长单位：近年来，国家相继出台了一系列有关机关档案工作的政策规范与标准，提出了新的要求。为习惯新形势下机关档案工作进展的需要，提高全省机关档案工作水平，更好地为机关各项工作服务，省档案局对1999年印发的湖北省机关档案工作业务建设规范作了修订。现将湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）印发给你们征求意见，请于4月15日前将修改意见以书面形式报省档案局档案馆室业务指导处。附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）二O一一年三月二十五日主题词：

2、机关档案业务建设规范征求意见通知抄送：省档案局（馆）各处室。湖北省档案局办公室2011年3月28日印发打印：刘校对：陈共印60份附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订，征求意见稿）为了习惯机关档案工作的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化与现代化水平，做好档案的收集、管理与利用工作，为机关工作服务，根据中华人民共与国档案法、湖北省档案管理条例、机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范（国档发（1987）27号）等规定，结合湖北省机关档案工作实际，制定本规范。一、机关档案工作的要紧任务（一）贯彻执行档案工作的法律、法规、方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。（二）集中统一管理本机

3、关各类门类与载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。（三）运用现代化管理手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。（四）按照中华人民共与国档案法实施办法及其他规定向同级国家综合档案馆移交档案与有关资料。（五）向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件。（六）对本机关各部门文件材料的形成、积存、整理、归档工作进行指导。（七）对本机关直属单位与系统档案工作进行监督与指导。二、档案工作制度（一）机关档案工作制度1、文件材料归档制度。归档制度要紧包含公文处理与业务或者承办部门整理归档责任、方法、时间、要求，并附本单位档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。“三合一”制度

4、格式见附件1。填写方法如下：门类为一级分类：填写文书、科技、会计、声像、电子、实物、专业文件材料名称。类别为二级分类：文书文件材料填写内设机构或者问题（职能）类名；科技文件材料填基建、设备、科研类名；会计文件材料填写凭证、账簿、财务报告、其他类名；声像文件材料填写照片、录音、录像类名；电子文件填写磁盘、光盘等类名；实物填写奖品、印章、字画、赠品、其他等类名；专业文件材料填专业主管机关形成的统计、房产、出版物等专业文件材料类名。归档范围：填写归档文件材料的内容，通常由责任者、问题、文种构成。同一类别中的条款应按会议文件、业务文件、事务文件的顺序排列，同一会议、业务、事务文件的条款通常按上级、本单

5、位、不相递属单位、本级有关单位、下级单位的顺序排列。不一致级别责任者的文件材料通常应分条款编写。保管期限不一致的文件材料应分重要的、通常的列举。保管期限：按照国家关于档案保管期限的规定，结合本单位的工作实际，分别逐条确定保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期通常分为30年、10年。定期的会计档案分别为3年、5年、10年、15年、25年。2、档案管理制度。（1）档案保管制度。要紧包含档案的安全保管与库房、设备的管理制度。（2）统计制度。要紧包含法定统计与档案行政管理机关及上级业务主管机关要求填报的业务统计的要求。（3）档案保密制度。要紧包含档案的保密措施与对档案人员、利用者的保密要

6、求、电子文件形成与归档的保密要求等。（4）档案鉴定销毁制度。要紧包含鉴定小组的构成、鉴定根据、工作方法与程序、审批权限、工作要求等。（5）档案利用制度。要紧包含利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等。（6）档案库房灾害应急预案。要紧包含档案应急预案的组织领导、处置原则、工作责任、工作目标、灾害种类、抢险救灾范围、应急求援预案、程序、扑救政策、防护措施与注意事项、灾情消除后的处理工作、奖惩等。（7）档案人员岗位责任制。要紧包含档案人员岗位设置、工作职责、目标要求等。（二）直属单位与系统档案工作制度要紧包含本机关直属单位与系统档案工作管理办法、意见、规定、规范、标准等规范性文件，与

7、档案工作管理体制，档案工作机构、人员、经费，档案管理与利用方法，档案工作指导、监督、检查，档案工作目标管理的措施等。三、归档文件材料的收集（一）文件材料的收集范围重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、单位与个人权益的文件材料。具体收集范围按国家档案局第8号令公布的机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定执行。同时收集与档案有关的资料。有代表性的数码照片应扩印成纸质照片归档，数码照片应选择在公务活动中形成的有归档价值的照片归档。本单位制发的文件材料应储存发文中的修改、审批过程性信息，无纸化办公的单位应对只有电子签章的电子文件，打印出纸质文件盖章与电子文件一并归档。实行纸质文件与电子文件双套制归

8、档。纸质文件收两套，一套归档，一套用作文件汇编。电子文件应具有真实性、完整性与有效性，用一次写光盘、移动硬盘等两种以上安全存储介质进行备份管理。（二）文件材料的接收与现行文件的报送时间机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或者中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修材料在结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门储存一年后向档案部门移交。专业文件材料通常随办随归或者在次年上半年归档，如有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等随时归档。现行文件通常应在形成单位制发文件、收到对口上级下发文件的同时报送。本单位形成的文件应同时报送电子版。

9、机关编制的公开文件汇编，应向同级国家综合档案馆报送。（三）向档案馆移交档案的要求归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备。移交纸质档案与有关资料应填写“档案、资料交接文据”（格式见附件2）一式二份；移交电子档案应填写归档电子文件移交、接收检验登记表（格式见附件3）一式二份。本单位制发的现行文件报送纸质文件及其电子版；上级下发的规范性文件可报送纸质复印件，实行电子收文的单位，应同时报送电子版。现行文件报送时填写现行文件资料报送登记表（格式见附件4）一式二份。四、归档文件材料的整理归档文件材料整理的原则要求是：遵循形成规律，保持有机联系，区分保管期限，便于管理与利用。（一）划

10、分全宗一个立档单位（即具有独立法人资格的单位）在其工作活动中形成的各类门类与载体的档案为一个全宗。1、新成立的机关、一个机关分为两个以上机关（如税务局分为国税局、地税局）、几个机关合并为一个机关（如人事局、劳动局合并为人社局），均应分别建立新的全宗。机关改变领导关系、名称，其工作性质与业务范围未发生变化（如教育委员会改为教育局），仍接继原先的全宗，但应在全宗介绍与整理说明中注明。2、一个机关几块牌子（如档案局、档案馆）应设立联合全宗，派出性机关，具有独立法人资格的可单设全宗。3、无人员编制的委员会（如保密委），其档案归入其相应的办事机构（如保密局）全宗。4、乡、镇、场、办事处设立汇合全宗。乡镇

11、站所等派出机构的档案归有关主管部门统一管理。5、独立的二级单位分设全宗。内设机构不建立全宗，距离较远的内设机构与不设立全宗的派出性机构，其档案可单独管理。6、全宗名称用机构全称或者规范化的简称。联合全宗通常应并列列出单位名称，如：湖北省纪委、监察厅，湖北省外侨办、湖北省港澳力、；具有明显主次之分的单位能够其要紧名称作为全宗名称，如：湖北省移民局、湖北省三峡工程建设移民局，以湖北省移民局作为全宗名称；湖北省新闻出版局、湖北省版权局以湖北省新闻出版局作为全宗名称。乡镇（街办）的汇合全宗名称直接用其行政区划名称，如：宜都市陆城街办。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍与整理说明

12、中说明。（二）文书文件材料的整理文书文件材料以件为单位整理。通过分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架等步骤完成整理工作。通常机关应按“年度一机构或者问题一保管期限”分类，归档文件少的基层单位可按“年度一保管期限”分类。保管期限分为永久与定期两种，其中定期分为30年、10年两种。在最低一级类目内通常按“事由一时间”排列归档文件。在最低一级类目下从“1”开始编制件号。归档章盖在文件首页右上角或者上方。保管期限分别用Y、永或者永久，30或者30年，10或者10年表示。编制归档文件目录。不向国家综合档案馆移交的归档文件可用梯形无酸牛皮纸封装，到期需移交的档案应使用扎线装订。装订的文件材料按保管期限

13、分别装盒，不一致保管期限的归档文件不得装入同一盒中。档案盒可选择“年度一机构（问题）一保管期限（10年期限的可单独排架）、“保管期限一年度一机构（问题）”、“年度一保管期限一机构（问题）”三种方法之一进行排架。文书文件材料整理方法应符合归档文件整理规则（DA/T22）与湖北省归档文件整理实施细则的规定。档号编制方法见附件5。（三）科技文件材料的整理科技文件材料按项目整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。机关科技文件材料的整理应符合科学技术档案案卷质量构成的通常要求（GB/T11822）的规定。1、机关基建文件材料按项目集中，给予代号，立卷整理。一个项目的文件材料

14、按项目的项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收、项目组织管理及项目运行与保护阶段组卷或者排列，管理性科技文件材料按问题、时间或者重要程度排列，技术图纸按图纸顺序排列。在文件材料首页的右上角或者上方盖档号章。使用整卷装订或者单件装订方式。基建项目多的单位，可按项目性质分类。基建档案的整理方法及保管期限的划分参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）的规定进行。2、机关设备仪器文件材料按台（套）集中，给予代号，立卷整理。归档文件材料包含立项审批与采购、设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行保护等。设备仪器多的单位，可按设备用途对设备档

15、案进行项目分类。卷号、编目、封面填写方法同基建文件材料的整理。（四）会计文件材料的整理财务管理性文件、会计年度财务预算归入文书档案。会计电子文件归入电子档案，实行电子与纸质双套制归档。机关会计文件材料分核算单位（建账单位），按会计档案管理办法（财会字199832号）与湖北省会计档案管理实施办法（鄂财会发1999399号）要求整理。纸质会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告与其他4类。区分保管期限分别立卷整理。账簿、财务报告再按保管期限分类。凭证按其科目、性质结合时间组卷，按凭单号顺序排列；账簿通常一本一卷；财务报告年度与月度报告分别组卷；其他类材料一种一卷。卷内材料通常应编页号。案卷在类目中排序

16、，一卷一号，跨年度连续编制大流水号。案卷数量特别多的单位可编分年度的案卷小流水号。装入会计档案专用档案盒。按会计材料类型一案卷号排架。编制案卷目录（格式见附件6）o会计档案的保管期限分为永久与定期两种，定期分为3年、5年、10年、15年、25年。（五）声像材料的整理照片、录音、录像材料分别整理。通过分类、排列、上卷、编号、编目等步骤完成整理工作。1、照片档案按照片档案管理规范（GB/T11821）规定整理。纸质照片、传统底片、数码照片分别整理。有关联的纸质照片、数码照片与传统底片间应建立互见号。纸质照片按“保管期限一年度一问题”分类，其中的“问题”通常可分视察检查类、业务活动类、机关建设类等；

17、保管期限参照文书档案保管期限制定；通常单位应分册编张号；填写组合照片与单张照片说明，编制册内目录与基本目录（格式见附件6）。传统底片按保管期限分类，同一保管期限的底片按归档时间顺序编不分册的累计张号，放入底片册储存。数码照片归入电子档案整理，形成时对不一致年度、不一致活动的照片设文件夹管理。按保管期限一年度一问题分类，在同一类别文件夹内按序设子文件夹存放数码照片、照片说明性目录，每一组照片写说明文件。数码照片及其档案文件夹命名示例见附件5。数码照片应导入档案管理系统管理。2、数码录音、录像归入电子档案。传统磁性录音带、录像带分别整理。按保管期限一年度一问题分类。其中的问题类通常可设会议、视察检

18、查、其他活动等类；数量少的单位可不分类。保管期限参照文书档案保管期限制定；编制大流水号；编制声像档案目录（格式见附件6）。（六）电子文件材料的整理电子文件按电子文件归档与管理规范（GB/T18894）的规定整理。电子文书、科技、会计、音像、专业文件材料分别整理。存储载体内的电子文件通过分类、排列、编号、编目等步骤进行整理，并编写说明文件。存储载体通过分类、排列、编号、编目等步骤进行整理。电子文本文件宜使用xml或者txt及其他通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验，储存文件修改过程，并记录软硬件环境。通常单位按年度一保管期限一机构（问题）分类，电子文件多的单位可按保管期限一

19、年度一机构（问题）分类。通常在最低一级类目下按事由一时间顺序排列，编件号。填写归档电子文件登记表。电子文件可使用在线归档或者离线归档方式，使用一次写光盘与移动硬盘存储。光盘、移动硬盘编号方法见附件5。（七）实物的整理实物以件或者保管单位进行整理。通常分为奖品、印章、字画、赠品与其他类，同类中实物按接收时间顺序编号，编制实物保管单位目录（格式见附件6）。（八）专业文件材料的整理专业文件材料通常使用一事（人、户、项等）一卷，一卷一号的原则组卷整理。1、机关编辑的期刊出版物材料根据其厚度分为若干盒；同期材料印刷本排在前，定稿（前置审稿单）按篇目顺序排列在后；各篇定稿及其审稿单作为一件按文书文件材料方

20、法装订；编制同期材料的件号；编制卷内材料目录与出版物档案案卷目录（格式见附件6）；按年度一期号顺序排列上架。机关编辑的图书出版物文件材料根据其厚度分为若干盒；印刷本在前，定稿依次排在后；编制卷内材料目录与出版物档案目录（格式见附件6）；按出版物时间顺序排列上架。2、其他专业文件材料，通常以专业项目为单位组卷，以件为单位排列、编号，编制案卷目录。有文件规定的按其规定整理。专业档案卷盒格式见附件7。各门类档案档号编制方法见附件5o五、档案的保管（一）档案用房档案用房的面积应满足工作需要，库房、办公室、阅文室“三室”应分开，有条件的机关还要建立实物档案陈列室。机关新建办公楼时应将档案库房、办公室、阅

21、文室规划在一起。档案用房不宜设在楼房的最高或者最底层、最东或者最西面。安装密集架的档案库房承载量要达到标准的不应小于12kN/m2（IKg等比于9.8N）。库房应为厚墙体、小窗户，安装铁门、铁窗。对不符合要求的库房应进行技术改造，达到国家及省规定的要求。（二）设施设备档案库房应配置能满足需要的密集架或者统一规范的铁皮柜、检索工具柜及除湿机、空调机、温湿度表或者记录仪、防磁柜、计算机、刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机、录音机、灭火器、防火、防盗报警器等设施设备。（三）库房管理库房要达到防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫、防有害气体、防磁、防病毒等要求。磁性载体应远离强磁场。

22、档案柜架应与窗户垂直排列，柜架上的标签应标明档案门类及类别、起止年度、保管期限等。坚持做好库房温湿度记录（格式见附件8）与温湿度调控工作，库房温度应操纵在14-24,相对湿度应操纵在45%-60%之间。档案入库前应进行消毒、去污等处理。对破旧、字迹褪变的档案要进行修复。要投放防虫霉药物。要保持库房的清洁卫生，禁放杂物。（四）建立全宗卷分全宗（库藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类等类别，建立全宗卷。应符合全宗卷规范（DA/T12）规定。六、档案的移交省直及市、州直机关自形成之日起满20年的永久、30年保管期限的档案向同级国家综合档案馆

23、移交。县（市、区）市直机关满10年的永久、30年保管期限的档案向同级国家综合档案馆移交。向同级档案馆移交的档案应是各类门类与载体的档案，个别单位利用与变更频繁的专业档案，经同级档案行政管理部门同意能够延期移交。撤销单位的档案应全部及时向同级国家综合档案馆或者接续其职能的机关移交。涉密档案在移交前解密或者做变更密级鉴定。机关档案室向国家综合档案馆移交档案整理质量应符合有关规定；除移交纸质档案及目录外，还应移交相应的电子档案全文及其纸质与电子目录。移交时应填写有关表格，填写方法参照本办法“三、归档文件材料的收集”有关部分。七、档案的统计、鉴定及销毁（一）档案的统计。机关档案部门要准确、及时地填报全

24、国档案事业统计年报及档案行政管理部门与上级业务主管部门要求上报的档案业务统计表，建立本机关档案收进移出、库房温湿度记录及调控、各门类档案数量、机读档案目录与全文数据的统计台账。（二）档案的鉴定。机关应成立由领导负责、档案部门与有关业务部门的人员共同构成的档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）档案的销毁。对失去储存价值的档案，由鉴定小组提出意见，填写档案销毁清册，由机关要紧领导签批，经同级档案行政管理部门同意，指定本机关2人在指定的地点监销，并签字负责。销毁机关会计档案应经同级财政管理部门审批。国家有特殊规定的专业档案销毁方法按其专门规定执行。八、档案的开发利用（一）档案检索工具

25、1、机关应编制文书档案归档文件目录，科技、声像、电子、实物、专业档案案卷（保管单位）目录。机读目录按国家标准建立数码库。2、文书档案归档文件目录按湖北省归档文件整理实施细则规定编制；基建档案按项目分类编制案卷目录；设备档案数量多的按种类编制目录，数量少的按设备形成的时间顺序编制目录；会计档案按类别分别编制案卷目录；声像档案中的照片档案以张（组）为保管单位编制基本目录与册内目录，录音带、录像带以盒（盘）为保管单位编制目录；电子档案以件为单位按排列顺序编制目录；实物档案以件为单位，按归档顺序编制目录。专业档案按不一致类别分别编制案卷目录。档案目录格式见附件6。（二）档案的查阅利用机关档案部门保管的

26、档案，要紧供本机关与上级主管机关使用。机关在履行社会管理职能过程中形成的涉民档案，应按政务公开的规定，依法对公民、法人与其他组织提供档案信息查阅；未向社会公开的档案信息，对外提供利用需经本机关分管领导批准。机关档案人员要熟悉室藏档案内容，主动熟悉机关各项工作对利用档案的需要，积极、热情地做好利用工作。档案人员应严格遵守档案工作规章制度。档案部门对外提供借阅、复制档案，须经领导同意。利用者利用档案时须填写“档案借阅登记簿”，有明显效益的要及时填写“档案利用及效果登记表”（格式见附件9）。机关档案部门应定期编印档案利用效益汇编，并向同级档案行政管理部门报送。（三）档案编研机关要根据本机关、系统（行

27、业）的需要，采取自编、合编、与委托有关部门编的方式，编制发文汇合、专题汇合、全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、要紧业务工作基础数字汇编、重要专题文件信息简介、专题概要、摘要等参考资料。九、档案的现代化管理（一）机关应配备档案工作专用计算机，使用具有目录及全文录入、整理、检索等功能、符合国家档案局制发的档案管理软件功能要求暂行规定要求的管理软件，逐步实现文档一体化管理。机关档案工作人员应会熟练操作计算机及档案管理软件。（二）机关应建立全部文书档案文件级与其他档案案卷级目录数据库。文书档案数据库的数据结构及类型应符合湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则的要求。（三）机关应使用导入或者扫描等方式建

28、立文书与要紧业务档案的全文数据库，实现档案文件目录与全文数据的正确挂接。分批建立的档案数据库，应及时进行合库处理，以方便利用。机关应及时建立两种以上介质两套以上电子档案数据备份，确保数据在发生灾难时能及时安全恢复。（四）机关应制造条件实行档案的内部网上利用。机关内部网上档案传输应符合保密工作规定。机关网站或者网页上应有已公开现行文件及其目录。十、本系统（行业）档案工作的监督指导各机关要对机关内部机构、所属单位及本系统（行业）档案工作进行监督、指导。采取制发文件、召开会议、检查评比、举办培训、业务考察、目标管理等方式，提高本系统（行业）档案工作整体水平。H、附则本规范适用于全省各级机关、团体、民

29、主党派、具有行政管理职能的事业单位、文化事业单位及其他组织。本规范从公布之日起执行，往常公布的与本规范相抵触的规定以本规范为准。本规范由湖北省档案局负责解释。附件：1.机关档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表格式2 .档案交接文据格式3 .归档电子文件移交、接收检验登记表格式4 .现行文件资料报送登记表格式5 .机关档案室档号编制方法6 .档案目录格式7 .专业档案卷盒格式8 .机关档案库房温湿度测记表格式9 .档案利用及效果登记表格式附件1：机关档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表格式（示例）XX机关档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表分类方案归档范围-管限一保

30、期门类类别文书文件材料W党组（党群类）永久30年10年办公室（综合类）永久永久30年科技文件材料K基建文件材料Kj永久长期设备文件材料Ks永久长期科研文件材料Kk永久长期会计文件材料KJ凭证KJp15年账簿KJz25年财务报告KJb其他KJq声像材料S照片SZ永久30年10年录音带Sy录像带Sx电子文件材料D磁盘Dc光盘Dg实物SW奖品SWj印章SWy字画SWh赠品SWp其他SWq专业文件材料Z本机关专业文件材料出版物文件材料Zc档案交接文据格式（示例）移出单位名称某局业务科接收单位名称某局办公室交接性质移交档案所属年度2010年1月至2010年12月档案类别数量检索、参考工具种类数量永久（卷

31、、件）30年（卷、件）10年（卷、件）长度（米）文书档案10件50件10件0.6归档文件目录2份照片档案15张35张照片档案目录2份合计2585100.64份移出说明2010年文书、照片档案齐全，并进行整理。拟按规定移交办公室。接收意见经检查，归档文件齐全，整理符合规定。移出单位（印章）领导人：张三经办人：李四移出日期：2011年1月5日接收单位（印章）领导人：王五经办人：赵六接收口期：2011年1月5归档电子文件移交、接收检验登记表格式检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与有关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月

32、日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日现行文件资料报送登记表格式（示例）报送单位：XX市XX局序号文件题名文件字号责任者发文时间份数原件复印件112131415161718191101111移交人：张三接收人：张四日期：2011年3月310机关档案室档号编制方法机关档案室的档号由全宗号一类别与目录（项目）号一案卷号一件号或者页号构成，档号的编制要遵循唯一性、层次性、助记性、稳固性的原则。全宗号由本级国家综合档案馆统一编制，暂无全宗号的机关可不填写。类别与目录号用字母与阿拉伯数字混合编制，大写字母为门类代号，小写字母为类别号，阿拉伯数字为目录、项目、设备、年度号。一、文书档案档号编

33、制方法文书档案的档号要紧用于计算机目录检索。其分类号用W表示，目录号用阿拉伯数字表示。如：“1-W2010-办公室y-,表示1号全宗2010年办公室永久保管期限文书档案的第1件；“1-W2010-综合30-1”表示1号全宗2010年综合类30年保管期限文书档案的第1件；“1-W2010-综合10-,表示1号全宗2010年综合类10年保管期限文书档案的第1件。“5672010-30-1”表示56号全宗2010年文书档案30年保管期限的第1件（按年度一保管期限两级分类法整理）。“1-W2006-综合c-lv表示1号全宗2006年综合类长期保管文书档案的第1件（用作原规定保管期限，下同）；“1-W2

34、006-综合d-l”表示1号全宗2006年综合类短期保管文书档案的第1件；“1-W2006-综合yc-,表示1号全宗2006年综合类永久与长期保管期限的文书档案的第1件（原规定按永久、长期混合编号方法）。二、科技档案档号编制方法基建档案分类号用Kj表示，目录号用阿拉伯数字作为项目的顺序代号。如：l-Kjl-2-l”表示1号全宗科技、基建档案第一个项目的第2卷从第1页开始的第1份文件材料。设备档案分类号用KS表示。“1-Ksl-2-1”表示1号全宗设备档案1号目录的第2卷从第1页开始第1份文件材料。设备档案多的单位可按设备的用途分设目录号，如“Ksb、Ksj.Ksy、”分别表示办公、基建、运输设

35、备。科研档案分类号用Kk表示，目录号用阿拉伯数字作为科研项目的顺序代号。“86-Kkl-2-2”表示86号全宗科技档案中科研档案第一个项目的第2卷从第2页开始的第2件文件材料。三、会计档案档号编制方法会计档案的分类号用KJ表示，凭证、账簿、财务报告、其他分别用KJp.KJz.KJb、KJq表示。不一致建账（核算）单位用其相应的拼音字母表示。如：“23-KJpl-2表示23号全宗会计凭证第1号目录的第2卷；“KJj、KJs分别表示经费会计与税收会计。四、声像档案档号编制方法声像档案分类号用“S”表示，照片、录音、录像档案分别用Sz、Sy、SX表示，如：“34-Szyl-2-1”表示34号全宗纸质

36、照片档案永久保管期限1号目录的第2卷的第1张；“34-SZdyI-2-1”表示34号全宗银盐底片档案永久保管期限第1号目录第2卷的第1张。电子版数码照片归入电子档案，分类号用Dz表示,如：“34-Dzy-2007-3”表示34号全宗电子数码照片永久保管期限2007年的第3张。数码照片及其档案文件夹命名示例见下表:照片文件夹及照片号（每个活动一个文徉夹）档案文件夹名称（每张照片一个子文件夹）完整的档号说明2007本单位年度工作会议4（该会议照片的第4张）Dzy-2007l（该年度应归档的永久期限的第1张照片）34-Dzy-2007-134号全宗、永久数码照片、2007年的第1张2007本单位年度

37、工作会议6（该会议照片的第6张）Dzsy-20072（该年度应归档的永久期限的第2张照片）34-Dzy-2007-234号全宗、永久数码照片、2007年的第2张2007赴红安学习1（该组照片的第1张）Dz30-2007123（该年度30年期限的第123张照片）34-Dz30-2007-12334号全宗、30年期限数码照片、2007年的第123张五、电子档案档号编制方法电子档案分类号用“D”表示，Dg.Dc分别表示磁盘与光盘。如：“34-DgT”表示34号全宗光盘电子档案第1盘。六、实物档案档号编制方法实物档案分类号用“SW”表示，奖品、印章、字画、赠品、其他分别用SWj、SWy、SWh.SWp

38、.SWq表示。如：“34-SWjl-1”表示34号全宗奖品档案1号目录的第1件；“34-SWpl-l”表示34号全宗赠品档案1号目录的第1件。七、专业档案档号编制方法审计档案的分类号用Zs表示。如：“34-Zsl-2”表示34号全宗审计档案第1号目录的第2卷。其他专业档案档号编制方法依此类推。各目录的案卷或者保管单位号应不超过100Oo档案目录格式一、文书档案目录格式归档文件目录件号责任者文号题名0期页数备注二、科技档案目录格式三、会计档案目录格式会计档案案卷目录案卷号题名保管期限卷内材料起止时间凭单起止号备注四、声像档案目录格式照片档案基本目录格式照片号题名时间摄影者底片号备注注：题名应笥明

39、概括、准确反映照片的基本内容，人物、母Z点、事由等要素尽可能齐全。如：2008年3月15日中共湖北省委书记俞正声（左3）在省工商局办公室检查消费者权益保护工作的照片。声像档案保管单位目录保管单位号题名载体类型保管期限起止时间备注五、电子档案目录格式归档电子文件目录（示例）文件编号题名形成时间稿本代码类别代码载体编号保管期限备注鄂档20071号关于加强“三农”档案工作的意见20070106FTDgl-5永久注：电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码：T一文本文件；I图像文件；C-图形文件；V一影像文件；A一声音文件；0超媒体链结文件；P程序文件

40、；D数据文件。电子档案保管单位目录（示例）保管单位号题名载体类型保管期限起止时间备注Dgl-5湖北省档案局2007年永久文书档案光盘永久20070101-20071231数码照片说明性目录照片号题名影像中要紧人物摄影者摄影时间保管期限备注注：以每张照片为单位填写，与被说明的照片放在同一个子文件夹中。数码照片光盘目录保管单位号题名载体类型保管期限起止时间备注注：乂每一个活动为单位填写。电一纸质:双套制O其中E的题名,简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由等要素尽可能齐全。如：2008年3月15日中共湖北省委书记俞正声在省工商局办公室、武汉市武昌区检查消费者权益保护工作的照片。电子科技

41、档案目录、电子专业档案目录格式同纸质档案目录。数码录音档案目录保管单位号题名载体类型保管期限起止时间备注以每一一个活动为单位填写。电子、纸J贡双套有1Jo其中的题名J应简明，括、准确反映录音的基本内容，如：2006年3月15日中共湖北省委书记俞正声在省工商局办公室检查消费者权益保护工作时的讲话录音。数码录像档案目录保管单位号题名载体类型保管期限起止时间备注注：以每一个活动为单位填写。电子、纸质双套制。其中的题名应简明概括、准确反映录音的基本内容，如：2006年3月15日中共湖北省委书记俞正声在省工商局办公室检查消费者权益保护工作时的录像。六、实物保管单位目录格式实物档案保管单位目录档号题名实物

42、类型日期保管期限备注七、专业档案案卷目录格式某某专业档案案卷目录档号题名专业档案项目日期保管期限备注期刊档案卷内目录件号题名责任者审批日期栏目页数备注期刊档案案卷目录序号题名ISSN号刊期件数出版时间保管期限备注书稿档案卷内目录序号题名责任者编审者审定日期页号备注书稿档案案卷目录序号题名出版社ISBN或者内部图书号件数出版时间保管期限备注（保管期限）档号案卷题名专业档案卷盒格式（全宗名称）（专业档案类型）立卷单位起止日期保管期限档案盒封面式样（220305mm）案卷脊背式样（20、40、60mm）机关档案库房温湿度测记表格式（示例）档案库房温湿度测记表2010年日期天气情况温度对度相湿对度绝温内度低库湿高措施效果情况恢复情况月B库内库外库内库外库内库外最高最低通风时间开机时间温度相对湿度绝对湿度恢复时间温度相对湿度绝对湿度67晴203055%65%456059%53%30分2小时2145%405小时2055%45档案利用及效果登记表格式日期单位姓名案卷或者文件题名目的效果