某公司企业管理信息化解决方案.docx
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1、某公司企业管理信息化解决方案大庆华科股份有限公司华科药业分公司企业管理信息化解决方案(建做书)北京英克科技有限公司2002年7月目录结论125一、项目背景125二、项目的总体目标1262.1 系统应表达的管理思想1272.1.1 权”1272.1.2 “操纵”1272.1.3 管理的垂直化1272.1.4 管理规范化.1282.1.5 管理过程化.1282/6管理企业中存在的差异化1282.1.7 管理的精细化1292.1.8 管理的远程操纵机制.1292.1.9 工作流的管理思想.1292.1.10 全面的财务管理与操纵1302、2系统目标1302.2.1 库存操纵与物流配送方面.1302.
2、2.2 客户服务方面.1312.2.3 资金管理方面.131224营销操纵方面.1312.2.5 经营信息方面.1312.2.6 质量操纵管理方面.1322.2.7 设备管理方面.1322.2.8 办公自动化方面.1322.2.9 人事管理方面.132三、手工管理下企业的管理现状分析1333.1 企业面临的外部环境与内部管理压力1333.2 企业面临的内部管理现状1343.2.1 信息管理.1343.2.2 财务管理.1343.2.3 客户服务1353.2.4 库存管理.1353.2.5 销售管理.1353.2.6 生产管理.1353.2.7 采购管理.135四、医药行业的管理特性对系统的要求
3、1364.1 批号、效期的跟踪管理1364.2 赠样品的管理1374.3 销售退货质量管理1374.4 返利管理1374.5 立体化仓储管理1374.6 GMP药品质量的管理138五、系统需求分析1385.1 总体需求1385.2 软件功能要求1385.3 药品销售业务系统需求1395.4 内外环境变化因素对软件系统提出的要求1395.5 从企业的技术现状出发对软件系统的要求1405.6 企业进展对软件系统的要求140六、华科药业公司ERP解决方案1406.1 总体思路1406.2 华科药业ERP系统设计原则1416.2.1 华科药业的进展对软件设计模式的要求1416.2.2 由上向下的设计、
4、由下向上的分步实施原则1426.2.3 标合适、有限投资、逐步进展的原则1426.2.4 先保证有用性、可靠性,后追求先进性、科学性原则1426.2.5 建立C/S结构与多层体系结构,遵循分布、开放、互连原则.1426.3 方案综述1436.3.1 系统的流程设计.1436.3.2 业务综合管理系统.1436.3.3 物流调配系统.1436.3.4 综合经营信息系统.1436.3.5 凭证生成系统.1446.3.6 数据复制工具1446.3.7 在总部设立财务核算系统1446.3.8 生产操纵计划系统.1446.3.9 办公自动化系统.1446.3.10 人事管理系统.1456.4 系统解决方
5、案1456.4.1 企业组织构建1456.4.2 单位组织的管理.1466.4.3 货品的管理.1476.4.4 品的包装与计量单位1476.4.5 对药品批次、批号的管理1486.4.6 销售管理模型.1486.4.7 对仓库的管理.1496.4.8 运输管理.1526.4.9 库存操纵管理.1536.4.10 物流调配模型.1536.4.11 存货核算处理1546.4.12 独立核算单元154七、系统功能范围要求1567.1 全局功能1567.2 基础数据与配置1567.3 销售管理1577.4 仓库管理1587.5 运输管理1587.6 存货管理1597.7 进货管理1597.8 各类核
6、算1597.9 配送管理1607.10 统计1607.11 生产计划与操纵1607.12 生产成本管理1617.13 生产质量管理1627.14 生产设备管理1637.15 生产决策163八、要紧业务流程设计方案1648.1销售管理流程1648.1.1订单管理.1648.1.2出货、退货管理.1668.1.3业务数据采集与分析.1678.1.4财务操纵销售出库.1678.1.5销售开票的批号处理.1678.2预测与计划操纵1678.2.1物料需求自动计算.1688.2.2生产任务自动排程.1698.3物流供应操纵与采购管理1698.3.1采购管理.1708.3.2采购提早期设定1728.3.3
7、采购物料编号与批次批号管理.1738.4 仓库管理1748. 4.1物料收料、退料操纵与管理1749. 4.2物料验收、退料操纵与管理17410. 4.3物料仓房、储位管理.17411. 4.4仓库领料、退料操纵与管理17512. 4.5仓库资料查询与操纵17513. .6销售出库.17514. .7移库业务17615. .8代管业务17616. .9仓库的盘点、.17617. 4.10仓库管理的其他业务1768.5 生产与现场操纵管理1768.5.1生产任务自动规划.1778.5.2生产操纵模型.1788.6质量控监系统1788.6.1质量操纵结构图.1788.6.2质量信息管理.1798.
8、6.3质量单证管理1798.6.4质量养护管理1798.7 设备管理1808.8 成本核算1818.8.1成本管理.1818.8.2成本管理涉及的要紧方面.1828.8.3生产成本计算方法.1838.8.4关于期间费用的分配.1848.8.5对帐.1868.9财务核算1878.9.1财务汇总帐.1878.9.2自动生成财务凭证.187九、系统技术环境要求1879.1 系统开发工具1879.2 数据库1879.3 网络平台188十、系统实施的切入点选择190华科药业公司刚刚开始运营,有较好设备,但所有的管理体系尚未形成,要紧有下列几方面的问题: 人力资源问题要紧是专业人员不够,在整个药业的管理体
9、系中,应聘请制药行业内的专业人士来担当销售总监、生产总监、质量部长等。现在这样边经营边摸索的方法,不能习惯当前医药行业的猛烈竞争。 工艺问题现有要紧产品的加工工艺还未能完全稳固下来,还在摸索。要紧还是由于缺乏专业人员。 产品问题现有产品多为普药,没有竞争力。蜂王浆胶囊尽管竞争对手少一些,但蜂王浆类产品已销了10多年了,市场份额与获利空间不大。假如没有几个有竞争力的新药,药业的生存都是有问题的,更不用说成为集团的利润增长点了。因此药业现在应在新产品上加大投入。 销售渠道问题药业现在正在建设销售渠道,在这个时期应有尽可能多的业内人士参与其中,这样才能够少走弯路,绝不能边建设边摸索,市场不等人。由于
10、华科药业刚通过GMP认证,各类管理制度刚建立,因此,我们建议华科药业使用一个成熟的制药行业信息管理系统,以信息化建设为契机,提升华科药业的管理水平。一、项目背景大庆华科股份有限公司药业分公司(下列简称“华科药业公司”),是大庆华科股份有限公司的直属子公司。大庆华科股份有限公司成立于1998年12月8日,2000年7月26日在深圳证券交易所作为高新技术企业挂牌上市,是大庆地区第二家上市公司。公司现有五家直属企业与四家参股公司,要紧从事石油化工、精细化工、医药与其他高新技术产品的开发、生产、销售及进出口贸易。华科药业公司要紧从事药品的生产与销售。华科药业公司于2001年6月建厂,2002年4月开始
11、生产出产品,于2002年6月19日顺利通过国家GMP认证。华科药业公司占地7万9千平方米,职工110人,90%具有中专以上学历,其中27人具有大学本科学历,执业药师4人,高级工程师3人。华科药业公司建有中药提取车间、软胶囊车间、固体制剂车间与公用工程附属车间,现生产剂型有胶囊剂、片剂、颗粒剂,生产品种有更衣胶囊等H个品种,包含蜂王浆软胶囊、抗饥消渴片、小儿速效感冒颗粒、新速效感冒片、盐酸雷尼替丁胶囊、逍遥颗粒、诺氟沙星胶囊等。华科药业公司具有年生产片剂2亿、胶囊剂6亿、颗粒剂1亿的能力。固体制剂设备选用国内最先进的机械,软胶囊生产设备从国外引进,产品质量稳固。药品检验选用世界一流的分析设备,能
12、够保证出厂产品的质量。同时华科药业公司还下设一个研究所,具有中药提取研究与制剂研究的能力,为华科药业公司的进展提供保证。由于华科药业公司刚建成投产不久,公司的管理模式还没有完全定型,公司在药品的生产管理、销售管理、网络建设、市场营销等方面尚处于摸索阶段。因此,华科药业公司希望借助北京英克科技公司在医药行业信息化建设中的丰富管理经验与对医药行业特性的熟悉,帮助华科药业公司导入针对制药企业的信息化解决方案,规范华科药业公司的基础管理,以实现公司的进展目标。本建议书是在北京英克科技公司管理咨询顾问对大庆华科股份有限公司与华科药业公司进行调研诊断的基础上提出的。本建议书所提供的信息管理系统(ERP)解
13、决方案,与方案所根据的业务模型,结合了大庆华科的管理现状与特点,与制药企业的业务流程,只对华科药业公司具有参考价值。为此,本次华科药业公司信息管理系统(ERP)解决方案将涉及的业务范围有:华科药业公司的原辅材料的采购、产品的生产、销售。而且上述销售均是批发,但不排除将来可能涉足药品零售业。二、项目的总体目标该项目的最终目标,是在华科药业公司内建立完整的药品生产与批发销售业务流程管理信息系统。在实现全部业务的微机化操作的基础上,通过信息的快速采集与分析手段,对公司内的各类资源合理调配,从而保障对客户的服务质量,及时提供准确的销售预测,保障向大庆华科股份有限公司提供及时准确的管理信息。2.1系统应
14、表达的管理思想ERP信息管理系统软件仅是企业实现现代管理的手段或者工具,它务必是承载管理思想与管理意图的载体,换言之,在ERP软件系统中务必有实现管理意图的方式与处理方案。针对国内制药企业的管理特点、具体情况与IT技术的优势,ERP信息管理系统软件应该融入下列管理思想:2.L1“授权”“授权”是管理的真谛,但“授权”应同与之有关的责任相统一。明确某人、某个分支机构及部门的职务及其职能。明确具体某人工作的范围大小或者对具体事务的作用权限。2.1.2“操纵”“操纵”是关于“授权”之后,可能出现权限范围内越轨行为的审计与防范。比如:利用系统授与的权力进行破坏性数据操作时,系统能够在后台自动备份记录,
15、明细到何人、何时作了什么样的操作等。“授权”与“操纵”相结合,能够建立企业内部真正意义的岗位责任制,建立企业内部在网络环境当中的协同工作机制。2.1.3管理的垂直化实现上级对下级、总公司对各分部业务行为的实时监控与刚性限定。总部利用网络或者电话线,实时地对分支机构、部门、人员、在某个时间段或者当前的业务状态进行全面监控。通过远程注册到下级系统中以便真实地掌握业务经营状态。将整个公司的业务利用计算机网络纳入到全面受控的状态并对具体业务进行调节与限制,以实现总部的统一营销策略;实现对分支机构人员职权及时调整变化,全面掌握所有个人的业务资料,实现整个集团化企业所务必的集约化经营管理。2.1.4管理规
16、范化专业分工与协作是效率产生的前提,一个高效的企业运作需要形成内部岗位规范与标准业务流程。规范化管理要紧表现在下列几个方面: 业务档案与资料的规范建立属于企业自身的编码、分类、序列规范。 建立岗位操作规范配合岗位责任制的量化管理,建立岗位操作规范,以文字与软件设置构建的岗位责任明确,通过对其在业务操作过程中工作效果的全面记录,就能对某一岗位建立反映其工作效果的指标体系,利用真实业务数据,就能够对各岗位工作定时定质,从而形成岗位操作规范。比如:外勤(销售人员)的业绩合理考核,不仅要考察绝对数字,而且要综合考虑实际收入的构成与欠款的分布;对制单岗位的制单数量与质量进行考核。 建立健全总部与分支机构
17、的汇报与审计机制建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制,不仅能够收集传输上行报告,同时能够对出轨业务与工作责任调查原因,同时确定各个岗位间的业务衔接与传递规范。2.1. 5管理过程化全过程监控对公司的业务,从产供销到内部事件到全过程监控。清晰某笔业务处于何种状态与业务发生的全面情况。过程中的业务操纵对要紧的业务过程进行监测操纵。如:对客户的信誉操纵,销售的价格策略操纵、库存量的操纵。2.1. 6管理企业中存在的差异化差异是企业运作中的一种客观存在,是由于某种特殊业务或者不规范业务行为造成的。对差异的管理应建立在基于过程化管理与规范化管理的基础上,利用全过程记录与岗位责任,准确及时的反映差异。其
18、次,关于差异的不一致情况提出相应的解决机制,特别是在不一致的经营模式下,差异更呈多样性与复杂性,务必能够及时反映,而且能够操纵与调整这些差异。2.1.7管理的精细化具体到某个人、某个岗位的操作,系统构建时,精细化授权到每个人员的操作范围与具体效果。 管理精细化能够对分公司、部门甚至个人进行考核与评估,建立岗位责任与考核评估体系。不仅考虑绝对数,还应综合考虑真实分布与具体构成。 核算精细化能够对单一品种进行个人核算、部门核算,甚至逐笔业务核算。 决策精细化数据仓库为决策提供科学的数学根据。基于数据仓库的决策系统不仅考虑业务财务发生的内部真实数据,而且要全面考虑外部环境的有关信息,进行科学决策。在
19、指导日常业务过程中,实时掌握业务信息,以真实的数据为根据,对各个业务环节与业务的具体状态从细节上进行监控。2.1. 8管理的远程操纵机制 远程传输实现总部与分部之间或者异地机构之间的报表、单据、文本的传输,提供双方的信息互通与业务联络。 远程注册机制利用网络将分支机构纳入到一体化的管理,掌握任何时间段的具体业务的明细发生,同时设置操纵开关,实现刚性管理。 远程网上的业务协作利用软件通信技术实现异地部门与机构之间的业务协作与业务操作。如:利用远程库房管理进行远程提货票的传输登录入帐、提早配货、进行逐笔勾对,加强对发出商品的管理;利用远程业务开票系统在异地冲减台帐,实现销售业务的不一致地域协作,以
20、达到充分利用内部资源的目的。2.1. 9工作流的管理思想工作流是指不一致的部门或者人员去完成同一个由若干个阶段构成的工作而形成的流淌过程。如签发或者传阅文件的过程,采购进货入库的过程,销售提货的过程,退货处理的过程等等;利用计算机技术来管理这些过程,就能够加快这些工作流的速度,提高工作效率与质量。2.1.10全面的财务管理与操纵按照国际惯例,会计划分为财务会计与管理会计二大类,我国的会计软件也正在从核算型向管理型迈进。这也反映了我国企业管理对管理会计的重视。制药业对财务管理的需求同多数制造业一样,都要符合我国的新会计制度与国际会计准则。软件利用电子传票技术实现了业务财务一体化,并通过业务转财务
21、实现了财务中凭证的自动生成,不需要再繁琐的手工录入。软件在进货与销售过程中加入了财务的审核过程,从而避免了应付款的提早给款与应收帐的呆死帐现象,使得目前的记帐式会计上升为管理会计。软件对成本的核算能达到车间及班组,对生产的每一流程都有明确的考核指标。另外,财务管理与采购、库存、销售、生产、人事、工资等管理功能的高度集成,成为一个一体化的会计解决方案。2、2系统目标为了实现上述管理思想,本方案提出如下细化的系统目标,以指导系统构建活动。其中,药品有批号、效期等行业特点,在系统目标的设置中综合表达了这一特点。全局性目标协助华科药业公司建立科学规范的业务管理流程。长期目标支持华科药业公司今后可能出现
22、的大规模连锁经营与复杂的物流调配的经营模式。支持华科药业公司顺应潮流,实现网上销售的电子商务应用。2.2.1库存操纵与物流配送方面通过对各级库存量进行操纵,减少在库时间,加速周转,提高产品保质期。支持华科药业公司建立全国销售机构物流请求的快速响应系统,以最佳方式向目标地点供货。ERP系统每日对车间的各类库存进行自动盘点,以辅助下一个工作时段(第二天)下发出指令的准确性。关于重复性生产流水线,半成品保持一定的库存,以保证下一时段的生产不形成库存积压,也不形成掉产或者掉班。2.2.2客户服务方面建立对客户物流请求的快速反应模式。缩短配供货时间,减少最低供货批量,满足减少客户库存占用与产品保质的要求
23、。为了配合实现上面所提的客户服务水平,支持华科药业公司对有一定信誉的大中型客户实行合同配送,物流先行,定期结算的配送式销售模式。2.2.3资金管理方面在提高客户服务水平的同时,支持华科药业公司加强对资金回笼的监管与操纵,加速资金周转,减少缺失。支持华科药业公司加强对全国范围库存货物的监管,防止产品在库或者在途(在运)时间过长。规范各分部与总公司间的资金结算活动,进一步加速资金回笼。支持对销售成本与库存资金的核算2.2.4营销操纵方面支持华科药业公司规范全国范围内与局部地区的价格、服务与产品质量方面的规则,并支持其贯彻实施。使用销售区域与发货产品批号相对应的原则,可防止不一致区域的串货现象的发生
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