某工程竣工文件编制及工程档案整理实施细则.docx
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1、某工程竣工文件编制及工程档案整理实施细则华电奉节电厂“上大压小”新建工程竣工文件编制及工程档案整理实施细则(B版)目录1总则O1编制目的O1.2编制根据O2适用范围O3管理体系及职责O3.1组织机构O3.2总体要求O3. 3职责11. 3.1建设单位各部门职责13. 3.2勘察、设计单位职责24. 3.3各监理、监造单位职责25. 3.4施工单位职责36. 3.5调试单位职责47. 3.6各级涉档人员职责44项目文件的收集48. 1收集范围44. 2收集时间54. 3收集份数54. 4归档文件质量要求55项目文件的编制55. 1项目文件的编制要求56. 2竣工图的编制要求66项目文件的整理77
2、. 1通常规定78. 2分类76.2.1分类原则76.2.2类目设置与档号标识76.2.3建设单位项目档案分类说明及分类表86.3组卷86.3.1组卷原则86.3.2组卷方法96.4案卷与卷内文件的排列96.5编目116.6装订126.7纸张、卷皮、卷内表格规格与制成材料126. 8检索工具编制137照片收集与整理136.1 照片收集137. 2照片整理137.3照片档案编目138电子文件归档与3148.1电子文件的编制要求148.2电子文件归档148.3电子文件整理148.4电子文件登记158.5电子文件交接159工程质置有关实物的收集与整理1611.1 移交要求1611.2 移交审查171
3、13交接签证1912竣工档案的朴充及完善2013项目档案专项验收与评价2013.1验收要求2013.2验收程序2013.3验收评价20附录A华电国际奉节发电厂项目档案分类详表、各参建单位归档范围及储存单位期限划分表22附录B档案用表128附录C图样148竣工文件编制及工程档案整理实施细则(B版)1总则1.1编制目的为加强华电奉节电厂“上大压小”新建工程(下列简称“本工程”)项目档案管理工作(下列简称“项目档案”),保证项目档案的完整性、准确性与系统性,真实地反映工程项目建设期的实际情况,充分发挥项目档案在工程前期准备、建设、生产与管理等工作中的作用,确保工程项目竣工档案移交符合达标投产及创优要
4、求,特制定本细则。本细则明确了基本建设项目竣工文件编制及工程档案的建立、整理、审查、移交等过程,旨在保证各类地上地下建筑物、构筑物与设备安装、调试等环节质量记录的真实性、准确性、完整性、系统性,与案卷质量与质量责任的可追溯性,促进项目文件管理规范化、制度化。此实施细则在编制过程中难免出现差错与不尽人意之处,各方实施过程中发现的问题可及时反馈至电厂档案管理部,以后对此实施细则进行的局部改动与完善将统一由业主档案管理部下发有关文件予以实施。12编制根据GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的通常要求GB/T18894-2008电子文件归档与管理规范GB/T11821-2002照片档案管理
5、规范GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T42-2009企业档案工作规范DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定中国华电集团公司火电工程达标投产考核办法(2008年版)2适用范围本细则适用于参与华电奉节电厂“上大压小”新建工程建设的勘测、设计单位、监理单位、设备制造单位、施工单位、调试单位等移交的设计、监理、施工、建筑、安装、调试等工程项目文件的管理及建设单位工程建设过程中形成的项目文件归档管理工作
6、.各参建单位均按照本细则执行(码头工程竣工档案的编制按水运建设项目要求,结合本细则有关规定,按高标准执行)。3管理体系及职责3.1 组织机构1 .1.1档案管理工作领导体系:建立建设单位档案分管领导及各部门负责人、参建单位档案分管领导的档案工作领导体系。3 .1.2档案管理工作网络体系:建立建设单位档案部门为核心及各部门档案兼职人员、各参建单位档案专职人员为基础的档案管理工作网络体系。3.2总体要求3.2.1工程建设项目文件管理工作应纳入电厂工程建设基建工作程序;纳入工程建设工作计划;纳入工程建设有关部门与有关人员的职责范围,并纳入经营责任制进行考核。3.2.2各参建单位务必明确主管(分管)档
7、案工作的领导人,协助解决在建设工程档案过程中遇到的各类需要领导解决的问题与困难,建立与工程档案相习惯的管理机构。3.2.3各参建单位在工程项目部务必建立档案室,负责收集整理、保管承包范围内的档案,并按档案管理规定向业主移交合格的档案,各参建单位务必配备合格的档案管理专业人员。3.2.4建设单位务必建立档案主管部门,配套建设档案室,负责工程全部档案的管理工作,并建立管理部门档案人员构成的二级档案管理网络。3.2.5基建期间,按照统一领导、统一管理的原则,成立由建设、勘测、设计、监理、施工、调试等单位联合成立的档案管理领导小组与工作小组,由监理单位全面负责协调各参建单位项目文件的收集、整理、审查、
8、验收、归档等工作,确保项目档案完整、规范、统一。3.2.6电厂档案管理部门对档案执行全过程监督、检查、指导,负责基建达标、创优档案管理的质量策划,全面负责档案的形成、收集、整理、归档、移交等工作。3.3职责3.3.1建设单位各部门职责3.3.1.1奉节电厂档案管理部职责1)奉节电厂档案管理部是本工程项目档案唯一归口管理部门。档案管理人员的配备满足工作需要,由具备档案专业知识或者工程技术专业知识、有一定工作经验的专业人员担任。认真贯彻执行国家与上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规,制定档案规章制度。2)落实领导责任制,组建由监理、设计、施工、调试等单位参加的档案管理领导小组;建立健全档案管
9、理制度;统一业务标准与规范;构建档案管理网络体系;对工程的文件形成、档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调指导与检查。3)定期对参建单位进行档案有效的监督、检查、指导,督促检查责任部门及单位的档案管理工作,有权对不符合档案管理要求的部门及单位提出整改、考核意见。4)负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件,负责对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总、整理、系统编目、编制检索工具。5)负责组织项目档案的移交审查、申报及档案专项验收工作,应对归档的项目档案的完整、系统、有效利用与安全保管负责。6)参与合同条款的审查,在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、
10、套数、归档及违约责任,同时实行工程结算档案验收支付制度。7)参与重大设备的开箱、工程项目竣工验收等,并做好有关文件的收集工作。8)负责工程项目设备开箱文件发放至监理及电厂有关部门。9)有计划地组织开展工程档案人员的培训,统一认识、统一标准、统一做法,提高档案人员的业务素养。3.3.1.2工程技术部职责1)负责工程前期文件、工程管理性文件的收集、移交。2)负责施工过程中施工文件、施工图、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作。3)负责工程质量监督文件、职责范围内的竣工验收文件的收集、整理、移交。4)负责对各参建单位提交的工程竣工文件使用技术标准的确认,对各专业竣工文件及竣工图的
11、完整性、准确性、有效性与单位工程工期、工程量变化、未完工记录及关闭记录等进行审核,并签署审查意见。5)负责对各专业设备开箱文件进行确认,以确保设备文件齐全、完整、准确。6)负责组织监理单位对各参建单位提出的设计更换执行情况进行审核,并提交设计单位编制竣工图。7)负责工程达标投产、创优、质量监督过程中文件的收集、整理,并及时移交归档。8)负责移交各专业工程过程性检查照片。9)负责编制机组的建设总结。3.3.1.3计划经营部职责1)负责职责范围内征地文件、A类合同、协议、除设备之外的招投标文件、工程概预算与决算、职责范围内工程报表等文件的收集整理归档。2)在与各参建单位签订合同、协议时,应当列出专
12、门条款,明确对项目档案的收集、整理的具体要求。3.3.1.4物资采购部职责1)负责设备合同、协议、招投标文件的收集、整理、移交。2)负责设备开箱文件、进口设备报关文件、物资管理台帐的收集、整理与移交。3.3.1.5财务审计部职责1)负责工程总决算、审计报告与批复等文件材料的整理与归档。2)负责审核合同付款、结算,若竣工文件或者设备文件未移交,应不予支付工程款及设备款。3.3.1.6生产准备部职责D负责收集、整理生产准备文件,包含(但不仅限于):企业与生产准备有关技术标准(含规程)、操作及事故处理规程、管理制度与措施、系统图、操作票、工作票、值长日志、运行记录(含考核期)等运行台帐、培训教材、考
13、核期的生产记录。2)负责提供整套启动及试生产期的文件材料,包含试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析与结论。3)协助调试及施工单位编制主系统启动及倒送厂用电等方案、继电保护整定单,提供设备命名。4)负责提供机组生产准备大纲、规划生产准备及协助完成试生产总结等。3.3.1.7安监保卫部职责负责收集整理职责范围内已办理完毕且具有储存价值的符合档案管理要求的文件资料,及时移交档案部门。3.3.1.8党群工作部职责负责工程宣传材料、录像文件的收集、归档,并及时移交档案部门。3.3.1.9综合工作部职责负责工程文件(红头)的流转、归档,每季度将文件移交至档案部门。3.3.1.10全厂各部门均为项目文件
14、归档的责任部门,各部门设兼职档案员,负责本部门的文件形成、收集、整理等工作,部门负责人是本部门归档文件的审核人,应对项目文件的完整、准确与质量负责。3.3.1.11其它工程文件,各部门均有责任负责组织协调、收集、整理、移交。3.3.2勘察、设计单位职责3.3.2.1明确项目负责人负责本单位档案管理工作,并指定专职人员负责项目文件的收集、积存、整理、移交工作。3.3.2.2根据。17丁241要求,负责收集、整理下列文件:项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件;项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件;设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件;施工图等。3.3.2
15、.3按照电力工程竣工图文件编制规定(DL/T5229)的要求,负责编制设计范围内与建设项目实际情况相符的竣工图,按规定时间向建设单位档案部门移交。3.3.2.4工程竣工验收后按创优工程评审要求,出具工程质量检查报告并移交建设单位归档。3.3.2.5负责提交设计总结及工程全过程的设计变更通知单。3.3.2.6负责电子文件的收集、整理、移交,并将电子文件挂接紫光系统。3.3.3各监理、监造单位职责3.3.3.1明确负责人负责本单位档案管理工作,并指定专职人员负责项目文件的收集、积存、整理、移交工作。3.3.3.2编制针对本项目工程的归档制度,明确本单位监理文件的归档范围,编制监理文件归档计划。3.
16、3.3.3监理负责施工文件表式的规范管理与工程建设各参建单位单位工程文件的流转、审查、接收、发放工作(包含施工图、设备安装图与设备开箱文件)3.3.3.4监理单位负责单位工程划分汇总,并报建设单位。3.3.3.5负责审查设计方提供的文件,提出审核意见,下发设计变更单。3.3.3.6负责施工图的会审工作。3.3.3.7负责组织并参加设备开箱验收、竣工文件验收会;3.3.3.8负责组织召开施工现场会,收集会议文件报送建设单位。3.3.3.9应按DL/T5434规定,将设计、施工、调试单位形成文件质量与案卷质量纳入工程质量监控范围,对参建单位整理与移交的竣工档案质量负责审查,并签署审查意见,以确保竣
17、工档案的完整、准确、系统,编写审查报告交建设单位。3.3.3.10负责对设计单位编制的竣工图进行审查,并在竣工图卷册目录空白处加盖竣工图审查章。竣工图审查章见TT241第7.2.4条。3.3.3.11监理单位按照中国华电集团公司火电工程达标投产管理办法(2008版)、火电工程达标投产验收规程(DL5277-2013)、火电建设项目文件收集及档案整理规范(DL/T241-2012)中工程档案的有关规定,在文件包的建立及实施过程中,负责监督检查文件包的系统性、完整性、真实性与单位工程工期、工程量变化、未完工作记录及关闭记录等;在文件包移交审查过程中,对以上各要素进行审查并签署审查意见。协助建设单位
18、做好竣工文件的验收及移交工作。3.3.3.12负责监督并收集业务范围内形成的有关专项报告、验证材料及监理文件的整理、立卷,经审查合格后向建设单位档案部门移交归档。3.3.3.13设计监理负责收集、整理在设计监理活动中形成的文件,在规定的归档时间内按文种组卷向电厂档案部门移交。3.3.3.14设备监造负责收集、整理在设备监造活动中形成的文件,在设备投运后,向电厂档案部门移交。3.3.3.15各监理、监造单位负责本单位声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。3.3.3.16负责将案卷及文件录入紫光软件系统、并将审查合格后的文件进行扫描、挂接。3.3.4施工单位职责3.3.4.1施工单位应指定一名项
19、目负责人,负责本单位的项目文件管理工作,并设立与工程任务相习惯的档案室并配备专职档案人员。3.3.4.2负责编制针对本项目的文件归档制度、归档范围及计划。3.3.4.3负责在单位工程开工前建立单位工程文件包。3.3.4.4负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录与缺陷统计记录。3.3.4.5负责建设单位委托采购与自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作。3.3.4.6负责收集承建标段范围内形成的施工、调试文件(分部试运阶段的方案、措施及分部试运记录及验收签证书),检查其内容是否齐全、完整、准确及符合档案保管要求,并按照DT
20、28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范及本细则等要求进行整理、归档、移交。3.3,4.7负责对协作单位施工过程中形成的文件质量审核确认,履行签章手续。3.3.4.8负责收集、整理施工过程中己实施的设计更换及闭环文件与质量验收不符合项及整改闭环文件,经监理单位审查后,移交建设单位。3.3.4.9负责施工过程中施工文件、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作并做好技术文件、设备文件、施工图纸的发放工作。3.3.4.10在每个单位工程结束后,负责及时整理好单位工程文件包交监理单位、建设单位审核。3.3.4
21、.11负责补充、完善达标投产、创优各阶段考核发现的竣工文件包的缺陷的整改,保证竣工档案的完整性、准确性。3.3.4.12负责提交机组建设总结。3.3.4.13负责承建标段的声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。3.3414负责将窠卷及文件录入紫光软件系统、并将审查合格后的文件进行扫描、挂接。3.3.5调试单位职责3.3.5.1根据加,/1241要求,负责提交所承担项目的调试方案、措施及调试报告等。3.3.5.2负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。3.3.5.3负责提交调试质量验评表。3.3.5.4负责提交调试过程中变更设计文件及调试工作总结。3.3.5.5责调试文件的整理、组卷、归档。3.3
22、.5.6负责将案卷及文件录入紫光软件系统、并将审查合格后的文件进行扫描、挂接。3.3.5.7总承包及工程管理单位职责见T241第5.6、5.7条3.3.6各级涉档人员职责3.3.6.1参建单位分管档案领导职责1)建设单位分管领导要紧职责a)负责工程档案的领导,担任工程档案领导小组组长,解决工程档案的人财物配置。b)组织完成工程档案管理工作。2)监理单位总监要紧职责a)组织完成工程监理工作范围内文件材料的形成、积存、整理、归档与保管工作,及时移交建设单位。b)解决工程监理档案管理的人、财、物配置与工程档案协调。c)主持监督检查文件的真实性、完整性、准确性与系统性,组织完成对工程全部竣工档案(竣工
23、图)的审核。3)承包单位分管领导要紧职责a)负责承包范围档案工作的领导,解决施工档案管理的人、财、物配置。b)按要求组织承包范围内档案的收集、整理、保管并保持其真实性、正确性、完整性与系统性。3. 3.6.2档案管理人员(包含部门兼职档案人员、工程部专业工程师)职责1)建设单位档案管理人员职责a)建设单位档案管理人员做好管理范围内形成的档案的收集、整理。b)对各承包单位档案的形成、收集、整理进行监督、检查、指导。c)保质保量接收、汇总全部档案,完成档案验收与申报专项验收。2)承包单位档案管理人员职责负责承包范围内档案的形成、收集、整理,保质保量,向建设单位移交竣工档案。4. 3.6.3专业监理
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